1、海鼎系统对账操作方法海鼎系统对账操作方法一、对账操作流程图:二、对账流程图说明:1. 审核完单据生成经销对账单。2. 供应商来对账时到经销对账单(汇总)查询每家供应商货款总金额。2.1、供应商总金额未对上时,到“经销对账查询”报表去查找哪家门店未对上或是哪张单据金额未对上,找出原因。2.1.1、如果是单据金额未对上,那么先删除经销对账单,找到有错误的单据,修改正确后再重新生成经销对账单。接下去按正常对账流程完成对账工作。2.1.2、如果是单据张数未对上,第一种情况:供应商单据张数比我们多,按照我们的金额对账,未对账的单据告知对方到下月对账;第二种情况:我们单据张数比对方多,那么找到相应的“经销
2、对账单(明细)”把未对上的单据“勾选”去除,再保存审核经销对账单。3、对账时总金额对上后直接在“经销对账单(明细)”中选择(已一审)再保存就完成审核状态。三、对账流程操作步骤:1、每月25日审核完单据后,在26日生成经销对账单:帐务结算供应商结算批量生成经销对账单起始发生日期 空白(这里空白是因为可以把上月未对账的单据一起生成经销对账单),截止发生日期2012.08.25在跳出的“筛选条件设定【供应商】”表中设为:代码 类似于 1%(1%是杭州区域,如果是宁波区域可以填写2%)再点击按钮确定。再点击“批量生成经销对账单”对话框右边按钮点击左下角 即可完成批量生成经销对账单。2、生成完经销对账单
3、后,供应商来对账时:帐务结算供应商结算经销对账单(汇总)结转期选中,状态选未审核刷新。(这样刷新出来的是整个公司所有未对账供应商。)如果想筛选区域可以在“预设条件”下拉列表框处选择“自定义.”在弹出的“筛选条件设定-【经销对账单】”里修改。如下图加红框处把1%修改成区域供应商代码的第一个数字(比如宁波区域是2%)。某家供应商来对账可以直接从经销对账单(汇总)表中选中相应供应商对账单鼠标双击进入经销对账单(明细),再按快捷键“F2”直接可以按照门店排序单据,还可以在“单位名称”下拉列表框只选一家门店的单据。2.1、供应商总金额未对上时,可以到“经销对账查询”报表查看每家门店小计金额(把经销对账单
4、(明细)单号复制到“经销对账查询“报表),如下图: 如果某家门店小计金额对不上可以再点击“下一查询”,查到某家门店的每张单据金额。如下图是蓝田店从中萃进货的明细单:2.1.1、如果是单据金额未对上,那么先删除经销对账单: 帐务结算供应商结算经销对账单(汇总)经销对账单(明细)删除。找到相应单据修改有错的商品价格:1)、在删除完经销对帐单后,去“进货管理”里找到相应单据修改。2)、可以在删除经销对账单之前先把对账单的勾选去除,然后双击进入单据明细直接修改,修改完后再删除经销对账单,再重新生成一张新的经销对账单。上图是:在修改单据价格前要先点击“修正”。2.1.2、如果是单据张数未对上,第一种情况
5、:供应商单据张数比我们多,按照我们的金额对账,未对账的单据告知对方到下月对账;第二种情况:我们单据张数比对方多,那么找到相应的“经销对账单(明细)”把未对上的单据“勾选”去除,实际对账金额就是“已勾选金额”,再审核经销对账单。在左上角“【空】”处选“已一审”确定保存。如下图:3、对账时总金额对上后直接在“经销对账单(明细)”中选择(已一审)再保存就完成审核状态。 特别提示:如果在同一个月生成了两张同一供应商的对账单,为了方便对账可以在经销对账单汇总中找到这两张经销对账单,然后选中后可以直接按“删除”,把两笔对账单删除后再重新生成一张新的经销对账单。特殊情况操作:因海鼎系统刚上线,系统里的贸易协议价格还尚未全部完善,本次有部分供应商对账时会存在一部分差价,如果我们的系统金额对方金额,差价不大(100元之内),错误单据量多(比如面包类日配品),那么先统计出来开出“收费通知单”通知采购按照陈列费入账,如果我们的系统金额对方金额,尽量让供应商按我们的金额付款,如果碰到很难沟通的供应商,统计出差价也开出负值“收费通知单”通知采购冲减陈列费。如果差价大,修改的单据量少,那么要按上面2.1.1操作步骤把错误单据修正完再重新生成经销对账单完成对账。 财务部2012年08月24日
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