采购工作手册.docx
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采购工作手册
采购工作手册
说明
为了实现开展的采购、定板定样工作的高效、透明，透过整理公司现有的工作流程，完善招标过程中的工作程序，根据采购管理的工程流程，编制本工作手册。
本工作手册适用于采购组人员。
1、采购人员工作一览表
2、采购人员工作职责
3、采购人员行为规范
4、采购工作计划编制作业指导书
5、合作商信息库管理作业指导书
6、程工及材料设备的招标工作作业指导书
采购工作一览表
工作内容
岗位
工作成果
相关文件
说明
招投标过程管控
招标发起
采购主管（专员）
《招标工作表》
《工程及材料设备的招标工作作业指导书》
《招标工作跟踪表》
招标准备
《招标领导小组成员审批表》
《招标方案审批表》
《入围单位审批表》
《招标文件》
招标
《招标答疑记录》
回标
《开标揭示表》
定标
《询标纪要》
《标书商务分析表》
《标书技术分析表》
《施工单位考察报告》
《定标情况汇总表》
合同签订
合同
资料整理移交
《招标资料清单》
《招标资料移交清单》
《招标资料清单》
《招标情况交底表》
采购计划编制
年度计划编制
《项目招标采购计划》
《采购工作计划管理作业指导书》
招标计划的跟踪
《招标工作跟踪表》
合作商信息库建设
《承建商报名表》
《合作商信息库管理作业指导书》
《供应商报名表》
《潜在合作商信息库》
《合作商考察报告》
《合格供应商信息库》
《合作商升级审批表》
采购管理人员工作职责
成本部经理
一、职位概况
职位名称
成本部经理
直接上级
总经理
所属部门
成本部
部门类别
业务部门
职位编号
职位编制
职位使命
依据公司发展战略和经营计划，组织项目工程供方及材料设备的采购供给，满足项目实际需求，实现公司的发展目标。
二、职位关系
三、岗位职责
职责概述
工作职责和工作内容
参与经营
管理
1）参与战略规划，提出建议并参与决策；
2）参加公司决策委员会，对相关重大经营管理活动提出建议并参与决策；
部门管理
1）根据公司年度经营管理计划，编制本部门整体工作计划，并负责落实和监督；
2）负责建立、修订和完善各项行政管理制度并监督实施；
3）提出下属人员的任免、岗位设置调整建议，经总经理审批后公布执行；
4）负责对直接下级进行绩效考核、考核面谈，负责提升下属员工的素质和能力；
5）负责本部门的年度费用控制和预算管理，审核本部门的各项财务费用支出；
6）协调下属员工之间的工作关系，促进部门工作效率提高；
供应商
管理
1）组织搜集工程承包商（包括监理单位）和材料供应商的信息，建立公司合作伙伴信息库。
2）定期组织对合作伙伴的评价工作，建立和维护合格供方清单。
3）指导、监督项目公司建立供方管理体系与供方信息库。
工程采购
1）组织权限范围内工程供方的选择。
2）根据项目总体控制计划的要求，组织编制《工程采购计划及采购分判方式》并组织实施。
3）指导和监督公司的工程采购。
材料设备
采购
1）组织权限范围内材料设备供方的选择。
2）根据项目总体控制计划的要求，组织编制《材料设备采购计划及采购分判方式》并组织实施。
3）指导和监督公司的材料设备采购。
招标组织
1）组织权限范围内的工程及材料设备的招标/邀标组织工作。
其他
1）完成上级安排的其他工作。
采购主管（专员）
一、职位概况
职位名称
采购主管（专员）
直接上级
成本部经理
所属部门
成本部
部门类别
业务部门
职位编号
职位编制
职位使命
在成本部经理的领导下，负责采购工作的具体实施，确保项目按计划进度向前推进。
二、职位关系
三、岗位职责
职责概述
工作职责和工作内容
参与部门管理
1）参与部门管理，提出改善工作的建议；
2）参加部门的相关工作会议，参与部门相关重要事项的决策；
采购实施
1）开展市场调查，及时收集、整理、更新材料、设备、服务等的市场价格信息及近期动态；
2）广开渠道、开发符合标准要求的供货商并协助进行评价分级；
3）组织工程供方及材料设备供方的考察并编写考察报告。
4）协助招标专员组织采购的招标、评标、开标等工作；
5）根据年度经营计划及项目的进度要求、招标计划等编制年度采购计划，经部门领导批准后组织实施；
6）具体实施工程及材料设备的采购工作；
7）负责权限范围内工程采购及材料设备采购合同的拟定、谈判、传签等工作。
8）负责组织相关部门进行对合作伙伴的评价工作，建立和维护合格供方清单。
其他
1）完成上级安排的其他工作。
采购人员行为规范
采购人员工作的特殊性，采购的公正性更取决了采购人员的行为规范，在做到的公司的行为规范的要求下，以下内容为全体采购人员的行为规范：
1、采购人员在采购过程遵循透明、公开、公正的原则，努力完成采购过程各项工作内容，仔细分析采购各阶段的成果，采用客观的态度和准确的数据完成采购的各项工作。
2、维护公司利益是采购人员的义务，采购人员不得从事、参与、支持、纵容对公司潜在或现实的危害行为，发现公司利益受到损害，采购人员应及时向公司汇报，不得隐瞒。
3、严禁采购人员超出公司授权范围或业务指引的要求，对客户和业务指引的要求，对客户和业务关联单位作出书面或口头承诺。
在公司内部，职员应实事求是地工作作出承诺，并努力兑现。
4、公司一切未经披露的招投标资料、合同文件、客户资料、中标情况和统计信息等均为企业秘密，采购人员应严守秘密不得向外泄露。
5、采购人员本着服务的态度，在招标过程中对今后工程开展、成本测算和工程决算中可能产生歧义的内容必须与相关部门充分沟通，分析利弊。
杜绝工作推诿的现象产生。
6、采购各级人员中与合作商有亲属、同学等直接关系的人员应采取回避原则，采购人员本人不可参与该项目的招投标和采购工作。
与采购各级人员有关系（指亲属、同学等）的现有合作商必须公开其名单，便于公开监督。
7、涉及合作商给我公司最优惠价格的事宜，我方人员必须遵守相关约定给予外部保密，任何情况不得向外部泄露商业机密。
8、与合作商接触过程中我方人员必须诚恳、热情、礼貌对待，不得有粗鲁语言或行为的现象。
9、我方人员不得接受供应商的宴请，如确实因工作关系需要进行会餐的，经上一级主管领导同意后由我方宴请。
10、我方人员一律不得接受供应商的礼物、红包以及一切形式的回扣，如有特殊原因无法推辞的，所接受物品全部上交公司。
11．支持性文件
11.1工程及材料设备招标工作作业指引
11.2供应商评估作业指引
11.3招标采购工作计划管理作业指引
11.4合作商信息库管理作业指业指引
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