商务部管理制度与岗位职责 修复的.docx

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商务部管理制度与岗位职责修复的

盛年不重来，一日难再晨。

及时宜自勉，岁月不待人。

王良胜

2015-3-3

团结奋进扬帆起航

北京分公司

商务合约部职能及管理办法

商务合约部职能及管理办法

第一部分总则

一、编制依据

根据公司2015年2月26日邵纪军总经理组织的2015年各部门职责分工会议指导精神，及2016年春节后股东会议。

二、目的

本办法着力于做好商务合约部前期工程投标管理工作；着力于构建项目合同管理全过程、全方位管理体系，实现公司股份制改革后合同管理的规范化、制度化。

第二部分商务合约部组织架构及部门职能、工作流程

一、组织架构

商务合约部组织机构采取分级负责制，由商务合约部刘伟部长负责日常管理，并对公司主管副总王良胜负责，公司主管副总王良胜直接对邵总负责。

组织架构图如下：

二、部门职能、工作流程

1、负责各个项目总承包合同的审核谈判及签订工作；

2、在施工过程中，配合物资采购部材料计划的编制、提请，经工程技术部审核确认后递交物资部；工作流程如下图：

3、负责对甲方工程进度款的申报；

4、负责分包进度款的审核及结算工作，具体流程如下：

分包进度款支付及结算流程

分包每月25日上报产值

项目预算员、审查、核定

项目出纳发起OA审批流程

工程技术人员审查工程量

公司各级领导审核

不合格

按合同支付进度款

工程进度款支付流程

工程竣工结算流程

分包队提交工程结算书

工程部审核

与分包签订工程结算书

预算员审核

按合同及流程审核支付款项

5、施工过程中，配合项目技术部门及时做好变更、洽商、签证工作；

6、负责对甲方总承包合同的结算工作；

7、项目开工前或开工后具备成本核算条件时，负责出具项目成本核算书；

8、组织编制项目投标阶段的经济标工作，工程技术标部分由工程部配合完成，最终组卷由商务合约部完成；工程招投标流程见下图：

9、负责公司对分包队伍招投标工作，分包队伍主要由工程部负责审核推荐，也可由公司各位股东推荐（推荐人对其推荐队伍应承担信誉、经济风险责任）。

专业工程分包无论是包工包料还是清包工形式，招标时保证投标报价单位不少于三家。

特别说明：

对于合同额小于100万的分包，项目主导分包，分包工程招标流程图如下：

第三部分商务合约部岗位职责及日常管理制度

一、商务主管副总岗位职责

1、贯彻落实公司规章制度，切实履行职责；

2、负责项目成本分析、核算、定期分析总结等管理工作，并定期向公司总经理汇报各项目产值情况、资金回收情况，针对项目成本管理中的问题，协调解决；

3、根据公司对项目的目标责任书，结合项目实际情况进行成本目标的分解，并监督、指导成本分解目标的实施和分析；

4、组织、协调商务合约部门事宜。

二、商务合约部长岗位职责

1、组织管理商务合约部日常工作；

2、对商务合约部每个员工专业特长、技能了如指掌，下发分派投标任务；

3、及时组织召开项目分包招投标事宜，不能因此耽误项目施工进度；

4、协助公司做好项目成本分析核算工作；

5、配合项目部，组织人力及时做好项目结算工作；

6、积极发现具有潜质的合约商务人员并竭诚培养；

7、协调、配合好公司其他部门工作。

8、组织和审核本部门管理制度的制定；

9、审定本部门员工的考勤和休假情况；

三、商务合约部预算员岗位职责

1、认真贯彻落实部门领导指派的任务；

2、项目商务负责项目所有分包合同台账和合同文本的管理；

3、参与分供商合同履约管理。

针对项目其他岗位/责任人提供的分供商履约情况，依据合同条款施行约束措施；

4、项目商务负责《成本控制实施情况月报》表的填写；

5、根据项目要求，配合工程部及时准确提交项目材料采购计划给物资采购部；

6、负责对甲方工程进度申报、工程进度款的支付申请工作；

7、负责分包进度款的审核、确认，及分包结算工作，负责整体工程结算工作；

8、配合项目经理部做好变更、洽商、签证事宜；

9、公司预算员积极配合部门经理完成好工程的投标事宜；

10、服从并做好公司安排的其他事宜。

五、商务合约部日常管理制度

商务合约部人员按工作性质职责分工，分为两部分：

一部分常驻公司（以下统称“公司商务”）一部分人常驻项目部（以下简称项目商务）

1、负责公司投标商务标的编制、整理，负责项目合同的收集保管、项目分包付款情况跟踪付款信息的收集整理工作；负责项目材料计划的申报，负责对甲方及分包工程进度款支付的申报、审核、结算等工作。

2、公司商务要严格遵守公司日常考勤制度，早上8：

30之前到公司，中午12:

00之前不能出去，有特殊情况必须经过商务经理同意之后才能走，下午1：

30之前必须到公司，下午5:

30之前不能出去，有特殊情况必须经过商务经理同意之后才能走。

迟到、无故旷工按人事部规定执行。

3、公司商务无投标任务，且项目没有任务时，按国家法定假日休息，有工作任务时双休日不休息，工作任务较紧急情况下，公司商务必须服从领导的加班安排。

4、公司商务所有人员不能在公司走廊上随意走来走去，不能有穿拖鞋、大声喧哗、吃东西、等不礼貌的行为出现。

5、项目商务应严格遵守项目部规章制度。

不得有迟到、早退、旷工现象出现。

6、商务人员要爱护公司里的所有设备设施，如若损坏按原价赔偿。

7、有事不来上班的人员或者休假人员。

提前一天向负责人说明情况，并按人事部规定填写请假单经过同意之后方可休假。

不能当天请假如有违者将作罚款处理。

六、与其他部门协调配合

1、及时提醒经营部领取招标文件，标书做好后及时提醒经营部按时送达标书，在中标后，商务谈判结束后，及时提醒经营部对甲方的合同的跟踪索取。

2、及时提醒配合财务部预付款保函、履约保函的签订。

3、休息日加班，提前通知后勤人员安排好食宿。

4、及时将招标文件提交给工程部做技术标，与甲方的往来函件及时提交给工程部。

5、对于分包招标，工程部负责招标范围界定及品牌技术要求的界定，商务部负责起草、发放招标文件。

盛年不重来，一日难再晨。

及时宜自勉，岁月不待人。