第7章 进货管理.docx

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第7章进货管理

第6章进货管理4

6.1概述4

6.2详细使用说明4

6.2.1采购计划4

6.2.1.1要货缺货转采购计划4

6.2.1.2直配要货转采购计划4

6.2.1.3促销计划转采购计划4

6.2.1.4促销要货转采购计划5

6.2.1.5计划制定5

6.2.1.6计划修改5

6.2.1.7计划复制6

6.2.1.8计划审核6

6.2.1.9计划批量审核7

6.2.1.10计划查询7

6.2.1.11计划商品查询7

6.2.1.12作废计划查询8

6.2.2订单模板8

6.2.2.1模板制定8

6.2.2.2模板修改9

6.2.2.3模板查询9

6.2.2.4模板商品查询10

6.2.2.5永续订单生成10

6.2.3订单管理11

6.2.3.1空白订单打印11

6.2.3.2联营订单打印12

6.2.3.3订单制定12

6.2.3.4订单复制13

6.2.3.5订单导入14

6.2.3.6订单修改14

6.2.3.7挂帐订单发出16

6.2.3.8现金订单发出16

6.2.3.9订单批量打印16

6.2.3.10订单输出到文本16

6.2.3.11订单作废17

6.2.3.12作废订单删除17

6.2.3.13直接验收订单录入17

6.2.3.14直接验收订单导入17

6.2.3.15订单查询17

6.2.3.16订单商品明细18

6.2.3.17订货商品汇总18

6.2.3.18供货商订单汇总打印19

6.2.3.19定货合理性分析19

6.2.3.20过期订单查询19

6.2.3.21过期订单处理19

6.2.3.22作废订单查询20

6.2.4入库管理20

6.2.4.1商品到货预警20

6.2.4.2订单验收进价修改21

6.2.4.3无线终端验收21

6.2.4.4无线终端按厂家验收21

6.2.4.5订单验收入库21

6.2.4.6生鲜商品入库23

6.2.4.7未确认异地收货单查询23

6.2.4.8异地收货确认23

6.2.4.9验收单查询24

6.2.4.10生鲜验收单查询24

6.2.4.11分店自进货验收单24

6.2.4.12统一进货验收单24

6.2.4.13验收单商品明细24

6.2.4.14到货商品查询25

6.2.4.15类别进货统计25

6.2.4.16供货商进货汇总25

6.2.4.17供货商部门进货汇总26

6.2.4.18供货商直送门店汇总27

6.2.4.19入库人进货汇总27

6.2.4.20直配拣货单28

6.2.4.21多收货商品明细28

6.2.4.22订单商品缺货明细28

6.2.4.23商品缺货统计29

6.2.4.24供应商缺货统计29

6.2.4.25柜组缺货统计29

6.2.4.26ABC分类缺货统计29

6.2.4.27非正常到货报表29

6.2.4.28供货商到货统计29

6.2.4.29门店到货统计29

6.2.4.30柜组到货统计29

6.2.4.31类别到货统计30

6.2.4.32入库单越库配送30

6.2.4.33入库单二次备货30

6.2.4.34入库单计划分配30

6.2.5批次优先级30

6.2.5.1调整单录入30

6.2.5.2调整单修改31

6.2.5.3调整单确认31

6.2.5.4调整单查询32

6.2.6建议订货32

6.2.6.1补货分析32

6.2.6.2采购计划单生成33

6.2.6.3节假日要货计划分析33

6.2.6.4节假日进货计划分析34

6.2.7退货管理34

6.2.7.1退货计划制定34

6.2.7.2退货计划修改34

6.2.7.3退货计划审核34

5.2.7.4退货计划查询34

6.2.7.5退货单录入34

6.2.7.6退货单修改36

6.2.7.7退货单审核36

6.2.7.8异地退货确认37

6.2.7.9预退单查询37

6.2.7.10退货单查询37

6.2.7.11商品退货明细38

6.2.7.12商品退货汇总39

6.2.7.13货商退货部门汇总39

6.2.7.14货商退货汇总39

6.2.7.15类型退货汇总40

6.2.7.16门店类型退货汇总41

6.2.7.17预退货商品汇总41

6.2.7.18商品退货率41

6.2.7.19货商退货率41

6.2.7.20门店退货率42

6.2.7.21柜组退货率42

第6章进货管理

6.1概述

进货管理主要负责商品的订货、验收、退货和补货，也即主要处理进、销、调、存、结中的“进”。

宏业智能商业管理系统2005.5的进货管理子系统包括：

◆采购计划：

采购计划制定，采购计划审核后转化为订单，及直配要货单的处理。

◆订单模板：

制定订单模板后，可由电脑自动生成日配订单。

◆订单管理：

订单的录入，过期订单的清理；

◆入库管理：

商品验收入库，缺货分析；

◆批次优先级：

用来调整批次的优先级。

◆建议订货：

系统提供了先进的补货公式，计算机可自动生成采购计划单；采购员只需在此基础上根据当时情况做轻微调整便可生成订货单。

在减轻采购员工作量的同时，保证了库存的合理性；

◆节假日计划：

根据以往的销售、进货、配送数据进行特殊日期进货。

◆退货管理：

商品退货管理。

本系统采用单品批次进货模式，系统记录了每个单品的每个批次的进货商、进货数量、进价、现存、销售数量，因此可使企业真正做到准确的成本核算。

6.2详细使用说明

6.2.1采购计划

采购计划单的制定、修改、审核、查询等功能。

6.2.1.1要货缺货转采购计划

可将备货出货不足的商品自动转化为采购计划（单据号以大写字母J开头），转换时以主供货商为准进行。

6.2.1.2直配要货转采购计划

直配商品要货单发到总部后，总部通过直配要货转采购计划生成直配订单（要求直配商品在各门店都有商品供货协议）。

转换时以主供货商为准进行。

6.2.1.3促销计划转采购计划

6.2.1.4促销要货转采购计划

直配商品要货单发到总部后，总部通过直配要货转采购计划生成直配订单（要求直配商品在各门店都有商品供货协议）。

转换时以主供货商为准进行。

6.2.1.5计划制定

采购根据系统提供的数据制定采购计划单。

操作上，首先要选择用作计划制定的一段参考日期（缺省为上一个月），然后，在随后出现的窗口中（参见图5.1）输入部门编码、采购编码、备注信息，选择要作计划的商品。

选择商品后，系统将显示该商品的现存数量、在途数量、日均销量，采购人员可根据这些数据以及实际情况决定订货数量。

图5.1计划制定

6.2.1.6计划修改

采购计划单的修改、删除。

查询采购计划单，进入“采购计划单修改”窗口，如图5.2所示，双击选中的计划单或选择后单击“计划单修改”按钮可对计划单内容进行修改；单击“计划单删除”按钮可删除计划单。

只有未审核的计划单才可以修改、删除。

图5.2计划修改

6.2.1.7计划复制

根据计划已经制作好的某一部门的计划单，复制生成其他部门的计划单。

6.2.1.8计划审核

计划单审核，审核后其将自动转为订单。

具体操作是，查询要出计划单，双击选中要审核的计划单或选中后单击“计划单审核”按钮可进入审核窗口（见图5.3和5.4），单击“审核”按钮可将计划单按商品所对应的供货商转为相应的订单，同时还将原计划单删掉。

图5.3计划审核

6.2.1.9计划批量审核

功能同上，可以批量化的审核窗口内的所有采购计划单

6.2.1.10计划查询

查询得到计划单的详细信息，支持通用查询。

查询结果如图5.5所示。

图5.5计划单查询

6.2.1.11计划商品查询

查询计划单中所包含的商品、数量、进价金额等信息。

查询结果见图5.6所示。

图5.6计划商品查询

6.2.1.12作废计划查询

用来查询作废的计划单。

6.2.2订单模板

对于经常以固定的时间、数量进货商品，企业可制定订单模板，通过使用永续订单的生成可多次方便快捷的生成订单。

6.2.2.1模板制定

制定订单模板。

具体操做是，打开订单模板订定窗口，如图5.7所示，然后选择订货部门、供货商、订货商品、采购、输入订货周期、到货天数、订单有效天数等相关信息所有与订单模坂制定有关的信息选择或录入完毕后，单击“保存”按钮，订单模块便生成。

图5.7模板制定

6.2.2.2模板修改

订单模板的修改、删除，类似于采购计划单的修改、删除。

主要操作窗口见图5.8所示。

图5.8订单模板修改

6.2.2.3模板查询

查询订单模板的相关信息，支持通用查询。

查询结果如图5.9所示。

图5.9模板查询

6.2.2.4模板商品查询

查询订单模板内的详细商品信息，包括数量、进价等。

查询结果如图5.10所示。

。

图5.10模板查询

6.2.2.5永续订单生成

将订单模板转化为订单。

具体操作是先通过查询查到当前可生成订单的模板，选中后单击“确定”即可，操作窗口如图5.10所示。

一个订单模板，同一天只能生成一份订单。

如果当前日期与订单模板中记录的最新订货日期，两者的时间差小于订货周期，则不生成订单。

图5.11永续订单生成

6.2.3订单管理

企业决定进货时在系统中制订订单，商品到货后根据订单验收入库。

尚未到货的商品记入在途商品。

6.2.3.1空白订单打印

打印空白订单，空白订单是没有订货数量订单。

具体方法：

选择供应商和柜组后，将列出此供应商的商品，通过“删除商品”按钮删除掉不需要的商品，然后单击“打印”按钮即可。

“更换条件”按钮可重新查询。

如图5.12所示。

显示在图5.12中的所有商品都将被打印，除非用“删除商品”按钮将其删除。

图5.12空白订单的打印

6.2.3.2联营订单打印

为联营厂商打印订单。

具体方法与空白订单打印类似。

6.2.3.3订单制定

制定订单。

操作窗口如图5.13所示。

双击供货商编码输入框，可弹出供货商查询窗口，用来选择供货商；“选择商品”按钮（或在商品编码处双击），以进行商品的选择。

录入完毕后将会提示是否将订单发出，根据情况选择即可。

◆

订货部门必须是选择有订货许可的部门。

◆商品录入时，按鼠标右键可弹出快捷菜单，对需要订货的商品可方便增加、删除等操作；也可用“增加商品”，“删除商品”按钮来完成同样的工作。

◆录入商品时，既可以录入商品编码，条码，也可以是商品名称。

◆订单保存时，系统会提示“是否接着入库？

”，选“是”直接进入验收入库操作，否则可以录入下一张订单或退出。

◆如订单上的供货商有合同，则预到货日、有效日期系统会按合同规定的交货天数自动添加，也可根据实际情况手工修改。

◆“合同号”只起记录作用方便查询，也可不录。

◆付款方式：

挂帐、现金。

◆是否越库：

只有配送中心才可越库订单，选择越库分配按钮变成可操作状态，进入后可提前分配各分店的要货数量。

图5.13订单录入界面

分配

6.2.3.4订单复制

对于某些订单，用户可能要重复使用，为此系统提供了订单复制的功能，用户可以把以前的订单作为底稿通过复制产生同样内容的新订单。

操作步骤如下：

1．选择订单底稿，和订单查询的操作相同，查出要得到的订单（查询见订单查询）。

查询条件中的订单性质：

有“已经到货”、“尚未到货”、“已经发送”、“作废”四个选项。

2．在表中选择要复制的订单，双击后或按“订单复制”按钮系统弹出和所选订单内容相同的新订单，如图5.14所示。

若想看某订单的明细请按“订单明细”按钮，如图5.15所示。

图5.14查询到所需订单

用户也可按实际需要对新订单进行修改。

用户可修改供货商、商品、价格、数量的信息。

修改完成后，按“保存”即生成新订单。

图5.15订单复制

6.2.3.5订单导入

针对批发制单中的导出功能，可将批发单在此导入生成订单。

6.2.3.6订单修改

订单修改、删除。

注意：

只有尚未发出的订单才能修改或删除。

订单修改、删除的第一步是查询订单。

查询结果如图5.16所示。

图5.16订单查询结果

订单查找完成以后，便可进行订单的修改、删除。

若想看某订单的明细请按“订单明细”按钮。

订单删除

选择要删除的订单后，按下“订单删除”按钮，系统提示是否要删除此订单，回答“确定”，完成删除操作。

订单修改

按下“订单修改”按钮后，进入订单修改窗口，可以修改商品的数量、增加商品、删除商品，但订单的供货商等信息不可修改。

图5.17订单修改界面

6.2.3.7挂帐订单发出

用来发出订单，订单只有发出后才能验收入库，订单发出后就不可以修改了。

在订单发出时可以进行定货合理性分析。

6.2.3.8现金订单发出

6.2.3.9订单批量打印

用来批量打印订单。

6.2.3.10订单输出到文本

可以将总部为分店做的订单输出到文本后，再从门店的进货管理中导入。

6.2.3.11订单作废

用来处理已发出的订单，作废的订单才可以删除。

6.2.3.12作废订单删除

6.2.3.13直接验收订单录入

对于直接验收的商品可以通过直接验收订单验收入库，省去发出的操作过程，方法参照订单录入。

6.2.3.14直接验收订单导入

可将导出订单文本进行导入；导出参见5.2.3.9订单导出到文本。

6.2.3.15订单查询

按条件查询订单。

支持通用查询，查询结果如图5.18所示。

双击某一订单可看到其明细。

图5.18订单查询结果

6.2.3.16订单商品明细

查询订单上的商品信息。

支持通用查询，查询结果见图5.19所示。

图5.19订单商品查询

6.2.3.17订货商品汇总

汇总统计所有订单上的商品。

支持通用查询。

查询结果如图5.20所示。

图5.20订单商品汇总

6.2.3.18供货商订单汇总打印

用来将按供货商汇总打印订单。

6.2.3.19定货合理性分析

可以根据某段时间的定货情况和销售情况对定货合理性进行分析。

6.2.3.20过期订单查询

查询过期订单，查询方法同订单查询。

6.2.3.21过期订单处理

对过期订单进行处理。

可修改过期订单，单击“订单修改”按钮即可，修改方法如订单的修改（只需修改预到货日，有效日期即可）。

单击“订单删除”按钮可以删除订单；单击“订单作废”按钮使订单作废（订单作废的记录主要是为了分析供货商的到货情况）。

参见图5.21。

图5.21过期订单处理

6.2.3.22作废订单查询

查询已作废的订单，具体操作同订单查询。

6.2.4入库管理

入库管理主要完成商品验收入库、入库查询、缺货查询、入库撤单等工作。

6.2.4.1商品到货预警

可以查询指定条件的日期内商品的预计到货期和定货数量等。

6.2.4.2订单验收进价修改

订单验收入库时，如果实收进价与定货价格不同，可以在订单验收进价修改中修改进价，然后再验收入库，操作可参考订单验收入库。

6.2.4.3无线终端验收

6.2.4.4无线终端按厂家验收

6.2.4.5订单验收入库

首先查询要入库的订单，支持通用查询。

查询结果如图5.22所示。

图5.22查询要入库订单

选择要入库的订单，双击其或按下“订单入库”按钮进入“订单入库”窗口，如图5.23所示，输入入库人，单击“入柜”按钮，入库操作完成。

图5.23入库操作界面

到货数量与订货数量不符时提示

在订单验收入库时“蓝色字体”为可修改。

商品供货协议：

与供货商协商好的某一商品的进货价格，商品可以有多个供货协议，支持一品多供货商。

含税进价：

默认的是供货协议中的价格，在“系统维护”中可以设置进价是否控制，如控制则在入库时实际入库价格只能小于等于“含税进价”

到货数量：

如果到货数量小于订货数量则在入库时提示上面图片的提示，选择“是”系统将会根据商品订货数量与到货数量的差额重新生成这个供货商新的订单，选择否则放弃。

赠品数量：

如该供货商商品为送A赠A则将赠品数量填入，在入库时赠品数量将重新生成一个进价为零的批次。

批次：

单品批次进货模式，系统记录了每个单品的每个批次的进货商、进货数量、进价、现存、销售数量，因此可使企业真正做到准确的成本核算。

6.2.4.6生鲜商品入库

6.2.4.7未确认异地收货单查询

6.2.4.8异地收货确认

对于异地收货的验收单必须经过确认后，才能记入供货商往来帐。

点确认即可进行批量确认，点订单明细可以查询订单明细。

6.2.4.9验收单查询

入库后的验收单，是不可以修改的。

通过验收单查询，可方便的查询出想得到的验收单。

结果以列表的形式显示，双击任一条记录可查看明细。

查询结果如图5.25所示。

图5.25验收单查询

6.2.4.10生鲜验收单查询

6.2.4.11分店自进货验收单

分店自进货的供货商在门店验收完毕后发送到总部，便于总部管理者查询门店的验收情况。

6.2.4.12统一进货验收单

非分店自进货的验收单查询，

6.2.4.13验收单商品明细

同订单商品明细相似，列出所有验收单上的商品详细信息。

如图5.26所示。

图5.26验收单商品明细

6.2.4.14到货商品查询

通过到货商品查询，可方便的查出各个部门所订商品进货情况。

包括订货数量、订货成本、实到数量、赠送数量等信息。

如图5.27所示。

图5.27到货商品查询

验收单商品明细：

查询结果中包括未到货的商品

到货商品查询：

查询结果时只显示到货数量大于0的商品

6.2.4.15类别进货统计

按商品大、中、小类进行到货的查询统计，支持通用查询，统计包括各类商品的定货数量、定货成本、实到数量、进销差价等。

如图5.28所示。

图5.28类别进货统计

6.2.4.16供货商进货汇总

以供货商为单位按不同的日期区间进行统计供货商的进货情况。

6.2.4.17供货商部门进货汇总

按各供货商、部门汇总总部进货情况（各分店的直配不记入此内）。

如图5.29所示。

图5.29供货商部门进货汇总

6.2.4.18供货商直送门店汇总

与供货商部门进货汇总相似，供货商直配汇总主要对直配订单进行统计。

结果如图5.30所示。

图5.30供货商直配汇总

6.2.4.19入库人进货汇总

6.2.4.20直配拣货单

6.2.4.21多收货商品明细

可以查到订单中商品多收货的信息。

包括包括订单号、商品编码、商品名称、供货商名称、订购数量、实到数量、多到数量等信息。

结果以表格形式显示。

6.2.4.22订单商品缺货明细

可查到订单中商品缺货的信息。

包括订单号、商品编码、商品名称、供货商名称、订购数量、实到数量、缺货数量等信息。

结果以表格形式显示。

6.2.4.23商品缺货统计

6.2.4.24供应商缺货统计

查询在各供货商或者柜组进货中缺货品项次数（同商品种类）、总数量、和缺货金额。

结果以表格形式显示。

6.2.4.25柜组缺货统计

6.2.4.26ABC分类缺货统计

6.2.4.27非正常到货报表

6.2.4.28供货商到货统计

查询供货商、门店或者柜组的到货情况。

6.2.4.29门店到货统计

6.2.4.30柜组到货统计

6.2.4.31类别到货统计

6.2.4.32入库单越库配送

将入库的越库订单转成各个门店的配送单，转换后须审核单据，注意先前制作的订单必须是越库订单。

将要被转换成配送单的商品

已经转换成配送单格式

6.2.4.33入库单二次备货

根据门店要货单的缺货量入库后自动生成各门店的配送单，免去入库后再次录入配送单的步骤。

6.2.4.34入库单计划分配

配合节假日计划要货使用

6.2.5批次优先级

系统默认的是先进先出的批次管理，但为了特殊需要可以将后到的批次调整到先出的批次。

6.2.5.1调整单录入

可以在此选择要调整的商品的批次，将该批次设置为比较优先的批次。

如图：

图批次优先级调整

选择要调整的批次

设置优先级

6.2.5.2调整单修改

修改批次优先调整单。

6.2.5.3调整单确认

批次调整单录入完毕后需要确认才能生效参见图5.34。

图5.34批次优先级调整单确认

6.2.5.4调整单查询

用来查询批次进价调整单，支持通用查询。

6.2.6建议订货

系统根据用户设定的补货参数自动生成（向供货商的）补货建议。

补货参数基本项及概念如下：

商品日均销量

计算公式如下：

今日日均销量=昨日日均销量*0.9+今日销量*0.1

此公式只适用于不受季节因素影响的商品，对于那些受季节影响较大的商品不

适用。

库存下限：

商品在货架上可以存放的最小数量。

库存上限：

商品在柜组里可以存放的最大数量。

最小订货量：

与厂家之间协定的最小订货数量，可能为零。

到货天数：

订单发出后至商品到货之间的天数，由供货商控制。

订货周期：

每隔几天订一次货，订货周期的制定应考虑到：

如果：

订货周期×日均销量+库存下限>库存上限，则订货周期应缩短。

注：

由于节假日销量与平时不同，需做人工调整。

6.2.6.1补货分析

系统按用户设定的参数自动对商品进行补货分析。

参见图5.35。

销量伸缩比是考虑到某些受季节或其他因素影响的商品，在系统产生补货时，日均销量将按正常销量乘以销量伸缩比计算。

正常补货：

指在订货点才能生成补货。

紧急补货：

可在任意时间补货。

补货的数量=补货天数*日均销量；补货天数=补货周期（设定天数）+保险天数

图5.35补货分析

6.2.6.2采购计划单生成

生成采购计划单。

查询条件和补货分析查询操作相同，输完后点“确定”按钮后会提示”正在生成计划单”，系统自动查询需要补货的商品，如有则生成采购计划单，如没有则提示“没有商品需要补货”。

6.2.6.3节假日要货计划分析

根据往年的历史销售数据和节日前期的销售数据进行对比，由系统计算出数据参考。

6.2.6.4节假日进货计划分析

同上查询进货计划

6.2.7退货管理

主要用于完成商品退货工作。

包括退货单录入、退货单修改、退货单审核等。

6.2.7.1退货计划制定

与采购计划类似，不用区分供货商，直接录入商品，在审核时由电脑来自动进行区分。

6.2.7.2退货计划修改

修改未审核的退货计划

6.2.7.3退货计划审核

退货计划的审核，在审核后退货计划中的商品会以供货商为单位进行分组

5.2.7.4退货计划查询

查询已审核或者是未审核的退货单。

6.2.7.5退货单录入