易助ERP操作运行维护手册.docx
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易助ERP操作运行维护手册
福州宏铭机械有限公司
易助ERP6.0系统
运行维护手册
（正式版）
制定：
2011年09月
目录
第1章基本信息3
1.1基本参数3
1.2部门信息3
1.3人员信息（员工）编码4
1.4客户分类和编码原则4
1.5供应商分类和编码原则4
1.6仓库分类及对应编码5
1.7会计分类及代码5
1.8商品分类及品号编码原则5
1.8.1商品分类5
1.8.2品号编码原则5
1.9产品结构BOM8
1.9.1书面BOM资料8
1.9.2BOM资料录入8
第2章ERP人员职责权限9
2.1ERP系统组织架构9
2.2ERP岗位职责分配表9
第3章系统作业流程11
3.1开发作业流程11
3.2采购作业流程12
3.3订单作业流程13
3.4采购进货作业流程14
3.5销售出货作业流程15
3.6MRP物料需求计算作业流程16
3.7厂内生产作业流程17
3.8委外加工作业流程18
3.9盘点作业流程19
3.10生产成本计算作业流程20
3.11应收账款作业流程21
3.12应付账款作业流程22
第1章基本信息
1.1基本参数
注：
在下列表格中□表示未勾选■表示勾选
共用参数
□多币管理
□项目管理
□批号管理
□多级审批
数量小数位：
4位
单价小数位：
6位
金额小数位：
2位
基本信息参数
品号：
商品分类+2位流水号
客户编号：
流水码2位
供应商编号：
流水码3位
进销存参数
■赠品管理
□信用额度管理
■按销货单记录客户商品价格
■按进货单记录供应商商品价格
库存量不足是否允许出库
□不警告□警告■不准出货
生管参数
工单展用料方式
■单阶□尾阶
委外单展用料方式
■单阶□尾阶
超领控制
□不处理■警告□拒绝
会计参数
□出纳签字管理
□使用现金流量表
1.2部门信息
部门编号
部门名称
是否工作中心（工艺模块）
01
业务课
02
开发课
03
管理课
04
品管课
05
生产课
06
财务课
1.3人员信息（员工）编码
为了与公司现行的工号方式统一，便于用户权限管理、用户签核查询等，采用“公司工号”方式对人员信息进行编码（数字共3位）。
1、不足3位的工号前面加数字0，补足3位。
例如：
林兵工号为024号，其对应用户编号为：
024
2、拥有ERP操作权限的员工的登录帐号为其工号编码，初始登录密码为空，首次登录系统后应及时修改密码。
ERP系统操作帐号仅限于本人使用，借予他人使用造成的责任由帐号拥有者承担。
1.4客户分类和编码原则
客户数量较少，采用2位流水码的方式来定义客户编码
例：
01联泓、02明芳、03福享
1.5供应商分类和编码原则
为了便于对供应商的查询和管理，以及对供应商的相关信息作分类和评价。
现对供应商进行分类管理，不同的类型的供应商对应不同的编码。
供应商类型分类的主要原则是依据供应商提供的主要商品类型或服务而定。
供应商分类对应编码：
采用类型的中文拼音的第一个字母组成。
类型
对应编码
说明或例子
原材料
YCL
易耗品
YHP
委外
WW
零星采购
LX
供应商编码采用3位流水码的方式来定义
例：
001富全
002富誉
1.6仓库分类及对应编码
仓库性质
编码
名称
说明或例子
存货仓
1
原材料仓
存放钢板、钢卷等原材料。
2
半成品仓
存放厂内生产成品以及委外成品。
3
产成品仓
存放在制品、半成品。
4
辅料仓
存放螺栓、螺帽等生产用辅料。
现场仓
5
现场仓
存放生产人员从存货仓领料到现场生产的物料。
委外仓
6
委外仓
统计委外送出的物料。
非存货仓
7
报废仓
存放报废品
1.7会计分类及代码
依据会计总账的会计科目名称，对物料按会计科目进行会计分类，会计分类主要用于自动凭证时使用。
01、原材料02、产成品03、半成品04、制造费用
1.8商品分类及品号编码原则
1.8.1商品分类
商品分类采用原材料、半成品、成品、辅助材料的分类方式。
商品分类编码依据品号编码原则。
代码
类型
包含主要子类
1
原材料
生产用钢板、钢巻、配件等；
2
半成品
厂内生产半成品、委外加工半成品；
3
产成品
厂内生产成品、委外加工成品；
4
辅助料
非生产用辅料；
1.8.2品号编码原则
1、商品分类编码：
原则上采用大类特征码＋小类特征码构成商品分类编码。
商品分类录入时，大分类可以只输分类名称，小分类（最后一阶）需输入分类名称、成本计价方式（月加权平均）、对应编码；
详细的商品分类编码见《商品编码原则》
2、商品品号编码原则：
采用“商品分类编码”＋三位流水码”的编码方式。
3、商品信息录入：
按照现有已录入商品信息的命名原则予以新加入商品的命名。
即：
需要标识商品类型、规格、图号等；切忌简写或只录入商品代码而无明显的中文标识。
1、录入原材料商品信息时，品名建议采用“材质+规格”的方式，例如SAPH440-P3.2*350*1220；（材质与规格中间加空格）
2、成本计价方式统一选：
月加权平均；
3、循环盘点码：
为商品盘点的「组码」，即将所有商品分成数个组，每次在盘点时可针对某一组或多个组进行盘点。
在进行「盘点精灵」时，循环盘点码为盘点商品筛选条件之一；
4、前置天数：
若商品为「采购件」则为下采购单至商品进料验收入库之间的天数，若为「厂内生产件」则为领料投料生产至完工入库之间的天数；
5、安全存量：
商品的安全存量，一般以「前置天数×每日平均耗用数量」来估算；安全存量核算也需参照：
客户订单量、原材料、半成品、成品库存量而定；
6、最低补量：
在采购时，供货商可接受的最小订购量；
7、补货倍量：
在采购时，因受限于商品包装，采购数量必须为此数量的整数倍数；
1.9
产品结构BOM
1.9.1书面BOM资料
1.9.2BOM资料录入
录入产品结构时，按照从半成品——成品，从下向上的原则先录入半成品的BOM，然后再录入成品的BOM；
子件信息中，组成量与底数的是用量的分子与分母的关系，
例如：
1个原材料可以生产3个半成品，则组成量为1、底数为3，用量为1/3；
2个原材料生产1个半成品，则组成量为2、底数为1，用量为2；
第2章
ERP人员职责权限
2.1ERP系统组织架构
2.2ERP岗位职责分配表
部门
姓名
宏铭易助ERP系统岗位职责
总经理
林启安
1、确定ERP各岗位及人员职责和权限，对客户、全体员工和相关方提供管理承诺；
2、审批对员工的奖惩和激励措施；
ERP顾问
陈崇松
1、传授ERP实施的方法和技巧
2、传授ERP的专业和相关知识
3、解决ERP实施的困惑与问题
ERP管理员
林兵
1、ERP运行的电脑网络合理规划及终端系统配置；
2、电脑基础知识、网络应用及ERP系统内部培训；
3、服务器访问权限设置，数据不能非法访问、修改、删除；
4、管理Administrator帐户，禁止其他人员操作服务器；
5、负责与软件公司实施顾问进行有效沟通，协助实施顾问开展实施工作；
6、协同ERP实施顾问共同对ERP项目进行有效果实施推进,检讨并解决实施过程出现的问题；
7、制定《ERP岗位职责》及配合制订相关业务流程；
8、监督各个部门和操作员完成数据的录入以及单据、报表的传递工作。
对于违反《ERP岗位职责》的相关部门及人员，提报总经理进行处罚。
9、针对公司需求及软件的功能提交工作流程修改建议，经ERP项目组员讨论确定后，对《ERP岗位职责》进行相应调整。
10、ERP数据安全性维护：
定期数据备份、操作员权限分派及变更管理、系统操作日志维护管理；
11、负责ERP项目将来的二次开发工作；
12、处理在ERP运行过程中出现的软、硬件问题；
开发课
李俊勇
1、BOM制表并提交生管校对；采购提供替代料号；
2、ERP系统中BOM的录入并提交生管、业务审核；
3、涉及BOM对应原材料、半成品、产成品的商品结构及信息录入，包括替代料商品信息录入；
4、ERP系统中BOM资料的修改；
5、涉及开发初期试模领料工单下达及试模产品入库结单；
6、向ERP系统管理员反映在ERP运行过程中出现的问题。
7、协助或代理ERP管理员之工作；
8、所涉及ERP单据打印及各单位会签后存档；
业务
陈丹
1、客户资料的录入、审核；
2、客户品名、件号的录入、审核；
3、客户商品价格录入、审核；
4、客户订单经录入；
5、已录入订单变更录入；
6、商品信息之：
生产原物料、半成品、成品安全库存制定及录入；
7、审核采购单及生管日常报表，统计定单交货达成等相关报表；
8、向ERP系统管理员反映在ERP运行过程中出现的问题；
9、所涉及ERP业务模块单据打印及各单位会签后存档；
采购
郭葆仁
1、供应商资料的录入；
2、供应商商品价格的录入、提交主管审核；
3、采购订单及退货单的录入、提交主管审核后打印，经总经理核准后发至供应商；
4、采购变更单提交主管审核后进行系统数据录入；
5、不涉及BOM对应之采购物料的商品结构及信息录入；
6、商品信息之：
采购商品信息之前置天数量等数据录入；
7、采购订单及进料达成等相关统计报表；
8、向ERP系统管理员反映在ERP运行过程中出现的问题。
9、所涉及ERP采购模块单据打印及各单位会签后存档；
生管
蔡志辉
1、BOM表审核；销货单录入
1、生产计划拟定、主管审核后录入系统；
2、MRP物料需求表审核、抛单传递；
3、生产指领单手工开单及领料单系统开单，补料开单、生产完工结单统计；
4、委外加工手工单及系统开单、委外补料开单及委外完工结单统计；
5、出货通知单下达仓库备料，销退货开单等生管统计报表；
6、工单变更单的录入、主管审核后打印下达；
7、向ERP系统管理员反映在ERP运行过程中出现的问题；
8、所涉及ERP生产管理、MRP模块单据打印及各单位会签后存档；
资材
龚越平
1、入库物料验收系统审核，打印及会签；
2、出库物料备料，ERP系统开单及打印，责任人员签字后提交财务核单；
3、进出仓原始单据与ERP系统打印单据对应，并分类存档；
4、每月底30/31日与财务进行实物盘点；
5、盘点帐实不符项，经总经理批准后，财务进行期末数量调帐；
6、向ERP系统管理员反映在ERP运行过程中出现的问题；
7、所涉及ERP仓库存货管理模块单据打印及各单位会签后存档；
财务
侯莉莉
1、依照财务工作职责执行，略；
2、审核仓库日常ERP进销存单据审核、盘点及期末调帐等工作；
3、向ERP系统管理员反映在ERP运行过程中出现的问题；
4、所涉及ERP应收应付、总帐、生产成本模块单据打印及存档；
第3章系统作业流程
3.1开发作业流程
3.2采购作业流程
3.3订单作业流程
3.4采购进货作业流程
3.5销售出货作业流程
3.6MRP物料需求计算作业流程
3.7厂内生产作业流程
3.8委外加工作业流程
3.9盘点作业流程
3.10生产成本计算作业流程
3.11应收账款作业流程
3.12应付账款作业流程
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