采购的基础职责.docx
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采购的基础职责
采购的基础职责
1、对公司生产的产品及产品物料清单要清楚
2、对每种物料的供应源要加以调查既掌握
3、对公司使用的主要物料的市场价格趋势要能掌握
4、按照公司规定程序办理采购手续
5、按照订购合同控制交货期，并办理付款
6、对采购物料的交货期、数量、品质、价格及服务承担责任
采购的高级职责
1、采购战略制定了解公司的使命，制定能完成这种使命的策略，同时思考这些策略需要什么采购行动配合
2、供应商关系管理从对抗到协作。
减少供应商。
发展长期合作。
3、减少日常的采购手工工作EDI、INTRANTE、ARS等采购信息建设
4、提供服务寻找新产品、新技术、新货源，进行价格趋势分析，判断供应市场形态，提供相关服务等帮助公司内部去达到目标。
提供建议以便改善公司的有关运作。
标准化。
提供供应预测。
采购组织的设立
1、采购组织结构
物料专家团
技术和认证中心
工程采购部
生产采购和行政采购
2、采购和供应商的管理核心价值观
确保公司和供应商都能够一丝不苟的遵守所有协议和协议精神
以信任、诚实和坦诚为基础，与供应商建立长期合作关系
坚决避免因为局部或部门的利益损害公司的整体最高利益
本部门员工之间，其他部门同事之间及与供应商之间，都应该发扬团队精神，严谨正直、相互尊重、追求卓越
坚信和坚持真正的跨部门团队合作，以达成更好的采购决策和更顺利、更快速的实施
主动性和雷厉风行：
在技术、价格、质量、交货、响应、速度以及创新方面，努力获得竞争优势
不断提升和保护公司的利益
推动公司采购业务的持续改进和有效实施
供应商认证流程
向所有潜在供应商提供平等、合理机会，让大家能够展示自己的能力。
潜在供应商的各种方式的垂询都将转给采购部门进行回复。
公司和供应商都有意开拓业务关系，采购部将要求潜在供应商完成调查问卷，然后进行评估，公司将与供应商评估结果。
如果有意向合作，和供应商面谈，根据面谈结果决定是否需要现场考察。
然后可能需要样品测试和小批量测试，确保供应商的产品满足规格要求，产能满足需求。
认证的结果将通知供应商。
在发生采购需求时，通过认证的供应商将作为候选供应商进入供应商选择流程。
供应商选择及公平价值评定
两个主要目标：
1、选择最好的供应商2、评定公平价值
1）采购集中控制采购是公司内部唯一授权向供应商做出资金承诺、获得物品或服务的组织。
除此之外任何承诺都视为绕过行为，视为对公司政策的违背。
2）供应商选择团队供应商选择将由相关专家团队来进行，成员包括采购和内部客户的代表。
3）供应商反馈办公室如果供应商在与公司交往过程中有任何不满意的地方，有专门的帮助中心负责收集供应商的反馈和投诉。
采购组织的分工
1、产品型
2、功能型
3、项目型
产品型分工即按照所采购物品的种类来分工。
功能型分工即按照采购的流程来分工，供应市场的调查，供应商的选择与认可，日常的采购作业，跟催、验货与付款，文件管理等事项各有专人负责。
项目型分工往往服务于项目型的产品。
大型成套设备生产、工程项目、房地产行业等。
一个项目结束后，采购人员进行重组，再进入下一个项目。
采购人员的能力建设
ASKH
Aattitude态度，工作的意愿
Sskill技能，完成工作所需要的技术或能力
Kknowledge知识，完成工作所需要的信息或事实
Hhabit习惯，良好的工作习惯
提升员工素质做好4件事
1）帮助员工养成良好的工作习惯
2）帮助员工树立正确的工作态度
3）帮助员工熟悉必备的知识
4）帮助员工掌握必备的技能
采购流程设计与优化
1、采购的基本流程
开始
2、采购流程的具体化
1）内部申请流程
2）内部审批流程
3）采购流程
4）订单或合同形成流程
5）订单或合同审批流程
6）验收与付款流程
7）文件控制流程
8）内部审计流程
9）外部调查流程
流程四分开
申请人，采购人，收货人，付款人
采购的四个相关职责由一个人完成，工作量与工作难度会加大，可能降低采购作业的效率。
同时，所有四个职责由一个人完成，也容易失去监控，滋生腐败。
最好四个职责完全分离，如果做不到，至少确保相关职责不能由同一个人来完成。
同时，要验证履行四个相关职责的人不具有直接的利益相关性，不构成利益同盟。
流程四要素
事情，人，时间，标准
建立价格信息体系
1、建立价格网络收集体系
2、建立价格咨询系统
3、建立价格资料查询系统
价格信息体系的三份关键资料
1）本公司产品的成本结构分析
2）公司制定的分解报价表
3）本公司制定的总成本分析表
成本分析的三个步骤
采购是一项专门技术，其中最核心的技术就是成本分析，它对降低采购成本的作用至关重要。
分析本公司产品的成本结构
制定本公司的分解报价表
重点关注总成本分析
重点关注总成本，总成本包括六个部分：
购买成本，运输成本，检验成本，仓储成本，品质成本与交易成本。
总成本分析首先是用在A类材料上，即占采购金额的比例80%的那些物品。
采购成本分析的3A法
价格的市场影响因素，供应商的报价依据，如何处理市场报价，如何应对垄断供应等。
1）价格的市场影响因素主要是供应市场结构、成本、变动的价格模式以及供应商的价值取向。
2）供应商的报价方法及依据
成本加成法
需求导向法
竞争导向法
如何处理相同报价
1）质量条款
2）付款条款
3）交货期条款
4）运输条款
5）供应商库存
6）售后服务条款
如何处理垄断供应
1联合采购2扶植弱小供应商3实施更大范围甚至全球采购打破垄断局面4假以时日耐心寻找替代品5视占供应商业务量大小而灵活交涉6要求非价格方面的让步，如送货、保修、付款期等7长远规划供应体系，打破垄断8开诚布公的“概述利益”，即拿未来的增长换取现实的回报
其他常用采购技术
1）规模经济规模经济是一种经济现象，采购的数量越多，获得的价格折让也就越大
2）学习曲线采购的数量越多，厂商的生产量越大，其单位工时将有规律的减少，从而降低人工成本。
3）批量采购
4）期货采购对于那些价格不稳定且波动非常大的物品，可以采取期货采购。
在价格持续上升阶段，签订大单，保持战略性库存，锁定涨幅，防止价格持续上涨带来的负面影响。
当价格趋于下降时，尽早消化库存，防止价格跌带来的被动局面。
5）联合采购
合同管理
有了采购合同，就可以：
建立评价与支付机制；规范采购人员的行为；可追溯，便于审计；产生强制力，交易双方必须遵循条款约定；管理采购风险。
采购合同的基本内容
合同内容的4R
Relationship关系
Risk&Responsibility风险和责任划分
Reimbursement赔偿机制
签订合同的注意事项
1、一定要使用采购方自己格式的合同
2、善用补充条款
3、进行严格的合同评审
采购绩效考核的核心内容
1）准时交货率=准时交货订单数/已下订单总数*100%
准时交货率=准时交货数/应进货总数*100%
2）来料检验合格率=合格批次数/来料批次总数*100%
来料检验合格率=合格总数/来料总数*100%
3）采购成本下降比率
价格起伏=本期价格/前期价格*100%
总成本起伏=本期总成本/前期总成本*100%
3）供应商开发的效果
开发新供应商的数目
采购半径：
供应商离采购方指定交货地点的平均距离，它反映了供应商本地化的成果
三个关键性采购原则
1、不要原理采购部门
2、把力量集中在A类材料上
3、不要加速完成采购
招标采购的流程
1）发标与投标发标方先要制作一个标书，标书经过审批之后进行上传，传到相应的一些公开出道。
标书公开之后，投标方能查阅并下载，制作并提交完成的标书。
2）开标、评标与中标。
标书提交上来之后，发标方组织成立一个评审小组。
接下来是开标，并按照事前确定的标准评判。
最符合条件的供应商将被确定中标，然后宣布和公示，最后通知给中标方，就完成了整个招标采购的流程。
开标与评标
1、符合性评审
符合性评审是入门审查，决定供应商是否有资格参与交易。
它包括资质评审与形式评审。
资质评审包括他的“三证”（法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证）是否齐全，有时候还需要某些专业的资格，如“卫生许可证”、“建筑施工许可证”、“道路运输许可证“等等。
以及管理系统的认证，如”ISO系列认证“GMP认证“、”HACCP认证“等。
符合性评审还包括投标方之间的内在关系评估，防止出现“围标”现象。
形式评审是指标书是否严格按照要求格式去填写，章节、条款、关键要素的说明甚至排版与字体是否符合要求等。
2、技术性评审
技术性评审是看供应商有没有能力提供或者是否提供了招标方所需要的产品或者服务，它包括关键技术评审、规范评审以及质量条款等内容。
3、商务性评审
商务性评审是所有评标工作的核心内容。
商务性评审的核心是价格条款，当然也包括保证金、付款方式、交货期、库存、技术支持及服务等等。
4、综合性评审
综合性评审的打分方法就是加权平均，通常可以按照内容来加权平均。
供应商
符合性
技术性
商务性
综合性
中标方
得分
权重
得分
权重
得分
权重
加权分
最终得分
A
85
0.1
90
0.4
95
0.5
92
95.2
B
B
92
0.1
96
0.4
98
0.5
96.6
100
C
95
0.1
95
0.4
95
0.5
95
98.3
采购谈判成功的三个要素
1）可达成协议2）要富有效率3）能维持关系
不要让你的采购人员谈价格
这句话的本质含义是：
不能让采购人员单独去谈价格，在谈价格的时候，要通过一个“跨部门小组”去执行。
跨部门小组的成员将来自生产需求部门、技术部门、质量部门、采购部门、财务部门或者内部审计部门。
集中采购与电子采购
集中采购
采购的中央化，与分散采购对立。
所有采购的职能集中到采购部门，公司购买任何产品或服务都由采购部门来执行。
如果一个公司是分散采购走向集中采购往往分三个阶段
1）完全分散采购。
不集中，但开始传播集中采购的理念。
2）集中采购与分散采购并存。
通用的产品先集中采购，不通用的仍然分散采购。
3）完全集中采购
集中采购的三个层次
1）将所有采购的职能集中的采购部门，这是最基础的层次
2）标准化产品的采购像单一供应商集中
3）不同产品的采购向同一供应商集中
集中采购的最大优点就是采购总成本最低
1）采购量大，总成本降低，交期也更有保证
2）所购物品容易标准化
3）采购管理简单化
4）不回因物资短缺内部竞争导致价格上涨
5）有利于采购专业化分工和专业技能提升
6）推动供应商的有效管理
7）有利于对采购活动进行更有效的控制
集中化之后的电子化
电子采购的优势
1）通过发现新供应商以获得更好的供货源
2）通过引进更多的竞争来降低采购成本
3）通过链接或融合一些系统，以实现实时信息更新，提高与供应商的联系效率
4）通过对所有订单实施更好的监控和聚合，降低存货的总水平
5）减少自己的处理与交易成本
6）规范购买新闻，防止欺诈性购买
7）追踪交货时间安排，以满足生产需求
8）采购任务自动化，使熟练员工解放出来
9）当购买者在全球化供应中变得成熟时，其专业知识也随之增加
10）使有弹性的任何时间任何地点的接入成为可能
11）由于网络浏览器技术的发展，使接入变得更加容易
12）利用最新的网络保护系统，如防火墙加密和认证技术，提供了更安全的商业环境
电子采购存在的障碍
1）理解电子采购的全部内容
2）获得数据的透明度
3）使供应商进入系统
4）系统认证
5）保持供应商的信任
6）培训
其他降低采购成本的方法
鼓励供应商之间的竞争
包装和运输优化
延长付款时间
大力实施材料标准化
推动全球采购
库存成本的构成
库存成本=订货成本+持有成本
订货成本包括：
1）请购手续成本。
2）采购成本
3）进货验收成本
4）进库成本
5）其他成本
持有成本包括：
1）资金成本
2）搬运成本
3）仓储成本
4）折旧成本
5）其他成本
提高库存的准确度
库存准确度是指账物相符率，它会直接影响周期库存
库存准确度
1）严把出入关出入库4大原则：
单单相符单货相符严格品控单证齐全
2）循环盘点。
3）严禁非法取用
供应商关系策略八字方针：
分类，减少，开发，扶持。
缩短采购周期
完整交货期有四个部分构成：
订单处理周期，采购周期，生产周期，运输/配送周期。
对于采购部门而言，主要缩短订单处理周期与采购周期。
缩短订单处理周期从以下四个方面做：
组织保障、流程优化、电子化以及加强预测。
缩短采购周期必须加强供应商的库存管理、注重供应商关系发展并建立共享的信息平台。
其中核心是供应商库存管理。
交货期与准时交货率
管理的目标要提高准时交货率，管理的手段就要想办法缩短交货期。
交货期缩短了，就可以实现快速准时交货。
交货期的三种表达方式：
1、客户要求的交货期
2、公司承诺的交货期
3、实际交货期
订单处理就是做5件事：
1、订单/合同评审2、生产计划与排产3、物料需要计划4、采购计划5、采购订单的下达与确认
缩短订单周期，可以与如下四个方面努力：
组织保障，流程优化，电子化以及加强预测。
组织保障：
将所有订单处理的事情集中到同一个部门，由一小部分人去完成。
原来由多个部门处理订单，部门间容易出现互相推诿，改为单个部门处理订单后，部门内沟通障碍较少，这样容易整合信息，提高信息处理速度，从而缩短流程周期。
流程优化
流程设计的四个要素：
1）事情（做什么与怎么做），即过程与具体步骤
2）人（谁来做），即责任部门与责任人
3）时间（何时开始与何时完成），尤其是完成时间要限定
4）标准（为什么）即做的怎么样
供应商关系策略
供应商管理就是做好4件事：
选择、认可、评估与激励
战略型供应商：
伙伴关系，要致力于长期紧密合作，寻求双赢
杠杆型供应商：
交易关系，使杠杆作用最大化，寻求价格最低
瓶颈性供应商：
依赖关系，要降低风险，保障供应
一般性供应商：
精简内部流程，用最简单的方法去采购
供应链开发五个阶段：
第一阶段是传统做法，敌对关系，价格是决定因素，也开始对供应商进行正规认证。
第二阶段是供应链管理，采购方与供应商是长久关系，采购过程中质量是决定因素，注重减少供应商数量，以获得规模效应。
第三阶段是生产联盟，采购方与供应商关系紧密，采购过程中时间是决定因素，关注关键工艺能力，尝试一同开发项目。
第五阶段是世界级水平，起点到终点链接精益企业，电子化精益实践成为标准化操作。
世界级水平的企业追求动态供应链创新以赢得竞争力。
供应商选择标准与模板
七因素理论：
质量价格交货期创新技术服务社会责任
建立供应商选择模板有四个步骤：
1）确实主因素：
从哪几个方面选择供应商，如七因素。
2）确定子因子：
子因素是指指标，每个主因素究竟怎么衡量，就必须建立相对应的指标。
主因素
衡量指标
质量
来料检查合格率，让步接收（特采）率、拒收率、质量改善等
价格
价格下降比率、运输方式、库存方式等
交货期
准时交货率，交货周期，短缺等
创新
管理系统的数量与效率、信息系统的发展阶段等
技术
技术储备与升级，技术人才数量与结构，技术支持等
服务
反应速度，预警通知（短缺或延迟等）增值服务等
社会责任
社会责任体系，员工加班率，员工流失率，员工满意度等
3）分配权重分配权重到具体指标上
4）加权平均
开发与认可供应商
前期书面调查：
1）一般经营状况信息调查，法人代表，地址，公司商业证书等。
公司规模、人员、注册资金，净资产等
2）供应商能力/产能评估设备生产能力、产能
3）供应商技术能力，研发能力，供应商处理技术质量的能力
4）供应商质量保证能力质量体系认证，合适的检验设备，工厂产品标准，质量控制方法
5）商业体系报价流程，市场与销售，计划体系，数据交换支援系统，工厂内部物流管理
6）供应商商业资料主要产品、客户、供应商、销售额
7）供应商管理团队
8）财务稳定性
9）资源配置
10）合法性
11）道德操守
12）对环境的维护及对社会的承诺
产品认证
一般需要六个步骤：
1）样品检测：
外观，电参数，机械参数，理化指标，微生物指标等
2）第三方测试：
外部指定实验室双方认可
3）产品可靠性、安全性测试
4）首样试运行
5）小批量试运行
6）产品满足公司的所要以上需求
供应商调查表
编号：
供应商名称
地址
邮编
法人代表
公司性质
□国营□私营□外企
联系人
联系方式
电话
传真
联系方式
网址
E-mail
公司规模
注册资金
占地面积
员工人数
技术人员
主要产品
主要客户
主要供应商
业务能力
标准
□客户□行业□国标□国际
加工设备
设备名称
规格
数量
单位
备注
业务量
质量保证体系
质量控制部门
□有□无名称：
质量控制文件
□有□无请附上复印件
检验设备
质量体系认证
□有□无名称：
请附上复印件
过程控制状态
财务状况
流动资金
信贷状况
财务管理
备注
填表人：
核准人：
日期：
现场评审
1）审核要求企业标准行业标准国际通用标准（ISO9000/QS9000）
2）审核实施
3）审核合理安排
供应商开发与认可十个步骤
1）物料分类，将常用物料分类
2）推荐厂家，每种物料两三家
3）评选小组，来自采购质量生产技术财务部门
4）基本调查，初评后采购提交候选厂商填写供应商调查表
5）实地考察，根据调查表的内容实地调查评估
6）产品认证，样品测试通过后，再进行小试，中试与规模生产
7）评选结果，评选通过则纳为认可供应商，进行正常商务
8）厂商辅导，对认可供应商进行品质或管理上的辅导
9）追踪评估，每月做好交期、数量、品质和服务的统计或图表，以便评估
10）不良筛选，优胜劣汰，但仍然要有评审小组来决定
供应商的评估与激励
供应商绩效改善方法
1）建立供应商的绩效指标
2）鼓励供应商早期参与
3）加强对供应商的沟通与反馈，尤其是供应商参加例会
4）实施供应商改善项目
物质激励包括：
1）提高采购份额，2）签订长期合同3）推动产品免检4）纳入培训与改善计划
总体采购协议
1）双方同意合同年内的商业合作
2）合同内表明采购方的基本要求
3）合同年内的采购份额
4）供应商的生产周期
5）产品保证期
质量协议主要包括
1）产品标准，IQC接受标准（PPM,AQL）
2）提供可靠性试验数据
3）工艺控制标准（SPC）
4）原材料来源及要求
成本目标协议主要包括：
1）价格下调频率（季度、半年、采购份额的增长）
2）库存管理：
供应商处库存量（月、日）供应商管理库存（VMI等更有利的方式）
3）付款方式的改进：
探讨对采购方更有利的付款方式与付款周期
4）运输方式：
自提送货上门还是通过专业的第三方物流，运费的分担等
电子商务协议则包括
1）EDI（电子数据交换）
2）采购协作平台，甚至是自动补货系统的建立，以逐步实现电子采购
供应商绩效评估的主要内容包括：
1）来料质量评估
2）质量问题解决
3）供应商工厂质量审核，在出现重大质量事故时，可随时进行工厂质量审核
4）供应商商业审核
升级会员 