HR001关于规范内部行文的规定.docx
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HR001关于规范内部行文的规定
HR001关于规范内部行文的规定
文件名称
Subject
关于规范内部行文的规定
拟稿
From
行政人事部：
类不/档号
Folio
HR【2011】001号
审批
Approve
总经理：
页/份
Page
8/1
收件
To
公司各部门
签发日期
Date
2012年2月10日
为规范公司内部行文，实现文件处理的规范化、科学化，特制定如下行文规定。
一、报告审批表
1、使用范畴：
各部门向总经理请示工作决策、报告工作进展时采纳。
2、规范格式：
①要求正文字体为宋体五号字（“报告事宜”需刷黑）；行距为固定值22磅，首行缩进2个字符；页面设置为上边距2.5cm，其余三边距均为2cm；插入页眉页脚，格式如本文（详见附件1）。
②档号编排规则：
XX【年份】XXX
部门发文流水号（从001开始）
部门英文缩写
部门英文缩写如下：
部门
缩写
总经理室
GM
行政人事部
HR
财务部
FIN
3、呈报及保管：
要求各部门自行呈报及保管，必要时提交行政人事部备案。
二、内部备忘录
1、行政人事部为公司级内部备忘录的操纵及治理归口部门。
2、使用范畴：
各部门重要工作、规章制度、操作流程等以文字形式存档时采纳。
3、规范格式：
①全文均使用宋体字，表头内“文件名称”为四号（刷黑）、其余为小四号字，正文一律使用五号字；行距、页面设置、页眉页脚等要求同《报告审批表》（详见附件2）。
②类不/档号的编排同《报告审批表》的档号编排规则。
③表头内的“页/份”分不是指文件的页数和分发的份数。
4、拟稿：
由部门负责人或其指定人员拟稿，文件送审前要征求执行文件有关部门的意见，必要时取得会签认可或联名拟稿。
5、审批：
公司级文件的审批人为总经理。
6、报批：
拟稿人本人负责文件的报批工作，以便于领导询咨询文件细节时能及时答复。
7、发放及保管：
拟稿人完成文件的报批后，将文件原件送至行政人事部，由行政人事专员负责复印、分发，并将文件原件和电子档分不存档，同时做好文件存档名目以便于查阅；各部门也应有专人负责部门文件的保管工作，行政人事部将对此进行不定期抽查。
8、执行：
各部门应在认真传达学习的基础上，重点抓好落实、执行工作，这是每一份文件制定的动身点和落脚点。
三、内部工作联系函
1、使用范畴：
各部门之间信息传递、和谐沟通时采纳。
2、规范格式：
①要求表头内及正文字体均为宋体五号字（表头内“主题”需刷黑）；行距、页面设置、页眉页脚要求同《报告审批表》（详见附件3）。
②函件编号同《报告审批表》的档号编排规则，另需在部门英文缩写和【年份】间添加“函字”。
3、签发及保管：
各部门函件由本部门第一负责人审核、签发，由部门指定专人负责发放、保管，必要时提交行政人事部备案。
四、会议纪要
1、使用范畴：
公司例会、各项专题例会及部门例会形成会议纪要时采纳。
2、规范格式：
要求正文字体为宋体五号字（“会议议题”需刷黑）；行距、页面设置、页眉页脚要求同《报告审批表》（详见附件4）。
3、公司级会议纪要由行政人事专员负责记录，由行政人事部经理审核无误后，经会议主持人签发有关部门，原件留存行政人事部备案。
4、各项专题会议纪要由会议召集部门指定专人负责记录，经会议主持人签发至有关部门，原件留存行政人事部备案。
5、部门级会议纪要由各部门自行指定人员记录，各部门自行备案。
五、晋级任命书
1、使用范畴：
公司内部职员调动、晋升、任命时采纳。
2、规范格式：
要求页面排头用LOGO公司全称宋体40号字居中（公司全称需用刷红），发行编号用宋体五号字居中，标题用宋体四号字居中，正文字体为宋体四号字（“会议议题”需刷黑）等（详见附件5）。
3、公司内部人事调动任命要由行政人事专员负责起草，由行政人事部经理审核无误后，经总经理签发张榜，原件留存行政人事部备案。
五、本规定自签发之日起执行。
附件1：
《报告审批表》格式样本
附件2：
《内部备忘录》格式样本
附件3：
《内部工作联系函》格式样本
附件4：
《会议纪要》格式样本
附件5：
《晋级任命通知书》格式样本
文件签收登记处
收文部门
文件签收人
收文部门
文件签收人
总经理室（1份）
营销部（1份）
餐饮部（1份）
财务部（1份）
客房部（1份）
行政人事部（1份）
保安部（1份）
后勤部（1份）
报告审批表
档号：
HR【2012】001
呈送：
陈总
申报部门：
行政人事部
报告事由：
关于餐饮部职职员作时刻调整的报告
日期：
2012-02-09
为了提升工作效率，合理的规划餐饮部工作，保证正常的服务接待，特对餐饮部职职员作时刻做如下规定：
一、职员正常班次
每日9：
30——21：
00（21:
00后每超过一小时，按照加班一小时来运算）
二、值班职员班次
1、每日9：
30——21：
00（中午不休息，直至当日收市完毕，且21:
00后每超过一小时，按照加班一小时来运算）
2、次日12:
00——21:
00（21:
00后每超过一小时，按照加班一小时来运算，以此类推）
三、若职员当日工作超过24:
00的，则次日上班时刻是16:
00——21:
00（21:
00后每超过一小时，按照加班一小时来运算）
批复意见：
总经理（签字）
内部备忘录InnerMemorandum
正文。
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文件签收登记处
收文部门
文件签收人
收文部门
文件签收人
总经理室（1份）
营销部（1份）
餐饮部（1份）
财务部（1份）
客房部（1份）
行政人事部（1份）
保安部（1份）
后勤部（1份）
文件名称
Subject
关于******规定
拟稿
From
行政人事部：
类不/档号
Folio
HR【2012】001号
审批
Approve
总经理：
页/份
Page
/
收件
To
各部门
签发日期
Date
年月日
内部工作联系函
内容。
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发文时刻
函件编号
XX函字【年份】XXX
主题
发函部门
负责人签名
收函部门
抄报
文件签收登记处
收文部门
文件签收人
收文部门
文件签收人
总经理室（1份）
营销部（1份）
餐饮部（1份）
财务部（1份）
客房部（1份）
行政人事部（1份）
保安部（1份）
后勤部（1份）
会议纪要
会议议题：
时间：
地点：
会议主持：
参会人员：
缺席人员：
会议内容：
**************酒店治理有限公司
*****酒店HR发〔2012〕**号
关于**同志的任命通知书
公司各部门：
正文
主题词：
关于***同志任命通知
抄送：
******
***************酒店治理有限公司年月日发
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