Word使用技巧50招.docx

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Word使用技巧50招

Word2000使用技巧50招

Word文档损坏了？

六种方法可以挽回数据

　　在打开Word文档时，如果程序没有响应，那么很有可能是该Word文档已经损坏。

此时，请试试笔者以下所述方法，或许能够挽回你的全部或部分损失。

　　一、自动恢复尚未保存的修改

　　Word提供了“自动恢复”功能，可以帮助用户找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。

实际上，在你不得不在没有保存工作成果就重新启动电脑和Word后，系统将打开“文档恢复”任务窗格，其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件。

　　文件名后面是状态指示器，显示在恢复过程中已对文件所做的操作，其中：

“原始文件”指基于最后一次手动保存的源文件；“已恢复”是指在恢复过程中已恢复的文件，或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件。

　　“文档恢复”任务窗格可让你打开文件、查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较。

然后，你可以保存最佳版本并删除其他版本，或保存所有打开的文件以便以后预览。

不过，“文档恢复”任务窗格是WordXP提供的新功能，在以前的版本中，Word将直接把自动恢复的文件打开并显示出来。

　　二、手动打开恢复文件

　　在经过严重故障或类似问题后重新启动Word时，程序自动任何恢复的文件。

如果由于某种原因恢复文件没有打开，你可以自行将其打开，操作步骤如下：

　　1.在“常用”工具栏上，单击“打开”按钮；

　　2.在文件夹列表中，定位并双击存储恢复文件的文件夹。

对于Windows2000/XP操作系统，该位置通常为“C：

\documentsandsettings\ApplicationData\Microsoft\Word”文件夹；对于Windows98/Me操作系统，该位置通常为“C：

\Windows\ApplicationData\Microsoft\Word”文件夹；

　　3.在“文件类型”框中单击“所有文件”。

每个恢复文件名称显示为“‘自动恢复’保存filename”及程序文件扩展名；

　　4.单击要恢复的文件名，然后单击“打开”按钮。

　　三、“打开并修复”文件

　　WordXP提供了一个恢复受损文档的新方法，操作步骤如下：

　　1.在“文件”菜单上，单击“打开”命令；

　　2.在“查找范围”列表中，单击包含要打开的文件的驱动器、文件夹或Internet位置；

　　3.在文件夹列表中，定位并打开包含文件的文件夹；

　　4.选择要恢复的文件；

　　5.单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开并修复”。

　　四、从任意文件中恢复文本

　　Word提供了一个“从任意文件中恢复文本”的文件转换器，可以用来从任意文件中提取文字。

要使用该文件转换器恢复损坏文件中的文本，操作步骤如下：

　　1.在“工具”菜单上，单击“选项”命令，再单击“常规”选项卡；

　　2.确认选中“打开时确认转换”复选框，单击“确定”按钮；

　　3.在“文件”菜单上，单击“打开”命令；

　　4.在“文件类型”框中，单击“从任意文件中恢复文本”。

如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”，则需要安装相应的文件转换器。

安装方法不做赘述；

　　5.像通常一样打开文档。

　　此时，系统会弹出“转换文件”对话框，请选择的需要的文件格式。

当然，如果要从受损Word文档中恢复文字，请选择“纯文本”，单击“确定”按扭。

不过，选择了“纯文本”，方式打开文档后，仅能恢复文档中的普通文字，原文档中的图片对象将丢失，页眉页脚等非文本信息变为普通文字。

　　五、禁止自动宏的运行

　　如果某个Word文档中包含有错误的自动宏代码，那么当你试图打开该文档时，其中的自动宏由于错误不能正常运行，从而引发不能打开文档的错误。

此时，请在“Windows资源管理器”中，按住Shift键，然后再双击该Word文档，则可阻止自动宏的运行，从而能够打开文档。

　　六、创建新的Normal模板

　　Word在Normal.dot模板文件中存储默认信息，如果该模板文件被损坏，可能会引发无法打开Word文档的错误。

此时，请创建新的Normal模板，操作步骤如下：

　　1.关闭Word；

　　2.使用Windows“开始”菜单中的“查找”或“搜索”命令找到所有的Normal.dot文件，并重新命名或删除它们。

比如，在WindowsXP中，请单击“开始”，再单击“搜索”，然后单击“所有文件和文件夹”，在“全部或部分文件名”框中，键入“normal.dot”，在“在这里寻找”列表框中，单击安装Word的硬盘盘符，单击“搜索”按钮。

　　查找完毕，右键单击结果列表中的“Normal”或“Normal.dot”，然后单击“重命名”命令，为该文件键入新的名称，例如“Normal.old”，然后按Enter键；

　　3.启动Word

　　此时，由于Word无法识别重命名后的Normal模板文件，它会自动创建一个新的Normal模板。

Word中轻松输入各式各样的下划线

　　　　我在别人的Word文档中看到一些特殊的下划线，经过研究发现，原来是通过特殊输入方法来实现的：

　　在文档中每一行开头处，分别输入三个或三个以上的下列符号:

~~~、###、***、___、---、===，然后按下“Enter”键，就可以得到一些特殊的下划线了（如图）。

　　word是字处理软件很受欢迎的软件之一，如果您能用好它的一些技巧，在字处理方面则会事半功倍，提高工作效率。

　　一、文档快速操作技巧

　　1、快速启动Word2000

　　若您日常工作中要经常使用Word2000，可以在启动Win98时启动它，设置方法：

（1）启动“我的电脑”，进入Windows目录，依照路径“StartMenu\Programs\启动”来打开“启动”文件夹；

（2）打开Word2000所在的文件夹，用鼠标将Word图标拖到“启动”文件夹，这时Word2000的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Win98就可快速启动Word2000了。

　　若Win98已启动，您可用以下方法快速启动Word2000。

方法一：

双击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一Word2000工作薄即可。

方法二：

用鼠标从“我的电脑”中将Word2000应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式，启动时只需单击其快捷方式即可。

　　2、快速打开文档

　　快速打开文档可以节省寻找的时间，下面介绍几种快速打开文档的方法：

（1）用Win98的开始菜单打开。

　　首先单击Win98的“开始”按钮，指向“文档”菜单项，单击要打开的文档即可打开该文档。

若Word2000还没有执行，Windows98会自动运行并打开文档。

（2）用“文件”菜单打开。

　　选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。

Word2000可最多保存9个最近编辑过的文件名，程序的缺省设置是4个，若要改变其设置，可选到“工具”菜单中“选项”命令，然后单击“常规”选项卡，设置“列出最近使用的文件数”即可。

　　（3）在Word中打开最近浏览过的文件。

　　在“Web工具栏”上，单击单击“返回”按钮，可打开在Word2000中查看的上一篇文档；单击“向前”按钮，可打开在Word中查看的下一篇文档。

单击“地址”栏的下拉列表，用鼠标指向要打开的文档，即可打开需要的文档。

　　（4）用“资源管理器”打开文档。

　　在Win98中打开“资源管理器”，用它找到要打开文档的文件夹，然后双击该文档即可打开。

　　3、快速打?

个文档。

　　在Word2000中有两种方法可同时打开多个文档，第一种是按正常打开文档的操作依次打开多个文档。

第二种是一次打开多个文档，其方法为：

（1）单击“文件”菜单中“打开”菜单项，打开“打开”对话框；

（2）选中要打开的多个文档，若文档顺序相连，可以选中第一个文档后按住Shift键，再用鼠标单击最后一个文档，若文档的顺序不相连，可以先按住Ctrl键，再用鼠标依次选定文档；

　　（3）单击“打开”按钮即可。

　　4、快速打开最后编辑的文档

　　如果频繁地编辑同一个文档或对某个文档编辑几天，你可能希望Word在启动时能自动打开它。

Word本身没有内建这个功能，但简单的宏命令能处理这个工作。

在Word2000中，自动打开最后编辑的文档的方法：

（1）选择“工具”菜单中的“宏”菜单项，单击“录制新宏”命令打开“录制宏”对话框；

（2）在“录制宏”对话框中，在“宏名”输入框中输入“autoexec”，点击“确定”；

　　（3）从菜单中选择“文件”，点击最近打开文件列表中显示的第一个文件名；

　　（4）选择“工具”菜单中的“宏”菜单项，单击“停止录制”命令；

　　（5）退出Word，保存宏。

　　下次再启动Word时，它会自动加载你工作的最后一个文档。

　　5、快速显示多个文档。

　　单击“窗口”菜单的“全部重排”菜单项，这样就会将所有打开了的但未被最小化的文档显示在屏幕上，每个文档存在于一个小窗口中，且当前也只有那个标题栏高亮显示窗口中的文档被激活，若需要切换，你可在要激活的窗口的任意处单击一下鼠标即可。

你还可以用鼠标按住某窗口的标题栏拖动该窗口，也可将鼠标放在窗口边界上拖动鼠标调整窗口的大小。

　　6、快速切换多文档

　　在多文档窗口之间编辑操作与在一个文档窗口进行编辑操作基本相同，只是在多文档窗口之间需要进行窗口切换，进行切换的方法有三种：

（1）Word2000处理的每个文档都作为一个任务，在Windows的任务栏上都有一个图标，你可以单击任务栏上的文档图标进行切换；

（2）选择“窗口”菜单，单击所需的文档即可；

　　（3）在当前激活窗口中，按组合键Ctrl+Shift+F6可将当前激活窗口切换到“窗口”菜单文件名列表上的下一个文档，并且可按窗口文档标号顺序循环切换。

　　7、快速保存多个文档。

　　当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，这时可按住Shift键，再单“文件”菜单，这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，你只需单击其中之一即可。

　　8、快速打印多个文档

　　在Word2000中可同时打印多个文档，其方法为：

（1）单击“文件”菜单中“打开”菜单项，打开“打开”对话框；

（2）选中要打印的多个文档，用Shift可选择顺序相连文档，用Ctrl键可选择不相连的多个文档；

　　（3）选择“打开”对话框中“工具”下拉菜单的“打印”即可。

　　9、快速移动文档

　　在作近距离的文本移动时，一般的操作方法是：

首先选定要移动的文本，然后把鼠标移到所选的区域中，待光标变为左指键头时，再按下鼠标左键并拖至所要的位置。

如果在按鼠标左键之前先按下Ctrl键再进行拖曳还可实现文本的复制功能。

在进行远距离文本移动操作时，这种拖曳操作就显得很不方便，可改用F2键的方法快速实现，在选好要移动的文本以后，按下F2键，这时插字符变为一根垂直的虚线，然后滚动窗口到要移入的位置单击鼠标后，按下Enter键即可完成所选文本的移动。

当然也可通过复制组合键（Ctrl+X）和粘贴组合键（Ctrl+V）来完成文本的移动操作。

　　10、快速传递文档

　　Word为我们提供了更快捷、更简便的传送文档的方法：

传送之前，首先确认已打开了欲传送正文的文档窗口，然后把窗口还原为原来尺寸，这时可在屏幕上同时看到多个文档，再重排平铺各窗口，把传送正文的相关文档同时平铺在一屏上，此时移动鼠标，拖拉传送对象，就可在文档之间传送正文了。

具体操作如下：

（1）打开欲传送正文的多个文档文件；

（2）从窗口菜单中选择“全部重排”命令，也可按Ctrl＋F5键重定义窗口尺寸，使其分割为多个窗口；

　　（3）在第一个窗口文档中，选择欲传送的正文，然后释放鼠标；

　　（4）单击所选正文任意部分，拖拉正文到下一文档的指定位置，然后释放鼠标，正文就从第一个文档移动到了第二个文档中。

原来文档中该正文部分则被删除。

如果在拖拉正文时，按下Ctrl键，还可把选中的正文部分复制到下一文档中，而不删除原来文档中该正文部分。

　　11、快速查看文档的内容和属性

　　快速查看的方法步骤为：

（1）单击“打开”按钮；

（2）在“查找范围”框中，单击包含要查看的文件的驱动器；

　　（3）双击文件夹列表中的文件夹，直到打开包含所需文件的文件夹，如果文件夹列表中没有所需文件，则可以对其进行搜索；

　　（4）单击所需文件；

　　（5）要想在打开文件之前先预览文件内容，则单击“视图”下拉菜单中的“预览”命令。

要查看文件属性，如文件长度、创建日期或最后修改日期等，则单击“详细命令”按钮；要查看文件属性，如主题或统计信息等，则单击“属性”命令。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝　　二、快速输入技巧

　　12、快速输入上下标

　　在文字处理过程中，经常会遇到上下标这种表示方法，在进行上下标输入时，常用的方法是选定作为上下标的字符，在“格式”下拉菜单中选择“字体”，在“效果选项”中选择上标或下标，然后按“确定”键。

再继续下面文字的输入时，又必须按上述操作取消上下标设定，如此操作总感繁琐。

下面介绍一种较为方便的方法：

在工具按钮栏中按下鼠标右键选择自定义，在“工具栏”选项中选择“格式”，利用鼠标将“x2”和“x2”按钮拖至文档输入界面的工具栏中，将原工具栏中不常用的按钮拖回来，然后关闭此对话框，这就完成了设定。

在文字输入过程中，需要上下标时，先按“x2”或“x2”按钮，再输入上下标字符，然后再按一下“x2”或“x2”按钮，则又恢复到正常状态，可以继续后面文字的输入。

　　13、快速输入特殊字符

　　写作时，特殊字符输入通常是由“插入

”菜单，选择“符号

…”，在弹出的对话框内选择字体类型，再找到所需的字符后插入的。

这种方法并不理想，原因是输入时双手都在键盘上，频繁使用鼠标无疑会降低录入速度，而且需建立多个宏命令，生成的工具栏还会占用一部分文本显示区域。

最简便的方法是将自己常用到的字符定义成快捷键，例如经常输入字符α、β、γ、μ，通过“插入

”菜单中“符号

…”找到相应的字符，点“快捷键[K]…”按钮，将自定义的快捷键输入相应的栏内（通常为Alt+某字符组成组合键），再按“指定

”即可。

自定义的快捷键应容易联想，便于记忆。

这样在用到定义的特殊字符时，手不离键盘，即可进行快速输入。

　　14、用F4键的加快输入

　　众所周知，在Word中F4键可作为快捷键，用来紧接着重复输入已输入过的内容。

但重复的内容在输入英文和中文时，是有些差别的。

对于英文输入，F4重复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容（包括回车换行符）。

输入中文（用微软拼音输入法）时，选择正确的汉字后，只要不按回车键，汉字下面会有虚线，整个虚线上的内容作为一个词条。

按回车后，再按F4键，重复的将是整个词条。

对全拼输入法也有类似的重复整个词条的功能。

　　15、用模板来加快输入

　　以存储制表位、自定义工具栏、宏、快捷键、样式和自动图文集词条，您可以将常用样式的文档创建为模板，以后只需在模板中添入适当内容，即可成为新的文档。

创建模板的方法为：

（1）若要根据已有文档创建一个新模板，可单击“文件”中的“打开”命令打开所需文档。

若要根据已有模板创建新模板，可单击“文件”中的“新建”命令。

然后单击与要创建的模板相似的模板，再单击“新建”下的“模板”，单击“确定”；

（2）单击“文件”菜单中的“另存为”命令，在“保存类型”框中，选择“文档模板”。

若保存一个已创建为模板的文件，则选定该文件类型；（3）选择“模板”文件夹中的对应子文件夹，在“文件名”框中，键入新模板的名称，然后单击“保存”即可。

　　16、用自动更正加快输入

　　Word2000能够自动更正键入的一些错误，它还提供了添加自动更正词语的功能，利用该功能可以将一些常用的长词组用简单词组代替。

添加自动更正词语的方法为：

首先单击“工具”菜单中的“自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，并选择“自动更正”标签；

（2）选中“键入时自动替换”复选框；（3）在“替换”框中输入要更正的词语，如“电脑报地址”；（4）在“替换为”框中输入该词语的常用拼写，如“，单击“添加”按钮确定即可。

添加好词语后，无论在何时只要键入一个自动更正词语名（如“电脑报地址”），再输入一空格或标点符号，Word2000都将用正确的拼写（如“电脑报重庆市人民路236号”）进行替换。

　　17、用自动图文集加快输入

　　在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你可以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑正文时，只需输入相应的词条，Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。

若要添加自动图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令。

　　18、用域代码快速插入对象

　　在中文Word2000文档中插入了诸如公式、图表、图形等对象时，虽然可以直接将其以实际形式插入在文档中而能够直观地显示出来，但却同时降低了文档的显示速度。

实际上，在编辑文档过程中，可以利用域代码来代替插入的对象。

此时，先从“工具”菜单中选择“选项”项，然后再选择“视图”选项卡，最后选中“域代码”复选框即可。

一旦需要显示域代码的具体内容时，可以按下Alt－F9组合键进行转换。

　　19、用临时文档快速插入公式

　　在一个公式较多的中文Word2000文档中进行公式编辑时，不但每次都需要调入“公式编辑器”，而且影响了“公式编辑器”的运行速度。

为了解决这个麻烦，可以在插入一个公式之前，首先建立一个新的文档（作为临时文档），然后在该临时文档中“公式编辑器”编辑公式，然后将编辑好的公式复制到剪贴板中，接着在“窗口‘下选择原来的文档，再将公式粘贴到需要的位置即可。

当需要再一次插入公式时，通过选择窗口直接切换到临时文档中进行编辑，然后再按照上述方法进行编辑。

　　20、用格式刷快速输入格式

　　在Word2000中具有一个功能非常强大的格式复制图标，它不仅可以复制文字格式而且可以复制段落格式。

当插字符在某一位置时或在选中一部分文字时，按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。

如果选中段落符时，按下格式刷则取出所在段落的段落文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现段落格式的复制。

如果选中的内容中同时含有文字和段落符，这时按下格式刷则同时取出所选文字的文字格式与所含段落符的段落格式，对刷过的文字同时施加文字格式和施加段落格式。

如果对格式刷双击可连续多次使用格式刷，直到单击格式刷或别的动作发生为止。

　　21、快速设置文字字体

　　为了达到快速选择字体的目的，可以将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。

首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入“自定义编辑界面，然后在“自定义编辑界面中选择“命令卡，并移动光标条到“类别栏中的“字体项，在“字体项中列出了Windows已经安装了的所有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝　　三、自动操作技巧

　　21、自动编写摘要

　　Word2000的自动编写摘要功能可以自动概括文档要点，生成文档摘要，对于长文档编辑特别重要。

创建摘要的方法为：

（1）单击“工具”菜单中的“自动编写摘要”命令，这时出现“自动编写摘要”对话框；

（2）从“摘要类型”下面4种摘要文档的显示方案中选择其中一种，您可选择“在文档顶端插入摘要或摘录文字”；（3）在“相当于原长的百分比”框中键入或选择摘要的详细程度；（4）单击“确定”，则摘要内容将被按选择的显示方式显示出来。

自动编写摘要功能是通过统计来确定文档要点的，它只能给您以帮助，在完成后还要做一些合适的修改，以保证其准确性。

　　22、自动创建超级链接

　　超级链接带有颜色和下滑线的文本或图形，如果单击，就会跳转至某个文件或文件中的某个位置，或者跳转到全球广域网或Intranet上的某个HTML页。

此外，超级链接还可以指向新闻组、Gopher、Telnet和FTP站点。

　　用Word2000的自动套用格式功能，只需键入所欲跳转到文件的地址，即可创建超级链接。

自动创建的步骤为：

　　1、单击“工具”菜单中“自动更正”命令，然后单击“键入时自动套用格式”标签；

　　2、选择“键入时自动替换”标题下的“Internet及网络路径替换成超级链接”复选框；

　　3、这样，键入位于网络或Internet文件的地址时，Word2000将其转化为超级链接，颜色变成带下划线的蓝色文本，单击它就可跳至相应位置。

例如键入电脑报的网址：

，该网址立即成为超级链接，你只要单击它，就可以到该网址进行浏览了。

　　23、自动添加题注

　　在Word2000中，可以在插入表格、图表、公式或其他项目时自动添加题注，也可以为已有的表格、图表、公式或其他项目添加题注。

下面介绍插入项目时自动添加题注的方法：

　　1、单击“插入”菜单中的“题注”项打开“题注”对话框，单击对话框中的“自动插入题注”按钮，打开“自动插入题注”对话框；

　　2、在“插入时添加题注”列表中，选择要用Word插入题注的项目。

如果要在插入表格时自动添加题注，则选中“MicrosoftWord”复选框；

　　3、在“标签”框所带的下拉式列表中选择相应的标签。

如果“标签”列表中没有想要的标签，单击“新建标签”?

，打开“新建标签”对话框，在“标签”文本框中输入想用的标签如“附表”，然后单击“确定”按钮；

　　4、在“位置”框所带的下拉列表中选择题注所处的位置；

　　5、Word一般是以阿拉伯数字“1，2，3，…”来为题注编号的，如想使用其他编号方式，单击“编号”按钮打开“题注编号”对话框，在“格式”框所带的的下拉列表中选择一种编号方式，单击“确定”按钮；

　　6、单击“确定”按钮。

这样，每次在文档中插入表格时，Word2000就会按刚才所选择的方式为其添加题注。

　　24、自动签名

　　电子邮件签名由文本和/或图片组成，Word自动将其添加在待发电子邮件末尾。

可为不同类型的读者创建自定义签名。

例如，对您的朋友和家人只使用名，对商务联系人的邮件使用全名和电子邮件地址。

也可以使用签名添加要反复套用的文字，解释您希望收件人如何答复您的邮件。

创建的方法为：

　　1、在Word文档或电子邮件中，单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“常规”选项卡；

　　2、单击“电子邮件选项”按钮，然后单击“电子邮件签名”选项卡；

　　3、在“请键入或从列表中选择电子邮件签名的标题”框中，键入签名的名称；

　　4、在“创建电子邮件签名”下插入用于签名的文字；

　　5、单击“添加”按钮。

Word将签名作为“自动图文集”词条保存在Normal模板中。

　　要创建其他签名，请单击“新建”，然后重复步骤3到5。

这样，在下次使用时就可以使用签名，你还可以为邮件设置默认签名，每次发送邮件时就会在邮件下面自动添加默认的签名。

设置方法：

　　1、在Word文档或电子邮件中，单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“常规”选项卡；

　　2、单击“电子邮件选项”按钮，然后单击“电子邮件签名”选项卡；

　　3、在“请选择默认的电子邮件签名”下，在“用于新邮件的签名”列表框中，单击所需签名，

　　25、自动重新分页

　　在使用Word进