重点工程项目档案资料的管理办法最终.docx
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重点工程项目档案资料的管理办法最终
重点工程项目档案资料的管理办法
为了加强重点工程项目档案资料的管理,保证竣工资料的真实性、完整性和准确性,特制定重点工程项目档案资料的管理办法,望遵照执行。
1、重点工程项目档案资料实行统一管理,建立档案资料管理网络,档案室档案人员负责跟踪、检查、指导档案资料工作的质量,工程项目部及各专业组应配备专(兼)职资料员、各施工、监理、设计等参建单位要落实专人负责档案资料的收集、整理、立卷归档工作。
2、重点工程项目档案工作应纳入项目建设管理程序中,与项目建设实行同步管理,工程项目部资料室根据项目建设网络计划负责收集、整理、组卷各阶段工程项目的档案资料,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。
3、重点工程项目形成的前期文件资料(指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件)必须在工程开工后的三个月内,由发展规划部和工程项目部负责收集、整理、组卷向档案室移交归档。
未向档案室移交归档按规定考核。
4、工程设计图和厂家寄来技术资料(图纸),统一由工程项目部归口管理,所有的图纸、资料进出都要进行登记,工程竣工前由工程项目部负责整理向档案室移交归档,若需晒复制工程图纸、资料由工程项目部填写晒图申请单送档案室晒制,施工单位需晒复制工程图纸、资料可写申请先到财务部交钱后到档案室晒复制工程图纸。
5、工程项目部在签订技术协议(合同)时必须注明由厂家按规定提供两套技术资料(包括厂家外委标准设备说明书等)。
6、物资供应公司签订设备供货协议时,必须在合同中明确制造厂家提供2套技术资料。
设备到货后,如资料不齐全,工程项目部列出清单,物资供应公司负责联系提供。
…
7、物资供应公司向施工单位清点设备时(即外购设备开箱时),必须事先通知工程项目部资料员和档案室人员参加,随箱来的资料由资料员认真登记造册,存档两份,施工单位需借一份,则办理借阅手续,待工程施工完毕后向档案室归还,如有破损、污渍、乱画、损坏的资料,施工单位负责造价赔偿。
8、工程竣工资料验收,以档发(2006)2号《重大建设项目档案验收办法》标准执行。
9、竣工图、竣工资料两套。
竣工图、竣工资料必须由技改部、工程项目部审核签署资料齐全、完整情况的意见后签字盖章交档案室归档。
10、制作竣工图必须是新图或干净图纸,各单位施工完后应用一套新图作为竣工图,不得用旧施工图交工。
11、竣工图必须加盖竣工图章。
竣工图章内容包括:
××工程竣工图、施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人和编制日期。
图章规格尺寸为70mm×50mm。
图章用不褪色的红色印泥盖在蓝图标题栏附近空白处。
12、特别强调:
制作竣工图使用碳素、蓝黑等不褪色墨水,并采用杠改的方法,将设计变更、业务联系单上的内容以及现场的修改部分如实反映到原施工图上,对修改部分篇幅比较大的需重新绘制新图,必须注明修改时间、编制人和编制时间,竣工图一定要与实际情况相符。
13、施工单位必须在每项工程项目完工后及时整理、立卷,向档案室提交合格的竣工档案资料,并经档案管理部门验收合格。
否则,财务部不得办理工程结算款,并按合同及有关规定考核。
·
14、引进设备的外文资料,相应的译文、底图、电子文档,在工程完工后的一个月内,工程项目部负责整理、立卷向档案室移交归档。
否则,按有关规定考核。
15、工程竣工资料内容见附录
(一),交工单位按DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》要求的内容整理交工。
16、竣工档案文件、竣工图以及相关资料的编制要求,详细规定见附录
(二)。
17、以上规定执行情况的考核:
新冶钢内部单位,按经济责任制,由工程项目部考核;外部施工单位由工程项目部按合同有关条款执行。
!
总经办
二零一零年三月八日
附录
(一):
国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保管期限
建设单位
施工单位
设计单位
1
可行性研究、任务书
—
项目建议书及报批文件
永久
长期
]
项目选址意见书及其报批文件
永久
长期
可行性研究报告及其评估、报批文件
永久
、
长期
项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件
永久
长期
环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
—
永久
长期
设计任务书、计划任务书、报批文件
永久
永久
《
2
设计基础文件
~
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
永久
永久
-
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久
长期
水文、气象、地震等其它设计基础资料
永久
/
长期
3
设计文件
|
总体规划设计
永久
永久
|
方案设计
永久
永久
初步设计及其报批文件
永久
~
永久
技术设计
永久
永久
$
施工图设计
长期
永久
技术秘密材料、专利文件
永久
工程设计计算书
长期
长期
关键技术试验
《
永久
永久
设计评价、鉴定及审批
永久
永久
—
4
项目管理文件
)
征地、移民文件
—
征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图
永久
征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书
永久
^
建设前原始地形、地貌、状况图、照片
永久
施工执照
`
永久
计划、投资、统计、管理文件
%
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
长期
概算、预算管理、差价管理文件
长期
—
合同变更、索赔等涉及法律事务的文件
长期
规程、规范、标准、规划、方案、规定
长期
招标文件审查、技术设计审查、技术协议
长期
、
投资、进度、质量、安全、合同控制文件
长期
招标投标、承发包合同协议
*
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
长期
长期
&
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
永久
长期
开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告
长期
—
中标通知书
长期
长期
长期
合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件
永久
长期
长期
专项申请、批复文件
{
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件,
永久
水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件
》
长期
原料、材料、燃料供应等来源协议文件
长期
—
5
施工文件
建筑施工文件
(
工程概况、竣工验收报告、竣工报告、开工报告
永久
永久
&
施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件工程技术要求
长期
长期
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期
~
图纸会审纪要、技术交底
长期
长期
施工定位(水准点、导线点、基准线、控制点等)测量、复核记录、地质勘探
!
永久
长期
各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告
永久
长期
}
土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验槽记录
永久
长期
隐蔽工程验收记录
永久
长期
施工日记、大事记
长期
原材料及构件出厂证职、质量鉴定、复验单
长期
长期
建筑材料试验报告
长期
长期
)
工程质量竣工验收记录、控制核查记录、安全和功能检查记录、观感质量检查记录、划分台帐
永久
长期
分部、分项工程质量验收记录、检查评定记录
…
永久
长期
技术总结、施工预、决算
长期
…
竣工图
永久
长期
声像材料
长期
长期
设备及管线安装施工文件
工程概况、竣工验收报告、竣工报告、开工报告
长期
长期
施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期
`
工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期
管线标高、位置、坡度测量记录
:
长期
长期
管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录
短期
长期
【
设备、网络调试方案及记录
长期
长期
系统调试、调试记录
长期
*
长期
隐蔽工程检查验收记录
永久
长期
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
长期
建筑材料试验报告
长期
长期
,
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
永久
长期
强度、密闭性试验报告
'
长期
长期
工程质量竣工验收记录、控制核查记录、安全和功能检查记录、观感质量检查记录
永久
长期
<
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
长期
技术总结、施工预、决算
永久
"
长期
竣工图
永久
长期
^
电气、仪表安装施工文件
工程概况、竣工验收报告、竣工报告、开工报告
永久
长期
$
施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件
短期
长期
工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
(
长期
长期
设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期
…
系统测试、整定记录.
长期
长期
绝缘、接地电阻等性能测试、校核
长期
$
长期
隐蔽工程检查验收记录
永久
长期
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
长期
建筑材料试验报告
长期
长期
…
操作、联动试验
短期
长期
电气装置交接记录
`
短期
长期
工程质量竣工验收记录、控制核查记录、安全和功能检查记录、观感质量检查记录
永久
长期
`
材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
永久
长期
中间交工验收记录、工程质量评定
永久
|
长期
竣工图
永久
长期
声像材料
长期
长期
`
6
监理文件
监理单位
施工监理文件、资料
—
监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复
长期
长期
—
施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审
长期
长期
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审
长期
《
长期
开(停、复、返)工令、许可证、中间验收证明书
长期
长期
设计变更、材料、零部件、设备代用审批
长期
长期
监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件
长期
|
长期
工程材料监理检查、复检、实验记录、报告
长期
长期
监理日志、监理周(月、季、年)报、备忘录
<
长期
长期
各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录
长期
长期
》
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告
长期
长期
工程进度计划、实施、分析统计文件
长期
*
长期
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件
长期
长期
单元工程检查及开工(开仓)签证、工程分部、分项质量认证、评估
长期
长期
主要材料及工程投资计划、完成报表
长期
】
长期
设备采购、监造工作监理资料
设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划
。
长期
长期
市场调查、考察报告
长期
长期
<
设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表
长期
长期
原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告
长期
~
长期
开动、复工报审表、暂停令
长期
长期
会议纪要、来往文件
长期
长期
监理工程师通知单、监理工作联系单
长期
{
长期
监理日志、监理月报
长期
长期
质量事故处理文件、设备制造索赔文件
—
长期
长期
设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件
长期
长期
【
设备采购、监造工作总结
长期
长期
监理工作声像材料
长期
{
长期
7
:
工艺设备文件
设计单位
工艺说明、规程、路线、试验、技术总结
长期
%
产品检验、包装、工装图、检测记录
长期
设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明
长期
长期
设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单
长期
】
设备图纸、使用说明书、零部件目录
长期
设备测绘、验收记录及索赔文件
长期
&
设备安装调试、测定数据、性能鉴定
长期
(
8
科研项目
|
开题报告、任务书、批准书
永久
协议书、委托书、合同
{
永久
研究方案、计划、调查研究报告
永久
[
试验记录、图表、照片
永久
实验分析、计算、整理数据
永久
【
实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书
永久
]
实验装置操作规程、安全措施、事故分析
长期
阶段报告、科研报告、技术鉴定
永久
"
成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料。
永久
考察报告、重要课题研究报告
}
永久
《
9
涉外文件
询价、报价、投标文件
短期
;
合同、合同附件
永久
。
谈判协议、议定书
永久
谈判记录
长期
。
谈判过程中外商提交的材料
长期
出国考察及收集来的有关材料
…
短期
国外各设计阶段文件及设计联络文件
永久
*
各设计阶段审查议定书
永久
技术问题来往函电
永久
-
国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件
永久
|
国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明
短期
设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件
永久
【
国外设备、材料的防腐、保护措施
短期
外国技术人员现场提供的文件材料
(
长期
。
10
生产技术准备、试生产文件
技术准备计划
短期
…
试生产管理、技术责任制
短期
lO.3
—
开停车方案
短期
设备试车、验收、运转、维护记录
长期
【
试生产产品质量鉴定报告
短期
安全操作规程、事故分析报告
~
长期
运行记录
短期
…
技术培训材料
短期
产品技术参数、性能、图纸
永久
"
工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录
短期
%
ll
财务、器材管理文件
、
财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计
短期
工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明。
永久
主要材料消耗、器材管理
短期
!
交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册
永久
;
12
竣工验收文件
》
项目竣工验收报告
永久
长期
长期
工程设计总结
永久
、
长期
工程施工总结
永久
长期
工程监理总结
"
永久
长期
项目质量评审文件
永久
长期
.
工程现场声像文件
永久
长期
工程审计文件、材料、决算报告
永久
*
环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件
永久
;
竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件
永久
长期
长期
项目评优报奖申报材料、批准文件及证书
长期
长期
]
附录
(二):
一、竣工档案文件材料编制
1、对文件材料原件的基本要求
①所有文字材料均采用不褪色墨水书写或打印,或单面复写;
②除了材质证明书之外原件资料中不得夹有复印件;
③合格证、试(检)验单或记录单内容应齐全、准确、真实;抄件应著名原件存放单位,并有抄件人、抄件单位的签定和盖章。
'
2、文件材料及其排列
竣工文件材料按先批复后请示,先正文后附件,先文字材料后附图组卷,文件排列见附录一。
3、文字材料的规格尺寸
文件材料尺寸规格为A4幅面(297mm×210mm),同时一卷内要求同样规格;小于标准的要进行托裱,可将几张文件同时托裱在标准规格的白纸上,文件右边与白纸右边靠齐,上下几张文件可平列式排列。
托裱前去掉金属物,裱贴使用化学浆糊。
4、文件材料的立卷
立卷原则是遵循建筑工程文件材料的形成规律,保持卷内文件材料的系统联系,并便于档案的保管与使用。
立卷要求:
①保证文件材料的真实性和完整性;
《
②原则上按单项工程立卷;
③文件材料和竣工图分别组卷;
④每卷厚度在25mm以内,交工资料组卷方式:
内容多按工程技术管理、质量保证、质量验收资料三大类的分三卷,内容少的可组成一卷。
⑤文件装订采用三孔钻眼线装方法,页码用号码机编在右上角。
二、竣工图编制
1、施工图没有变更的,在原施工图上加盖“竣工图章”后作为竣工图。
2、施工图有局部变更的,在原施工图上进行修改、补充,并加盖“竣工图章”作为竣工图,要注明修改依据。
3、施工图有重大变更的,且不宜在原施工图上修改的,应当根据设计变更文件重新绘制竣工图。
…
4、施工图破损严重或模糊不清的,应重新绘制竣工图。
三、竣工图必须与工程实物相符,与设计变更通知单等有关资料一致,所有修改内容都必须修改到位。
竣工图的修改、注记方法规定如下:
1、对于少量文字和数字的修改,可用扛改法。
即用一条实线将被修改的部分划去在其附近的适当位置(空白处或用实线引出),填写变更后的内容,并注明修改依据。
2、对于少量图形的修改,可采用叉改法。
即用“×”将被修改部分划去在其附近适当的位置(空白处),画上修改后的图形,注明修改内容及修改依据。
3、对较多图形的修改,可采用蓝图粘贴法。
即将变更较大的部分进行重新绘制或制成底图,晒成蓝图后剪下,粘贴在变更部分上吻合相接成竣工图,注明修改依据。
4、修改依据的注记
①图纸会审纪要、设计变更通知单、技术核定单、工程业务联系单等修改依据,应注记专业编号或产生日期;
②在修改依据中,每一条、款注明被修改的图号。
}
5、修改依据中内容必须做到竣工图上,项目部对每张竣工图审核签字后才可验收,修改依据装入竣工资料中。
四、绘制修改施工图须符合制图规范,做到图形清晰和字迹工整。
竣工图必须使用新的蓝图改绘,注记要用不褪色墨水,严禁使用圆珠笔。
“竣工图章”应使用不褪色的红色印泥盖印,加盖在蓝图标题栏附近的空白处。
五、竣工图的组卷要求与方法
1、竣工图不装订,按照国家标准《技术制图复制图的折叠方法》中表一的方法折叠(即采用手风琴式折叠,白边裁掉),折叠成4号图纸(297×210mm)规格,图面朝里,图签要外露,页号标在图签的右上方。
2、竣工图按单体工程排列,并按单体内的专业组卷。
六、案卷的填写
1、案卷的填写
每个案卷必须按标准化的要求填写卷内目录、案卷封面、备考表及档案盒封面。
:
2、竣工档案编制说明
编制说明的内容包括工程和竣工档案的概况,以及其他需要说明的内容。
3、编制卷内文件页号应符合下列规定:
①卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号,页号从“1”开始。
②页号编写位置:
单面书写的文件在右上角;双面书写的文件,正面在右上角,背面在左上角。
折叠后的图纸一律在右上角。
③成套图纸或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。
3、卷内目录的编制应符合下列规定:
——卷内目录式样宜符合本规范(附录三)的要求。
、
——序号:
以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。
——责任者:
填写文件的直接形成部门或主要责任者。
——文件编号:
填写工程文件原有的文号或图号,或设备、项目代号。
——文件题名:
填写文件标题的全称。
——日期:
填写文件形成的日期。
——页号:
填写每份文件首尾上标的页号。
——卷内目录排列在卷内文件首面之前。
——备注(需要时填写)。
^
4、卷内备考表:
卷内备考表排列在卷内文件之后,不编写页号,表样见附录四。
5、卷案封面的编制:
封面式样见附录五。
案卷题名:
应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容,主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等,案卷题名一般由立卷人拟写。
立卷单位:
应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。
起止日期:
应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。
保管期限:
应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。
密级:
应依据保密规定填写卷内科技