兰州市档案业务培训讲义《照片 录音 录像档案管理.docx
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归档文件整理规则
A、《归档文件整理规则》的出台背景
《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。
由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措，也是档案基础业务建设方面的一个重大变化。
《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。
《规则》的出台，是国家档案行政管理部门对此做出的明确回答。
它既不是全面否定传统做法，也不是照搬国外模式，而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和国外经验的综合、扬弃、继承和发展。
作为档案工作的一项基础性法规标准，《规则》带来的是操作方法上的一次创新，更是一次观念上的突破。
由于其内在的科学性、合理性，《规则》充分适应了现实工作的需要，体现出了应有的超前性和导向性，为归档文件整理改革提供了一个富有生命力的解决方案。
B、归档文件整理的方法步骤
第一步：
收集应归档文件
收集应归档文件，是机关档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。
一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，归档范围以是否反映本机关工作活动、具有查考利用价值为依据确定。
讲解《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的六个特点：
根据2006年12月18日国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）第三条，机关文件材料归档范围可以归纳为四个方面：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
同时，《规定》第四条规定了机关文件材料的不归档范围，也包括四个方面：
（一）上级机关普发且不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料以及供参考、阅知的抄送文件；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿及校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，有关用于工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料和不需要办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。
有关归档工作需要注意的几个问题：
（一）为了确保机关文件材料归档工作的顺利进行，《规定》第五条要求，凡属机关归档范围的文件材料，必须按规定向本机关档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
（二）应归档电子文件包括相关的元数据和背景信息。
这里需要明确两个有关电子文件的专业术语，一个是元数据，它是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
一个是背景信息，它是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理的过程与结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（三）纸质文件包括其正本、定稿、发文稿纸和文书处理单。
（四）联合召开会议或联合行文所形成的文件材料，以主办单位为主进行归档，原件由主办单位存档。
根据以上规定，机关文件材料的归档范围具体如下：
（一）应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：
1、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；
2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
3、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；
4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；
5、上级机关转发本机关文件的文件。
（二）应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：
1、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；
2、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；
3、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；
4、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；
5、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；
6、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；
7、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；
8、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；
9、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；
10、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；
11、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；
12、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；
13、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；
14、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；
15、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；
16、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；
17、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；
18、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；
19、本机关财产、物资、档案的交接凭证和清册、房地产凭据；
20、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；
21、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；
22、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；
23、各种普查工作形成的文件材料；
24、死亡干部档案材料。
（三）应归档的同级机关和无隶属关系机关的文件材料，主要有3个方面：
1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；
2、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料；
3、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。
（四）应归档的下级机关的文件材料，主要有3个方面：
1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；
2、下级机关报送的法规性备案文件；
3、直属单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表。
各单位的历史沿革、职能范围、工作性质不同，应结合自身实际，根据上述通用归档范围，制定本机关、本系统的文件材料归档范围。
在判断文件材料归档还是不归档，主要把握2点：
一是“以我为主”。
另一点是“对我有用”。
制定文书档案的归档范围，我们要明确范围包括三部分，一是本级发文，一是上级或同级其他单位来文，一是下级上报文。
有的单位将上级来文或下级来文存放在相关业务处室不归档，这种做法是错误的。
如某林业局（上级普发文）。
在制定归档范围时还要考虑，不仅仅红头文件需要归档，还有很多没有文头的文件也很重要，需要归档。
比如单位党组会议记录、办公会议记录，有的单位保存在个人手中，没有归档，有的人认为是自己个人的资料还拒绝归档。
人事方面的干部职工花名册、统计年报、工资晋升表、党员统计年报、外出参加会议带回来的会议材料、一些重要的传真件等。
另外， 在判定不归档文件材料范围，需要严格控制，不要为了照顾文件的厚度，便于装订，刻意地扩大范围。
我们在在制表时要针对本机关的实际情况，对有些类别文件材料较少可归到综合类来。
也不要为了便于查找，对抄送件、参阅件割舍不下，这对机关档案的移交与保管是有害无益的。
第二步：
确定归档文件整理保管的单位——“件”
应归档文件收集齐全完整后，即应正确确定归档文件的整理保管单位——“件”，具体做法如下：
（一）一般以一份文件为一件，如：
某单位收到的“中共甘肃省委组织部印发《关于进一步加强非公有制经济组织党的建设工作的意见》的通知”（甘组通〔2002〕61号）、本机关形成的党组会议记录等，即可直接作为一件进行整理保管。
（二）文件的定稿和正式印发件合为一件，这种情况主要是指本机关的正式发文和机关内部制定的规章制度等类似情况。
（三）正文与附件合为一件，例如：
《甘肃省档案局关于通报2000年度全省档案工作目标管理任务完成情况和下达2001年度目标管理任务的通知》（甘档〔2001〕18号），其后有“2001年全省档案工作目标管理任务指标表”和“关于2001年全省档案工作目标管理任务有关问题的说明”两个附件，整理时要作为一件对待，不能分开。
（四）转发文与被转发文合为一件，例如：
“中共甘肃省委办公厅转发省档案局党组《关于进一步加强全省档案工作的意见》的通知”（省委办〔2003〕66号）一文，前面的“通知”是转发文，后面所附的“意见”是被转发文，整理时要作为一件对待，不能分开。
（五）问文与复文，分为以下两种情况：
1.同一年内形成的相关的请示与批复、报告与批示或函与复函，合在一起作为一件进行整理保管；
2.跨年度的相关的请示与批复、报告与批示或函与复函，因其复文会不会形成、何时形成的不确定性，所以整理时可以不必等待。
若复文在以后的年度形成，整理时可以将问文、复文各作为一件对待，各自归入所形成的年度，并且在各自的目录备考栏内注明互见，以避免漏检。
若复文未产生，则将问文放在其所形成的年度进行整理即可。
（六）文书处理单应作为相关文件的一个重要组成部分，合为一件整理。
（七）报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等类似文件材料，按其本来的形式，一个自然本（册）为一件。
（八）原件与复印件合为一件整理。
这里的复印件指类似于以下的情况：
重要的热敏纸传真件保存期限很短，归档时必须采取复制的办法进行抢救而产生的复印件。
（九）附件达到或超过三份并且总厚度超过2厘米的文件，为装订、复印、查阅方便，可从第二份附件起，将附件作为一件独立的文件进行整理、编目和保管，但要在编目时予以注明，以避免漏检或者误检。
第三步：
归档文件的装订
凡是归档文件一般按“件”进行装订。
（一）装订前的准备工作
1、技术加工，主要包括以下三项内容：
a.检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予以修整，有不宜永久、长远保存的应予以复制；
b.装订边太窄的适当加宽，纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切，小于国标16K的应酌情按A4或16K进行背贴；
c.剔除多余的重份和不必要的复制件。
2、系统排列，一份文件由几部分组成时，装订前应按下列顺序进行排列：
a.正本在前，定稿在后；
b.正文在前，附件在后；
c.原件在前，复制件在后；
d.转发件在前，被转发件在后；
e.批复在前，请示在后；
f.汉文文本在前，外文文本、少数民族文字文本在后；
g.文书处理单放在相关文件之前，按文件首页对待。
（二）装订方法
A、10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。
B、永久、30年保管的文件，可根据本单位实际情况采取下列两种方法中的一种：
一是不锈钢夹装订法，即采用专门制作的订书机和不锈钢夹进行装订。
为减少厚度，一般件号为单号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各2厘米处，件号为双号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各4厘米处。
二是线绳装订法，即使用细线绳装订文件，要求统一在距离文件左侧边沿1.2厘米处，上下均匀扎三个相距7厘米的孔，穿上细线绳适当抽紧并打结即可。
C、太薄或过厚文件的处理：
对于太薄或过厚的文件，如果使用钢夹或细线绳装订不方便时，太薄的可以使用少许浆糊逐页进行粘贴，过厚的可以采用粗线绳按照以往案卷的“三孔一线法”进行装订。
第四步：
给归档文件编页号
按照《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，归档文件按照以下方法编写页号：
（一）以“件”为单位编写页号，也就是每件均从“1”开始编起，件与件之间不连续编写页号，这也是与以往以“卷”为整理保管单位时编页号方法的不同。
（二）页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角。
（三）一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。
第五步：
归档文件的分类
一个单位对归档文件如何进行分类，可视具体情况采取下列两种方法中的一种：
《实施意见》第九条：
文件材料分类方案一级类目的设置只能选用下列两种模式中的一种，且确定后一般不能轻易变动：
（一）机构分类法。
即按本单位内设的处（室）、科（室）或部（室）等对文件材料进行分类，凡是内设机构健全稳定、分工具体明确、文件材料多的单位采用此方法。
对于采用年度-机构-保管期限的分类方法的单位，在编制工作方案时，就要按机关内设机构一个一个的编制，最后形成一个总表。
这种方法与以往一个机关编制一个笼统的归档范围和文书档案保管期限表相比，更具有针对性和实用性，这种方法也是经过国家档案局和省档案局实践过的。
另外，不要把党组或党支部的材料遗漏掉。
因为党组或党支部不是机关内设机构，在此强调一下
（二）问题分类法。
即按本单位产生的文件材料内容所反映的问题进行分类，凡是内设机构经常变化、分工比较粗、或没有内设机构、文件材料比较少的单位采用此方法。
这里要说明的是：
有些单位，由几个部门组成，如兰州市档案局、兰州市档案馆局馆合一，但发文时没有区分开，只说兰档发，所以在编制的《机关文件材料分类方案、归档范围和文书档案保管期限表》时按机构或问题进行编制。
但如市委政法委他由区棕治办、禁毒办、610办、铁护办、政法委组成，市外办由引智办和外事办组成，但发文时各部门都区分开了，所以在编制的《机关文件材料分类方案、归档范围和文书档案保管期限表》时先把部门分开，再按机构或问题进行编制。
（一）“内设机构”分类法。
此法适用于内部机构多而稳定，分工比较明确且文件数量比较大的单位.
（二）“问题”分类法。
此法适用于内部机构比较少，分工比较粗或无内部机构且文件量小的单位，举例如下：
例一：
兰州市档案局（馆）归档文件材料分类方案
序号
类名
1
党群工作类
1.1
党支部（包括纪检、监察、审计、、民主生活、会议记录工作）文件
1.2
工会文件
1.3
共青团支部文件
1.4
妇女委员会文件
2
行政管理类
2.1
政务工作文件
2.2
财务工作文件
2.3
安全保卫工作文件
2.4
后勤服务工作文件
3
人事劳资类
3.1
机构、职能、编制文件
3.2
人事劳资文件
3.3
干部培训教育文件
3.4
档案专业职称评聘文件
4
档案事业管理类
4.1
综合性文件（全省和全市档案事业规划计划、全省和全市综合性档案工作会议文件、全市档案事业统计年报及其他档案事业管理综合性文件）
4.2
法制工作文件
4.3
监督指导工作文件
4.4
信息化、科技档案工作文件
4.5
档案征集管理工作文件
例二：
××市西峰区运输管理所归档文件材料分类方案
序号
类名
1
党群工作类
1.1
本所党建党务工作产生的文件材料和上级党组织的来文、会议文件
1.2
本所工会工作产生的文件材料和上级工会组织的来文、会议文件
1.3
本所共青团工作产生的文件材料和上级共青团组织的来文、会议文件
1.4
本所妇女工作产生的文件材料和上级妇女组织的来文、会议文件
2
政务事务类
2.1
本所产生的政务事务管理性文件材料
2.2
上级机关属于政务事务管理的普发性文件、会议文件
2.3
同级机关属于政务事务管理的普发性文件、会议文件
2.4
下级单位报送的政务事务性文件
3
人事劳资类
3.1
本所产生的人事劳资方面的文件材料
3.2
上级机关属于人事劳资工作的普发性文件、会议文件
3.3
同级机关属于人事劳资工作的普发性文件、会议文件
3.4
下级单位报送的人事劳资方面的文件
4
运管业务类
4.1
本所产生的运管业务文件、会议文件
4.2
上级机关属于运管业务的普发性文件、会议文件
4.3
同级机关属于运管业务的普发性文件、会议文件
4.4
下级单位报送的运管业务文件
在此分类方案中，所设类目名称要简明确切，相互之间无交叉重复问题，排列顺序应与约定俗成的习惯相吻合。
一个档案管理人员在着手整理本单位的归档文件时，应当首先选择、制定出分类方案，将其作为整理文件的指南。
分类方案确定之后，如无大的或实质性的情况变化，要保持相对稳定，一般不宜大动。
第六步：
归档文件的鉴定
鉴定是档案管理学的一个专业术语，是档案工作的一项重要内容，目的是判断文件的价值大小，并据以确定其保管期限。
根据2006年12月18日国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（简称《规定》），文书档案的保管期限分为永久、定期两种。
其中定期又分为30年、10年。
判断归档文件保存价值并进而划定归档文件保管期限总的原则是：
坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据机关工作和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。
具体如下：
凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管，永久保管的文书档案主要包括8个方面的内容：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用和重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
凡是反映本机关一般工作活动，在一定时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管，定期保管的文书档案主要包括9个方面的内容：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示以及一般性的工作报告、总结、统计报表；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上的计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
各单位档案管理人员应根据上述基本的、通用性的要求，结合本单位的实际情况，编制本机关乃至本系统的文书档案保管期限表，经本机关领导人审查批准后执行。
为了掌握文书档案保管期限的一般标准，我们不妨浏览一下国家档案局制定的《机关文书档案保管期限表》：
《文书档案保管期限表》1－6条对同一会议形成的文件材料在归档时区分为不同的保管期限，这主要是根据各种文件材料的价值大小确定的。
在编制档案保管期限表时，不一定将同一职能活动形成的所有文件都划入同一保管期限。
每一项职能活动都有其主要、核心内容，形成的文件材料有的是反映职能活动主要内容、主要过程的，有的是反映事务性活动的，价值程度不同，所以不能在保管期限的划分上同等对待。
有的机关在对会议材料归档时不仅将召开会议形成的所有文件材料划入归档范围，而且在保管期限划分上采用了同一保管期限，理由是遵循会议文件材料的成套性原则，便于查找利用。
其实这种观点是不对的。
今后，同一会议文件材料应有重要与一般、主要与次要之分，在划分保管期限时应有所区别。
其次，随着信息技术、计算机技术的快速发展，查找利用档案变得越来越便捷，基于传统手工检索的成套归档整理原则将被打破，对同一会议文件材料定为不同保管期限不仅不会对查找利用带来负面影响，而且对科学开展档案保管期限划分工作起到积极的促进作用。
《期限表》第1条第2款中表明，机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，其档案保管期限定为永久。
这一条再以前划分为长期，现在上升为永久。
《期限表》第7条，将上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料分为“重要的”和“一般的”两种情况，“重要的”定为永久，“一般的”定为30年保管。
其“重要的”和“一般的”判断标准通常以上级机关领导的行政级别和检查、视察事由的重要程度来划分。
党和国家领导人，以及省部级以上领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属“重要的”。
省部级以下领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，通常要具体情况具体分析，如：
市委主要领导到我们市档案局检查工作，现场办公解决了市档案局馆库的新建问题，这一问题对我们讲是重要的，形成的相关文件材料应永久保管。
如果是一般性检查、视察工作，作了一番讲话、指示、相关文件材料应为一般文件材料，应30年保管。
上级机关一般人员到下级机关检查、指导工作形成的文件材料，要根据检查、指导事由的重要程度，确定是否归档，重要的文件材料应归档，保管期限为30年，其他文件材料就不必归档。
总之，在执行这一条款时，既要考虑上级级别，又要考虑上级领导检查、视察的重要程度，具体情况具体分析，再确定归档文件材料的保管期限。
《期限表》第8条有一个“重要业务问题的”与“一般业务问题的”的区别比较多，我们规定，业务文件材料涉及法规政策性和重大业务建设内容，属于比较重要的问题；有的涉及基础性、技术性内容，属于一般业务问题。
“重要业务问题的”与“一般业务问题的”的区别关键在于对业务内容的把握，具体问题具体分析，不能一概而论。
《期限表》第8条第4款中，本机关代上级机关起草并被录用的重要法规性文件，专项业务文件的最后草稿一般是指经本机关领导同意后报上级机关的最后稿本。
如市档案局代市委办公厅起草了《关于进一步加强当前档案工作的意见》，其草稿由市档案局保存，期限为30年，市档案局收到市委办公厅正式文件时，要按照“上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”将其定为永久。
《期限表》第8条第6款中，“简报、情况反映、工作信息等为10年，而以前为长期。
《期限表》第8条第7款中，有一条“20年以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资格证等的审批、管理文件材料、机关归档时要永久保存，20年以下有效或未注明有效期的许可证、执照、资格证等的审批、管理文件材料、机关在归档时定为30年保存。
这里对有效期20年以下的证件办理、审批过程中形成的文件材料定为30年保管期限有一点简单，但按规定的精神，对定期这一时限可以按照档案的具体内容，结合工作实际作出适当调整。
一般有效证件的有效期种类较多，有1年、2年、3年、5年10年乃至更长，对10年以下有效期证件办理、审批过程中形成的文件材料就不一定界定为30年保管期限，可以为10年。
《期限表》第8条第7款中，关于行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的重要的和一般的文件材料区别。
原则上我们对“警告”处分以下的视为“一般的”，对受到“警告”处分以上
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