跟单就是跟进或追踪订单.docx
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跟单就是跟进或追踪订单
跟单员
跟单就是跟进或追踪订单，是企业管理的一种行为，企业为确保各部门能按计划开展工作，并最终完成某项订单需要对各个环节采取一系列跟催措施。
这些采取措施的过程就是跟单，跟单工作的督促性比较强，其表现形式不是简单地存在于某个人或某种职位上，而是具有很强的广泛性，比如业务员，经理，厂长甚至老板等都会不同程度地跟单，因此我们说跟单是一种现象。
而跟单员就是因这种现象和这种工作的特性而产生的。
那什么叫跟单员呢？
跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据跟踪产品跟踪服务运作流向的专职人员，所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。
那对这一行业我们又怎么来给它做个工作界定呢？
跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与内部结构人员安排而有所区别，但是跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。
1.业务跟单：
对客户进行跟进，尤其是已对本公司的产品已有了兴趣有购买意向的人进行跟进，可以说是客户。
以缔结业务签订合同为目标的系列活动，对外叫业务员或业务助理。
2.生产跟单：
对已接来的订单进行生产安排，对生产进度进行跟踪按期将货物送到客户手中。
最终有几个部门的人来完成这一项任务。
细分的话有理单员，输单员，和验货员等。
那不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员他们基本职责都是有“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成，今天主要来讲一下外贸公司的业务跟单和生产跟单两部分的主要工作是什么？
业务助理
当跟单员是为业务助理：
因跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户。
具体工作如下：
首先你要了解你所跟业务员的一些具体客户的情况，了解所做的产品，在这前提下你才可以开展工作。
1.发些传真，电子邮件等文件的回复打印或验签，当你的业务员不在时接到客人的电话或邮件时需要你给客户提供一些你们产品的信息或对已下单子的修改意见等一些客户的问题时，你可以替你业务员接发传真或邮件之类的信息，当你不能做主或不明的情况下，需要与业务员联系后再回复。
2.计算报价单：
通常客人有意向购买公司的产品时，就会有一个询价单，同时我们就会做出一张报价单给客户。
一般在单个或几个产品款式的询价时，这样的产品询价针对性比较强，客户已经将目标锁定到了具体的产品上。
这是，第一步满足客户的第一需求----得到报价：
然后才是体现公司实力和服务的专业。
当然以上所有的回复方式都是针对新客户。
对于老客户就不用说太多，以实际服务质量及产品质量来说话。
这里还提及一点：
做个正式的报价单。
报价单属企业文件的一种，越正规越好。
国外客户习惯使用EXCEL文档，也可以将其做成PDF文档发送给客户。
报价单文件名称方面也有讲究，最好能包括产品名称，型号，数量。
报价日期或客户编号。
这样方便双方以后进行查找及核对。
当是公司自行开发的产品如果产品款式不多，可以在报价的时候附产品图片，这样方便客户通过信函直接进行比较，核审。
报价需要详细，包括：
价格，产品说明、描述，包装资料，样品时间，样品费用，大货。
如有商标，也需要注明相关细节。
如果款式太多，可以不提供产品图片。
而只提供报价。
报价以表格的形式，即只是提供价格而没有详细细节。
待客户选择具体的款式后，再提供详细的报价。
当是客户款式报价时，这些款式可能是客户直接开发的，也可能是竞争对手开发的。
它代表了客户需求的一种意向。
对于此类询价，除作详细的报价单外，还需将这些款式发送到公司产品设计和开发部门，作为公司开发产品的借鉴。
分析:
客户是否有价值。
公司投入广告就像撒网一样，拉上岸的除了鱼还有树枝，垃圾等。
所以公司通过广告得来的询价并不是全部都有价值。
公司需要对这些资源进行过滤后，为真正的客户提供服务。
一个公司拥有有限的资源，它只能服务一些客户并令他们满意，不可能服务所有客户并令他们满意。
不管怎么样的报价原则上是要以公司的利益为重。
3.验签订单：
如果拿到订单，必须审视一下订单的内容，客人所下的订单内容如货品的数量、颜色、规格、交货方式、名称、质量等是否正确，也就是说这张订单所显的内容是否可以实际操作的，如一切都正确合理，确认之后签定并交与下面人员具体开展做起来。
4.填对帐表：
就公司业务员所做的财务进出表，一般有业务往来表，对于工厂的支付货款，与客人的付款记录表，因为业务复杂有先付款的，有后付款的，有几笔业务一笔付款或一笔业务几笔付款等，这基本上业务员自己会先查看，再让助理做一个审查。
5.样品的寄送与登记;样品完成后，应仔细审核样品，寄出前必须拍照存入电脑档案，如果是新客户，样品是否向客户收费，收多少，快递费是预付还是到付，需请示业务员，由业务员决定。
总的原则是：
如果是少量样品，样品免费，运费到付，如果样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。
6.客户档案的管理：
建立《客户信息记录表》，主要包括：
1.客户的基本资料，包括客户的名称、地址、电话、来往邮件（日期）报价等等。
2.客户特征，如购买力、产品要求。
3.交易活动现状。
客户档案应保持动态性，需要根据顾客情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料，及时补充新资料，不断地对顾客的变化进行跟踪记录。
7.客户来访接待：
做贸易的同志们都知道，一个外国客户如果可以到公司里面来亲自谈生意，成交爱哦的机会很大，一般大家都非常重视外国客户的来访，其实做接待也是很有技巧的细节上多注意下会给客人留下非常好的印象，为之后的合作添加多一份成功的把握。
8.主管交办事项的处理
9.与相关部门的业务联系
理单流程：
生产跟单中的一员理单员：
那什么叫理单，理单是指接到订单的贸易公司或生产企业依据客户用产品的要求，用文字图表等方式准规范地整理，制作出指导产品生产销售全过程的详细文本。
具体工作流程如下：
一旦收到客户的订单，首先应理单把客人的英文订单先翻译成中文，确认内容包括：
物品，数量，配比，单价，金额，交货期，交货方式，单价条款，付款方式，包装要求。
查看物品，物品描述和品质的成分，
（1）首先是主料，如服装，有面料的品种，纱支，结构，克重，颜色。
（2）辅料包括拉链（是否特指如YKK），绳，扣，鸡眼，花边，松紧带，横机罗纹，主标，水洗标，吊牌，装饰牌等，看一下款式描述是否清楚详尽，使工厂拿到单子后明白要做的是怎么样的一个款式，如有不清楚标出来后直接问客户确认一下。
查看物品的规格，看各部位的尺寸是否合理位置明确，标注清楚，或是尺寸按客人原样，如按原样也要把各部位尺寸测量出来做成尺寸单传给客人确认，若有不合理处要及时与客户进行沟通。
查看工艺单，清楚写明各部位，要求明确的工艺要求看工艺是否合理，便于工厂操作，哪些工艺在不改变客人原要求的基础上，又便于工厂制作，可对某道工艺进行修改，并同客人指出与客人沟通可否做成此样，订单上有特殊要求的需对样衣进行明显的标示。
查看配色和数量，订单上的颜色名称一定要与色卡的名称进行核对，明细的数量要进行计算，看看是否与总数量相同，若有不同之处要及时与客户沟通.
单价，总额的审查：
（1）．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价审查是否对？
总额有没有加错？
新客户下单，要查看我们给他的报价。
（2）．通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。
要注意的是要用在国际上流通的硬货币。
（英镑，港币，欧元）
价格条款的审查：
出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
FOB船上交货价（指装运港的价格条件）
CFR运费付至指定目地的交货CIF成本+保险费+运费（指目的港）价格
常用的FOBCFRCIF几种价格的换算及公式介绍如下：
（1）FOB价格换算为其它价：
CFR价=FOB价+运费
CIF价=-----------------------
1-保险费率X投保加成
（2）CFR价格换算为其它价：
FOB价=CFR价–运费
CIF价=----------------------------
1–保险费率X投保加成
（3）CIF价格换算为其它价：
FOB价=CIF价X（1–投保加成X保险费率）-运费
CFR价=CIF价X（1–投保加成X保险费率）
付款方式审查：
（1.）付款方式是否能接受？
LC，付定金，等等。
（2.）支付的货币能否接受？
包装要求的审查：
（1．）工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
（2）．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？
（3）．客户提供的包装资料是否齐全？
（内包装，外包装，标签，说明书）
内包装：
普合，白合，彩合，吸塑
外包装：
纸箱，木箱，桶装，编织袋。
最主要是唛头印刷。
交货期的审查
（1）跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。
交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。
期限有长有短。
可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。
交货方式的审查：
运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。
注：
如运费由客户支付，客户决定交货方式。
如我们付费，尽量用海运。
如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。
制成完整的采购单，连同原样和客户提供的资料一起给供货厂家，并作好备份留底。
根据拟定的定单进度计划,催工厂要大货前必须确认的大货样，辅料，船样等，必须做到天天跟进,以先用先做为原则,即大货生产中首先要用到的必须先确认,如面料品质和色卡,辅料中的洗唛，主贴等先用到的先确认,为大货生产争取时间.
根据定单实际数量和难易程度拟定单进度.
工厂寄来的任何确认样都要仔细检查,确保寄去的确认样准确无误,及时催客户确认意见,在第一时间将意见以书面的形式反馈给工厂,同时要在留样上做好记录,等全部确认好后,整理一份完整的面辅料确认样样本.
定单中要求做面料测试或成衣测试品质评定等级证书等,要在大货生产前及时做好所有的测试项目,做测试的样品一定要好,争取一次性通过,为大货生产争取时间.
尺寸单，工艺单和制作要求确认以后,要打一份详细的,表达清晰的表格,注明尺寸和工艺要求,一式多份,用于记录确认样意见,产前样意见,船样意见,以及大货检验记录.
根据定单实际数量和难易程度拟定单进度.
输单流程:
根据定单中的品名,数量,单价,面料,交期,付款条件,价格术语,打一份详细的PROFORMAINVOICE,核对无误后发给客户,催客户开L/C或付定金（根据实际收汇方式而定）.
根据客户定单信息,在ERP里做外销合同,按照ERP内的要求和步骤将所有的信息准确填写好,交业务员审核.
业务员审核通过后,交公司总经理和财务审核,未经通过审核的订单一律不能进行签定.
外销合同通过审核后,根据工厂信息,在ERP里制作采购合同,交业务员审核,通过后上交总经理审核,与供货厂家都盖好章后一式两份,一份交财务.
具体流程如下：
.
订舱：
经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可以，验货合格后，向货代订舱。
如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，订舱单上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛重，体积等，让其代为订舱。
两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。
如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。
这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。
A.货柜选择：
根据货物的不同而选择不同的货柜。
常有的有：
29-30立方、17.5吨：
40柜：
58-61立方、22.5吨：
40H68-70立方、27.5吨。
B，制作装箱单：
装箱单着重表现货物的包装情况。
应包括出货的品名，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
C,跟踪装柜：
出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。
协助生产安排人员装柜。
货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。
如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留1-2箱放于货柜尾部用于海关查货用。
报关：
订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让货代帮忙报关。
报关资料包括：
外销合同，装箱单，发票，报关单，核销单（注意核销单在寄给报关行或货代前，必须先向商检局备案），报检委托书，换证凭条，C/O或FormA等。
拿单：
货物报好关，进入仓库后，及时出提单补料给货代，并与其核对提单草本。
船开后两三天内，货代会列出费用清单来，包括文件费，AMS费用，清关费，操作费等。
安排工厂付款，并将水单传给货代。
货代在钱到帐后，就可以向其拿正本提单了，一般货代公司不寄提单，要公司派人去取，如公司没有人手，也可以出一份寄单委托书给货代让其直接寄到公司。
如果提单电放，出提单电放申请，盖上公司章，签名传真给货代，记得让货代传真提单副本给你，以备公司留底存档。
通知客户：
货物开船后，发邮件通知客户船名，开船日期等等，以便让其及时购买保险。
催款寄单：
拿到提单正本后，扫描复印件电邮给客户，催其付清余款。
客户货款到帐后，再寄正本提单，装箱单（数据应与提单上一致），发票给客户，在发票装箱单上写明柜号，封条号及发票号，虽然不太重要，但我觉得写上还是比较好。
退税：
在报关后一个月后，报关行或货代会将报关底联及核销单退税联退还给你，拿上这些单据与银行传过来的核销水单就可向外汇局办理退税了。
制单结汇：
是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单：
货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。
要在L/C的有效期内将单据送交银行。
出口单据主要有：
汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
B.结汇：
如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。
单据要求：
正确，完整，及时，简明，整洁。
验货流程
一．检验准备：
1．在业务联系表出来后，了解生产时间/进度，初步安排检验的时间。
2．提前了解生产的工厂，生产的品种，了解合同的大致内容，熟悉生产要求和我司的质量要求，熟悉检验标准，要求和检验的重点。
3．了解大致要求后，要对所验的货物主要有哪些疵点，要做到心中有数。
对容易出现的问题要重点抓住，要有灵活应变的处理方法，在验货时要做到认真细致。
4．了解大货出来的时间，并安排准时到达工厂。
5．准备好检验的必备仪器（卷尺，密度仪，计算器等）和检验表格（具体评分表，重点项目评分表，总表）
以及自己所需的生活用品。
二．执行检验：
1．到厂后，与工厂联系人初步的接触，了解工厂的概况，包括体制，建厂时间，工人人数，机台情况，工厂效益情况等。
特别留意质量控制情况，要求他们对质量的重视，要严格检验。
与检验的人员初步沟通，大致了解一下工厂的人事状况，如：
成品部，质检部以及生产的负责人等。
2．到工厂检验车间观看工厂检验员的检验，了解工厂的检验严格与否，并了解工厂的检验依据，检验制度，以及对一些严重的疵点的处理方法；同时也可到生产车间，了解我司货物的生产情况等问题，做到心中有数。
3．落实检验场所（如检验平台），设备（如克重机器，卷尺，计算器等）。
4．通常情况下应先征求工厂的意见和安排检验。
5．在检验时，我们应要求工厂的人进行配合，以便更好的操作。
6．确定检验的数量：
A．一般情况下，是要根据不同的款号数量，随机抽查10-20%。
B．对抽取的货物进行严格检验，如最终质量合格，那就停止检验，示整批货物为合格；若出现有少许的或接近或超过评分标准，那就必须对余下的货物进行再抽验10%，若后面的质量合格，那我们就将前面的不合格的货全部降等；当然，同样后面的质量仍不合格，那就示整批货物为不合格。
7．抽验的操作程序：
A．根据质量要求，按照评分标准，严格进行评分，同时填入表中。
B．对在检验过程中，发现的一些特殊和不清楚的疵点，可以当场询问工厂的质检人员，并取疵样。
C．在检验的过程中，一定要从严把握。
D．在进行随机抽查中，要做到认真细致，要按照逻辑办事，不要怕麻烦。
8．确定所有检验项目是否存在有漏验。
9．内在质量要求工厂进行测试，并提供报告，一些有疑问的疵点也要求工厂测试。
10．检验的过程中，如出现有质量问题，应及时向公司汇报，讨论具体处理的方案，同时也当场通知工厂的负责人，进行协调沟通，使问题能够及时准确地得到解决。
11．对包装的情况进行检查，根据公司具体包装要求，逐一进行核对。
12．向工厂索要船样，批样，厂检报告，如不能隔日回公司，应提前和船样寄回公司，分别将各天的检验报告传真回公司，如有疑问的痴样，也应寄回公司，以便及早确认。
13．每天汇报生产和检验的进度，征求公司的意见和次日工作的安排。
14．结束检验，离开工厂。
三．检验报告和总结的填写：
1．返回公司，填制检验报告，检验报告应包括总表（大致的评价），详细的布面检验情况表和重点项目评分表，所附的样品表，包装的情况表等，并要求相关的人员进行确认。
2．写检验总结，并E-MAIL发送给相关人员。
3．每个月5-10日填写前月检验情况表，并E-MAIL发送给相关人员。
可根据公司内部情况而定。
四．检验的内容：
要根据不同的产品，不同的要求，严格检验，所检验的项目要全面，详细不能错过，没有或不能检验的项目要在检验报告上明确显示。
五．检验的依据：
对产品的检验我们都要一个明确的检验标准（如，国标出口一等品，10分制，美国四点制，ITS，SGS等检验标准），每个检验的人员应熟悉并掌握不同的检测标准，以便能准确的进行检验。
六．检验报告的整理：
对于每次的检验报告，都应认真的整理，并保存好。
一般包括有总表，布面检验情况表，重点项目评分表，所附样品及内在质量测试报告和生产质量要求，将他们全部装订在一起。
七．检验总结：
在到达一个工厂后，由于在一个工厂停留的时间比较长，可以深入的了解一个工厂的具体情况，包括所去所经过的地方的风土人情，途径的路上是否有需要的信息
检验总结，可以有统一的格式，可以有自由发挥的地方。
但检验总结一定要对工厂的检验要逻辑，客观的评价
五.遇到与厂方发生争议时的处理方法:
1.厂方对验货员之检验结果不认同,验货员可向厂方声明,可保留有争议的问题和物证.由公司判定,（可经各方专业人事研究或直接找测试机构鉴定,找到最有说服工厂的检验结果凭证。
找出引起争议的原因）
2.如果验货员有误,需虚心检讨自己并及时纠正错误。
具体验货程度可按验货员和工厂生产方式进行适当的调整。
应视具体情况而定。
总结
一个企业之存在，一个企业之生存与发展，都是以订单为主线条的，作为订单的跟进者，跟单员的工作跨越了一个企业运作体系的每一个环节。
随着商品市场的多样化、小批量化以及节奏的加快，跟单员工作质量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。
跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的学科：
对外要有业务员的素质，对内要有生产管理的能力。
作为一个企业的接单、跟单、出货的窗口，跟单员不了解工厂生产环节的运作情况，那是难以想象的。
从订单的生产安排来说，执行者是生产部门，跟单员对客户负责而追求的交期达成率就几乎“掌握在”生产部门的手里了。
于是，沟通、跟催等能力就特别致使。
这是跟单员工作的挑战性所在。
有些时候，跟单员是业务经理的助理；有些时候，跟单员是业务部门所有业务人员的助理；有些时候，跟单员是老板的助理；更多时候，跟单员是客户的助理。
跟单员工作的管理性：
有句话说，如果要想学管理，最好的方法就是从跟单员开始。
毫不夸张的讲：
“在一个工厂里，相对而言，除跟单员外，几乎所有的工作都是执行性质的，惟跟单员工作是计划性、管理性的。
一个工厂所有的工作都是以客户和订单为中心去展开，作为站在‘订单的高度上’去工作的跟单员，当然就没有谁比他更抽象、更有管理性了！
！
”
跟单员这个岗位是对传统组织架构的一种超越：
它可能挂在业务部，也可能挂在总经理室或厂长室，但它的工作却是跨部门的，它似乎要去“指挥”很多部门。
于是它不只是对传统组织形式的一种超越，同时更是对传统“官本位”组织作风的一种超越。
我们所得出的结论是：
跟单员工作是一项很锻炼人的工作。
我们可以这样对世人讲：
“要做老板，先做业务员；要做总经理，先做跟单员。
”如果要学管理，最好的方法就是从跟单员开始。
在跟单过程中，做到“认真”和“多走一步”。
做到“认真”
1.明确“认真”的必要性。
今天的工作是明天的结果，前几个月的工作会带来现在的订单。
公司收到的每一封客户询价都是公司大量广告宣传投资的结果，不认真跟进客户是对公司资源的浪费。
2.全面熟悉公司产品，报价，制样，订单审批，生产，质检，验货，出货流程。
这是为客户提供专业服务的基础。
3.每一天上班时明确当天的工作，下班前回想今天工作情况。
确保完成最重要和最紧急的工作。
4.在所有日常与客户沟通中使用正规商务信函格式及公司规定的签名。
也不允许出现一句话式的回复（完全无商务信函的格式）。
5.在收到客户信函时第一时间进行回复。
不能给予明确回复时，发送“信函收到”的确认函并确认可以为客户提供明确回复的时间。
即保证沟通的双向性。
6.最少次数提供让客户满意的样品（最多三次）。
与客户沟通尽量多的细节以保证制作的样品一次性让客户满意。
这将会很大程度上增加接下订单的可能性，加快订单时间和减少公司样品制作费用。
对产品的充分了解会帮助你提供让客户更满意的服务。
7.样品完成后，业务人员手上必须保留一套与提供给客户完全相同的样品并完整和完好的保存。
8.给客户的承诺必须全力来实现。
当出现不确定因素时，向直属上级征求建议后再确认给客户，以保证每一个承诺的实现。
并与上级沟通处理结果的原因。
9.了解订单生产排程，定期对订单产品质量进行跟进。
10.公司只有“我们”，没有他们。
客户提出的所有问题就是公司的公司，也是自己的问题。
我们要给客户解决所遇到的问题或者与客户一起解决。
不要把问题化成埋怨，也不要让它搁置在一边。
主动去解决了，会发现并不是想象中那么难。
而且实践告诉我们最麻烦的客户会是最忠诚的客户。
11.必须了解基本的商务礼仪，在沟通、跟进过程中做到尊重客户。
让客户随时可以找到你，但没有客户的要求或非紧急情况下，不要打客户手机;客户的快递帐号的每一次使用都必须经过客户的允许；对产品/订单等任何方面的更改都需要征求客户的意见/同意及让客户了解情况等。
在服务上“多走一步”
1.宣传公司网站，充分利用公司网站。
让客户通过网站来了解公司，会节省很多时间。
2.做到十一个“主动”，主动介绍公司服务及产品，主动（定期）与客户保持联系，主动索取客户快递帐号，主动提供快递单号，主动提供样品产品图片，主动索取及确认外箱唛头，主动提供订单生产进度，主动约定验货时间，主动提供验货报告，主动要求客户提供订单产品质量反馈,主动向客户推荐公司新产品。
“主动”表现在行动比客户早。
3.从每一个微小的细节为客户提供最完善的服务，降低公司与客户的贸易风险。
在与每一个客户沟通过程中，维护公司形象。
将客户的反馈建议集中反馈到市场
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