Excel应用技巧2.docx
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Excel应用技巧2
106.如何通过拆分窗口和冻结窗格方便信息查看
对于信息量比较大的工作表，通过滚动条来查阅数据难免会出现遗漏或重复的情况，通过拆分窗口和冻结窗格的形式则可以避免上述问题。
⑴拆分窗口。
具体的操作步骤如下。
①找准要进行拆分的位置，选中单元格。
②单击【窗口】|【拆分】菜单项，窗口完成拆分。
拆分后的每一部分通过滚动条都可以进行完整查看。
要撤销拆分只需选中任意单元格单击【窗口】|【取消拆分】菜单项即可。
另外用户还可以通过双击垂直滚动条上方或水平滚动条右方的【折叠】按钮
来实现窗口的拆分。
⑵冻结窗格。
用户除了要选择【窗口】|【冻结窗口】菜单项外其它操作与拆分窗口中讲的相同，效果也基本相似。
应注意的是，定位于第一行或第一列（除了定义在A1单元格上）进行的拆分只能将窗口拆分为两个，而若定位于中间的某一个单元格则可以将窗口分为四个。
另外，拆分窗口与冻结窗格效果虽然相似，但拆分后的每个部分都能通过滚动条显示所有的信息，而冻结后窗格的各个部分经过调节则只能显示一部分信息。
107.如何通过鼠标方便信息查看
如果用户使用的是滚轮鼠标，就可以通过鼠标滚轮来查看含有大量信息的工作表，主要有以下两种方法。
⑴键盘与鼠标结合法。
打开要查看的工作表，按下【Ctrl】键的同时上下滚动鼠标的滚轮，可以使工作表在10%-400%的比例之间变动。
⑵直接用鼠标实现。
单击【工具】|【选项】菜单项，打开【选项】对话框，在【设置】组合框中选中【用智能鼠标缩放】复选框，单击
按钮即可。
此时只要用户上下滚动鼠标滚轮便可使工作表在10%-400%的比例之间变动。
108.如何通过滚轮鼠标查看工作表
如果用户使用的是滚轮鼠标，可通过鼠标的滚轮让屏幕滚动。
具方法是，在工作表的任一位置上按下滚轮键，光标指针变成四面箭头
的形状。
用户可以根据需要向不同的方向移动鼠标，此时光标也会变成相应的方向箭头，如向下方移动时光标变为下三角箭头
，屏幕会向下方滚动。
若想退出按下【Esc】键或单击鼠标任意键即可。
109.如何通过键盘和鼠标方便信息查看
对于信息量较大的工作表，如果用户想要查看第3245行中单元格的内容，依靠【PageUp】键和【Pagedown】键进行翻动仍然很慢。
此时用户可以在按下【Shift】键的同时，将鼠标指针移动到工作表右边的滚动条处，按住鼠标左键拖动滚动条，可以实现快速翻页。
110.如何在现有表格中查看其他表格中的信息
用户要想在一个表格中便能查看到其它表格中的信息，可以通过监视窗口来实现。
具体的操作步骤如下。
①单击【视图】|【工具栏】|【监视窗口】菜单项，打开【监视窗口】对话框。
②单击
按钮，打开【添加监视点】对话框。
③选中要监视的单元格，单击
按钮，则在【监视窗口】中便能看到添加上的监视内容，重复以上操作便可继续添加。
④添加完毕后，关闭【监视窗口】对话框。
以后，只要用户在添加监视的工作表中打开【监视窗口】对话框就可以看到所有的监视内容。
111.如何快速将一张工作表中的数据复制到另外的工作表中
将某张工作表中的数据快速复制到其他工作表中的具体操作步骤如下。
①先采用前面讲过的选中多个工作表的方法，选中含有数据的工作表和需要复制数据的工作表，并选中被复制数据所在的区域。
②单击【编辑】|【填充】|【至同组工作表】菜单项，在打开的【填充成组工作表】对话框中选择要填充的内容，在这里选中【全部】单选按钮，后单击
按钮。
工作表中的所有信息被复制到目标工作表中。
如果用户选中【内容】或【格式】单选按钮则只能在目标工作表中复制上“内容”或者“格式”。
113.如何同时填充多张工作表
如果用户想同时填充多张相同的工作表，为避免复制、粘贴等操作的麻烦，现介绍一种简易方。
具体的操作步骤如下。
①选中需要填充相同数据的所有工作表。
方法是：
若要选中多张相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住【Shift】键后单击最后一张工作表标签。
若要选中多张不相邻的工作表，只要先单击第一张工作表标签，按下【Ctrl】键的同时依次单击要选择的其他工作表的标签。
②在已选中的任意一张工作表内输入数据，完毕后所有选中工作表的相应单元格中都会被填入同样的数据。
112.如何移动或复制整张工作表
如果用户想将一个工作簿中的整张工作表复制到该工作簿的其他工作表中，可通过以下步骤来实现。
①激活要进行移动或复制的工作表，按下【Ctrl】＋【A】组合键选中整张工作表。
②单击【编辑】|【移动或复制工作表】菜单项，打开【移动或复制工作表】对话框。
③在【工作簿】下拉列表中选择【职工表3.xls】选项，在【下列选定工作表之前】列表框中选择【Sheet2】选项，选中【建立副本】复选框。
④单击
按钮，则在现有工作簿的Sheet2工作表前添加了一个新的工作表。
如果用户没有选中【建立副本】复选框，则是将工作表移动到了Sheet2工作表的前方。
114.如何通过导入外部数据复制工作表
通过导入外部数据的方法也可以将某工作表中的所有内容快速填充到新的工作表中。
向工作表中导入外部数据的具体操作步骤如下。
①单击【数据】|【导入外部数据】|【导入数据】菜单项，打开【选取数据源】对话框。
②在【查找范围】下拉列表中选择【桌面】选项，在下方的列表框中选择【职工基本信息表.xls】选项。
③单击
按钮打开【选择表格】对话框，在【名称】列表框中选择【Sheet1$】选项。
④单击
按钮打开【导入数据】对话框，在【数据的放置位置】组合框中选中【新建工作表】单选按钮。
⑤单击
按钮，则新的工作表中导入了“职工基本信息表”工作簿中表Shee1的所有内容。
115.如何向工作表中导入文本文件
通过导入外部数据可以将文本文件导入到工作表中，具体的操作步骤如下。
①单击【数据】|【导入外部数据】|【导入数据】菜单项，打开【选择数据源】对话框。
②在【文件类型】下拉列表中选择【文本文件】选项，并在列表框中选择要导入的文件。
③单击
按钮打开【文本导入向导-3步骤之1】对话框中并作如下设置。
④单击
按钮打开【文本导入向导-3步骤之2】对话框，并按照下图添加分列线。
⑤单击
按钮打开【文本导入向导-3步骤之3】对话框，在【列数据格式】组合框中选中【文本】单选按钮。
⑥单击
按钮打开【导入数据】对话框，选中【新建工作表】单选按钮。
⑦单击
按钮数据导入成功。
116.如何自定义序列
在Excel中通过序列进行填充非常简便，把数据定义成序列的具体的操作步骤如下。
①单击【工具】|【选项】菜单项，打开【选项】对话框，切换到【自定义序列】选项卡中。
②在【输入序列】文本框中输入要设置为序列的数据，如依次输入“企划部”、“广告部”、“人事部”、“行政部”、“市场部”、“销售部”，每输入一项按【Enter】键结束。
③输入完毕后单击
按钮。
此时刚才输入的序列在左边的【自定义序列】列表框中出现，关闭该对话框。
以后用户只要在一个单元格中输入该序列中的一项，选中该单元格通过拖动填充柄即可将该序列中的其他项输入到表格中。
117.如何通过自定义序列进行排序
Excel中具有许多已经设置好的实用的序列，但仍不能完全满足用户需求，如果用户想进行特殊排序则可以自定义一个序列，然后进行排序。
具体的操作步骤如下。
①激活工作表，单击【工具】|【选项】菜单项打开【选项】对话框，切换到【自定义序列】选项卡中。
在【输入序列】列表框中依次输入“孙小梅”、“张兴”、“吕向前”、“王丽”，记住每输入一项都要按下【Enter】键结束。
②单击
按钮，此时【自定义序列】列表框中出现新的自定义序列。
关闭该对话框返回到工作表中。
③单击【数据】|【排序】菜单项，打开【排序】对话框。
单击
按钮，打开【排序选项】对话框，在【自定义排序次序】列表框中选择前面已经添加的序列。
④连续两次单击
按钮，将两个对话框关闭。
此时工作表中的数据便按照所选择的序列进行了排序。
118.如何按笔划进行排序
在实际应用中经常会用到要将人员的姓名按笔划进行排序，如将下表中的记录按员工姓名笔划的升序进行排序，具体的操作步骤如下。
①选中A1:
E8之间的区域，单击【数据】|【排序】菜单项，打开【排序】对话框，在【主要关键字】下拉列表中选择【员工姓名】选项，并选中【升序】单选按钮。
②单击
按钮打开【排序选项】对话框，在【方法】组合框中选中【笔划排序】单选按钮。
③连续两次单击
按钮返回到工作表中，则记录按员工姓名笔划的升序进行排列。
119.如何在工作表中进行分类汇总
分类汇总是Excel的一项重要功能，具有很强的实用性，其具体的操作步骤如下。
①选中要进行分类汇总的区域的一个单元格，单击【数据】|【分类汇总】菜单项，打开【分类汇总】对话框。
②在【分类字段】下拉列表框中选择【部门】选项，在【汇总方式】下拉列表中选择【计数】选项，在【选定汇总项】列表框中选择【奖金幅度】选项，选中【汇总结果显示在数据下方】复选框。
③单击
按钮返回到工作表中，此时数据按要求进行了汇总。
120.如何建立多级分类汇总
多级分类汇总实际上就是嵌套的分类汇总。
例如“职工统计表”中已按照职工所在的部门进行了分类汇总，如果还想在此基础上对员工的入厂时间进行汇总，这就是建立多级分类汇总，其具体的操作步骤如下。
①选中要进行多级分类汇总区域中的一个单元格，单击【数据】|【分类汇总】菜单项，打开【分类汇总】对话框。
②在【分类字段】下拉列表中选择【入厂时间】选项，在【汇总方式】下拉列表中选择【计数】选项，在【选定汇总总项】列表框框中选择【最高奖金】选项，撤选【替换当前分类汇总】复选框。
③单击
按钮，则完成多级分类汇总。
121.如何通过筛选查找记录
对于复杂繁琐的记录用户可以通过自动筛选和高级筛选两种方法对记录进行筛选，下面分别介绍。
⑴进行自动筛选的具体操作步骤如下。
①选中要进行筛选的数据区域内的任意单元格。
②单击【数据】|【筛选】|【自动筛选】菜单项，则工作表中第一行的每个有数据的单元格的右方会出项下三角按钮
。
③单击下三角按钮
，出现一个列表。
④在列表中选择【销售部】选项，则所有部门是销售部的记录项会在工作表中显示出来。
如想恢复成原工作表的样式，在列表中选择【（全部）】选项即可。
⑵进行高级筛选的具体操作步骤如下。
①在要进行筛选的工作表的空白区域内建立一个条件区域，如分别在J10、J11、J12中输入“部门”、“销售部”、“广告部”。
②选中要进行筛选的数据区域内的任一单元格。
③单击【数据】|【筛选】|【高级筛选】菜单项，打开【高级筛选】对话框。
④单击【列表区域】文本框右面的【拾取器】按钮
，打开【高级筛选-列表区域】对话框，在工作表中选中要进行筛选的区域，再单击【拾取器】按钮
返回到【高级筛选】对话框中。
⑤按照上述方法选择J10:
J12为条件区域，在【方式】复选框中选中【在原有区域显示筛选结果】单选按钮。
⑥单击
按钮，则原有的数据区域中显示出所有部门为销售部或广告部的记录。
要注意的是，进行高级筛选的情况下一定要先创建一个条件区域，以作为筛选数据的依据。
122.如何通过筛选取消重复的记录
如果要取消工作表中的重复记录可通过高级筛选来实现。
如要将下面工作表中的重复记录隐藏，具体的操作步骤如下。
①选中要进行筛选的区域，单击【数据】|【筛选】|【高级筛选】菜单项，打开【高级筛选】对话框。
②在【高级筛选】对话框中选中【选择不重复的记录】复选框。
③单击
按钮则工作表中的重复记录被隐藏，要想显示所有记录，只需选中该区域单击【数据】|【筛选】|【全部显示】菜单项即可。
123.如何通过记录单查找记录
在Excel中除了可以通过筛选的方式查找记录还可以通过【记录单】对话框来实现查找，这里以查找“员工薪金表”中的基本薪金大于“1300”的记录为例，具体的操作步骤如下。
①选中要查找数据的区域中的一个单元格，单击【数据】|【记录单】菜单项，打开【员工薪金表】对话框。
②单击
按钮，打开新的【员工薪金表】对话框，在【基本薪金】文本框中输入“>1300”分别单击
按钮和
按钮查看查找到的信息。
查看完毕后关闭该对话框即可。
124.如何通过记录单添加记录
选中列表中的一个单元格，通过记录单添加的记录会自动填充到列表的最下端，其具体的操作步骤如下。
①打开“员工薪金表”，选中列表中的一个单元格，单击【数据】|【记录单】菜单项，打开【员工薪金表】对话框。
②单击
按钮在新的【员工薪金表】对话框中，依次在各文本框中输入信息。
③按下【Enter】键或者单击
按钮，新填写的信息就会添加到列表中，若想继续输入只要重复以上操作即可。
125.如何在工作表中插入图片
为了使工作表更加具有吸引力，往往在表格中添加图片，如向产品说明书中添加产品图片或在职工基本信息表中插入职工照片等。
下面就以一个实例来说明具体的操作步骤。
①选中要插入图片的单元格，单击【插入】|【图片】|【来自文件】菜单项，打开【插入图片】对话框。
②在【查找】范围下拉列表中选择要插入图片所在的位置，在下方的列表框格中选择要插入的图片，单击
按钮，则图片插入到工作表中。
126.如何调整插入图片的大小和亮度
图片插入到工作表后，其大小等各方面也许并不符合要求，此时可以对插入的图片进行设置，其具体的操作步骤如下。
①选中要进行设置的图片，此时会弹出【图片】工具栏，若没有弹出，可以在图片上右单击，在快捷菜单中单击【显示“图片”工具栏】菜单项，打开【图片】工具栏。
②通过【图片】工具栏中的各个按钮对图片进行设置，如提高下图的亮度同时将图片放大。
③用户只要选中该图片，在【图片】工具栏中连续单击【增加亮度】按钮
就可逐步增加图片的亮度。
④将鼠标指针放到图片的边框处，当鼠标箭头变为双箭头时，按住鼠标左键拖动到合适的位置松开鼠标后，即可调整图片的大小。
127.如何在图表中插入自选图形
当所收集的图片不能满足需求时，用户可以通过插入一些自选图形，然后重新组合自选图形来满足特殊需要，其具体的操作步骤如下。
①选中要插入自选图形的区域，单击【插入】|【图片】|【自选图形】菜单项，激活【自选图形】工具栏。
②用户可以通过【自选图形】工具栏中的各个按钮选择要插入的图形，如单击【基本图形】按钮
，在列表中单击【太阳形】按钮
，此时鼠标指针变成“十”字形。
③按住鼠标左键拖动到合适的位置松开鼠标即可插入一个大小合适的图形。
用户也可直接单击【绘图】工具栏中的【自选图形】按钮
，在列表框中选择合适的图形。
128.如何改变自选图形的位置和大小
如果要将已经插入的自选图形移动到其它位置，可以在图形上移动鼠标，当鼠标指针变为双十字箭头
时按住鼠标左键将图形拖动到目的区域即可。
若要改变插入图形的大小只需选中插入图形，将鼠标指针放到图形四周出现的八个控制点上，当鼠标指针变为双向箭头时，按住鼠标左键拖动即可调整图形大小。
另外用户还可以双击自选图形打开【设置自选图形格式】对话框，切换到【大小】选项卡中通过【高度】、【宽度】等微调框进行精确设置。
129.如何更改自选图形的边框
如果要将下面图形的边框改成红色，线条改为虚线，可通过以下步骤来实现。
①双击要更改边框的自选图形，打开【设置自选图形格式】对话框并切换到【颜色与线条】选项卡中。
②在【颜色】下拉列表中选择【红色】选项，在【虚实】下拉列表中选择【圆点】选项，在【粗细】微调框中输入“0.25磅”。
③单击
按钮，则自选图形如下图所示。
130.如何更改自选图形的类型
如果要将不合适的自选图形换成别的图形，可以选中要换掉的自选图形，单击【绘图】工具栏中的【绘图】|【改变自选图形】|【基本形状】菜单项，在右边的列表中选择想要的图形样式即可。
也可以选中要换掉的自选图形，然后按下【Delete】键将自选图形删除，然后重新插入新的图形即可。
131.如何为自选图形添加文本
根据实际需要可以在自选图形中添加说明文字，通过添加说明文字可以使图形更加具体。
在自选图形中添加文字的具体操作步骤如下。
①选中要添加文字的自选图形右单击，在快捷菜单中单击【添加文字】菜单项。
②在光标处输入想要的文本内容，如输入“神龙软件开发。
通过空格键和【Enter】键将文本内容放置到图形的中心位置。
③输入完毕后右单击，在快捷菜单中单击【退出文本编辑】菜单项，或将鼠标移动到图形外单击也可退出编辑。
132.如何设置自选图形中文本的格式
设置自选图形中文本的格式同设置文本框中文本格式的方法类似。
现就以设置下图中的文本格式为例介绍具体的操作步骤。
①右单击自选图形在快捷菜单中单击【设置自选图形格式】菜单项或者双击自选图形，打开【设置自选图形格式】对话框，并切换到【设置自选图形格式】选项卡中。
②根据需要设置自选图形的字体、字形、字号、颜色等。
在此例中作如下设置。
③单击
按钮后，自选图形中的文本格式根据设置发生改变。
133.如何设置自选图形的填充颜色
插入的自选图形比较抽象简单，可以为自选图形设置填充颜色以使其更加美观。
如要给下面的图形填充上具体的操作步骤如下。
①双击要填充颜色的自选图形，打开【设置自选图形格式】对话框并切换到【颜色与线条】选项卡中。
②选择【颜色】下拉列表中的【填充效果】选项，打开【填充效果】对话框。
③根据需要设置自选图形的填充颜色。
在本例中切换到【渐变】选项卡中并作如下设置。
当然用户也可以在透明度组合框中根据喜好设置图形的透明度。
另外用户还可以在该对话框的各组合框间进行切换以进行其他设置。
④连续两次单击
按钮关闭两个对话框。
自选图形如下图所示。
134.如何组合自选图形和取消组合
要将插入的多个自选图形进行组合时，只要按下【Ctrl】键分别选中要组合在一起的自选图形，然后右单击，在快捷菜单中单击【组合】|【组合】菜单项即可实现多个自选图形的组合。
对于自选图形的组合，无论单击其中的哪一个图形都可将整个组合图形选中。
若想取消其组合只要选中图形组合右单击，在快捷菜单中单击【组合】|【取消组合】菜单项即可。
136.如何通过位图图片使文本与图形同步旋转
在【设置自选图形格式】文本框中对图形的旋转角度进行设置时，图形中的文本并不会与图形一起旋转，如下图中的旋转图形。
要想实现文本与图形的同步旋转，需进行以下操作。
①按下【Ctrl】键选中自选图形，此时可以选中图形而不选中图形中的文本。
②按下【Shift】键，单击【编辑】|【复制图片】菜单项，打开【复制图片】对话框，选中【位图】单选按钮。
③单击
按钮，再单击【编辑】|【粘贴】菜单项形成位图图片。
④此时再在【设置自选图形格式】文本框中对图形的旋转角度进行设置时，图形中的文本并会与图形一起旋转。
136.如何创建组织结构图
对于企业来说，通过组织结构图可以使企业的组织结构更加直观，使组织结构之间的层次更加明确具体。
创建组织结构图的具体操作步骤如下。
①单击【插入】|【图示】菜单项或者单击【绘图】工具栏中的【插入组织结构图或其他图示】按钮
，打开【图示库】对话框，在【选择图示类型】列表框中选择【组织结构图】选项。
②单击
按钮，激活【组织结构图】工具栏，且添加的组织结构图如下图所示，用户只要根据提示，单击组织结构图中含有文字的位置，然后输入组织名称即可。
137.如何调整组织结构图的大小
调整组织结构图整体大小的操作方法与前面介绍过的调整自选图形的大小的方法相同，在这里介绍调整组织结构图中各部分的大小的方法。
如要将下面组织结构图中的二级部门所在的图形缩小一倍，具体的操作步骤如下。
①选中“软件开发部”所在的框图，单击【组织结构图】工具栏中的【版式】|【自动版式】菜单项，使“软件开发部”所在的框图与组织结构图的整体相分离。
②双击“软件开发部”所在的图形打开【设置自选图形格式】对话框，切换到【大小】选项卡中，在【比例】组合框的【高度】和【宽度】微调框中都输入“75%”。
③单击
按钮则组织结构图如下图所示，按照上述步骤对其余框图进行设置即可。
138.如何改变组织结构图的图形形状
组织结构图中的框图形状可以是矩形。
他、椭圆形，根改框图形状的具体操作步骤如下。
①选中组织结构图中要更改的部分，单击【组织结构图】工具栏中的的【版式】|【自动版式】菜单项，使所选部分与组织结构图的整体相分离，此时会出现一个黄色的的控点。
②将鼠标移动到控点上，按住鼠标左键向右拖动可以使框图形状变成椭圆形，按住鼠标左键向左拖动可以使框图形状变成矩形。
用户可以根据需要选择需要的图形形状。
139.如何增加和减少组织结构图的层级
默认情况下插入的组织结构图所具有的层级并不能满足需求，用户可以根据需要为组织结构图添加或者减少层级。
若要添加层级，只要选中要添加层级的框图，单击【组织结构图】工具栏中的【插入形状】按钮，从列表框中选择要插入【下属】、【同事】还是【助手】选项即可。
若要删除某一层级，只要选中要删除的框图右单击，在快捷菜单中单击【删除】菜单项，或直接按下【Delete】键即可。
要注意的是最高层级不能通过上述方法删除。
140.如何选择组织结构图中的各部分
单击组织结构图的任意部分都可以选中整个组织结构图，若想选中其中的连线可以直接在要选的连线上单击，也可以在选中整个组织结构图的前提下，在【组织结构图】工具栏中单击【选择】|【所有连接线】菜单项选中所有连线。
如果要选中一个级别可以先选中该级别中的一个框图，然后在【组织结构图】工具栏中单击【选择】|【级别】菜单项。
若要选中当前级别中的下一个级别的所有框图，可以在【组织结构图】工具栏中单击【选择】|【分支】菜单项，也可以按下【Ctrl】键然后逐一选中。
141.如何为组织结构图套用格式
插入组织结构图后，可以通过自动套用格式设置组织结构图的格式，从而快速美化组织结构图。
如，为下图中的组织结构图套用格式，具体的操作步骤如下。
①选中组织结构图，单击【组织结构图】工具栏中的【自动套用格式】按钮
，打开【组织结构图样式库】对话框，在【选择图示样式】列表框中选择【三维颜色】选项。
②单击
按钮组织结构图如下图所示。
用户也可以根据需要选择其他类别的图示样式。
142.如何设置艺术性的工作表背景
在创建“新产品清单”等用于宣传的工作表的时候，给工作表设置艺术性的背景可以使表格更加具有吸引力，具体的操作步骤如下。
①激活要设置背景的工作表。
②单击【格式】|【工作表】|【背景】菜单项，打开【工作表背景】对话框。
③在【查找范围】下拉列表中选择要添加的背景所在的位置，在
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