大卖场业务操作流程.docx

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大卖场业务操作流程

1、大卖场业务操作流程

大卖场同时具备与总部系统及分店系统基本相同的职能。

对地采商品，允许直接招商及新品引进，可自行建立供应商及商品资料，对编码问题，可通过系统事先分配好代码段的方式解决，对有条码的商品资料，直接用条码作为商品编码即可解决编码唯一性问题。

另外，地采商品的进价无须总部审批，所有地采供应商均可在本地结算；

1）供应商招商操作流程

含费用协议明细表（合同审批表的附件子表）

责权概要：

业务主管经办、业务经理核定、店总经理核决

采购主管与厂商谈判

议定合同填写厂商引进审批表

业务经理在审批表上签字

应规定合同所属小类及对应陈列面大小及品种数规划

电脑将生成合同文本

助理将审批表录入电脑审批表

如有意见可进行批示，批示意见将发送到业务经理

须附厂商原始产品目录

（店）总经理审批

一式四份

助理将审批后的合同文本打印，并送业务经理

电脑将提示签约时需携带的证照及需立即缴纳的费用

业务经理在代理人处签字，通知供应商领取合同签字盖章，并约定供应商赴商场正式签约时间

签在法定代表人处

总经理与供应商正式签约

电脑将提示签约后（财务复核后）的合同费用缴纳状态

财务登记、盖章、存档，并比对电脑合同审批表进行最终复核

财务部存档1份;

返业务部存档1份

返回供应商2份

电脑将提示签约后需立即缴纳的费用，财务据此催缴；

财务复核后写入正式合同表、费用协议表及供应商资料表

合同进入可订货状态，系统将提示业务主管向供应商下订单

传回总部，生成相关资料

备注：

1．本流程主要针对所有供应商，即已有的供应商也需要重新签合同；

2．合同只针对当前店有效；

3．面位数分配不得超出所属小类总可用面位数，否则进行警告提醒，要求先调整商品组织表；

2）新品首次采购及排面设计操作流程

责权概要：

门店业务主管申请及核定、门店业务经理核决

以供应商为单位，需同时确定部门、分类、售价等信息

业务主管根据厂商产品目录及超市具体规划确定进场品种及首次订货数量，并填写新品准入审批表

议定合同填写厂商引进审批表

允许填写已有商品，应同时规定商品货位及面位数分配、陈列系数等

系统将设置专门的新品准入审批单录入模块

助理将审批表录入电脑

如有意见可进行批示，批示意见将发送到业务主管，可直接修改数量

业务经理审批电脑单

系统将已复核商品下放正式商品资料表、合同商品目录及部门，并产生新品订单

业务主管确认订货日期及送货日期并审核新品订单

不可取消订货、修改数量及进价

助理按订货日期提前1天打印订单，并传至供应商

通知收货部准备收货

新品资料审批单传回总部，并加入总部商品资料库

备注：

1．本流程用于所有商品的首次采购规划，即已有商品也需要填写此表；

2．新店商品首次规划及日常新品进入均通过次表；

3．采用各店配置不同的首段标志位来保证商品编码唯一性；

4．商品货位规划必须在所属小类货位区域内，面位数规划不得超出所属合同（对应小类）总可用面位数，否则进行警告提醒，要求先调整合同规划；

3）商品排面调整操作流程

附试陈列效果图

责权概要：

业务主管申请、业务经理核决

业务主管确认及填写陈列图调整通知单

助理将通知单录入电脑

如有意见可进行批示，批示意见将发送到业务主管

可附试陈列效果图

业务经理审批生效

备注：

1．可利用此功能完成空货架商品陈列图规划及新品排面规划；

2．必须规定商品面位数，且每排面商品总分配面位数不得超过该排面总面位数；

4）地采商品进价调整操作流程

责权概要：

门店业务主管申请及核定、门店业务经理核决

业务主管确认及填写厂商进价（或联营扣率）调整通知单

助理将通知单录入电脑

如有意见可进行批示，批示意见将发送到业务主管

附厂商原始调价通知

业务经理审批生效

上报总部存档

对收货现场调低进价可在验收单上直接进行，但要生成进价调整单供业务经理审批；

调高进价必须业务经理审批；

5）商品售价调整操作流程

责权概要：

门店业务主管申请及核定、门店业务经理核决？

业务主管确认及填写

商品售价调整通知单

助理将通知单录入电脑

如有意见可进行批示，批示意见将发送到业务主管

业务经理、店总审批生效

助理打印新标价签交业务主管

业务主管组织营业员

更换价签；

并在POS机扫描检查

上报总部存档

6）商品状态调整操作流程

责权概要：

业务主管核定及申请、业务经理核决

商品性质可分为：

单品、散货、季节性、生鲜、联营5种，其中单品具备是否常备商品的附加属性。

除联营外，所有商品具备以下6种可变状态：

1正常进货、销售

2停止进货可销售

3停止进货，停止销售，库存不为零

4已终止进货、销货且库存为零（撤柜）

5暂时禁止下订单

6暂时缺货

对商品状态的日常维护操作流程如下：

业务主管根据实际情况填报手工调整申请单

助理录入电脑调整申请单

业务主管签署处理意见及初核调整申请单，

业务经理、店总审批

上传总部采购主管、经理审核生效

下传门店门店更换POP

备注：

1．高库存商品应建议设置为暂时禁止下订单；

2．低库存、低销售、低周转率商品应设置为停止进货可销售；

3．已停止进货销售完毕的商品应设置为禁止销售（撤柜）；

4．暂时禁止下订单商品库存缺货应恢复正常状态；

5．2次以上订货未送货商品应设置为暂时缺货；

7）商品促销操作流程

业务主管确认及填写促销商品申请表

录入在促销商品登记单上

（原DM商品登记单）

助理将申请表录入电脑

审核后产生费用扣补单、成本调整单、特供价通知单、特价促销单

如有意见可进行批示，批示意见将发送到业务主管

业务经理、店总审批、上传总部采购主管、经理审核生效

业务主管确认并审核特价促销单

业务主管确认及审核特供价通知单

业务主管确认及审核成本调整通知单

助理打印费用扣补单财务联，连带签字后的原始申请表交财务；

对按销量扣补的商品，助理在促销期结束后据此生成成本调整单

助理打印美工联交企划部美工；打印卖场联交业务主管；

促销期到，业务主管组织营业员更换POP，并于营业前在POS机检查；

会计对成本调整及费用扣补单复核记账

业务主管确认及审核成本调整通知单

8）

收银员填写缴款单，与现金一并交总收室

收银对帐操作流程

在缴款单上填写及签字

总收室点验现金并核对缴款单，填写点验数字并签字

如有差错由助理与收银员核对

录入时即可查看应缴款及长短款

总收室助理将缴款单输入电脑

含长短款信息，此表同时作为现金收入汇总表

本表作为总收室出纳与财务部出纳的现金交接依据

当日全部收银核对输入完毕后打印电脑收银对帐表，并交总收室主管签字

总收室出纳将现金、缴款单、收银对帐表交财务部出纳

出纳核对现金及收银对帐表，将现金入库，并在收银对帐表签字，与缴款单一起交核算会计记账

备注：

所有流程操作均在门店核决、数据均需要传回总部存档

9）商品补订货操作流程

为加强门店日常补货管理管理，我们商品的不同情况分为5类，分别采取不同的补货操作办法：

RPS、人工补货、日配（永续）、DM（促销）

（1）RPS（自动建议）订单

责权概要：

电脑建议、主管审定

一般在营业结束后的晚间自动进行，若失败应通知资讯部

由电脑根据商品的存货、日均销量及其他事先设定的订货参数向业务主管每日生成的建议补货申请单。

这种办法主要适应于AB类的非日配商品。

自动补货系统每日自动分析全部RPS补货商品，根据事先设置的补货参数按部门生成建议补货申请单

审批后对配送商品生成对配送中心的要货单；对店采商品生成对供应商的订单

可根据实际情况修改（取消、修改数量、添加商品）

业务主管审批补货申请单

助理将店采订单打印并发送供应商

配送商品要货单传输到配送中心，按配送流程处理

提示收货部主管准备收货

提示收货部主管准备收货

备注：

日均销量（DMS）=90%*旧日均销量+10%*本日销量

补货条件：

库存量〈=（安全天数+提前天数）*日均销量

建议补货量＝（补货天数+送货天数）×日均销量－库存量－已补货量

应考虑一周之中可配送天数或供应商可送货天数

逾期要货单及订单应失效并返回业务主管确认

（2）人工补货订单

责权概要：

电脑或营业员建议、主管审定、业务经理核决

主要针对C类商品缺货或卖场商品临时缺货处理，因C类商品销量小，缺货后需由人工确认是否续补货及补货量。

如果临时缺货，由营业员填写手工补货通知单。

营业员根据临时缺货商品填手工报补货通知单

自动补货系统每周分析全部人工补货商品，按部门生成补货申请单

助理录入电脑补货申请单

业务主管签署处理意见及初核补货申请单，

审批后将产生对配送的要货单、店采订单或停止进货申请单（状态调整）

如有不同意见，签署后发回业务主管

业务经理审批补货申请单

助理将地采商品订单打印并发送供应商

配送商品要货单传输到配送中心，按配送流程处理

停止进货状态调整通知到业务主管

提示收货部主管准备收货

提示收货部主管准备收货

备注：

人工补货商品的定义为未设置补货参数的非日配商品

日均销量=90%*旧日均销量+10%*本日销量

补货条件：

库存天数〈=7

10）

供应商持订单送货，收货部按订单点验品种、数量及进价，并填写实收数量

商品收货操作流程

无条码商品提示条码打印；新品提示并进行标价签打印

助理根据订单生成验收单审核并打印两联，交收货主管

厂商联须盖收货专用章

订单收货联由助理保管

收货主管与厂商在验收单签字

厂商与收货部助理各存一联

含送货单

只能延期一次及1天

当日收货结束，收货主管确认当日未到货订单，并与供应商核实，对次日延期送货者选择延期，对次日无法送货者选择作废

当日收货结束，助理整理全部验收单并填写票据传递单交财务

财务核对票据传递单与票据，并逐张复核电脑验收单

作废订单发送到业务主管，决定是否续订货

复核后生成应付款及记帐凭证

备注：

1．本流程主要针对地采及直配商品；

2．配送商品验收请参见配货流程；

11）商品退货操作流程

责权概要：

主管填报及审定、业务经理核决

业务主管根据实际情况填报手工退货申请单

助理录入电脑退货申请单

审核时应显示及检查应付款余额；与营业员确认商品存货

应明确退货及办理时间，是否停止进货并向供应商确认

业务主管签署处理意见及初核退货申请单，

审批后将产生退货单及停止进货通知单

如有不同意见，签署后发回业务主管

业务经理审批

通知业务主管停止进货

助理将退货单打印（2联），主管签字后交收货部

收货部与营业员向供应商办理退换货，将厂商签字联交助理

平时应将待退货商品向收货部提示

助理复核单据，整理单据并填写票据传递单交财务

此时冲减库存

财务核对票据传递单与票据，并逐张复核电脑退货单

复核后冲减应付款及生成

记账凭证

备注：

1．对配送商品的退货直接向总部作退库申请单即可，请参见退库流程

12）商品报损流程

应有主管、营业员及防损签字

责权概要：

主管填报申请、业务经理审定、店总经理核决

门店业务主管根据实际情况填报手工报损申请单

助理录入电脑报损申请单

业务经理签字及审核，传总经理待批（与手工单一起）

如有不同意见，签署后发回业务主管

审批后将产生报损单及赔偿通知

总部经理审批

助理复核及打印（2联），业务经理签字后交主管及财务

此时冲减库存

主管凭此联办理报损事宜

财务核对票据传递单与票据，并逐张复核电脑单

复核生成记账凭证

13）库存修正操作流程

只用于处理商品串码、拆分、重新组合等操作，不影响库存总额

主管处理及核决

应有主管、营业员及防损签字

应有原因说明；

确保正负修正金额相抵

业务主管根据实际情况填报库存修正通知单

助理录入及审核电脑库存修正单

业务经理审核生效

传与财务存档

14）商品盘点操作流程

责权概要：

总部财务提出、总经理审批、各门店及配送执行

总部财务于业务协调制定盘点日，并召开店长协调会

盘点卡一般在新品入场时领取，平时各柜组分小类集中保管，如有损坏遗失可在盘点前补领

门店业务主管通知营业员，准备具体事宜

营业员整理货品及盘点卡

盘点时间到，助理对盘点商品进行盘点扎账处理；

每盘点完一个商品，将盘点卡放置于该商品陈列面上显眼位置

可用POS机或手持数据采集器扫描录入，如果是数据采集器，可在稽核的同时扫描

营业员开始盘点商品，并在盘点卡上填写初盘数量

无差异直接打勾

各柜组之间交叉复盘，有差异的商品应填写复盘数量

复盘完毕的柜组由稽核小组进行检查

次日助理根据扫描批次生成电脑实盘单，打印发柜组

重点检查是否每个商品都有盘点卡及是否经过初复盘，并对填写复盘数量的盘点卡再次进行盘点

组织对稽核完毕的柜组进行盘点卡扫描录入

扫描完毕当日盘点即结束

核查实盘数量及有盈亏的商品；对实盘错误的商品可修改，但须稽查核实签字

柜组核查电脑单，确认无误签字后交助理

上有商品盈亏数量

助理根据柜组上交盘点单补录及审核实盘单

下页续

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助理检查数据后成盘点盈亏核算汇总表报总部财务

盘点试算，一般在盘点后第3天进行；以电子表形式传回总部

总部财务按规定出具各门店盘亏商品处理意见，报总经理

如有不同意见，签署后发回财务

总经理审批

一般在盘点后7日内进行，期间可能进行微调

通知门店对盘点入账

财务据总经理意见处理及核算记账

备注：

1．盘点卡类似于标价签，有条码（供扫描）、品名、入场时间等信息，不同之处在于盘点卡上有盘点信息填写栏，一般分初盘、复盘、稽核3栏，并可支持4次盘点使用。

盘点卡一般在新品入场时领取，各柜组自行保管，盘点时才拿出来使用，也同时作为柜组的盘点数据保存依据。

如商品多处陈列，应准备多张盘点卡；

2．盘点入账前应禁止一些业务（销售登账、退货等）的进行？

；

3．盘亏处理意见一般是指赔偿或处罚办法，属行政管理范畴，与系统盘点数据处理没有直接关系；

4．总经理审批仅仅对部门盘点盈亏核算表中盘亏商品处理办法签署意见，不影响盘点入账，即可以先入账，再审批；

15）自营厂商结算操作流程

责权概要：

财务申请、业务经理核定，店总经理核决、财务执行

财务生成结算计划表（含费用明细附表）

之前应保证本期全部票据复核记帐完毕、全部手工费用录入完毕，计划表含最高付款限额

如对费用有异议返回财务；如对最高付款限额有异议可直接批示

业务经理审批结算计划表

店总经理审批

如有意见批示后返回业务经理

财务收到计划表，根据计划表安排每日具体对帐；

可在计划表上对供应商对帐进行预约安排

与供应商对帐抽单完毕，产生并打印结算单

如供应商不同意当前付款计划，记录其要求后返回业务经理，如业务经理同意超额付款，需总经理审批

抽单金额不可超过计划表上的最高限额

签字盖章完毕后与供应商换单，并审核电脑结算单

一般对帐会计与财务经理签字即可

供应商按结算单要求开具发票送交财务

需要记录结算单是否需要开发票及是否已开发票；结算单上同时标明收到发票后的付款期

会计收到发票后标记结算单，进入付款审批状态

店总经理审批结算付款单

如意见批示后返回结算会计

出纳安排付款后复核结算付款单

会计复核生成记账凭证

备注：

1．结算付款计划表应规定结算期间、到帐期金额、本期费用、本期销售、期末库存、期末保留款、库存销售比、厂商状态、电脑计算的最高可付款金额、批准的最高可付款金额、预计对帐时间、付款时间、厂商信息等；

2．库存销售比=期末库存/本期销售；

3．厂商状态包括：

无障碍付款、一般付款、暂停付款；

4．电脑建议最高可付款=到帐期金额–（期末库存–期末保留款–本期销售，如果小于零则取零）；实销抽单者直接等于本期销售；

5．财务抽单结算金额以批准的最高可付款金额为准；

6．财务生成计划表时一并生成各种合同自动计算费用；

7．可选择供应商范围生成计划表，以支持临时结算、非自然月结算、个别结算等情况；

8．对独立核算的门店，需要按店生成计划表及结算单。

9．结算单只可依据总经理审批后的计划表生成；

10．财务可在总额限制下自由抽单，对需要分单结算的特殊情况，须利用系统提供的分单功能将该笔票据金额分为两行再进行抽单处理；

11．对现金采购情况，验收单据复核后直接进入结算状态。

12．预付部份款采购如何处理？