连锁管理信息系统解决方案.docx

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连锁管理信息系统解决方案

xxxxx连锁管理信息系统解决方案

系统总体说明

1.1系统设计目标

从企业自身的实际情况出发，引进先进的管理思想和技术，结合企业自身的特点，采用科学的方法实施，最终要建立覆盖连锁经营企业的购、配、销、结、服务等各个活动的人机协调的信息管理系统，从而进一步达到：

●最佳配置企业的资源，提高企业的整体实力；

●改进对上下游客商的服务水平，提高企业的竞争能力；

●提高配送中心的配送能力和配送效率，加强总部对分店的管理力度；

●控制成本，降低消耗，快速反应，提高企业的经济效益；

●规范与完善企业运作流程与管理制度，提高企业的运作管理水平；

●提高员工整体的素质，提高企业形象，增强企业活力。

具体地说，通过采用信息管理系统，应能达到如下目标：

通过建立起高效的信息网络，能够实现总部与配送中心、总部与分店、配送中心与分店、总部与供应商、客户之间信息的高度共享，保证信息安全、准确、及时得到处理和流通，为各级操作人员、管理人员、决策人员提供数据和决策依据。

通过建立起一套切实可用的信息管理系统，能够使经营过程中的业务流、信息流、资金流得到控制，可以随时获得企业的经营数据，准确及时地反映经营状况，确保各个环节能够得到合理监控，使整个企业能够健康的发展。

●通过建立起快速高效的要货、配送、采购工作流程，各部门的要货需求能最快的得到满足，采购部门能够准确地进行采购决策，配送部门可进行合理的配货和调货，同时，公司内所有的库存一目了然，减少呆滞商品，降低脱销率。

进一步提高周转率，降低库存资金的占用、应管理不善造成的损失。

●通过建立起应收应付系统，可极大的提高在应收应付的环节中的工作效率、效果。

应收款、应付款、超期应收款、超期应付款可以即时体现。

避免了手工操作中的效率低、准确性差、人情味浓的现象。

●改善与供应商的关系，为消费者提供更好的服务。

通过与各供应商共享所提供商品的进、销、存、结算信息，可以改善与供应商的关系，进一步活化采购环节，使供应商能更好、更快地提供适销对路的商品。

同时，通过分析商品的畅滞销特性、客户群体的消费特点，能更好地为消费者提供适销对路的商品和优良的服务。

1.2系统的设计原则

为了能达到系统的目标，充分考虑用户的实际情况，信息系统的建设应遵循以下原则:

●实用原则。

充分考虑与探讨用户的现有需求，挖掘用户的潜在需求，系统真正能为用户解决管理中的实际问题，实现系统的应用价值。

●先进原则。

经营管理模式在不断地调整，计算机行业的技术和产品在日新月异，只有采用先进的技术和建立在现代经营管理模式的系统，才能保证系统的安全性、可靠性和较长的生命周期。

●可扩展原则。

整个系统的构成可以灵活地进行配置和扩充，如硬件配置的升级、网络站点的扩充、系统功能模块的增加等。

●可靠原则。

管理系统是一个实用性、实时性很强的应用系统，为了可靠运行，采用多级备份和容错技术，系统任何局部发生故障，应最大程度地不影响其他部分的正常运行。

●安全原则。

系统具备多层次的安全和保密机制，用户可以通过系统提供的权限维护手段，自由搭配体现自身特点的管理框架，并按数据的重要性设置多级密码口令，对不同的用户授予不同的使用权限，做到权限分明，以确保系统运行安全可靠，维护企业利益。

●智能原则。

系统可提供多种友好提示，提醒操作者进行正确的操作，数据录入时具有自动提示纠错功能。

系统可提示保质期、应收应付款等多方面的信息提示。

误击键盘和其它录入错误不会导致系统死机。

●易用原则。

系统遵循简洁实用、文档清晰、人机界面友好，易学易用，方便操作，能适应不同层次的使用者。

1.3系统的优势

●海信系统在信息技术上的优势

（1）海信网络科技公司与国际大型信息产业公司建立长期战略合作关系，与Microsoft公司的合作，使海信在Windows系列产品上的应用上及底层技术上能够得到强大的技术支持。

（2）海信商业管理系统是基于UNIX和Oracle平台的大型管理软件，海信凭借对UNIX和Oracle的深入理解，对系统的性能进行优化，使得该系统能够充分满足大型连锁配送企业的使用。

（3）海信开发软件的过程遵循ISO9001和RUP的统一开发过程，在需求建模和数据库设计中，采用了RationalRose和PowerDesigner等计算机辅助设计工具，在编程和测试的过程中层层把关，凭借高水平的研发及管理机制，为向用户提供可靠的软件产品提供了强有力的保障。

（4）基于先进的信息技术的连锁配送系统，在总部与分店的数据通讯上，采用了共享目录、等多种传输方式，使得分店与总部的数据通讯问题变得轻松自如。

●海信系统在管理应用上的优势

（1）海信商业管理软件不仅采用了先进的信息管理技术，也汲取了国内外先进的商业管理经验。

在国内，海信聘请了许多知名企业和重点院校的专家和教授作为行业资深高级顾问；在国外，海信与JDA等大型零售业行业解决方案巨头建立了广泛的合作关系。

这为海信能够为零售企业提供完善科学的行业整体解决方案提供了管理技术的保障。

（2）信息系统常常需要产生大量的报表，各管理层需要的报表格式也不尽相同，对处于市场变换环境中的企业更是如此，如果软件不灵活，就会有许多的二次开发工作。

海信系统为用户提供了一个功能强大的报表单据定义工具，需要不同形式的报表可以不需编程，由用户按自己需要的格式进行设计。

并且系统中出现的报表可直接转换为Excel等多种报表，更加方便了用户的使用，实现了高水平的管理个性化支持。

●海信系统在技术发展上的优势

（1）基于与Oracle、Microsoft等公司的长期合作关系，这些公司定期对海信进行前沿技术的培训，并培养出了大批的认证工程师。

这些认证工程师在海信的不同岗位上发挥着巨大的作用。

（2）海信网络科技公司拥有大批的博士和硕士精英，他们为海信推行先进技术推波助澜，尤其是Internet先进技术的广泛应用，使海信在信息、通讯、商业等领域增添了巨大的发展潜力。

（3）海信软件系统始终追随国际最新技术的发展，为支持Internet/Intranet的应用引进了国际领先的开发平台，并为B2C、B2B的网上应用预留下接口，这为商业企业用户的后续发展提供了强大的先进的技术保障。

由于海信系统有以上的优点，公司在规划自己的总体信息系统时可以以平稳为原则，结合自己公司计算机应用的实际，按自己的节奏逐步扩展系统，从而实现使用者对计算机系统的最合理利用，而不是迫于技术进步的压力，使人成为技术的奴隶。

在采用先进技术的同时，控制技术进步的步伐，尽量减少不必要的投资浪费，使系统能够平稳过渡，平稳运行。

系统解决方案

2.1建立适应xxxxx连锁的管理信息系统

xxxxx连锁公司情况介绍。

xxxxx连锁是一家大型新兴企业，在建立信息系统时，硬件的选型和软件功能的选择必须要遵循用户的需求。

根据公司的实际需求，我们这样确定整个系统的构成：

●硬件系统

在总部物流配送中心，采用服务器系统，该服务器主要对总部和配送中心的业务数据进行处理，安装vpn服务器，完成与各门店的数据传输和通讯；在门店，可以采用1台PC机+多台POS的模式进行管理或只用1台POS模式（较小的门店）。

分公司与总部的数据通讯，可以借助公共通信网络（PSTN）、Internet方式、VPN、访问FTP等实现数据传输。

●系统软件

在总部物流配送中心，服务器可以安装Windows2003Server或RedHatLinuxAdvancedServer，在这些操作系统上都可以安装SQL标准版或企业版。

在区域分公司，服务器可以安装Windows2000AdvancedServer，客户端可安装WindowsXPProfessional。

●应用软件

在总部配送中心，采用海信商海导航连锁配送管理信息系统4.3总部版；在各个区域门店（分公司超市），采用海信商海导航商业管理系统4.3门店版。

网络拓扑图

2.2安全保证体系

●用户多级权限控制

根据不同用户角色，设置相应权限，用户的重要操作都做相应的日志记录以备查看，没有权限的用户禁止使用系统。

●数据库用户权限控制

为了防止用户误操作造成对数据的破坏，系统对一些数据库用户的权限进行了定制，这些用户仅允许查询，不允许进行数据的增加、修改和删除。

●重要数据加密

本系统对一些重要的数据按一定的算法进行加密，如用户口令、重要参数等。

●数据备份

允许用户进行数据的备份和恢复，以弥补数据的破坏和丢失所造成的损失。

3.1.项目组织结构

有效的组织机构是项目成功的有力保证。

建议组织结构图如下：

在整个项目管理中，双方项目负责人协商排定人员和进度，处理紧急事件。

项目经理组的核心任务是依照实施计划管理整个项目的正常运转，保证项目的质量并如期完成。

具体有：

1．制定计划并组织实施，包括系统各种需求的分析确定，硬件网络系统的设计与改造，软件系统的设计制作，设备的购买验收，系统的安装调试，人员的培训，系统的运行准备，系统的运行，系统的完善，系统的验收，系统的服务与维护。

2．工程进展的评测。

3．记录、报告、使用说明等文档的准备和移交。

3.2.项目管理方法

3.2.1.项目规划

相关责任人详细制定每一阶段的工作规划，以书面形式提交，作为实施的依据。

同时还要制定项目管理的相关准则。

3.2.2.进度跟踪

项目进行中随时跟踪工程进展的状况，并同计划做比较，以跟踪工程进度。

通过进度跟踪可以及时调整人员和资源的分配和实施方案，避免工期的延误和资源的浪费。

3.2.3.沟通与协调

海信项目经理与贵公司项目负责人应保持密切沟通联系，定期举行项目阶段会议，总结阶段工作，布置下一阶段的任务。

3.2.4.质量监控

质量是关系到整个系统成败的关键，在此项目中，我公司将执行严格的质量监管，以确保各阶段工作的质量。

3.2.5.项目风险管理

常见的风险包括：

●用户需求定义不准确或未能如期完成。

●用户的需求不断变化。

●设备没有准时到位。

●项目所需器材及配置不足够。

●网络连通出现问题。

●项目人力资源估计不足。

●领导与项目人员沟通不足。

●产品质量偏低。

●项目工作场地安排出现问题。

如果能掌握整个项目过程中可能出现的风险，并计划应变的措施，那既使不能避免风险的发生，亦能减低风险一旦发生对项目所造成的影响。

项目经理可以利用一些行业标准或风险评估表，分析可预见风险的影响，并提出解决方案。

3.3.项目实施过程

我们将项目细化为如下几个阶段，每一阶段有明确的目的和内容，阶段结束都有相应的文档产生。

●售前支持，确定合作意向并洽谈。

●合同详谈、签订阶段。

●需求分析、调研阶段。

●软件调整，部分修改阶段。

●硬件设备、系统软件采购阶段。

●业务基础数据准备采集阶段。

●设备到货、验收阶段。

●现场培训、试用环境搭建阶段。

●硬件系统安装、调试阶段。

●应用系统安装、调试阶段。

●应用系统初始化，参数配置阶段。

●基础数据正式录入阶段。

●硬件、网络、应用系统联调阶段。

●基础数据校验阶段。

●系统试运行阶段。

●系统正式运行启动。

●系统运行初期跟踪阶段。

●系统验收

系统运行进入长期技术支持服务阶段。

系统培训

4.1.培训对象

1、管理层的培训（总部和分店）

2、业务主管培训（总部和分店）

3、操作员培训（总部和分店）

4、系统管理员培训（总部和分店）

5、收款员培训（分店）

4.2.培训内容

4.2.1结构框架、整体功能分布概要

培训对象

培训内容

培训方式

培训目的

执行人员

培训时间

总部管理层人员、业务主管、系统管理员

1、国内连锁经营现状与配送中心信息化建设的必要性；

2、物流配送中心建设的过程；

3、海信连锁配送管理系统开发背景、设计思想、整体架构介绍；

1、多媒体演示；

2、互动式沟通；

使企业管理层对配送中心信息化建设引起足够重视，对配送中心的建设和管理有足够了解，在信息化建设中起到引导和带头作用；

海信商业培训师

二天

分店管理层人员、业务主管、系统管理员

1、商业管理信息化的现实性与必要性；

2、商业信息化管理与经营管理制度的相互关联性；

3、商业系统信息化管理的特点及实现方式；

4、海信中小型商业管理系统的设计思想、结构框架与整体功能分布介绍；

1、多媒体演示；

2、互动式沟通；

使企业管理层注重商业信息化管理，认清严格、完善的管理制度是商业信息化管理系统流畅运行的根本保障这一实质并继而调整不适应计算机管理的环节。

明白商业信息化管理的特点及实现方式；

海信商业培训师

一天

4.2.2业务培训

培训对象

培训内容

培训方式

培训目的

执行人员

培训时间

总部业务主管、操作员、系统管理员

1、进行连锁经营基础知识的培训，如配送中心，入库，直货，协配、退货等知识概念性的普及。

2、配送中心职能部门的确定，职能部门的职责范围和职能部门间业务单据的流转

3、非常规性事务的处理方法和处理原则

4、配送中心仓库管理和商品品类的组织划分

1、多媒体演示；

2、通用组织机构图；

3、职能部门的基本职能图示；

4、业务数据与单据的标准表格；

连锁经营基础知识的普及与业务职责的划分；

海信商业培训师

一天

分店业务主管、操作员、系统管理员

1、超市各职能部门的划分；

2、超市商品品类的划分；

3、业务数据规范化与标准化的必要性与意义；

4、结合客户实际组织机构，从整体出发，对超市业务流程做串线式培训，重点培训各业务点的入口、出口和各业务之间的过渡方式；

1、多媒体演示；

2、通用组织机构图；

3、职能部门的基本职能图示；

4、业务数据与单据的标准表格；

使业务人员养成数据、单据标准化的意识；理会贯通各职能部门的具体职责范围，各业务数据和单据的实现及相互流转方法。

业务间的前后衍接与业务问题处理；

海信商业培训师

一天

4.2.3微机基础知识培训

培训对象

培训内容

培训方式

培训目的

执行人员

培训时间

总部单据录入员、财务人员及相关操作人员

进行计算机基础知识培训，如开关机、计算机概念、打印机、UPS使用等，要求熟练操作计算机，对一般硬件故障如电源松动，打印机卡纸等均能处理。

进行后台计算机知识培训，如WIN98使用，五笔字型，打印机使用等，使能熟练操作WIN98和打字。

录入人员达到每分钟30个字水平。

1、计算机基础教材；

2、实体操作教学；

使培训人员掌握微机及相关外设的组成和基本使用；

学习掌握微机数据的基本输出输入技能；

总部系统管理员

三天

操作员、收款员、其他使用微机人员

进行计算机基础知识培训，如开关机、计算机概念、打印机、UPS使用等，要求熟练操作计算机，对一般硬件故障如电源松动，打印机卡纸等均能处理。

进行后台计算机知识培训，如WIN98XP使用，五笔字型，打印机使用等，使能熟练操作WIN98和打字。

录入人员达到每分钟30个字水平。

3、计算机基础教材；

实体操作教学；

使培训人员掌握微机及相关外设的组成和基本使用；

学习掌握微机数据的基本输出输入技能；

超市系统管理员

三天

系统管理员（总部和分店）

1、服务器的管理与维护；

2、数据库平台的基础知识与简单操作；

3、网络资源的配置与维护；

4、管理系统的安装与注册；

5、管理系统的系统维护与管理；

6、微机外设的使用与维护；

1、服务器维护手册；

2、数据库管理教材；

3、网络知识培训教材；

4、实体教学；

掌握服务器维护技能；掌握网络资源的配置及网络问题处理方法；学会数据库的日常维护与简单查询；学会配送中心管理系统和商业管理系统的系统维护与管理；

海信培训师

各二天

4.2.4业务操作与实践

培训对象

培训内容

培训方式

培训目的

执行人员

培训时间

操作员、系统管理员（总部和分店）

1、结合业务培训内容，详细培训系统各业务模块的具体操作；

2、各业务数据、业务单据的录入与制作；

3、各业务数据、业务单据生效后对系统产生的作用；（数据流的走向）

4、错误提示的原因及解决方法；

实体教学；

理解业务流程；

理解每个业务的入口与出口；

掌握并熟练应用各业务数据、业务单据的制作与流转；

错误分析能力的提高；

海信商业培训师

各三天

4.2.5收款员培训

培训对象

培训内容

培训方式

培训目的

执行人员

培训时间

收款员

1、收款员的行为规范；

2、收款员上岗的注意事项；

客户组织培训

合格上岗

客户收银主管

一天

收款员

1、收款机的设备组成；

2、开机前的准备；

3、收款机的具体操作，交易、练习、退货、优惠、折扣、作废、查询、挂帐、卡支付等等常用操作的使用；

4、各种前台报表的查询使用；

5、交班、结帐的实现；

6、打印纸、色带等耗材的安装与设备维护；

7、关机前后的操作及注意事项；

1、收款机知识培训教材；

2、实体演示教学

了解收款机基础知识；

掌握收款机的日常使用；

掌握并熟练应用前台销售系统的各种操作；

海信商业培训师

三天

4.2.6总部和分公司系统正常运作后的强化培训

培训对象

培训内容

培训方式

培训目的

执行人员

培训时间

业务主管

（总部和分店）

1、协助不同业务之间的进一步衍接与配合；

2、协助解决在业务运作过程中出现的相关问题；

3、协助用户进一步完善各单据录入、打印格式、各报表的制作与统计；

互动式沟通；

巩固业务之间的配合

海信商业培训师与客户培训师

二天

系统管理员

（总部和分店）

1、数据库字典的开放；

2、简单数据查询与系统数据在数据库中的归宿与走向；

3、人员权限的进一步明细与配置；

4、相关业务报表的数据定义与报表统计；

5、相关业务单据的录入格式、打印格式的定义；

互动式沟通；

全面掌握配送中心管理系统和中小型商业管理系统的操作、维护、问题处理

海信商业培训师与客户培训师

各一天

操作员

（总部和分店）

1、系统操作中出现的常见提示统计及解决方式；

2、系统操作的快捷方法与一些诀窍；

3、定义不同风格的操作窗体，如表格的列筛选；

4、实地指导操作员业务单据操作；

互动式沟通；

灵活应用配送中心管理系统和中小型商业管理系统；解决使用过程中的问题；

海信商业培训师与客户培训师

各二天

收款员

（分店）

正常运作中遇到的非常规情况的处理；

互动式沟通；

解决使用过程中的问题；

海信商业培训师与客户培训师

一天

4.3.系统交接

我公司始终坚持以‘扶上马送一程’的交接原则，系统交接的前提是用户能真正独立使用系统。

技术支持与售后服务

5.1技术支持

●与用户一起制定合理、科学的工作流程；

●详细解答用户提出的问题；

●为用户提供各种设备的选型方案；

●负责整个系统的安装调试；

●配合系统验收。

5.2售后服务

信息管理系统包括许多部分，既有前台ＰＯＳ收款机销售系统部分，后台计算机控制管理系统和总部的物流管理系统部分，同时有包括联结各部分的网络系统部分。

并且每部分又是由软件、硬件等多种产品组成的。

系统的日常使用运行，联系到各个部门、各名员工，上至总经理、下至门店店员，涉及方方面面。

因此我们说连锁超市计算机信息管理系统是一个复杂的综合系统工程。

一个有效系统的建立必须建立在实际业务的基础之上，从连锁超市的管理来说要从现有的手工作业方式下的管理转换到计算机作业方式下的管理实施，需要建立合理的业务流程和工作规范，需要建立一整套人机接口规范。

我公司将充分利用多年的实施商业计算机管理系统的经验并结合贵公司的现状与贵公司的工作人员一起制定切实、可行、实用、高效的超市运行管理方案和系统的运行管理规范，以实现人机的无缝连接。

系统正常运行后，随着时间的推移，随着经营管理的变化，业务、流程也会发生变化，用户可能对系统又有新的要求，需要对系统进行进一步的开发。

对用户遇到的这类问题，我们将在在售后服务阶段能提供良好的技术支持。

我公司充分认识到和重视售后服务的重要性，对售后服务工作非常重视。

如果没有适当的售后服务对策,将给用户带来很大麻烦。

而良好的售后服务不仅可以方便用户,解除用户的后顾之忧，而且还关系到我们公司自己的信誉，因此我们始终把用户的需要放在第一位，用户系统的成功，才是我们的成功。

5.3售后服务联系方式

●售后服务电话：

●售后服务信箱：

●技术咨询电话：

5,4售后服务措施

●加强对用户的售前服务，真正做到一切为用户着想。

●加强售后服务队伍，提高服务人员素质。

●建立了完整的用户统计表，每年定期做好信访工作。

●加强对用户的培训，做到常见故障、问题，用户自己可以解决。

●举办用户会议，进行经验交流。

●服务人员的工作业绩，由用户来考核。

5.5售后服务内容

●合同规定由乙方提供的软件、硬件，甲方均可享受全面的技术支持和售后服务。

●合同所涉及的硬件乙方提供一年的免费保修服务。

●若甲方系统发生故障时，乙方应保证用最短的时间内到达现场和解决故障。

以下情况不在保修之列：

1）易损、易耗品；

2）不可抗力造成的损坏；

3）甲方人为因素造成的损坏。

5.6售后服务方式

●免费咨询热线

乙方提供24小时电话热线免费咨询服务。

●定期维护服务

乙方提供定期维护服务。

保修期内，乙方技术人员定期对设备做维护和清理服务。

保修期外，视甲方需求而定。

●限时现场服务

甲方需要现场服务时，在甲方基本工作能正常进行的前提下，我公司的技术人员以最快的速度到达现场。

远程诊断服务

通过网络和电话线直接登录到甲方系统中，对出现的问题进行分析或会诊，也可直接即时对系统进行优化和完善。