物业管理软件业务平台基本操作说明完整.docx
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物业管理软件业务平台基本操作说明完整
第一章基础数据
本章要点
基础数据模块主要包括:
地区档案、部门档案、公司档案、收费项目、数据字典、公司辅助信息(联系信息、获奖信息、资质证书情况、公司大事记要、会所资料、规划数据),这些资料都是适用于所有分公司的物业管理系统。
系统各窗口的功能按钮使用方法基本一致,本章只详细描述“地区档案”窗口的功能按钮,其它窗口可参考“地区档案”窗口。
本章主要内容包括:
●地区档案
●部门档案
●公司档案
●收费项目
●数据字典
●公司辅助信息(联系信息、获奖信息、资质证书情况、公司大事记要、会所资料、规划数据)
1.1地区档案
功能描述:
随着业务的扩张,系统使用范围的推广,增加了地区档案的收集。
图1.1.01地区档案显示窗口
窗口说明:
图1.1.01地区档案显示窗口;
左边树型窗口分级显示所有地区名称,点击不同地区时,右窗口将显示其包含的所有子地区资料。
1、增加:
在树型窗口找到需要增加地区的上一级地区;点击“增加”按钮,在弹出的窗口录入地区相关资料,保存后即可;
2、修改:
在树型窗口找到需要修改地区;点击“修改”按钮,在弹出的窗口修改相关资料,保存后即可;
3、查找:
如图1.1.01红色方框部分,在“列名”一栏选择要查找的栏目,然后在“查询值”输入要查找的内容或部分内容,右窗口将会即时仅显示符合条件的资料。
4、组合查询:
组合查询可以录入多个条件进行比较复杂、比较精确的查询。
5、清除:
“清除”按钮的作用是清除“查询值”方框里录入的内容,并还原未查找前显示的资料。
1.2部门档案
功能描述:
部门档案统一收集了整个物业管理系统所使用到的部门资料;如图1.2.01部门档案显示窗口
图1.2.01部门档案显示窗口
部门不适用于所有公司,不区分公司。
各功能按钮使用方法可参考“地区档案”窗口。
1.3公司档案
功能描述:
公司档案收集了各个物业管理分公司的相关资料,各用户根据其权限可以看到相应的公司资料。
如图1.3.01公司档案显示窗口
图1.3.01公司档案显示窗口
点击左边树型窗口,右边将显示该公司与其子公司的资料。
各功能按钮使用方法可参考“地区档案”窗口。
1.4收费项目
功能描述:
收费项目涵盖了系统的所有收费项目,所有收费款项都在此增加,并归类。
如图1.4.01收费项目显示窗口
图1.4.01收费项目显示窗口
左边树型窗口显示所有收费项目,右边显示收费项目的详细资料。
点击左边树型窗口,右边将显示其涵盖的子项资料。
各功能按钮使用方法可参考“地区档案”窗口。
1.5数据字典
功能描述:
数据字典收集了一些实体的属性,并把其个属性值枚举出来供使用,从而达到统一、方便管理。
如图1.5.01数据字典显示窗口;
图1.5.01数据字典显示窗口
左边树型窗口显示所有数据字典的资料,第一级为各实体的属性名称,第二级为该属性的各项值。
右边显示各项目值的资料,其中选择了“启用标志”才表明该项有效。
点击左边树型窗口,右边将显示其涵盖的子项资料。
各功能按钮使用方法可参考“地区档案”窗口。
1.6公司辅助信息
功能描述:
公司辅助信息包括:
联系信息、获奖信息、资质证书情况、公司大事记要、会所资料、规划数据,共六项,用于记录公司的一些信息。
如图1.6.01公司辅助信息显示窗口
图1.6.01公司辅助信息显示窗口
与前几个窗口不同的是,该窗口的资料可以直接增加、修改。
点击“新增”按钮就会新增一行,然后直接录入资料,再按“保存”按钮就OK了。
只要把光标停留在要修改的地方就可以修改,再按“保存”按钮就OK了。
第二章房产管理
本章要点
房产管理模块主要包括:
苑区设置、路址设置、楼栋设置、房间设置、车位资料、房产资料、苑区规划数据、房间辅助资料、苑区导入、路址导入、楼栋导入、房间导入、苑区审核、路址审核、楼栋审核、房间审核,这些资料是对应分公司而设置的。
这些资料一旦录入,数据基本上是无须增加、修改的了。
本章主要内容包括:
●苑区设置
●路址设置
●楼栋设置
●房间设置
●车位资料
●房产资料
●苑区规划数据
●房间辅助资料
●苑区导入
●路址导入
●楼栋导入
●房间导入
●苑区审核
●路址审核
●楼栋审核
●房间审核
2.1苑区设置
功能描述:
苑区按公司划分,收集了苑区建筑面积等信息。
如图2.1.01苑区设置
图2.1.01苑区设置
图2.1.02苑区资料录入窗口
左边树型窗口分级显示所有公司名称,点击不同公司时,右窗口将显示其包含的所有苑区资料。
左右两窗口可以通过拖动中间的分隔条来拉宽、拉窄。
无论增加或修改前都须选择公司,然后再找相应苑区。
1、新增:
点击“新增”按钮后弹出录入资料的窗口,其中栏目标题蓝色的为必须要填的资料,不然光标不能移动。
“苑区编号”必须要规范、统一。
2.2路址设置
功能描述:
在设置好苑区的前提下,才可以设置该苑区的路址;如图2.2.01路址设置
图2.2.01路址设置
图2.2.02路址设置选公司
如“图2.2.01路址设置”,点击“路址设置”的公司输入框,则弹出窗口如“图2.2.02路址设置选公司”,在弹出窗口中双击要选择的公司。
然后点击“路址设置”的苑区输入框,在弹出窗口中双击要选择的苑区。
再点击“路址设置”的“提取”按钮,则可以在上表查询到该公司该苑区下的所有路址。
当然,苑区可以不选,而只选公司,则查询到该公司下的所有路址。
上表选择不同的行(即苑区),则下表将只显示该苑区下的路址。
在下表选择不同的路址后,点击“修改”按钮可对路址进行修改。
“新增”与“苑区设置”相似,可参考“苑区设置”。
2.3楼栋设置
功能描述:
路址下面以楼栋划分。
如图2.3.01楼栋设置
图2.3.01楼栋设置
“楼栋设置”的操作与“路址设置”相似,可参考“路址设置”。
2.4房间设置
功能描述:
房间设置用于录入房间的建筑结构、面积等相关信息。
如图2.4.01房间设置
图2.4.01收费项目显示窗口
“房间设置”的操作可参考“路址设置”。
2.5车位资料
功能描述:
车位资料以苑区划分,收集车位的相关资料,如室内、室外、在哪个位置、用于出售或出租等等。
如图2.5.01车位资料:
图2.5.01车位资料
“车位资料”的操作可参考“路址设置”。
2.6房产资料
功能描述:
房产资料包括房产证号、产权登记日期等等资料。
如图2.6.01房产资料
图2.6.01房产资料
“房产资料”的操作可参考“路址设置”。
2.7苑区规划数据
功能描述:
苑区规划数据记录苑区的一些规划数据,这些资料主要用在以后的报表。
如图2.7.01苑区规划数据
图2.7.01苑区规划数据
“苑区规划数据”的操作可参考“路址设置”。
2.8房间辅助资料
功能描述:
房间辅助资料包括房间家私设备、房间装修情况等资料。
如图2.8.01房间辅助资料
图2.8.01房间辅助资料
“房间辅助资料”的操作可参考“路址设置”。
2.9苑区导入、路址导入、楼栋导入、房间导入
功能描述:
苑区、路址、楼栋、房间导入主要是方便用户成批数据的导入。
这些导入的操作都是相似的,下面以苑区导入为例。
如图2.9.01苑区导入
图2.9.01苑区导入
注意:
1、数据来源的Excel文件必须按规定的格式才能导入数据。
如上图,除了前三列,从“苑区编号”开始的各列内容对应Excel文件由第一列开始的内容。
2、系统会检查导入的数据是否已经存在,若已经存在则不进行保存。
保存时只会将“导入”栏打“√”的记录保存,未“√”的为不符合条件或已存在的记录!
3、如果要导入的数据文件已打开,请先关闭数据文件!
如果没看到有打开的Excel文件,但仍导入失败,可调出“任务管理器”查看下是否有Excel的进程,有就结束该进程后再重新导入。
如图2.9.02任务管理器
图2.9.02任务管理器
2.10苑区审核、路址审核、楼栋审核、房间审核
功能描述:
苑区、路址、楼栋、房间审核主要是由财务审核锁住数据以防数据被改了。
这些审核的操作都是相似的,下面以苑区审核为例。
图2.9.01苑区审核
在左侧选择对应的公司,右边就会显示出该公司的苑区。
审核:
选择“未审核”项目,选择要审核的苑区,然后点击“审核”就OK了。
取消审核:
选择“已审核”项目,选择要审核的苑区,然后点击“取消审核”就OK了。
第三章住户管理
本章要点
主户管理模块主要包括:
住户资料、住户办证、钥匙登记、钥匙借还、住户收费设置,这些资料是为了完善用户信息而设置的。
本章主要内容包括:
●住户资料
●住户办证
●钥匙登记
●钥匙借还
●住户收费设置
3.1住户资料
功能描述:
住户资料收集了各个房屋的业主详细资料、共有业主、收楼验收情况、物业收费价格标准、文档资料、委托资料,以及旧业主资料等信息,还可以上传业主签名的图片、文件等等。
如图3.1.01住户资料、图3.1.02价格标准
图3.1.01住户资料
图3.1.02价格标准
其中,旧业主资料不能修改;
“新增”按钮只用于新增业主资料,“新增”前请选择没有业主的房屋;
若要新增共有业主、收楼验收、价格标准等资料,必须要点击“修改”按钮进入修改窗口处才能增加,以及修改,如下图3.1.02业主资料修改窗口。
图3.1.02业主资料修改窗口
委托资料录入:
进入业主资料修改窗口后,选择下面的“委托资料”一栏(如下图),再点击左上角的“新增”按钮,将会弹出“委托资料输入”窗口,录入资料后保存就可以了。
图3.1.03业主委托资料修改窗口
3.2住户办证
功能描述:
住户办证用于记录住户的业主证、住户证等等证件资料。
如图3.2.01住户办证
图3.2.01住户办证
其中,旧证资料也是不能修改的;
点击“新增”、“修改”按钮可以在弹出的窗口中增加或修改新证资料。
3.3钥匙登记
功能描述:
钥匙登记收集房门钥匙、大门钥匙等资料。
如图3.3.01钥匙登记
图3.3.01钥匙登记
其中,旧钥匙信息也是不能修改的;
点击“新增”、“修改”按钮可以在弹出的窗口中增加或修改钥匙信息。
3.4钥匙借还
功能描述:
钥匙借还记录钥匙的借出与归还的相关信息。
如图3.4.01钥匙借还
图3.4.01钥匙借还
“钥匙借还”的操作可参考“钥匙登记”。
3.5住户收费设置
功能描述:
住户收费设置用于批量设置各业主的收费方案。
如图3.5.01住户收费设置
图3.5.01住户收费设置
使用之前必须要在“财务管理”菜单下的“收费方案”窗口为各分公司设置好各种收费方案。
如上图,先查询公司提取出该公司的所有收费方案
表1显示收费方案,可选择不同方案来设置;
表2将显示该方案的收费计算公式;
表3将显示已经属于该收费方案的业主;
表4显示所有未设置收费方案的业主。
表4也可以设置过滤条件,找出符合条件的未设置收费方案的业主。
在表3或表4选择业主后,按表3、表4中间的两个箭头按钮可设置或取消“方案与业主的关联”,一旦设置了系统自动保存。
注意:
选择业主时可以同时按键盘Ctrl或Shift键达到选多个业主,也可以双击“选择”栏的标题进行全选。
3.6住户资料导入
功能描述:
住户资料导入主要是方便用户成批数据的导入。
如图2.9.01住户资料导入
图2.9.01苑区导入
注意:
1、数据来源的Excel文件必须按规定的格式才能导入数据。
如上图,除了前两列,从“房间地址”开始的各列内容对应Excel文件由第一列开始的内容。
2、系统会检查导入的数据是否已经存在,若已经存在则不进行保存。
保存时只会将“导入”栏打“√”的记录保存,未“√”的为不符合条件或已存在的记录!
3、如果要导入的数据文件已打开,请先关闭数据文件!
如果没看到有打开的Excel文件,但仍导入失败,可调出“任务管理器”查看下是否有Excel的进程,有就结束该进程后再重新导入。
如图2.9.02任务管理器
第四章协议管理
本章要点
本模块主要包括:
固服协议、车位协议、车位管理、免费协议、免费协议审核、现金服务协议。
功能是对与业主签订的协议进行建档、维护等管理。
本章主要内容包括:
●固服协议
●车位协议
●车位管理
●免费协议
●免费协议审核
●现金服务协议
4.1固服协议
功能描述:
建立、维护业主固服协议内容,界面如图4.1.01。
图4.1.01
1:
界面说明:
操作界面主要分为:
功能区、检索区、表头和明细部分等四个区域。
功能区:
包括【新增】和【修改】按钮
检索区:
包括范围检索:
公司(必须选择)、苑区、路址、楼栋;过滤检索:
列名、查询值、【搜索】、【组合查询】、【清除】和【刷新】按钮。
表头:
显示符合检索范围的业主。
明细部分:
显示对应业主的固服协议。
2:
按钮功能:
【新增】按钮:
选择业主后,单击按钮弹出[固定服务协议输入]窗口,如图4.1.02
图4.1.02
输入对应资料,点击【保存】按钮,完成新协议的输入。
点击图4.1.02中【新增】按钮可对该业主建立新固服协议,如果要对另外业主建立固服协议,退出该界面到图4.1.01界面。
【修改】按钮:
选择业主后,再到[明细部分]选择要的协议,然后点击【修改】按钮,弹出[固定服务协议维护]窗口,如图4.1.03
图4.1.03
【搜索】按钮:
点击检索符合过滤条件的信息。
【组合查询】按钮:
点击弹出[查询条件]窗口,如图4.1.03
图4.1.04
设置完条件后点击【确认】按钮完成查询条件设置。
【清除】按钮:
点击清除[查询值]处的参数值。
【刷新】按钮:
点击刷新[明细部分]的记录。
3:
操作快捷方式:
【Alt】+【按钮上面显示的英文字母】为该按钮的快捷方式。
4.2车位协议
功能描述:
建立、维护业主租车位的协议内容,界面如图4.2.01。
图4.2.01。
说明:
界面分布和操作过程跟4.1固服协议类似,请参考4.1固服协议操作说明。
4.3车位管理
功能描述:
建立、维护业主购买车位的协议内容,界面如图4.3.01。
图4.3.01。
说明:
界面分布和操作过程跟4.1固服协议类似,请参考4.1固服协议操作说明。
4.4免费协议
功能描述:
建立、维护业主免费协议内容,界面如图4.4.01。
图4.4.01
说明:
界面分布和操作过程跟4.1固服协议类似,请参考4.1固服协议操作说明。
4.5免费协议审核
功能描述:
对业主免费协议进行审核/取消审核,界面如图4.5.01。
图4.5.01
说明:
界面分布和操作过程跟4.1固服协议类似,请参考4.1固服协议操作说明。
1:
界面说明:
操作界面主要分为:
功能区、检索区、过滤区、表头和明细部分等五个区域。
功能区:
包括【审核】、【取消审核】和【退出】按钮
检索区:
包括范围检索:
公司(必须选择)、苑区、路址、楼栋;过滤检索:
列名、查询值、【搜索】、【组合查询】、【清除】和【刷新】按钮。
过滤区:
包括【未审核】和【已审核】过滤条件
表头:
显示符合检索范围的业主。
明细部分:
显示对应业主的未审核或已审核免费协议。
2:
按钮功能:
【审核】按钮:
点击按钮对所选免费协议进行审核动作。
【取消审核】按钮:
点击按钮对所选已审核免费协议进行反审核动作。
检索区按钮功能跟4.1固服协议类似,请参考4.1固服协议对应操作说明。
3:
过滤条件
选择【未审核】:
明细部分显示对应业主的未审核的免费协议。
选择【已审核】:
明细部分显示对应业主的已审核的免费协议。
4.6现金服务协议
功能描述:
录入一些业主交现金的服务协议,界面如图4.3.01。
图4.3.01。
说明:
界面分布和操作过程跟4.1固服协议类似,请参考4.1固服协议操作说明。
第五章服务管理
本章要点
工程管理模块主要包括:
服务登记、服务接单、服务回单、服务退单、服务收费登记、服务收费修改、非业主服务下单、服务单据审核,这些资料是为了完善服务管理而设置的。
本章主要内容包括:
●服务登记
●服务接单
●服务回单
●服务退单
●服务收费登记
●服务收费修改
●非业主服务下单
●服务单据审核
5.1服务登记
功能描述:
服务登记记录了所有服务的详细信息。
如图7.1.01服务登记
图5.1.01服务登记
1、增加:
在树型窗口找到需要增加地区的上一级地区;点击“增加”按钮,在弹出的窗口录入地区相关资料,保存后即可;
2、修改:
在树型窗口找到需要修改地区;点击“修改”按钮,在弹出的窗口修改相关资料,保存后即可;
3、查找:
在“列名”一栏选择要查找的栏目,然后在“查询值”输入要查找的内容或部分内容,右窗口将会即时仅显示符合条件的资料。
4、组合查询:
组合查询可以录入多个条件进行比较复杂、比较精确的查询。
5、清除:
“清除”按钮的作用是清除“查询值”方框里录入的内容,并还原未查找前显示的资料。
6、提取:
点击“公司”输入框,在弹出窗口中双击要选择的公司,然后点击“苑区”输入框,在弹出窗口中双击要选择的苑区,还可以选择路址、楼栋,再点击“提取”按钮,则可以在上表查询到该条件下的所有房屋。
上表选择不同的行(即房屋),则下表将只显示该房屋下的服务单。
在下表选择不同的服务单后,点击“修改”按钮可对服务单进行修改。
7、按进度查询:
选择中间的单选框可以刷选各进度的服务单。
5.2服务接单
功能描述:
服务接单,在服务登记后,服务部就可以接单,然后正式跟进服务。
如图5.2.01服务接单
图5.2.01服务接单
服务接单分两种:
服务接受和自动接受。
5.3服务回单
功能描述:
服务回单,在跟进并处理好服务之后就可以回单,表示此服务单完结。
如图5.3.01服务回单
图5.3.01服务回单
点击“服务回单”按钮就可以回单了,在弹出的窗口中录入使用到的材料、金额、扣款方式等等,保存后就可以了。
其它功能按钮可参考“服务登记”。
5.4服务退单
功能描述:
服务退单于批量设置各业主的收费方案。
如图5.4.01服务退单
图5.4.01服务退单
点击“服务退单”按钮,在弹出窗口中录入退单理由等资料,保存后就可以退单了。
其它功能按钮可参考“服务登记”。
5.5服务收费登记
功能描述:
服务收费登记定于记录服务费用的计算。
如图5.5.01服务收费登记
图5.5.01服务收费登记
点击“收费登记”按钮,在弹出窗口中录入相关费用,还用材料及其数量、单价等,统计出服务费用。
当“收费方式”选择“现金”、“物业免费”或“发展免费”时,窗口下面会多显示出费用项目,可以立即开票进行开票处理。
如果没用开票处理则需要到“临时收费”那里进行开票。
其它功能按钮可参考“服务登记”。
5.6服务收费修改
功能描述:
服务收费修改用于修改服务单的收费,如果收费到了财务则不能修改。
如图7.6.01服务收费修改
图5.6.01服务收费修改
其功能按钮可参考“服务登记”。
5.7非业主服务下单
功能描述:
非业主服务下单用于记录非业主的服务资料。
如图5.7.01非业主服务下单
图5.7.01非业主服务下单
其功能按钮可参考“服务登记”。
5.8服务单据审核
功能描述:
服务单据审核用于审核服务单,并可以查询未审核、已审核的服务单。
如图5.8.01服务单据审核
图5.8.01服务单据审核
先按“费用期间”查询之后,选择“未审核”选项就可以查询到还没审核的服务单,选中某张服务单,点击“审核”就可以审核该服务单。
选择“已审核”可以查询到已审核的服务单。
第六章水电管理
本章要点
本模块主要包括:
总表设置、总表设房间、总表抄表、分表抄表。
功能是对业主使用水电气的情况进行建档、维护等管理。
本章主要内容包括:
●总表设置
●总表设房间
●总表抄表
●分表抄表
6.1总表设置
功能描述:
建立、维护公司的水、电、气总表信息,界面如图6.1.01。
图6.1.01
1:
界面说明:
操作界面主要分为:
功能区、检索区、过滤区、表头和明细等五个区域。
功能区:
包括【新增】、【修改】和【删除】按钮
检索区:
包括:
列名、查询值、【搜索】、【组合查询】、【清除】和【刷新】按钮。
过滤区:
包括【水表】、【电表】和【气表】共三个过滤条件。
表头:
显示用户有权限的公司。
明细:
显示对应公司的总表信息。
2:
按钮功能:
【新增】按钮:
选择公司和对应过滤条件(总表类型)后,单击按钮弹出[总表设置输入]窗口,如图6.1.02
图6.1.02
在上图显示界面中输入总表信息后,点击【保存】按钮进行保存。
对同一公司增加新总表,点击【新增】按钮。
如需对另外的公司增加新总表,需退出此界面,返回至图6.1.01界面。
【修改】按钮:
图6.1.01界面中点击【修改】按钮,弹出[总表设置维护]界面,如图6.1.03.
图6.1.03
在上图显示界面中修改总表信息后,点击【保存】按钮进行保存。
【搜索】按钮:
点击检索符合过滤条件的信息。
【组合查询】按钮:
点击弹出[查询条件]窗口,如图6.1.04
图6.1.04
设置完条件后点击【确认】按钮完成查询条件设置。
【清除】按钮:
点击清除[查询值]处的参数值。
【刷新】按钮:
点击刷新[明细部分]的记录。
3:
过滤条件
选择【水表】:
明细显示对应公司的类型为水表的总表。
选择【电表】:
明细显示对应公司的类型为电表的总表。
选择【气表】:
明细显示对应公司的类型为气表的总表。
6.2总表设房间
功能描述:
设置、维护总表的使用业主信息,界面如图6.2.01。
图6.2.01。
1:
界面说明:
操作界面主要分为:
功能区、检索区1、检索区2、表头、待选区和明细部分等六个区域。
功能区:
包括【<<】、【>>】和【保存】按钮
检索区1:
包括公司、苑区、路址、楼栋。
该区域必须及只需选择公司,作用对象为表头区域。
检索区2:
包括苑区、路址、楼栋。
该区域作用对象为待选区,选择条件后按【回车键】进行检索。
表头:
显示符合检索范围的水、电、气总表信息。
待选区:
显示符合检索范围的未设置总表的业主。
明细:
显示对应总表的所属业主。
2:
按钮功能:
【<<】按钮:
该按钮功能为增加,在待选区选择业主后单击按钮,所选业主信息从待选区移到明细区域。
【>>】按钮:
该按钮功能为删除,在明细选择业主后单击按钮,所选业主信息从明细移到待选区区域。
【保存】按钮:
该按钮功能为保存【<<】按钮的操作结果。
6.3总表抄表
功能描述:
记录、维护总表的度数信息,界面如图6.3.01。
图6.3.01
1:
界面说明:
操作界面主要分为:
功能区、检索区和明细等三个区域。
功能区:
包括【抄表】、【修改】和【删除】按钮
检索区:
包括公司、期间和表类型,均要