教育机构人事档案管理制度.docx
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教育机构人事档案管理制度
教育机构人事档案管理制度
1.人事档案管理的基本要求
1公司人力资源部负责人事档案工作的归口管理，指导监督各分公司、直属部门的人事档案管理工作。
2人事档案管理实行公司领导下的分级管理负责制。
3人事档案管理必须严格确保材料保密。
公司人力资源部负责公司各级干部和各分支机构经理室成员、人力资源部负责人、稽核审计部负责人的人事档案管理工作。
4各分支机构人力资源部负责本机构经理以下人员的人事档案管理。
5同级组织部门有权查阅本级人事档案。
6各单位专职档案管理人员的本人档案由同级组织部门与人力资源部交叉管理，其它人员不得代管。
2.确立两级档案管理制度
1一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料；
2二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料
3.人事档案分类：
第一类：
履历材料；
第二类：
自传材料；
第三类：
鉴定、考核、考察材料；
第四类：
学历和评聘材料；
第五类：
政治历史情况的审查材料；
第六类：
政治面貌材料；
第七类：
奖励材料；
第八类：
处分材料；
第九类：
录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；
第十类：
其他可供组织上参考的材料。
4.一般文档管理
1人力资源部文件：
A人力资源本部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册。
B人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各处归口管理，各经办人保存。
年终根据内容价值酌情归档。
C薪资福利类保密文件由薪酬福利处自行建档保存。
2公司文件：
A包括集团公司发文、所属企业的请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档
3外部文件：
包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。
5.员工人事档案管理
1人力资源部负责管理（建立、接转、保存、整理）本机构内员工的人事档案。
2人力资源部一般情况在员工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出"调函"，交员工或其委托人，在规定时间内将档案转入公司。
档案管理人员应在接到调入档案时当场拆封核查，如有缺漏或疑点，应将档案密封交员工本人退回原单位补齐或作出书面解释。
3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在"终止/解除劳动关系手续清单"上签字，确认无遗留问题；员工出具调入单位的调函后，人力资源部核对档案材料，密封人事档案，连同开具的"档案材料转移单"、"干部介绍信"、"调出人员工资转移单"及其它有关材料，转至调入单位。
4人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。
查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或经理）批准，并办理登记手续。
档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
6.员工管理档案的管理
1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。
包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。
建立此档案旨在方便内部管理。
2员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。
员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存。
3员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，人力资源部指派专人负责管理。
4员工管理档案中不应包含秘密内容，人力资源部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。
任何人员不得私自更改管理档案内容。
5员工管理档案仅供公司内部使用。
附录1：
RecruitingRequest
招聘申请
Department
用人部门
Position/title
招聘职位
Amount
人数
Interviewer
面试负责人
WorkingLocation
工作地点
Closedate
预定聘用日期
JobDescription
职位描述
Roleintheorganizationchart
在部门组织结构图中位置
Careerpath
此职位发展计划
Educationbackground
教育背景（专业年限）
Experience&Qualification
所需经验技能
Otherrequirement
其它要求（英语计算机等）
Requestedby（Dept.Head）
用人部门签字
Date:
日期
批准（可选择）：
○总经理/日期○业务分管副总/助理/日期○HR分管副总/助理/日期
○HR总监/日期○分支机构总经理/日期○分支机构HR经理
附录2：
InterviewEvaluationForm
面试评估表
NameofApplicant:
（应聘者）Interviewer:
（面试人员）
Position:
（应聘职位）Date:
（时间）
第一轮面试（Hiringmanager/Director使用）
GeneralImpression
综合评价（如:
沟通能力、学习能力、创造性、持久性等等）
Education
受教育情况（学历、专业）
Experience
工作经验（专业背景及专长）
Servicecentric
服务至上理念
差12345优
Teamworking
团队协作精神
差12345优
Communicationskills
沟通及语言表达能力
差12345优
Honesty,open,passion
诚实、开放、激情
差12345优
Aggressivebutthoughtful
敏于思而慎于行（分析和解决问题的能力）
差12345优
Goaloriental
结果导向
差12345优
Interesttoinsurance
对行业的兴趣
Interesttothejob
对工作的兴趣
Foreignlanguage
外语水平
Computer
计算机水平
Workingstability
过去雇佣的稳定性
（）非常稳定（）比较稳定（）经常变动
Personality
个性气质类型
（）外向（）偏外向（）中性（）偏内向（）内向
Motive
应聘的动机
（）应届毕业（）寻求发展（）提高收入（）人际关系（）其他，需说明：
Strength
优势
Weakness
不足
CurrentPackage
目前待遇（工资、职位）
Expectation
期望待遇（工资、职位）
Availability
可到岗时间
Decision
决定
oFurtherinterviewoRejectoKeepinfile
（进一步面试）（不录用）（存档）
面试人签字并日期：
SecondInterview
（第二轮面试Director/Vicepresent/Present使用）
Date:
日期
InterviewedBy:
面试人
GeneralComment
&Decision
综合印象及决定
签字：
（Director/Vicepresent/Present）
oHireoRejectoKeepinfile
（录用）（不录用）（存档）
oBackupoWaitingforfurthercontact（Pending）
（候补）（暂缓录用）
PleasemakesurealwaysreturnthisformandresumetoHR.
此表填写后请交人事部
附录3：
编号：
××××股份有限公司
应聘人员登记表
应聘部门:
岗位：
填表日期
：
年
月
日
姓名
性别
出生年月
民族
籍贯
出生地
政治面貌
入党团时间
婚否
毕业学校
所学专业
学历
学位
健康状况
工作单位
职业
所有制性质
参加工作
时间
职称
职务
家庭地址
身份证号码
外语语种及熟练程度
户口所在地
应聘
□报纸□网上□招聘会
渠道
□内部推荐（推荐人：
）□外部推荐（推荐人：
）
时间
工作单位
和部门
职务
证明人
本
人
主
要
工
作
简
历
时间
院
校和
专业
毕
/结业
证明人
学
习
培
训
情
况
专
长
及
成
就
特
长
和
爱
好
奖惩
情况
爱人姓名
出生年月
文化程度
家
工作单位
职务
庭
其
姓名
关系
出生年月
工作
单位
职务
情
他
况
成
员
住房情况
联系电话
备
注
附录4：
HiringDecision
录用决定
CandidateChineseName
应聘人姓名
WorkingName
机构名称
Department
部门
Position
拟聘级别
Position/title
拟聘职位
Interviewedby
面试人
Salaryset:
薪资\福利情况（人事填）
Startingdate
入司日期
CandidateEvaluation
（strength&weakness）
综合评估
用人部门负责人签名并日期：
批准（可选择）：
○总经理/日期○业务分管副总/助理/日期○HR分管副总/助理/日期
○HR总监/日期○分支机构总经理/日期○分支机构HR经理
附录5：
××××股份有限公司
工作通知书（样本）
日期：
年月日
先生/女士：
我代表××公司很高兴地通知您，欢迎您加入我们公司部，任职位，级别为。
经与您协商，入职日期定于年月日，试用期为三个月，根据工作表现可以提前，但不能短于一个月。
您的职责与待遇如下：
1.工作时间：
公司的工作时间为早晨8：
30至下午17：
00。
中午11：
30至13：
00为午餐及休息时间。
2.待遇说明：
Ø月薪为元,其中：
。
公司将在您的月工资中按劳动法规定代扣出您的个人所得税的个人缴纳部分及其他国家规定的有关保险等费用；
Ø年终根据公司业绩及制度发放奖金；
Ø公司提供工作午餐或午餐补助；
Ø手机费报销额度为元；
Ø档案调入公司后，可享受社会养老保险与住房公积金，公司将从工资中代扣个人应缴部分；
Ø此外，公司还额外为您提供补充养老保险和商业医疗保险；
3.您有义务对您的薪资内容保密，不将其告知第三方。
4.聘用解除：
试用期间，无论您还是公司（经总经理签字）都可以在任何时间、以任何理由解除聘用关系，但需提前30日通知对方。
5.办公地点：
。
但公司可根据业务要求安排您在公司的其它办公地点或公司下属机构工作。
6.如您接受本聘书，请签字后送交人力资源部。
我们非常高兴您能加盟××公司，若有任何疑问，请随时向人力资源部提出。
员工签字：
××××股份有限公司
日期：
人力资源总监
×××
附录6：
内部空缺职位
职位名称：
所属机构、部门、岗位：
直接主管：
主要工作职责：
1．
2．
3．
4．
5．
任职资格要求：
学历：
年龄/性别：
外语/电脑能力：
相关工作经验：
性格/能力/态度：
公布日期：
要求上岗日期：
联系人及电话：
人力资源部
日期
附录7：
人才推荐奖励领取记录
序号
日期
推荐人姓名
推荐人部门
是否推荐成功
被推荐人级别
获得的奖励方式
金额
奖励方式
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
附录8实习人员审批表
实习部门：
年月日
姓名
性别
出身年月
文化程度
就读院校
专业
就读时间
生源
政治面貌
实习期限
联系方式
实习期间待遇和发放形式（由人事部门填）：
实习部门意见：
部门负责人签字：
年月日
人力资源部意见：
部门负责人签字：
年月日
公司领导意见：
签字：
年月日
备注：
1、实习学生写出实习小结交人力资源部。
（300字）
2、实习生所在部门为实习生提供实习鉴定，交人力资源部存档。
附录9临时用工审批表
应聘部门：
填表日期：
年月日
姓名
性别
出生年月
照片
文化程度
专业
健康状况
户口所在地
身份证号
联系方式
现家庭地址
推荐人
现工作状况
待业、下岗、退休、其它（）
是否与原单位解除劳动合同
主
要
工
作
经
历
专长
及
成绩
用
人
部
门
意
见
拟从事岗位和工作内容：
拟聘用时间：
年月日至年月日
拟聘工作岗位：
拟定待遇：
部门负责人签字：
日期：
人
事
部
门
意
见
部门负责人签字：
日期：
公
司
领
导
意
见
备注：
需提供个人的身份证复印件和常住地址证明复印件。
附录10新员工入职手续清单
个
人
资
料
姓名
年龄
性别
入司时间
部门
职位
直接经理
员工代码
请在入职前确认下列项目：
序号
项目
确认状况
负责人
签字
1
座位位置
2
电话号码
3
建立邮箱地址，加入通讯录
4
入司日期
5
通告公司
6
劳动合同
7
2张照片
8
复印毕业证书
9
履历表
10
介绍管理层
11
文具
12
名片
13
员工胸卡
14
确认调档时间
15
导师
16
其他
以下项目由部门完成；
1
参观部门
部门
2
介绍部门人员
部门
3
岗位职责与工作说明
直接经理
我已办完入职手续，开始在公司上班。
新员工签字：
时间：
附录11：
××××股份有限公司（个人资料保密）
履历表
基本信息
姓名
年龄
性别
入司时间
部门
职位
直接经理
员工编号
个人资料
民族：
政治面貌：
参加工作时间：
个
人
近
照
身份证号码：
婚姻状况：
未婚/已婚/离婚/
出生日期：
出生地点：
户口所在地：
省市区（县）派出所
档案所在地：
省市区（县）单位
社会保险状况（有无）：
养老□失业□大病□住房公积金□
现住地址：
邮编：
住宅电话：
（请尽量提供以便工作联系）
家乡通信地址：
邮编：
传呼：
手提：
家庭资料
父母姓名（如去世请注明）
父亲姓名：
职业：
联系电话：
政治面貌：
兄弟姐妹人数
母亲姓名：
职业：
联系电话：
政治面貌：
配偶姓名：
职业：
联系电话：
政治面貌：
紧急事故联系人
资料
姓名：
关系：
联络电话：
地址：
邮编：
教育程度（请依先后次序列出）
起止时间
学校名称
学制
专业/毕业证
专业、社团资格
职称/会员/奖项
时间
社团名称
社团性质
受过何种培训
语言能力与技能
第一外语及水平
第二外语及水平
其它语言或方言
其它技能
工作记录（请依先后次序列出）
日期
公司名称：
业务性质：
受聘职位
离职职位
受聘薪金
离职薪金
主要职责
离职原因
日期
公司名称：
业务性质：
受聘职位
离职职位
受聘薪金
离职薪金
主要职责
离职原因
日期
公司名称：
业务性质：
受聘职位
离职职位
受聘薪金
离职薪金
主要职责
离职原因
日期
公司名称：
业务性质：
受聘职位
离职职位
受聘薪金
离职薪金
主要职责
离职原因
职业生涯计划
您的个人爱好与兴趣：
您个人认为做人应坚持的最重要原则：
您认为从最近的工作中您得到的最大收获是：
您希望在下一个工作中学到什么，个人职业方向与兴趣所在：
请描述您未来五年计划发展的领域：
本人健康状况良好
身高米
体重公斤
视力：
良好（）/近视（）度/散光（）
血型：
缺陷：
无（）有（）
其它信息
否有
有否因工作表现未能合符公司要求而遭解雇？
□□
有否曾涉及任何刑事罪行？
□□
可否向你现时或前任雇主查询有关阁下之工作表现及薪金？
□□
最近一位雇主咨询人（必须填写）
为方便本公司咨询阁下以往的工作记录或在校成绩，请详细列出阁下最近一位雇主或咨询人的详细资料：
姓名：
单位：
职务：
地址：
邮编：
联系电话：
与阁下关系：
入司渠道
□从报纸广告上得知招聘信息 □从网上得知招聘信息（网站名：
）
□在招聘会上投简历 □公司员工介绍（姓名：
关系：
） □其他：
申明书
本人授权公司向本人曾任职的雇主，介绍人或咨询人查询所有记录。
本人谨申明以上提交的一切资料绝对正确，如有不实，可作为立即被开除处分的理由，而公司无须作出任何赔偿。
本人愿意遵守公司规则。
日期：
签署：
升级会员 