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公文写作技巧与提高

为快速提高公司公文质量和单位、部门协同办公的效率，办公室特将收集到的公文写作理论知识，有针对性地进行了归纳、整理。

希望各单位综合业务人员、公文审核把关人员，紧密结合工作实践，达到共同学习，共同提高，共同进步的效果。

公文标题规范拟制与病误矫正技法

公文标题很大程度上能反映出行文单位制作公文的水平。

公文标题不规范，往往会影响一个单位乃至整个系统的形象。

要实现公文规范化，必须重视公文标题的规范化，运用多种技法规范拟制公文标题和对标题病误进行综合矫正。

一、文种使用技法

（一）公文标题不可张冠李戴

公文标题"张冠李戴"主要指对法定公文和非法定公文分辨不清，把"规范"、"计划"、"安排"、"方案"、"总结"、"制度"、"讲话"等一般常用公文以及"办法"、"细则"等法规规章混同于法定公文，冠上法定公文版头，直接编排文号上报或下发。

（二）公文标题不可乱抬身价

"乱抬身价"主要指司空见惯的"两告一通"的滥用，即应该用某些社会事务性文书（如广告、启事、声明等）而不用却滥发公告、通告和通知。

（三）公文标题不可文种并用

"文种并用"指两种法定公文文种在标题中同时使用，除比较常见的"关于......请示报告"外，还有"关于......请示函"、"关于......决定（批复）的通知（通报、决议）"等。

矫正一般应根据公文内容及行文关系合理选择其中的一个文种，"函呈"不分的"请示报告"则应将"请示报告"改为"函"。

（四）公文标题不可文种错用

"文种错用"专指法定公文不同文种的混淆错用。

1."呈发"不分而错用。

主要有两种情况：

一是将应该呈报上级的公文错用了"通知"、"决定"等下行文文种，或者将"通知""决定"等下行文主送给了上级机关，结果闹出了下级给上级发通知

和作决定的笑话；二是将应该下发所属单位公文错用"报告"、"请示"文种，或将"报告"、"请示"类上行文主送给了下属单位，结果闹出了上级向下级"报告"、"请示"的笑话。

2."函呈"不分而错用。

主要表现在四个方面：

一是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题不用函而错用"请示"或"报告"；二是向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用"请示"和"报告"；三是答复上级机关的询问不用报告而误用"函"；四是向上级机关请求指示不用请示而误用"函"。

3."函发"不分而错用。

主要表现在通知和函不分而错用上：

一是某些单位出于自己业务工作需要，把本属于商洽性的函错用成"通知"；二是上级机关把向下级机关发的指示性或事项性通知错用成"函"。

另外，也有的该用"函"却错用成了"通报"。

如?

〓〓市财政局关于......情况的通报?

（主送各区、县人民政府......），用"通报"行文违反行文关系，可修改为?

〓〓市财政局关于通报......情况的函?

。

（"函"为文种，"通报"为事由中的动词，和"文种并用"之病误不同。

）

4.报告请示不分而错用。

主要指该用请示的却用了报告，该用报告的却用了请示。

如?

中国人民银行〓〓市支行关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告?

，可修改为?

关于申报专项救灾贷款指标的请示?

；?

全国工业普查领导小组关于两年来工业普查准备工作情况和今后意见的请示?

，"工作情况"无须请示，文种应改为"报告"（此种"呈转性报告"也不能用"意见"取代）。

5.公告通告不分而错用。

主要是将"通告"错用成"公告"，如?

〓〓市供电局关于......某一区域暂时停电的公告?

、?

〓〓〓关于......禁行公告?

、?

〓〓〓房屋拆迁公告?

等，均不属于向国内外宣布重要事项和法定事项，"公告"改为"通告"为宜。

6.通告通知不分而错用。

多将通告印发或播发成通知，如?

关于注意交通安全的通知?

、?

关于使用文明礼貌语言的通知?

、?

关于节约用电的通知?

、?

起坟通知?

等，面向社会公民或有关方面，"通知"改为"通告"为宜。

7.通报通知不分而错用。

主要有四种情况：

一是习惯性地认为通报只是批评错误而缩小了其使用范围，不适当地让通知取代通报；二是把握不准它们的区别，需要传达重要精神或情况时也用通知行文；三是将指示性通知错用通报行文；四是将批转性通知错用通报行

文。

对文种功用理解错误或对事由"已然"和"未然"的时态认识不清，表述不当，则往往会把通知错成通报。

如?

关于对参与嫖娼活动者必须严肃惩处的通报?

、?

〓〓部关于加强打击走私倒卖黄金犯罪活动的通报?

，可视公文内容将文种改为"通知"或分别删掉"必须"和"加强"。

10.通报决定不分而错用。

主要指用于奖励时两文种错用的情况。

如?

〓〓〓关于授予〓〓〓等同志......标兵称号的通报?

，"通报"宜改为"决定"；?

〓〓〓关于表彰〓〓〓同志见义勇为行为的决定?

，"决定"宜改为"通报"。

二、要素去留技法

（一）公文标题不可随意省略行文单位

"行文单位"即公文处理法规所称的发文机关。

从写作实践来看，下行文错误省略行文单位的情况比较普遍。

这样做不仅不庄重，也不利于今后的使用，有时还会造成歧义和误解。

如?

中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令?

，很容易让人误以为是中国人民解放军驻澳门部队发的命令，可修改为?

中华人民共和国中央军事委员会关于中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令?

。

（二）公文标题不可随意省略事由

"事由"即公文主要内容。

某些?

公告?

和?

通告?

，若正文特别简短，概括事由又很冗长，省略事由未尝不可，但只能作适当的省略。

如?

〓〓市人民政府决定?

，应补上事由，修改为?

〓〓市人民政府关于......的决定?

；?

中华人民共和国最高人民法院函?

，根据公文内容，可修改为?

最高人民法院办公厅关于搞好?

最高人民法院公报?

征订工作的函?

。

（三）公文标题一般不可只有文种

公文标题即使省略，也不宜将"三要素"省略两项。

在一般情况下，只有文种的公文标题是不规范的。

如?

通知?

（〓政发?

19〓〓?

140号）、?

通报?

（〓〓办?

19〓〓?

36号），则不适当地省略了行文单位和事由，均应补上。

（四）公文标题绝对不可无文种

作为确切表示公文这一事物名称的文种来说，无论在什么情况下都不能省略。

无文种的公文标题大体有三种类型：

1.一般常用公文被误作法定公文，致使标题无文种。

2.批转、转发、印发性通知文种被无故舍弃，致使标题无文种。

主要误区有三：

一是错将被批转、转发、印发的某公文文种视为本公文的文种；二是错将无"通知"文种的批转、转发、印发类公文视为省略；三是错将"批转"、"转发"等视为新文种。

3.连一般常用公文文种也没有而随意乱造或采用非公文式题目，致使标题无文种。

三、事由概括技法

（一）公文标题不可繁杂冗赘

繁杂冗赘的公文标题往往含混不清，让人难以理解。

避免此病误的关键是善于概括和精练词语，这需要语法修辞技巧。

如?

国务院办公厅转发发展改革委等部门关于制止钢铁电解铝水泥行业盲目投资若干意见的通知?

（国办发?

2003?

103号），不仅对联合发文的诸多部门用"等部门"形式进行了概括，而且对转发的三份公文主要内容也进行了高度概括，标题拟制得简洁、规范。

另外，层层转发公文时，应避免把公文标题拟成"〓〓〓关于转发〓〓〓关于转发〓〓〓......的通知的通知的通知"，可采取"自拟摘要"、"适当修辞"等方法解决，而不以牺牲公文规范化为代价。

（二）公文标题不可简而不明

简而不明的公文标题，往往似是而非，让人不知所云。

矫正须根据公文内容恰当地提炼出事由。

如?

〓〓〓航运管理所航行通告?

，可修改为?

〓〓〓航运管理所关于确保施工和航行安全的通告?

；?

关于假冒商标案件两个问题的批复?

（法（研）复?

1988?

73号），可修改为?

最高人民法院关于假冒商标案件确认犯罪主体和适用法律问题的批复?

。

（三）公文标题不可出现语病

各种语病类型在公文标题中大都有所反映，主要有：

搭配不当，语序不当，成份残缺，成份多余，句式杂揉等，应运用语法、修辞、逻辑等多学科知识加以矫正。

（四）公文标题不可层次不清

有些公文标题不见得有语病，但由于语气停顿较难把握，或缺少必要虚词或虚词使用不当，或语句安排不尽合理等，往往造成层次不清而影响表达。

如?

最高人民法院关于第一审人民法院判处被告人死刑缓期二年执行人民检察院提出抗诉的二审人民法院可否直接改判死刑立即执行的答复?

（法发?

1996?

39号），可修改为?

最高人

民法院关于二审人民法院可否将人民检察院对一审人民法院判处被告人死刑缓期二年执行提出抗诉的案件直接改判死刑立即执行的批复?

。

（五）公文标题不可题文不符

题文不符指公文标题事由和正文内容不相符或不完全相符。

如?

〓〓省人民政府教育厅关于〓〓大学开设新闻专业的批复?

，正文是"鉴于校舍和经费开支有一定困难，暂缓进行"，故标题"开设"前应加上限制动态的词语"暂缓"。

（六）公文标题不可"两转"印发错用

"两转"指"批转"、"转发"，加上"印发"可统称为"转发性通知"。

其错用主要表现：

一是批转下级机关公文错用转发；二是转发上级机关、不相隶属机关公文错用印发；三是印发本机关形成的公文错用批转或转发；四是错用批转（或转发）形式下发本机关下属单位或部门的通知；五是错用印发形式下发本机关的通知；六是错用转发形式发布法规或规章。

四、其他技法

（一）公文标题不可随意不用或错用介词"关于"

介词"关于"在标题中不可滥用，也不可随意不用，而且位臵必须正确。

此种病误主要是：

1.缺少介词"关于"。

一是既无"关于"也无其他介词；二是用"对"、"有关"、"就"等代替"关于"。

如?

〓〓省〓〓局四十五岁以下干部培训规划?

（〓〓党（19〓〓）35号），发文机关和事由直接发生联系，会使人误以为是局机关的规划而不是整个系统的，可修改为?

〓〓省〓〓局党委关于印发45岁以下干部培训规划的通知?

；?

最高人民法院对执行?

......的解释?

有关问题的通知?

（法?

2001?

129号），"对"明显不妥，应改为"关于"。

2.介词"关于"错用。

一是放错位臵；二是过度使用。

如?

关于〓〓省财经学校向〓〓大学联系临时住房问题的函?

，"关于"应移至"财经学校"后。

"关于"过度使用问题主要表现在层层转发的公文标题上，前面所说的"自拟摘要法"和"适当修辞法"可有效解决这一问题。

需要指出，?

〓〓〓关于转发......关于......的通知?

前面的"关于"可省略，因发文机关是"转发"这一动作的施事者而不会产生歧义；但在两个"关于"相距较远的情况下，则不省略为好。