中小学校档案工作培训讲义.docx
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中小学校档案工作培训讲义
中小学校档案工作培训讲义
档案工作是学校的一项基础工作，是学校建设和发展的重要组成部分。
学校档案是学校历史的真实记录，是学校总结教育教学经验，探索教书育人规律，实现学校科学管理的重要依据。
为了进一步加强我县中小学校档案工作管理水平，增强档案管理人员业务水平与能力，按照组织部的安排与部署，以及平昌县教育体育局、平昌县档案局联合发出的《关于加强新时期学校档案管理工作的意见》精神，举办这期培训班。
一、学校档案工作的目标任务
《关于加强新时期学校档案管理工作的意见》指出，从2013年开始，用3年时间在全县中小学校中开展档案工作规范化管理创建活动，全部达到四川省机关档案工作规范化管理三级以上标准。
如何创建，各中小学应从以下方面着手：
（一）提高认识，加强领导，建立职责分明、科学高效的档案管理体制。
按照《四川省机关事业单位档案工作规范化管理标准》的要求，各学校要加强档案工作领导，将档案工作纳入学校建设的总体发展规划，纳入目标管理体系和年度考核范围，为学校档案工作发展提供人、财、物保障。
要加强档案法制宣传教育，提高教职工的档案意识和档案法制观念，要营造良好的依法治档的工作环境；要完善档案管理体制，明确分管领导，落实分管部门，形成分工明确、责任清晰、运行顺畅、精干高效的档案管理网络。
1、建立综合档案室，对各门类档案实行集中统一管理
2、明确分管领导、主管领导、专兼职档案人员
3、将档案工作纳入单位工作计划、目标管理和相关人员的岗位职责之中之中，做到年初有安排部署，年中有检查督促、年末有考核总结。
4、积极参加档案业务部门举办的档案业务培训，并认真接受其监督检查指导。
5、建立健全档案管理制度、办法，用法律管档、用制度管档。
A、立卷归档制度：
（1）立卷归档分工
（2）各种门类和载体的归档范围（3）归档时间（4）归档质量要求。
B、档案保管制度：
包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。
C、档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。
D、档案统计制度，包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作
E、利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。
F、档案的鉴定制度，包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。
G、岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。
（二）加强基础设施建设，确保档案实体安全。
1、要安排有档案专用库房；
2、档案库房有防盗、防火、防光、、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫、防有害气体等设施设备；
3、配备有计算机、复印机、空调、去湿机等；
4、安装使用《四川省电子文档管理软件》
5、使用平昌县档案局监制的各类档案装具材料；
6、有经久耐用、美观大方的档案柜架。
（三）规范档案业务建设，确保室藏档案规范化、标准化
1、建立健全各门类档案的归档范围、保管期限表；
2、建立收集制度，确保文书档案、教学档案、会计档案、基建档案、教学设备档案、磁性载体档案、教师业务档案等收集齐全，且各门类应归档文件材料质量符合有关规范要求；
3、制定学校档案分类大纲，确保各门类档案分类、整理、排列、档号编制等符合国家相关业务规范。
（1）文书档案整理
A、采取立卷方式整理，遵循标准是《机关档案工作业务建设规范》、《四川省文书立卷与案卷构成的一般要求》
B、以“件”为单位整理，遵循标准是《归档文件整理规则》
（2）教学档案整理
A、采取立卷方式整理，遵循标准是《机关档案工作业务建设规范》、《四川省文书立卷与案卷构成的一般要求》
B、以“件”为单位整理，遵循标准是《归档文件整理规则》
（3）会计档案整理
遵循《会计档案管理办法》和《会计档案装具格式》标准要求进行整理
（4）照片档案整理
遵循《照片档案管理规范》要求整理。
（5）基建档案整理
遵循《基本建设档案管理办法》要求整理。
（6）磁性载体档案整理
遵循《磁性载体档案管理办法》要求整理。
（7）教师业务档案
按照一人一卷（盒）进行整理。
（8）建立全宗卷
A、全宗指南B、大事记C、档案收集方面的材料D、档案整理方面的材料E、档案鉴定方面的材料F、档案保管方面的材料G、档案统计方面的材料H、档案利用方面材料I、档案管理新技术方面的材料
（9）档案柜架排列有序，编制有档案资料存放示意图；
（10）建立有档案库房温湿度登记薄。
（11）建立有档案安全检查记录
（12）建立有档案统计台账；
（13）开展档案信息化管理工作
（四）积极开发利用档案，发挥档案的价值。
1、编制有各种门类和载体档案的检索工具
A、案卷目录：
以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。
全宗号
目录号
案卷号
案卷题名
起止时间
页数
备注
B、卷内文件目录：
登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。
卷内文件目录
序号
责任者
文号
题名
时间
页码
备注
C、全引目录（案卷文件目录）
以全宗为单位将案卷目录与卷内目录相结合按一定的次序编排而成的一种档案目录。
序号
档号
所在页码
备注
1
12-1-365
5
2、建立有档案利用登记薄
档案借阅利用登记薄
序号
利用者
身份或单位
借阅时间
借阅用途
借阅档案内容
审批人签字
借阅人签字
归还时间
归还人签字
备注
二、归档文件范围及保管期限表
2006年12月，国家档案局以令的形式颁布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
《规定》以令的形式发布，属部门行政规章，具有法律效力，反映国家档案行政管理部门对确定机关文件材料归档范围和划分保管期限工作的高度重视，具有强制性和权威性。
《规定》的施行将有力推动国家档案资源建设。
为确保国家档案资源的齐全完整并提供有效利用，各机关必须依照《规定》的要求，合理界定文件材料归档范围，科学鉴定档案保存价值，准确划分保管期限，为将来档案移交进馆打下良好基础，确保国家档案资源建设的有序进行。
《规定》制定的原则：
（1）《规定》的内容要涵盖机关在其工作活动中形成的所有文件材料，即包括各种门类和载体的历史记录。
（2）《规定》要对机关文件材料的归档范围不归档范围作出明确界定。
（3）《规定》在明确界定机关文件材料的归档范围时，采用标时制，标明文书档案的具体保管期限；提出对其他门类文件材料归档范围和保管期限要按国家有关规定执行。
（4）要尽量避免机关文件材料的重复归档。
（5）凡涉及与公民权益有关的文件材料，归档和划分保管期限时要体现“从宽”的原则。
（6）《规定》要明确各级档案行政管理部门与各级机关在具体执行《规定》过程中的权责和义务，确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表的实用性和可操作性。
《规定》与1987年颁发的两个业务文件（《机关文件材料归档和不归档范围》、《文书档案保管期限表》）相比有哪些主要变化？
《规定》与两个业务文件相比，不仅形式有所变化，而且内容有较大改变，体现在六个方面：
（一）形式不同：
凡属归档范围的文件材料均确定了保管期限。
《规定》将二表合一，一目了然，这一结构是科学的，易掌握，实用性强。
（二）改革文书档案保管期限划分方法。
将永久、长期、短期改为永久、定期两种。
定期再实行标时制。
方便了对到期档案的及时鉴定处置，减少保管压力，节省保管空间和人力、物力。
（三）突出了立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现“以我为主”的思想。
比如《规定》指出：
“机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式副本归档”，而在划分其保管期限时，主办单位明显高于其他单位，可避免重复归档。
（4）充实了新的条款。
《规定》比两个文的63项增加了21项，即84项。
具体体现在行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等方面的文件材料。
（五）与1987年规定相比，对一些保管期限作了适当调整。
比如涉及到公民个人权益的档案，绝大部分调整为永久保管，体现了以人为本的思想。
对上级或下级的来文，其保管期限有所下调，这有利于避免将来档案重复进馆的问题。
（六）加大管理力度，将备案制改为审批制。
审批制代替备案制，这是一个重要变化，其核心在于要使各级档案行政管理部门和各级机关明确各自的职责和义务，确保各单位编制的《文件材料归档范围与保管期限表》的可操作性和适用性。
《规定》是机关正确界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的依据，作为部门行政规章，具有强制性和约束性。
各级机关要在认真学习、深刻领会《规定》精神的基础上，按照要求，在档案局的指导下，结合本单位实际，规范有序地开展编制工作。
在编制过程中要注意以下四个问题：
（一）制定编制工作方案。
制定编制本单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的工作方案，是做好编制工作的前提。
编制工作方案一般与机关档案分类方案结合起来。
比如，一个单位的分类方案是采用年度—机构—保管期限的分类方法，在制定编制工作方案时，就要按机关内部各个工作部门一个一个地编制，最后形成一个总表。
（二）掌握编制工作方法。
深入实际、调查研究、系统归纳是做好编制工作的原则和方法。
单位档案部门（办公室、档案员）要认真调查各工作部门形成的文件材料归档范围，确定文件材料的种类，与各工作部门认真研究，结合《规定》的内容，确定哪类文件应该归档，再按其重要程度确定其保管期限。
（三）明确编制范围。
机关文件材料归档范围和档案保管期限表的编制对象仅限于机关文书档案，其他门类档案不在此编制范围之内。
《规定》的附件《文书档案保管期限表》是编制各机关文书档案保管期限表的基本依据，在具体编制过程中，应结合本机关工作实际，突出职能特色，不要照搬照抄。
各机关其他门类档案的保管期限表要按国家有关规定执行，即已有国家规定的按现有规定执行；目前没有规定的，待将来由国家档案局会同有关专业主管部门共同制定执行。
（四）遵守审批程序。
以往各机关制定的文件材料归档范围和档案保管期限表经本机关领导批准后执行，报同级档案行政管理部门备案。
《规定》施行后，各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，须经同级档案行政管理部门审查同意后才能实施。
按《规定》要求，各单位编制的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表必须经本单位领导批准后，报档案局审查同意后方可执行。
《规定》的实施是一个动态的过程，如果机关内部机构或工作职能发生变化，那么机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表也要作相应调整。
调整后的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表也要经档案局审查同意后执行。
这份材料一份存入本机关档案永久保存，一份放入全宗卷。
国家档案局令
第8号
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。
局长杨冬权
二○○六年十二月十八日
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第1条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
《规定》的制作目的和依据是什么？
制定《规定》的目的是“便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期，使所有保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用”。
制定《规定》的主要依据是《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》和有关法规。
《档案法》第十一条规定：
“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交。
集中管理，任何个人不得据为己有。
国家规定不得归档的材料。
禁止擅自归档”。
《档案法》第十五条规定：
“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。
禁止擅自销毁档案”。
《档案法实施办法》第十二条规定：
“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由本单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人不得据为己有或者拒绝归档。
”《机关档案工作条例》第十六条规定：
“机关档案部门应根据国家的有关规定，编制本机关或者本专业系统的《档案材料保管期限表》”。
这些法规文件都是制定《规定》的法律法规依据。
《规定》的实施范围包括哪些单位？
从《规定》的第一条可以看出，《规定》的实施范围是各级党政机关和人民团体（统称机关）。
《规定》第十四条指出：
“本规定适用于各级党政机关和人民团体。
军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行”。
《规定》的实施范围包括执行范围和参照执行范围。
《规定》中的“机关”包括各级党政机关和人民团体，各级人大、政协、法院、检察院等，这些机关都属于《规定》的执行范围。
属于《规定》执行范围的机关必须按照《规定》的要求，在同级档案行政管理部门的监督指导下，编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表。
军队系统、民主党派、企业事业单位属于参照执行单位，参照执行的单位要在同级档案行政管理部门的帮助指导下，开展本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作。
需要明确的是，具有行政管理职能的事业单位属《规定》的执行范围。
这些单位必须依照《规定》，编制本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并报同级档案行政管理部门审查同意后执行。
第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
如何理解“机关文件材料”的含义？
“文件材料”一词在档案工作中被广泛使用，例如，《机关档案工作条例》第十二条，机关档案部门接收的档案，要符合“应归档的文件材料齐全、完整”，“归档的文件材料，保持它们之间的历史联系”；《档案法实施办法》第十二条，“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由本单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者工作人员集中管理。
”
这次《规定》第二条明确了“机关文件材料”是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录，对“机关文件材料”的内涵作出了明确的界定。
从门类上分“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料。
《规定》界定“机关文件材料”的内涵，就是要使《规定》适用于机关各种门类或载体的文件材料的归档工作，而不是仅仅针对机关文书材料的归档工作。
《规定》虽没有其他门类文件材料的归档范围和档案保管期限表，但根据《规定》第九条，“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行”。
第3条机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
机关文件材料归档范围包括哪些内容？
根据《规定》第三条，机关文件材料归档范围包括四个方面,这四款原则规定,既是机关判断文件材料是否归档的价值标准,同时又赋予了机关在编制本机关文件材料归档范围的自主性和灵活性,便于各机关从实际工作出发,根据本机关具体职能活动,合理开展机关文件材料归档范围的编制工作。
《规定》对机关文件材料归档范围只是作上述四款原则上区分，原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料，不仅包括文书材料而且包括非文书材料，如科技文件材料、人事文件材料等；不仅包括了纸质文件材料，而且也包括非纸质文件材料，如磁性载体文件、电子文件等。
文件材料的内容及其载体差异性较大，内容也较庞杂，如果在《规定》中详细概括或全部指明机关文件材料的归档范围既不科学、也不实际，在技术处理上也存在操作的困难。
因此，国家档案行政管理部门只对机关各类文件材料的归档作宏观、指导性规定。
本着“先易后难，分开处理”的原则，《规定》对机关文件材料的归档范围有具体要求，对非文件和非纸质载体文件材料归档范围也提出了要求，即“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档保管期限，按国家有关规定执行”。
第四条机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
机关文件材料不归档范围包括哪些内容？
机关文件材料不归档范围包括上述四个方面，这里需要注意把握的问题是:
“一般性文件的历次修改稿”如果有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。
机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。
第5条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
属于机关归档范围的文件材料为何要实行集中统一管理？
《规定》第五条，规定了机关归档文件材料的流向、管理主体、机关档案部门处理归档文件材料的职责。
这是对《档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个个不得据为己有”的具体化。
各机关应归档的文件材料，要实行统一管理.集中统一管理可以分为两个方面,一是对本单位档案实体实行集中保管,统一整理、编目，提供利用；另一方面对本单位的全部档案信息（目录、数据等）按统一的管理制度进行集中管理。
《档案法实施办法》第二十七条规定，将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为已有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，同级档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。
上述措施主要是确保机关文件材料归档齐全完整。
第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
永久保管的文书档案要按有关规定向国家档案馆移交，以确保有永久保存价值的档案得到有效保管和保护，为国家积累历史财富和文化财富。
定期保管的文书档案主要由机关自己留存，备机关日常工作查考利用，保管期满后经机关鉴定，或销毁或延长保管期限。
定期分为30年、10年，是指一般条件、一般情况下的基本划分方法。
机关可以根据本机关实际工作需要再增设期限档次或调整现有期限。
定期保管的文书档案必须实行标时划分，不能直接注明或写上“定期”，主要是便于对机关达到保管期限档案的鉴定销毁工作。
明确的标时划分克服了以往对档案保管期限较为模糊的划分方法，避免了以往短期保管档案（15年以下），一般要等到了15年以后才对其开展鉴定销毁工作，长期保管档案（16年-50年），一般要等到50年以后才对其开展鉴定销毁工作的问题。
我国对文书档案的保管期限采用标时制尚处于初级起步阶段，与欧美一些国家相比，标时划分还显得较为粗略，这主要是顾及我国档案工作的传统管理方式和整理方法，但标时制代表了档案保管期限划分的改革方向。
第七条永久保管的文书档案主要包括：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
（确定原则是以我为主、以人为本）
本机关制定的法规政策性文件材料，例如国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，这份文件属部门行政规章，具有法律效力，国家档案局不仅要将其纳入归档范围，而且在保管期限的划分上要列为永久保管。
本机关召开重要会议形成的主要文件材料，例如国家档案局每年召开一次的全国档案局长馆长会议的主要文件材料，包括请示、主管领导批示、通知、名单、日程、会议主报告等文件材料要永久保管，其他文件材料定期保管。
本机关重要的报告、总结，比如国家档案局就档案移交工作给中办领导的请示，国家档案局每年的工作总结等，这类报告、批示和总结都是国家档案局重要的文件材料，应永久保管。
总之，把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等诸多因素来考虑。
第八条定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
把握文件材料的“一般性”，要看文件材料涉及的问题是不是常规性、技术性等方面的问题。
比如某省档案局请示国家档案局，按件整理的档案装盒后，是否要编制盒号，这类问题是技术性问题，相关的文件材料就属于“一般性”。
又如，机关年度以下统计报表，也属“一般性”材料。
第九条机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
《规定》对机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限怎样要求的？
我国现有各种专门档案管理办法、规定近30种，有的办法或规定涉及到了文件材料归档范围，有的涉及到档案保管期限，有的两者兼而有之。
比如涉及到人事档案管理的规范性文件有：
《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》，前两个文件包含了人事文件材料应归档内容，但未涉及人事档案的保管期限。
又如《会计档案管理办法》，既有会计文件材料的归档范围和会计档案的标时保管期限，是一份有关会计文件材料归档范围和会计档案保管期限的规范性文件，具有较强的指导性和操
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