材料设备部管理制度汇编.docx

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材料设备部管理制度汇编

xx工程总公司

材料管理制度

NJLQ--xxA　　　　　　　　　　　　　　xx-08-01生效

1管理目的

材料管理与进度控制、成本控制和质量控制相互制约、相辅相成，更好地利用资源、节约开支、杜绝浪费

2适用范围

本制度适用于xx市路桥工程总公司下设各生产经营性分公司（项目经理部）或部门所需材料的采购与管理。

3引用文件

NJLQ--xxA《质量手册》

4职责权限

4.1结合相关部门，负责公司供货合同的评审、选择、评价、确定材料供方。

4.2全程参与并监督各分公司（项目经理部）组织的大中材料招标工作。

4.3对各分公司（项目经理部）的剩余库存材料进行定期盘点。

4.4对签订的合同及合格供货方的档案进行统一归档、存档。

5工作程序

5.1基本要求

5.1.1本办法所称采购，是指有偿取得材料的行为。

5.1.2本办法所称材料是指本公司下设各生产经营性分公司（项目经理部）或部门为完成生产经营活动所需的水泥、钢材、石料、商品混凝土、燃料油、沥青、土工织物、半成品构件等大中型材料（单项材料的总价超过10万元（含10万元）的某一种材料）。

5.1.3各生产经营性分公司（项目经理部）或部门为完成生产经营活动而购买的零星材料可视具体情况针对性的参照本办法执行。

5.2材料采购的基本原则

为了切实保证xx市路桥工程总公司下设各生产经营性分公司（项目经理部）或部门的大中型材料采购工作程序合理、手续齐全，且所购材料质优价廉，必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。

五不购：

1没有提供书面采购计划且未经相关部门和领导评审批准的不购；

2材料规格不符、质量不合格、价格不合理的不购；

3无材质证明和产品合格证的不购；

4凡考评不合格的产品不购；

5现场、仓库能够代用的材料不购。

三比一算：

比质量、比价格、比售后服务，算成本。

5.3材料采购及使用程序

5.3.1材料采购必须遵守国家有关物资管理、能源管理、物价管理、市场管理、现金管理和财经管理等有关规定。

5.3.2各生产经营性分公司（项目经理部）或部门应切实根据其生产经营性活动的进度计划，及时将所需的大中型材料的需求计划【材料需求计划审批表】呈报给总公司相关部门和领导评审批准后报材料设备管理部备案。

5.3.3由生产经营性分公司（项目经理部）或部门牵头，总公司材料设备管理部、中心试验室配合、监督，提前完成材料市场的各项调研工作（填写好【供方质量保证能力调查评价表】及【合格供方业绩登记表】），确定潜在的合格供方。

5.3.4由生产经营性分公司（项目经理部）或部门负责将材料采购的各项前期调研工作形成书面报告【调研报告应包括：

供方名称、采购方式（直供或代购）、供应能力及服务情况综合评价、采购价格、结算方式、材料款支付方式、以及需求部门的意向性选择及原因比对等方面的内容】，并及时上报总公司材料设备管理部审核及公司领导审批。

5.3.5生产经营性分公司（项目经理部）或部门应根据总公司各相关部门或领导的审批意见及时组织大中型材料采购的招标工作，总公司材料设备管理部、公司纪委、中心试验室、工程管理部、财务审计部参与招标的全过程，并负责监督。

5.3.6大中型材料采购主要有邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、寻价采购、直接签订合同（长期战略合作伙伴）五种采购方式；必要时可以采用公开招标形式或总公司认定的其他采购方式。

5.3.7具体的适用情形

5.3.7.1邀请招标大型材料以及多个生产经营活动均需大批量使用的材料5.3.7.2竞争性谈判招标后没有供应商投标或没有合格标或重新招标未能成立的，采用招标所需时间不能满足紧急需求的，不能事先计算出价格总额的

5.3.7.3单一来源采购只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，保证原有采购项目一致性或服务配套的要求、需要继续从原供应商处添购且添购价款总额不超过原采购合同价款总额百分之十的

5.3.7.4询价采购所需采购的材料规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度较小的零星材料。

5.3.8大中型材料的供应商都必须在合格供方中选择。

5.3.9任何生产经营性分公司（项目经理部）或部门均不得将达到应该审批标准的采购项目分解采购。

5.3.10材料招标结束、供应商明确后，生产经营性分公司（项目经理部）或部门应在总公司材料设备管理部的参与、监督下，及时完成同供应商的合同细节谈判工作，并拟定好合同（合同中应明确采购部门、经营性活动名称、采购单价、计划数量、价款总额、供货时间、价款支付方式、材料的质量要求等，具体按《中华人民共和国合同法》的要求实施），呈报给总公司各相关部门或领导履行评审程序。

5.3.11合同评审程序审批结束后，生产经营性分公司（项目经理部）或部门应及时完成采购合同的签定工作【合同的签定应由总公司法定代表人授权的委托代理人（一般为项目经理或部门负责人）完成，签字必须为其本人的“亲笔”、签章必须为总公司的“合同专用章”】。

5.3.12合同签定、并上交总公司相关部门备案后，生产经营性分公司（项目经理部）或部门应及时将该供应商的相关资料填入【材料供方清单】，以备参考，至此方可进入材料采购组织实施的实质性环节。

5.3.13生产经营性分公司（项目经理部）或部门应切实做好进场材料的质量控制管理工作，严把进场材料的源头质量关；若出现质量不合格的材料，应坚决拒收、并清除出场，同时应留有记录【不合格材料评审处置单】，同时还应切实认真的做好材料进场情况的及时统计工作，并登记合格材料的进场台账。

5.3.14生产经营性分公司（项目经理部）或部门应切实做好材料使用的日常管理与统计工作，并定期对阶段的材料使用情况进行客观的统计分析，以便于材料使用的日常动态管理控制。

5.3.15工程管理部将在中心试验室的配合下代表总公司牵头履行对生产经营性分公司（项目经理部）或部门的大中型材料采购及使用情况的全程跟踪管理与监督，规范其经济行为、监督其材料质量状况及进出场误差分析统计。

5.3.16本公司所属各生产经营性分公司为完成其生产经营活动所需的所有大中型材料的采购都必须按本“材料采购及使用程序”实施。

5.4合格供方评审程序

10-50万元的材料的合格供方评审程序由项目部自主负责，具体的程序参照50万以上的本办法的要求执行，相关手续及材料报总公司备案。

5.4.1总公司分管副总经理负责材料合格供方的审核、总经理审批。

5.4.2生产经营性分公司（项目经理部）或部门负责材料供方的提名和组织评价，材料设备管理部、公司纪委、中心试验室、工程管理部、财务审计部参与、跟踪、监督。

5.4.3生产经营性分公司（项目经理部）或部门应根据评审的结果最终确立合格供方，建立和保管合格供方的相关档案，并报材料设备管理部备案。

5.4.4生产经营性分公司（项目经理部）或部门应及时将其下设部门（如材料设备组、试验检测组等）完成的对合格供方的综合指标（质量、价格、售后服务）的评价与比对意见、推荐的材料采购方式、合同文本等相关材料提交给总公司相关职能部门及分管领导、总经理审核、批复。

5.4.5所有供方必须是合法的经营者，取得相应经营范围的营业执照和其他相应的许可资格证书。

5.4.6对大中型材料供方的评价必须有二个以上的部门或人员参与。

5.4.7在确定合格供方前，必须取得相关审查、审批人员的签字认可。

5.4.8在确立大中型材料供方前，必须取得该供方材料的检验或试验报告。

5.4.9在合格供方评审完成后，生产经营性分公司（项目经理部）或部门应及时建立“合格供方清单”台账；在其经营活动结束后，及时上交总公司材料设备管理部存档。

5.4.10所有供方在一年后，如继续使用，对应部门应重新组织评审；重新评审时，可参考供方以往的业绩评审表。

5.5材料采购的招标管理程序

按照本“材料采购及使用程序”的规定，xx市路桥工程总公司对下设生产经营性分公司（项目经理部）或部门为从事生产经营活动所需的大型材料以及多个生产经营活动均需大批量使用的材料将采用邀请招标的方式予以采购。

现为了便于总公司对生产经营性分公司（项目经理部）或部门大型材料采购的规范管理，特制定如下招标管理程序：

5.5.1招标的目的

规范生产经营性分公司（项目经理部）或部门的材料采购行为，提升综合管理水平；以期能够通过招标采购购得较好性价比的材料，从而真正能够降低材料的采购成本，提高综合经济效益。

5.5.2适用的范围

某一生产经营活动所需某一单一材料的总价在50万元（含50万元）以上的采购工作均适用本办法（业主的甲供材除外）。

5.5.3招标的对象

经评审通过被确立为合格供方的各潜在供货商（仅限合格供方范围内）。

5.5.4招标方式

鉴于目前的市场情况，以采用邀请招标的方式为主。

5.5.5招标流程

5.5.5.1大型材料的招标原则上遵循“谁使用、谁负责”的招标原则，由具体的材料采购需求部门【生产经营性分公司（项目经理部）或部门】牵头组织招标及评标工作。

5.5.5.2材料设备管理部、公司纪委、中心试验室、财务审计部全程协助并监督大型材料采购招标、评标的全过程工作。

5.5.5.3成立招标、评标工作小组【成员：

总公司分管领导（任组长）、材料设备管理部成员一名、公司纪委成员一名、工程管理部成员一名、财务审计部成员一名、中心试验室成员一名、需求部门负责人（项目经理或项目书记）及其材料负责人各一名】。

5.5.5.4材料采购需求部门【生产经营性分公司（项目经理部）或部门】负责根据其生产经营活动的特点及对材料的具体要求，编制好材料采购的招标文件（招标文件必须报经材料设备管理部和业务经营部共同审查、招标工作小组组长审批）；并向潜在的投标人发出邀请函，出售招标文件、接受投标。

5.5.5.5材料采购需求部门【生产经营性分公司（项目经理部）或部门】应根据招标文件中明确的开标时间及时组织召开开标会。

5.5.5.6招标工作小组应根据开标的结果确定中标人或提名中标人（若招标工作小组仅提名了中标人而未最终明确中标人的，将提交由总公司领导办公会最终确定中标人）。

5.5.5.7合同授予：

材料采购需求部门【生产经营性分公司（项目经理部）或部门】应在招标工作结束、中标人确定后，及时拟定“材料采购合同”报总公司各相关部门合同评审后，与中标人签定采购合同。

5.5.5.8公司纪委应对材料采购招标工作的全过程实施组织监督。

5.5.6招标采购应遵循的原则和纪律

大型材料采购招标活动应遵循“公开、公平、公正和诚实信用”的原则；采购工作人员不准私下与潜在投标人联系、接洽，不准“吃、拿、卡、要”；公司纪委应做好相应的监督工作。

5.5.7招标工作的日常管理

所有材料的招标工作均应成立工作小组，组长由分管领导担任；总公司材料设备管理部为材料采购招标工作的日常监管机构，公司纪委为组织监督机构。

5.5.8对招标工作组的具体规定

5.5.8.1贯彻招投标法律法规和方针政策，起草大型材料采购项目招标的投标邀请书。

5.5.8.2经工作小组组长（分管领导）批准后发布投标邀请书或招标公告。

5.5.8.3根据生产经营活动的具体要求编制招标文件。

5.5.8.4接受投标单位的报名，会同有关部门进行资格审查，发售招标文件。

5.5.8.5接受投标人在规定日程内送达的标书，并组织进行开标、评标活动。

5.5.8.6原则上在开标会结束后5个工作日内，完成评标报告的编写，并向中标单位签发中标通知书。

5.5.8.7由材料采购需求部门【生产经营性分公司（项目经理部）或部门】【代表总公司同中标单位商签合同（合同签定前应首先完成相关的评审手续），并登记备案】。

5.5.8.8对招标过程中产生的有关资料进行整理、归档。

5.5.8.9及时向总公司领导班子汇报招标进展情况，主动接受公司纪委的监督，正确处理招标中的有关问题。

5.5.9招标程序