办公软件教程从零基础学起.docx
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办公软件教程从零基础学起
办公软件教程-从零基础学起
OfficeXP主要包括:
字处理软件Word、Excel、
PowerPoint等应用程序。
它们具有统一的界面、相似的常用工具栏及大同小异的操作方法,只是各自的侧重点有所不同。
Word是文字处理软件。
它集成文字处理、表格处理和图形处理于一体,汇集了对各种对象的处理工具,使图片、图表、表格、艺术字等的处理得心应手。
Excel是以表格化数据处理为基础的集成化处理软件。
它不但能实现电子表格数据处理,也具有数据库管理、统计图表自动生成等功能。
PowerPoint是创作电子演示文稿的软件。
利用它可以方便地制作出集文字、图形、图像、声音、视频和动画于一体的多媒体演示文稿。
、Word特点
1.对文档提供了多种查看方法;
如:
普通视图、页面视图、大纲视图、Web版式视图、文档结构图、全屏显示、Web
页预览、打印预览等。
2.具有专业级的表格处理功能;
3.使用方便的多栏彩色图文混排、艺术字处理;
4.具有功能很强的数学公式编辑器;
5.具有多种类型文件的转换功能。
二、窗口介绍
菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、正文编辑区、状态栏、标尺、滚动条等。
注:
工具栏的显示与隐藏(视图→工具栏→各种工具栏。
)
三、页面设置:
“文件”→“页面设置”。
1.纸张的大小(常用的纸张:
A3、8K、B4、A4、16K、B5。
)2.设置页边距:
调整正文到纸张边界[2][]大2小。
四、文档编辑
1.建立文档(Ctrl+N)
(1)录入文字,录入时不要排版,每()1一段敲一次回车,每段前空两个汉字位置
(2)特殊符号录入:
“插入”→“符号”或用动态键盘。
(3)显示/隐藏文档中的非打印符号。
2.保存文档
(1)保存(Ctrl+S)
(2)另存为
3.打开和关闭文件(打开:
Ctrl+O)
4.文档选择基本方法
(1)拖动选择
直接拖动是移动
Ctrl+拖动复制
(2)选定区(栏)选择选择一行→单击行首的选定栏。
选择一段→双击段首的选定栏。
选择全文→三击选定栏(Ctrl+A)。
(3)矩形块选择:
Alt+拖动。
5.基本编辑操作
(1)插入:
单击定位插入点,直接输入文字。
(2)删除:
选中→“Delete”。
(3)恢复、撤消:
Word能够撤消100步内所做的编辑操作(Ctrl+Z)(Ctrl+Y)
(4)移动:
选中→直接拖动。
(5)复制:
选中→Ctrl+拖动。
(6)简捷菜单:
选中→单击鼠标右键→选择相应的操作。
注:
Home/End
Ctrl+Home/Ctrl+End
Shift+Home/Shift+End
Shift+Ctrl+Home/ShiftCtrl+件尾
Ctrl+F/Ctrl+H/Ctrl+G
Ctrl+P
光标移到一行行首/行尾
光标移到文件行首/行尾选中当前光标位置到行首/行尾
End选中当前光标位置到文件首/文
查找/替换/定位
打印
五、字符格式设置:
汉字字模、字体、字号的概念
1.字体:
汉字的体式和风格,常用的字体有(XX、仿宋、楷体和黑体四种)字体同时又是区别版面中标题与正文,主要内容与一般内容的表达式。
2.字形:
字的形态。
例如:
长形、扁形、粗笔、细笔等。
3.字号:
字的大小规格。
4.字模:
在铅字中字模是铸铅活字的模型,例如:
铜模等。
在计算机信息处理技术中,字模是字体、字形数字体的数据信息。
5.基线:
无论一行字有多大或多小,字的底部总是在一条线上。
例如:
中华人民共和国
六、字体字号的选用原则
1.书宋:
SS笔画横平竖直,粗细适中,布局合理,使人看起来清晰爽目,久读不易疲劳,经试验统计表明,在同样字号,同样阅读条件下,XX与其他字体相比,阅读最省视力,所以一般书刊的正文都用XX体。
另外印刷性好,一般书籍正文都用5号字XX。
2.楷体:
K笔画接近于手写体,直接由古代书法发展而来,字体端正匀称。
一般用于:
(1)小学课本及幼教读物,选4号楷体。
(2)中小号标题、作者署名等,但用楷体作标题时,至少要比正文大一个字号。
(3)报刊中的短文正文。
3.仿宋:
F是古代印刷体,笔画粗细一致。
一般用于:
(1)作中、小号标题。
(2)报刊中的短文正文。
(3)小4号、4号、3号字的文件。
(4)古典文献和仿古版面。
4.黑体:
H横竖笔画粗细相同,平直粗黑。
一般用于:
(1)各级大、小标题字,封面字。
(2)正文中要突出的部分。
5.小标宋:
XBS笔画横细竖粗,刚劲有力,笔锋突出,是华光系统基本字模中理想的排大、小标题字、封面字的字体。
6.报宋:
BS字形方正、笔画比XX细,比仿宋粗,排报纸版心字,用小五号或
六号报宋。
7.段落格式:
完成段落内部、段落之间的格式处理。
(1)段落标记符
(2)调整段落中的行距、段落之间的间距:
“格式”→“段落”。
(3)首字下沉:
“格式”→“首字下沉”。
(4)缩进(用标尺):
首行缩进、悬挂缩进、左、右缩进(“Alt”+拖动:
微移)。
8.页码设置
(1)插入:
“插入”→“页码”。
(2)删除:
任选某一页页码删除,全部的页码都删除。
9.页眉和页脚:
“视图”→“页眉和页脚”。
创建不同的页眉和页角
(1)必须先在需要使用不同页眉页脚的文档处插入一个分节符。
(2)在页眉工具栏上“同前”按钮,断开和前一节的连结。
(3)然后才能为该节创建新的页眉和页角。
首页:
开始页设置
10.拼写检查:
“工具”→“拼写和语法”(F7)。
11.脚注和尾注:
“插入”→“引用”→“脚注和尾注”(Ctrl+Alt+F/Ctrl+Alt
+D)。
12.字符加圈:
“格式”→“中文版式”→“带圈字符”。
七、表格编辑
五、表格编辑
1.显示“表格与边框”工具栏。
2.单击“插入表格”工具栏,插入任意行列表格。
强迫表格折分:
——Ctrl+Shift+Enter
强迫表格折页:
——Ctrl+Enter
3.增加行:
将光标移到表格最后右侧回车符处回车即可。
4.增加列:
用拆分单元格或用铅笔画竖线即可。
5.调整行高与列宽:
鼠标按线左右、上下拖动或双击要调整的竖线。
6.单元格的拆分、合并:
“表格和边框”工具栏→“合并”、“拆分”按钮或用快捷方式。
7.单元格内容的调整。
8.更改单元格间距→“选项”→允许调整单元格间距→输
入数值
9.绘制斜线表头:
“表格”→“绘制斜线表头”或用铅笔画。
10.连续排表题:
选择表题行表格——表题行重复。
11.将表格转化成文本、或将文本转化成表格。
将表格转化成无格式文本:
复制—编辑—选择性粘贴—形式
六、分栏与图文混排
1.分栏:
选定要分栏的内容→“格式”→“分栏”。
2.图文处理:
单击定位插入点→“插入”→“图片”→选择所需的图片。
3.文本框:
“插入”→“文本框”。
文本框的链接和断开:
4.艺术字体:
常用工具栏→“绘图”按钮→“插入艺术字”5.数学公式:
“插入”→“对象”→选择“Microsoft公式”选项。
7
xidx
8
10a3
例:
s3xia3a3
i1xiyi
注:
Ctrl+←↑↓→
微移
Shif
强制画正方形、正圆
Shif+Ctrl以当前点为中心横、竖同时扩大并强制画正方形、正圆
附加内容
1.水印:
在文档的背景设置一些隐约的文字或图案。
(1)“视图”→“页眉和页脚”→“显示╱隐藏文档文字”。
(2)插入图片或艺术字。
(3)利用“图象控制”改变图形的颜色,环绕方式设置为“无环绕”
(4)关闭“页眉和页脚”工具栏,在文档的每页将看到水印。
2.邮件合并:
“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并向导”。
资料1:
学号
姓名
高数
英语
物理
政治
家长姓名
家庭住址
邮编
0100100
1
理想
80
85
91
77
理由
北京
100100
1
0100100
2
李黎明
82
79
87
70
李建设
西安
710410
0100100
3
解晓文
57
90
65
80
解大明
天水
741100
0100100
4
闫岩
92
83
90
93
闫立军
太原
030056
0100100
5
张樟
76
58
81
90
张国庆
石河子
832100
0100100
86
93
75
65
李成功
成都
610101
6
李亚菲
资料2:
成绩通知单家长:
您好!
现将同学本学期学习成绩报告如下,希望您督促同学利用假期复习,温习功课,
迎接新学期的到来。
高数:
英语:
物理:
政治:
此致
敬礼
XX大学信息工程学院2005年11月4日
3.公章(利用绘图工具)
4.制表位设定(几行文本按列对齐或制作不带表格线的简易表格)“格式”→“制
表位”
5.
(1)可读保护:
(只能看内容不能修改)
“工具”→“保护文档”→选择“窗体”→输入密码→“确定”→再输入密码→“确定”。
解除普通密码:
“工具”→解除密码保护→输入密码→确定
(2)绝密保护:
(不能看内容也不能修改)
工具”→选项→安全性
Excel部分
一、基本概念
1.工作薄:
一个Excel文件就是一个工作薄,扩展名为.xls,可以包括若干个工作表。
2.工作表:
由若干行和列组成,对应一个二维表格,最大行65536行最大列255列
3.单元格:
行列交叉的小格子,相当于表格中的一格。
4.数据类型:
Excel中常用的数据类型为字符型(或文本型)、数值型。
5.字符型数据:
可以由任意键盘符号组成,没有大小、多少等数值含义。
6.数值型数据:
由0-9、小数点、正负号等字符组成,有大小、多少等数值含义的数据。
二、工作表的编辑
1.单元格的编辑
(1)数据的录入、类型的定义(注意:
纯数字字符录入)。
输入文本:
如电话、邮政编码等作这字符串处理,在数字前加一个单引号
输入数值:
数据如果位数过长容纳不下时,会自动进行格式转换。
数值型数据:
右对齐。
输入日期:
2002-4-1或2002/4/1当前日期输入:
“Ctrl+;”
输入时间:
a上午;p下午:
9:
05P,时间后空一格,21:
05:
00当前时间输入:
“Ctrl+Shift+:
”
(2)数据的修改、删除、复制、移动、自动填充(完成学生名单、成绩单录入)。
自动填充:
不连续单元格填充:
先选定要填充的单元格,编辑格——“Ctrl+Enter(3)单元格格式的设置(给学生名单、成绩单添加标题与制表日期)。
(4)自定义序列:
“工具”→“选项”→“自定义序列”→“录入新序列”→添加即可。
(5)数据有效性:
数据——有效性
(6)相对引用:
就是直接使用单元格地址,如:
A1、B2、D2,
绝对引用:
是在行号和列号前加$符号。
如:
$A$1绝对引用不会随公式变化。
混合引用:
既有绝对引用又有相对引用,如$A4,B$5公式的相对引用部分随位置
变化,而绝对引用部分将保持不变。
2.单元格的选择
三、基本功能
1.数据处理
(1)数据计算(完成学生成绩、派车单计算)
Sum:
求和
Average:
求平均
Rand:
得到一个(0,1)区间的随机数
Int:
取整
Rank:
排序(名次)
And:
所有条件是都正确
IF:
条件格式(=if(b1<60,"不及格","及格"))
(2)条件格式:
选择区域→“格式”→“条件格式”(在学生成绩表中标出高分为红色)。
(3)排序:
选择内容→“数据”→“排序”(完成学生成绩单、派车单)。
(4)数据筛选:
选择内容→“数据”→“筛选”。
(5)分类汇总(派车单)
A、选择所有数据,按分类项进行排序。
B、“数据”→“分类汇总”。
(6)图表(学生成绩单)
2.页面设置:
“文件”→“页面设置”或在打印预览设置(派车单)。
3.窗口拆分与冻结窗格
四、表格排版
1.纸张大小设置;
2.完成表格中各项计算内容;
3.加表格线,设置合适的行高;
4.打印预览,查看初步排版效果,并在其中单击“页边距”按钮,对各行宽度及上下、左右边距进行调整;
5.单击“设置”用表标题作页眉,用页码作页脚,使每页都有表标题和页码;
6.斜线设置。