海鼎系统对账操作方法.docx

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海鼎系统对账操作方法

海鼎系统对账操作方法

一、对账操作流程图：

二、对账流程图说明：

1.审核完单据生成经销对账单。

2.供应商来对账时到经销对账单（汇总）查询每家供应商货款总金额。

2.1、供应商总金额未对上时，到“经销对账查询”报表去查找哪家门店未对上或是哪张单据金额未对上，找出原因。

2.1.1、如果是单据金额未对上，那么先删除经销对账单，找到有错误的单据，修改正确后再重新生成经销对账单。

接下去按正常对账流程完成对账工作。

2.1.2、如果是单据张数未对上，第一种情况：

供应商单据张数比我们多，按照我们的金额对账，未对账的单据告知对方到下月对账；第二种情况：

我们单据张数比对方多，那么找到相应的“经销对账单（明细）”把未对上的单据“勾选”去除，再保存审核经销对账单。

3、对账时总金额对上后直接在“经销对账单（明细）”中选择（已一审）再保存就完成审核状态。

三、对账流程操作步骤：

1、每月25日审核完单据后，在26日生成经销对账单：

帐务结算→供应商结算→批量生成经销对账单→起始发生日期空白（这里空白是因为可以把上月未对账的单据一起生成经销对账单），截止发生日期2012.08.25→

在跳出的“筛选条件设定―【供应商】”表中设为：

代码类似于1%（1%是杭州区域，如果是宁波区域可以填写2%）→再点击

按钮→确定。

再点击“批量生成经销对账单”对话框右边

按钮→点击左下角

即可完成批量生成经销对账单。

2、生成完经销对账单后，供应商来对账时：

帐务结算→供应商结算→经销对账单（汇总）→结转期选中，状态选未审核→刷新。

（这样刷新出来的是整个公司所有未对账供应商。

）

如果想筛选区域可以在“预设条件”下拉列表框处选择“自定义...”在弹出的“筛选条件设定-【经销对账单】”里修改。

如下图加红框处把1%修改成区域供应商代码的第一个数字（比如宁波区域是2%）。

某家供应商来对账可以直接从经销对账单（汇总）表中选中相应供应商对账单鼠标双击进入经销对账单（明细），再按快捷键“F2”直接可以按照门店排序单据，还可以在“单位名称”下拉列表框只选一家门店的单据。

2.1、供应商总金额未对上时，可以到“经销对账查询”报表查看每家门店小计金额（把经销对账单（明细）单号复制到“经销对账查询“报表），如下图：

如果某家门店小计金额对不上可以再点击“下一查询”，查到某家门店的每张单据金额。

如下图是蓝田店从中萃进货的明细单：

2.1.1、如果是单据金额未对上，那么先删除经销对账单：

帐务结算→供应商结算→经销对账单（汇总）→经销对账单（明细）→删除。

找到相应单据修改有错的商品价格：

1）、在删除完经销对帐单后，去“进货管理”里找到相应单据修改。

2）、可以在删除经销对账单之前先把对账单的勾选去除，然后双击进入单据明细直接修改，修改完后再删除经销对账单，再重新生成一张新的经销对账单。

上图是：

在修改单据价格前要先点击“修正”。

2.1.2、如果是单据张数未对上，第一种情况：

供应商单据张数比我们多，按照我们的金额对账，未对账的单据告知对方到下月对账；第二种情况：

我们单据张数比对方多，那么找到相应的“经销对账单（明细）”把未对上的单据“勾选”去除，实际对账金额就是“已勾选金额”，再审核经销对账单。

在左上角“【空】”处选“已一审”→确定保存。

如下图：

3、对账时总金额对上后直接在“经销对账单（明细）”中选择（已一审）再保存就完成审核状态。

▲特别提示：

如果在同一个月生成了两张同一供应商的对账单，为了方便对账可以在经销对账单汇总中找到这两张经销对账单，然后选中后可以直接按“删除”，把两笔对账单删除后再重新生成一张新的经销对账单。

★特殊情况操作：

因海鼎系统刚上线，系统里的贸易协议价格还尚未全部完善，本次有部分供应商对账时会存在一部分差价，如果我们的系统金额＞对方金额，差价不大（100元之内），错误单据量多（比如面包类日配品），那么先统计出来开出“收费通知单”通知采购按照陈列费入账，如果我们的系统金额＜对方金额，尽量让供应商按我们的金额付款，如果碰到很难沟通的供应商，统计出差价也开出负值“收费通知单”通知采购冲减陈列费。

如果差价大，修改的单据量少，那么要按上面2.1.1操作步骤把错误单据修正完再重新生成经销对账单完成对账。

财务部

2012年08月24日