公文处理的程序与要求.docx

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公文处理的程序与要求

公文处理的程序与要求

一、公文的概念、类别和功能

1、公文的概念

公文是党政机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为行使职权所制作的文件。

公文是文件的一个主要门类，它具有其他文件（主要是私人文件）所不具备的一些特点。

第一，公文的制作者是依法成立的组织；

第二，公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有由行文机关赋予的特定的效能和影响力；

第三，公文具有规范的结构和格式。

2、公文的类别

为了更好地认识公文、使用公文，可以按照不同的标准，从多个角度对公文的类别进行划分：

（1）根据具体公务活动领域的不同，可以把公文分为通用公文和专用公文两类。

（2）根据内容性质的差异，可以把公文分为：

规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文等六类。

（3）根据公文涉及秘密的程度，可分为：

对外公开、限国内公开，内部使用、秘密、机密、绝密公文等六类。

（4）根据对公文办理和传递时间方面的限制和要求，公文一般可分为：

平件、急件、特急件三类。

（5）按照《国家行政机关公文处理办法》行政机关的公文种类主要有：

①命令

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

②决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

③公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

④通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

⑤通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

⑥通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

⑦议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

⑧报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

⑨请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

⑩批复

适用于答复下级相关的请示事项。

11意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

3、公文的功能

公文的功能在于它可以打破时间和空间的限制，有效地传递权威性、凭证性的公务信息。

二、公文处理的基本任务

公文处理的基本任务就是及时、准确、有效地拟制、办理、处置、管理公文，为公务活动提供适用的信息。

其具体内容主要有：

第一，拟制公文。

由从事公务活动的机关对有关的信息材料系统的收集、加工、整理，创造出适用的信息，然后将其记录下来撰拟成文稿，再进行核校、修改、完善。

第二，办理公文。

公文办理分为收文办理和发文办理。

第三，处置办毕公文。

即根据一定的标准分别对办理完毕的不同公文的归宿作出安排：

立卷归档、清退、销毁、暂存。

第四，管理公文。

即为使上述任务能有效完成，而对公文所实施的科学、系统的保管料理措施：

公文的清理分类，建立检索体系，提供查阅；对公文运转过程的组织与监控，以及对公文安全的维护等。

三、公文处理规则

1、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

2、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

3、公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

公文办理是公文处理工作的主要内容和关键性阶段，分为发文办理和收文办理两个部分。

发文办理

一、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发和存档等程序

1、草拟。

根据领导指示，学院办公室或有关业务部门，按照业务工作职责，草拟文稿。

拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，报请上级机关协调或裁定。

拟文稿纸要贴在所发文件的前面，随文件运转和归档。

草拟公文应当做到：

九个方面

（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（3）公文的文种应当根据行文目的，发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程序。

（5）人名、地点、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（6）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“

（1）”。

（7）应当使用国家法定计量单位。

（8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（9）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

2、审核。

公文文稿负责人签发前，应当由办公室主任进行审核。

审核的重点是：

①是否确需行文，②行文方式是否妥当，③是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，④公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则的规定等。

⑤文稿的文字表述是否简明、通顺，是否符合语法、逻辑规范，标点符号的使用是否正确，文字有无错漏，文稿的段落、条款之间是否有相互矛盾、前后不一致以及重复交叉等现象。

审核完毕，应在拟稿部门意见栏相应的栏目内填写审核意见，并签注姓名与日期。

经审核后，修改较多的文稿应交拟稿人誊清后再送领导签发。

重要文稿应由办文部门的负责同志负责初审，文秘部门负责复审，办公室分管公文处理的负责同志三审。

审核把好“三关”即行文关、政策关和文字关。

3、签发。

文稿审核后，交由学院领导签发。

①以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。

②以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者经授权的其他负责人签发。

签批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。

其他签批人圈阅，应视为同意。

非特殊情况，机关负责人一般不接收和签发未经办公室审核的文稿。

4、复核。

经负责人签发后的文稿，正式印制前，办公室应当进行复核。

复核的重点是：

①审批、签发手续是否完备，②附件材料是否齐全，③格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的应按程序复审。

5、登记。

经复核后的文稿，交办公室登记、编号、标引主题词，按照发送范围确定印制数量，必要时应对文稿作技术处理，再造单送印。

发文登记一般使用簿册式，一般以年度为单位，每年度使用一册。

即内收发的《发文登记簿》。

登记的内容一般有：

文号、标题、密级、份数、成文日期、主送机关、发送范围、承办人、审核人、签发人、传递方式等。

6、缮印。

经办公室登记后的文稿，应送文印室缮印。

缮印要讲求时效，急件、特急件应按时限要求承印。

缮印必须保证质量，做到字迹清晰，版面整洁，庄重大方。

缮印过程中应注意做好保密工作，不得让无关人员随意翻阅原稿和印制的文件。

7、用印。

缮印好的文稿，交由办公室用印。

用印前，要检查签发人与使用的印章权限是否相符；发文机关标识与印章名称是否一致。

用印要求上不压正文，下骑年盖月；印章必须端正、清晰。

8、分发。

缮印好的公文，由办公室统一分发。

分发前，办公室应通知承办人从内容到格式进行最后复核，确认无误并签字后，方可照单分发。

要做到急件随到随发。

分发时，各部门要在《文件发放登记表》上签字，秘密、紧急公文应标明密级和紧急程度，随文填写发文通知单。

公文发出后，经办人要清点剩余份数，及时检查收件单位的签名，经过复核，在分发单上签字后，余件入柜暂存。

收文办理

收文办理指学院对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办和文件归档。

1、签收。

公文一律由机关文秘部门签收，按程序办理。

机关负责人一般不受理未经办公室签收的公文。

学院其他各部门收到的公文、统一交由院办公室签收。

2、登记。

公文签收后，由办公室逐件拆封核查，分类登记。

登记中要将办件、阅件和简报等分开，避免该办的文件漏办。

形式有簿册式、联单式和卡片式三种。

即内收发在《收文登记簿》登记，填写《文件处理单》送办公室主任拟办，《文件处理单》要贴在所收文件的前面，随文件运转和归档。

登记后的文件必须加盖收文编号章，以示区分。

3、审核。

收到下级部门上报需要办理的公文，办公室应当进行审核。

审核的重点是：

①是否应由本机关办理；

②是否符合行文规则；

③内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；

④涉及其他部门的事项是否已协商、会签；

⑤文种使用、公文格式是否规范。

4、拟办。

对需要办理的公文，办公室应当及时提出拟办意见。

对属于要求解决具体问题的来文，应当按照职权范围，直接转有关部门处理。

拟办意见力求准确、恰当，把握不准时，要主动征询业务处室或有关部门意见。

对紧急、重要公文应提出办理时限；对需几个部门承办的公文，需明确牵头主办单位。

拟办意见可填写在《文件处理单》的“拟办意见”栏内，并签注拟办人的姓名及拟办日期。

5、批办。

对需请领导批办的公文，办公室要及时送领导批办。

经负责同志批办过的公文，办公室登记后，转有关业务处室或部门办理（凡需两个以上部门共同办文的还要指定一个主办部门）。

批办意见写在《文件处理单》的“批办意见”一栏内，并签注批办人的姓名和批办日期。

6、承办：

有关部门接到交办的公文，应当逐件登记，注明领导同志指示内容、公文运转过程的处理结果，并抓紧办理。

（各级政府应实行办文限时制，提高办文效率。

市委机关一般公文在3日内办结，涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，应力争在5个工作日内办结。

确有困难，应予以说明。

对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的，应在2日内退回交办单位并说明理由。

）

7、催办。

要建立健全公文催办制度。

由办公室呈领导批示后交有关部门办理或者由办公室直接交办的公文，办公室应负责催办。

紧急公文跟踪催办，重要公文及负责人批示的公文重点催办，其他公文每半个月普催一次。

催办过程要及时记录，并根据催办记录，定期通报公文办理情况。

并督促承办部门及时将办理结果反馈给批办领导。

8、公文归档：

公文办理完毕后，及时整理（立卷）、归档。

（1）公文办理结束后，应将2份公文正本连同领导人签批的底稿、公文形成过程中的附件整理（立卷）。

绝密公文办结后应当及时整理（立卷）。

一般应于每年第一季度，将上年公文案卷集中向机关档案室移交归档。

个人不得保存应当归档的公文。

（2）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等组卷，并保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公文的形成过程和本机关的主要工作情况，以便保管和利用。

（3）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

（4）本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理、归档。

（5）归档范围内的公文应当确定保管期限，并按照有关规定定期向档案主管部门移交。

（6）草拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨水应符合存档要求。

文稿左侧装订线外，不得签批和修改。

9、销毁

不具备归档的存查价值的公文，经过鉴别并交办公室负责人批准，可以销毁。

销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

公文管理

密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。

绝密级公文不得利用传真机传输。

其他机关人员需要查阅本机关公文案卷，必须持有介绍信。

查阅密级公文案卷并摘抄部分内容的，需经办公室主任批准。

成卷公文不得外借

发文运转在规定时间以内，办理公文在规定日之内办结，并做到急事急办，特事特办。

其中，保密文件按以下要求管理：

1、“三密”（绝密、机密、秘密）文件要由专人负责，单独文柜存放。

2、“三密”文件的保密、借阅、清退、销毁手续完备，无失泄密事件发生。

如“三密”文件的传阅，必须严格限制在文件规定或领导批准的范围内。

文件应在办公室阅读。

阅文时，非经允许不得摘录，不允许私自留存

公文传递：

公文一律由文秘机构或专职人员统一收发，做到及时、准确、安全、保密、无倒传、横传现象，正常情况下每周至少一次到文秘科领取公文，特殊情况及时领取，且无丢失现象。

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