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办公自动化系统OA说明书论文

第一章现行系统概述1

1.1现行系统运行环境简述1

1.2现行系统存在的问题1

第二章系统分析3

2.1需求分析3

2.2可行性分析3

2.3系统开发方法的选择4

2.4组织结构和功能分析5

2.5系统业务流程分析6

2.6系统数据流程分析10

2.7数据字典16

第三章系统设计19

3.1系统总体结构设计19

3.2数据库设计20

3.3代码设计27

3.4输入输出设计28

3.5信息系统安全设计29

第四章系统实施31

4.1系统实施31

4.2系统运行环境31

4.3系统管理制度31

4.4系统维护32

第五章结束语33

致谢语34

参考文献：

附录36

第一章现行系统概述

1.1现行系统运行环境简述

在市场竞争中，对于一个企业来说，对信息的掌握程度，信息获取是否及时，信息能否得到充分的利用，对信息的反应是否敏感准确越来越成为衡量其市场竞争力的重要因素。

商场如战场，新一代的战争是信息化战争，如何使企业信息化建设完善起来至关重要。

在这种情况下，开发OA办公自动化系统是当务之急。

本系统是一套集通讯录管理，考勤管理，日常管理，消息管理，计划管理，会议管理，审核管理，文件传输等8个部分为一体的办公自动化系统。

本系统除了必须满足当前的应用要求外，在整套系统的设计过程中，还专门强调了去先进性及可扩展性。

当前的信息技术日新月异，如果这套系统只着眼于当前的需要，而忽视了对系统技术的前瞻性，那么可以预见，在不久的将来，系统必将不能满足客户日益增长的需求，导致系统的生命周期的缩短，从而增加了客户在信息化建设的投资。

1.2现行系统存在的问题

办公自动化。

所谓办公自动化即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。

从技术发展角度来看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现办公自动化是可能的。

从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的办公自动化还有一段距离，首先办公自动化必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权力和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。

尽管如此，全面实现办公自动化还是必然趋势。

随着网络的迅猛发展，对快速、高效、互动的办公系统的需求越来越大，网上办公系统的诞生正是为了满足这种需求。

网上办公系统为企事业单位提供高效、友好、智能化、无纸化、个性化的网络自动化办公流程管理。

申核管理是网上办公系统的核心部分，它决定整个系统的性能。

传统办公模式也可以叫做手工办公，因为它主要是依靠办公人员人工完成，依赖于纸张作为信息传输介质。

现实办公模式中主要存在的问题：

1.传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。

而且纸介质占用的空间很大，需要专门的存放。

查找文件不方便，耗时。

2.传统的办公模式信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。

异地办公文件信息传送是靠交通工具，企业整体工作效率低。

部门办公文件信息传送是靠员工，因此员工工作量大，个人工作效率低。

3.传统的办公模式的文件安全性、可靠性较低。

文件内容存储在纸张上，从而文件信息的安全性受到了很大的威胁。

一旦纸张丢失或者销毁，那么文件信息就会流传出去，或者彻底消失。

第二章系统分析

2.1需求分析

系统需求分析：

是系统分析员按照系统的思想结合自身的的系统开发经验，根据收集的资料，对系统目标进行分析，对组织的信息需求、功能需求、辅助决策需求以及管理中存在的问题等进行系统的分析。

通过调查，要求系统具有以下的功能：

1.由于操作人员的计算机知识普遍较差，因此要求有良好的人机界面。

2.由于该系统的使用对象多，因此要求有较好的权限管理。

3.原始数据修改简单方便，支持多条件修改。

4.方便的数据查询，支持查询。

5.信息发布于文件传送的数据块。

6.通过计算机能够直接“透视”公司的各项工作及活动安排。

2.2可行性分析

系统可行性分析是在企业当前所处的环境下，分析企业是否具有开发信息系统必须的技术、资金、人员及其他条件，规划方案是否先进合理，企业的管理制度和管理方式是否适应新系统开发等一系列问题。

因此要进行可行性研究，主要包括技术可行性、经济可行性、社会可行性三方面。

开发任何一个基于计算机的系统时，都会受到时间和资源上的限制。

因此，在接受任何一个项目开发任务之前，必须根据客户可能提供的时间和资源条件进行可行性分析，以减少项目开发的风险，避免人力，物理和财力的浪费。

本系统的数据库采用比较流行的sqlserver2000，该数据库在安全性、准确性、运行速度方面有绝对的优势，并且处理数据量大，效率高，前台使用myeclipse8.0作为主要的开发工具。

它可以与sqlserver2000数据库无缝连接。

1.技术可行性

本系统开发主要包括后台数据库的建立与维护及前端应用程序的开放两个方面。

本系统使用的是sqlserver2000数据库，开发工具选择的是myeclipse8.0。

系统基于Java平台，应用当前主流框架Struts+Hibernate。

采用MyEclipse8.0集成开发环境进行开发及调试，应用服务器选择Tomcat服务器。

这些都是当前较为先进的开发技术，为本系统的开发设计提供了有力的技术保障。

所以在技术可行性方面，开发本系统是可行的。

2.经济可行性

由于公司是IT企业，软硬件配置较好，员工可以很容易学会系统的使用；而且资金实力充足，所以软硬件的购买支出较少。

人力资源管理部门采用以计算机为主、人工为辅的信息处理方式进行。

公司管理信息系统服务于IT的工作人员,能够提高工作人员办事效率,节省了开支，所以具有经济上的可行性。

3.社会可行性分析

社会因素的可行性分析，也是可行性研究中不可缺少的内容。

协同办公系统的开发有利于高层领导提高对整体的把握，迅速作出决策，减轻了高层领导的工作负担，因此开发协同办公管理信息系统是得到高层领导的认可和肯定的。

对于在基层的工作人员来说，协同办公管理系统的开发能够减少甚至完全代替他们的手工作业，提高工作效率，因此也得到了他们的支持。

从以上三个方面来分析，开发协同办公管理系统是完全可行的

2.3系统开发方法的选择

目前管理信息系统的主要开发方法有结构化方法、原型法和面向对象方法。

比较而言面向对象方法技术相对先进，势头较好；结构化方法技术成熟，应用较广；原型法比较灵活。

结构化方法是最为成熟的信息系统建设方法，这种方法假定信息系统跟任何生命类似，具有开始、成长、衰老和死亡这样一个生命周期。

这种方法遵照自顶相下、逐步求精的原则，将系统设计成层次化的模块结构，这些模块相对独立，功能单一。

一般将整个开发过程分为五个阶段，这五个阶段及每个阶段的主要工作内容为：

规划阶段，初步调查，提出系统开发目标，编写可行性分析报告；分析阶段，详细调查，明确干什么的问题，构造逻辑模型（DFD、DD），编写系统说明书；设计阶段，明确怎么干的问题，总体设计、详细设计，构造物理模型（模块结构图、数据库等），编写系统设计说明书；实施阶段，程序设计与调试，投入运行，编写系统实施报告；运行和维护阶段，编写系统使用说明书和系统维护使用报告。

主要优点是增进规律性和规范化、更好的可信度和错误校正、有效的运用资源。

缺点是开发周期长，无法适应环境的变化；开发过程严格，无法适应需求的变化；难以应付非结构化的问题。

原型法是指在获取一组基本的需求定义后，利用高级软件工具、可视化的开发环境，快速地建立一个目标系统的初版本，并把它交给用户试用，根据用户反馈的意见进行补充和修改，也就是新版本开发。

反复进行这个过程，直到得出的系统用户满意为止。

在实际应用过程中大体分为分析、实现、评价三个阶段。

其主要优点是用户全程参与开发过程，增进用户与开发者的沟通；辨认动态的用户需求；启迪衍生式的用户需求；缩短开发周期，降低开发风险。

缺点是应用原型法，需要MIS生成器等软件的支持；原型的评估标准不太合理，导致过早交付产品。

面向对象方法就是基于对象概念，以对象为中心，以类和继承为构造机制，来认识、理解、反应客观世界和设计，构建相应的信息系统。

它是一种把面向对象程序设计的思想应用于系统开发过程中，指导开发活动的系统方法。

综合比较本系统采用结构化的开发方法。

2.4组织结构和功能分析

组织结构分析是详细了解部门人员的业务分工情况和有关人员的姓名、工作职责、决策内容、存在问题和对新系统的要求等。

该公司主要由总经理办公室、后勤部门、研发部门、市场部门、财务部门和公关部门组成。

在6个大部门中，每个部门又将根据自己的部门职责，细分各部门的负责小组，从而将具体的业务落实到个人。

总经理对公司总负责，行政部门主要处理日常的行政工作，行政总监负责人才的招聘及日常的考勤等。

研发部负责软件开发和数据库设计，财务部为投资、成本预算、日常出纳和工资发放，市场部负责市场推广，公关部负责项目的投标等工作。

请参看烟台海颐软件有限公司的组织结构图，如图2-1。

图2-1烟台海颐软件有限公司的组织结构图

2.5系统业务流程分析

在对系统的组织机构和功能进行深入分析时，需要从实际业务流程的角度对系统调查中有关业务流程的资料关联起来作进一步分析。

业务流程分析可以帮助我们了解该业务的具体处理过程，发现问题，并修改原系统的不合理的部分，在信息系统的基础上优化业务处理流程。

业务流程分析通常以业务流程图及表格分配图来描绘。

业务流程图是用图形方式来反映实际业务处理的过程，它可以对业务功能进行细化。

各种符号的表示方法如图2-2所示。

图2-2业务流程图基本符号

1．考勤管理系统流程图

图2-3考勤管理系统流程图

2．文件上传/共享系统流程图

图2-4文件上传/共享系统流程图

3．申请管理系统流程图

图2-5申请管理系统流程图

4．公告管理系统流程图

图2-6公告管理系统流程图

5．员工管理系统流程图

图2-7员工管理系统流程图

6．会议管理系统流程图

图2-8会议管理系统流程图

7．计划管理系统流程图

图2-9计划管理系统流程图

8．通讯管理系统流程图

图2-10通讯管理系统流程图

2.6系统数据流程分析

数据流图是业务流程图的抽象，数据流程图从数据传递和加工的角度，以图形的方式刻画数据流输入、输出、存储和处理的逻辑关系。

这里用到四个基本符号：

外部实体、数据处理、数据流、数据存储。

其符号表示如图2-4所示。

外部实体数据处理过程数据流数据存储

1.顶层数据流图

图2-11顶层数据流程图

2.系统的第一层数据流图包括日常管理、考勤管理、员工管理、申请管理、计划制定

图2-12第一层数据流程图

3.系统第二层数据流程图

（1）日常管理

图2-13日常管理数据流程图

（2）申请流转

图2-14申请流转数据流图

（3）计划管理

图2-15计划管理数据流图

（4）员工管理数据流图

图2-16员工管理数据流图

（5）考勤管理数据流图

图2-17考勤管理数据流图

2.7数据字典

数据流程图并不能详尽、精确地表述系统的逻辑模型，数据字典就是它的一个重要辅助工具。

数据字典是关于数据流程图的数据，用于描述系统中各个部分的清单，是对这些部分进行的详尽说明、保护和维护。

系统中的所有数据都是由数据和数据结构组成的，数据字典把数据的最小单位看成数据元素或称之为基本数据项，若干个数据元素可以组成一个数据结构或称之为组合数据项。

数据字典通过数据元素和数据结构来描写数据流、数据存储的属性。

建立数据字典在结构化系统分析中是必不可少的工作，在系统开发中具有十分重要的意义，不仅在系统分析阶段，在系统的整个研发过程中以及以后系统的运行维护中都要用到。

本系统的数据字典如表2-1至2-6所示：

1.数据元素列表，如表2-1所示。

表2-1数据元素列表

数据项、编号

名称

别名

含义/说明

数据值类型

取值范围

长度

有关数据结构

1-10001

员工编号

员工号

员工编号

字符型

个人信息（F1）

1-10002

申请状态

申请所处状态

申请是否批准

数值型

申请信息（F3）

1-00003

计划主题

主题名名

制定计划的主题

字符型

个人计划反馈（F4）

……

2.数据结构列表，如表2-2所示。

表2-2数据结构列表

编号

名称

说明

结构