供运部管理制度.docx

供运部管理制度.docx

《供运部管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《供运部管理制度.docx（7页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

供运部管理制度

供运部管理规章制度

（2014版）

总纲

一、总则

二、目的作用

三、管理制度

（一）采购管理

（二）仓库管理

四、工作流程

（一）采购流程

（二）付款流程

（三）收货流程

（四）收进项发票流程

（五）发货出库流程

（六）原材料领用出库流程

（七）产品入库流程

（八）调拨出入库流程

五、岗位职责（采购专员/采购计划员/采购统计员/库管员）

六、绩效考核标准

七、附件

一、总则

为加强部门工作的管理，提高部门的工作效率，制定本制度。

所有部门人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

采购管理应根据公司的采购需求、库存原料的种类、数量，考虑物资材料供求形式、供应商的交货期和供货率、运输时间等因素，科学确定采购时间、采购批量、采购批次和报价，确保物资材料的及时供应，保证公司经营能够连续进行及采购的最佳经济效益。

仓库管理应做到账实准确无误，在满足需求的前提下能够做到先入先出，从而保证公司产品的良性循环，降低库存产品的损失率。

二、目的作用

1、作为供运部开展工作的规范依据

2、作为公司领导考核供运部工作业绩的衡量依据

3、作为供运部人员工作中相互监督与协作配合的依据

三、管理制度

（一）采购管理：

1、廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德；

2、建立完善的采购管理制度，对供应商进行合格供方评定工作；

3、编写统一格式的采购计划，内容包含数量、质量、价格等采购要素；

4、与供应商的比价、议价、谈判工作；

5、经与供应商谈判后，签订采购合同，合同归档，来料及协助质检部做好进货以及检验事宜；

6、负责物料订购及交期控制，积极追踪未完结采购料件，及时处理各种异常情况，确保采购计划能如期、如质、如量的完成；

7、负责新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作；

8、每年度对原有合格供方进行复审，淘汰不合格供应商；

9、及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以提升产品品质及降低采购成本；

10、执行公司质量方针，质量目的的落实；

11、负责与供应商及其他部门的协调工作；

12、积极参与紧急的、临时性的采购工作。

（二）仓库管理：

1、入库验收：

接到购进物料，要求根据相关货物单据与原始票据进行检查点数，检查规格和质量，验收合格后按规定入账。

清单一式四联，分别留存根，交给相关人员。

2、物品办理正常入库手续后，按照物料性质种类分别存入库房，物品存放要合理科学，清洁整齐，防止积压损坏，防止造成不必要的损失。

3、出库管理：

各部门在领用物品时，要填写《领料单》并由部门经理签字，方可到库房领取，超过计划领用必须报总经理审批。

4、库管在发放物品时，应按《领料单》所列品种、规格、数量逐项核准，逐项点发。

如果缺货不得用替代品，不得更改单据上任何品名和数字。

物品出库后要相应减掉账目数字，以保证账实相符。

5、库房盘点：

每月25日前进行盘点，严格按照账目核实出入库单及现货

库存，并列出详细的物料库存明细表，经审核后提交。

如盘点与实际库存相符，应签名备查，如出现误差，要经调查落实后书面报告部门经理。

6、仓库保管人员必需定员和指定专人专职负责。

物品出入库管理工作和账物管理工作必需由两人共同负责，管物不管账，管账不管物，不能因工作量小而由一个人同时兼任。

7、仓库管理人员应对所管物品的种类、品名、数量、规格、入库日期等项目进行造册、登记。

8、仓库帐簿的记账原则是：

简单、清楚、及时、准确。

为便于记账和便于查找，应按总账、分类账的记账顺序，分别对不同种类、品名、规格的所存物品按不同日期依次进行入库登记。

9、仓库应将所存物品按不同种类、品名、规格、入库日期等分别进行码放。

码放时应做到定位、定架、定号，一目了然，易于盘库，易于清点

10、仓库所存物品应有分类标签，标签上应注明种类、品名、规格、数量、入库日期等项内容。

出入库时在标签上进行增减计算，并标出合计项，使仓库同品名、规格、单价的物品通过标签清楚地反映出库存情况

11、仓库保管员应对所管物品的完好负责。

凡因保管不善或责任心不强而造成的损失，由保管员负责。

四、工作流程

（一）采购流程：

需求部门制定《采购申请单》→审批确认（需求部门主管领导/总经理签字确认）→收到《采购申请单》→询价、比价、交货期、确定供应商→部门经理审批（重大

合同应由总经理审批）→签订《采购合同》→双方签字盖章→合同原件交由综合管理部存档，本部门留存合同复印件存档

（二）付款流程：

填写《请款单》→部门经理审批→财务经理审批→转交总裁办由总经理审批→付款

（三）收货流程：

根据合同执行进度督促供应商按期交货→将发货信息反馈需求部门→到货验收质检→库管员办理入库手续《入库单》/《原材料进货验收记录》

（四）收进项发票流程：

督促供应商开具发票→核对开票内容→填写《报销单》→部门经理审批→财务经理审批→总裁办总经理审批→财务部

（五）发货出库流程：

由主导部门编制《发货会签单》（各相关部门领导审批完毕）→收到会签单根据发货产品进行备货并复核→通知物流供应商发货→粘贴相关产品标识及随货文件（签收单/合格证/产品使用说明）→《出库单》→发货出库，并将相关人员证件及签字单据存档

（六）原材料领用出库流程：

接收到生产车间发出的《领料申请单》→复核、备货→与领料人员核对并办理出库手续

（七）产品入库流程：

接收到生产车间发出的《合格产品入库单》→货物清点复核→与生产人员核对并办理入库手续

（八）调拨出入库流程：

接收到调拨申请→清点复核→与调拨人员核对并办理调拨手续

五、岗位职责

（一）采购专员：

岗位描述：

严格按计划采购，做到及时、适用，合理降低物资积压和采购成本。

熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。

注重收集市场信息，及时反馈市场价格和有关信息。

工作内容：

1、具备遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德，具有诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识，提高业务工作能力的敬业精神；

2、熟悉并掌握采购流程，根据销售库存情况及市场情况制定采购计划并填写付款申请单，审批后执行采购计划。

3、对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息（交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等）；

4、根据采购计划；负责生产所用的原材料、包装材料的采购工作；负责签订购货合同；掌握购进原材料的到货周期，保证物品的正常供应。

5、负责与供应商就采购异常、退、换货、补偿事宜的处理，保障公司的利益。

6、负责实行谁采购谁负责到底的原则，跟踪采购产品入库，不良品及时处理，有效控制供应商交货期。

7、严格执行原料包装材料入库检验制度；考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求新的供应商，以

确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，

8、按照要求保质保量地组织好原料采购供应工作，并随时掌握合同履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款，如需更改合同，在请示后，得到批准方可执行；

9、加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确；

10、熟知物流程序，负责联系销售部与物流公司，做好发货准备工作。

11、如未按时完成工作内容或造成工作失误,由采购人员承担相应的责任。

（二）采购内勤：

岗位描述：

1、根据公司年销售计划/预算，负责编制公司年采购计划/预算；

2、根据需求计划和库存方案，负责编制月采购计划；

3、负责收集公司所需物料的市场动态信息；

4、负责编制公司库存方案及建立供应商的管理体系。

工作内容：

1、负责协调销售部，生产部，财务部，根据公司年销售计划、生产安排、资金情况，编制公司年采购计划。

2、根据生产计划、实际库存和资金情况编制月采购计划。

3、合理安排采购顺序，对紧缺物料及需长距离采购的原料应提前安排采购计划。

4、负责对供应商建立详尽的供方档案，有新增客户及时索要各项有关资料并记录归档，保证资讯准确，将供货商资料及订货合同整理归档。

5、随时掌握原材料，包装材料市场行情，以及新材料的应用信息，做好市场分析，

随时掌握国家相关产品的标准和政策变化，做好政策分析，为公司决策提供有价值信息。

6、负责对各类外购物资的购货发票、入库单的名称、数量、单价、金额进行逐一核对。

按公司要求履行各项签字手续并及时送交财务。

7、凭签字后的单据在《采购部应付账款往来账》、《流水账》上进行登记，月末采购部统计就应付账款余额与财务部成本会计进行核对。

8、将签字后的购货发票与入库单送达财务部成本会计处，将购货发票的抵扣联交财务部纳税会计。

9、负责向有购货合同的供应商下发订单的工作，并对购货情况进行跟踪。

10、按台帐格式填报各种物资采购、付款、挂帐等记录，月末将各种数据汇总后报采购部经理。

11、《采购申请单》、《发货会签单》等相关单据的审核

（三）仓库内勤

岗位描述：

协助库管员做好仓库出入库管理等事务及发运档案的记录，本部门固定资产的管理。

工作内容：

1、协助库管做好每天原材料、成品、半成品及包装物出入库的统计，并制作日报、周报、月报等报表工作；

2、负责协助库管原材料、成品、半成品及包装物的盘点工作，每周与仓管核实物资帐、物是否一致。

3、负责资产类产品的采购出入库，及与综合管理部的资产情况对接工作。

4、发运档案的统计与管理。

5、本部门固定资产的管理。

6、所发运货物的随货文件及产品标识的制备、保管工作。

（四）库管员

岗位描述：

1、负责原材料、成品、半成品及包装物的检验及出入库。

2、负责协调统计人员完成原材料、成品、半成品及包装物的库存报表的编制。

工作内容：

1、遵守公司的各项规章制度，立足本职，坚守岗位，熟悉业务。

2、严格执行出入库手续，认真核实数量、规格、种类是否与货单一致。

3、根据物料性质，选择适当的摆放方式，轻拿轻放，分类明细，避免人为损

坏及堆放杂乱带来的不便，科学安排库房物品布局，做到整齐、美观、方便。

4、物品出入库后要随时入账，准确登记，并设物料卡，标识清楚。

5、领用物料部门应开具领料单，仓管人员应按审核无误的领料单和先进先出的原则发料。

6、成品须按发货单发货，手续不全不予发货；如遇特殊情况，则须获得公司

领导同意后方可发货。

7、做好每日盘点工作，做到物卡相符，账物相等，账账相符。

8、主动了解物品的消耗情况，防止因缺少沟通造成的物品短缺，掌握仓库的储备情况，预防储备不足或超储积压、呆滞等现象的发生。

9、发现不合格存货应及时上报，并根据有关规定即时处理。

10、做好防火、防盗、防爆工作并保持库内清洁、整齐、空气流通；定期检查库存，防止存货变质。

11、要妥善保管好原始凭证，账本以及各类文件，要保守商业秘密，不得擅自将有关文件带出厂外。

（五）物流管理专员

1、选择有实力的物流供应商，应对没加合作单位进行实地考察，并做相关风险预估，综合指标最佳企业方可被列为合格物流供应商，同时应做好备选方案，以备不时之需；

2、接到发货指令后，确认发运产品数量、目的港、运输要求等联系合格物流供应商预定车辆，同时根据发运产品货值向保险公司投保安排发运；

3、货物发出后，要及时跟踪、掌握运输动态，并做好记录与反馈；

4、到货后，应向收货单位进行货物签收确认，无误后做好记录并将签收情况反馈相关部门负责人；

5、如在运输过程中，发生破损等情况，应与物流供应商共同启动保险理赔程序，并实时跟踪理赔过程，以保证最大化限度降低损失金额。

六、绩效考核标准

七、附件