物业管理软件业务平台基本操作说明完整.docx

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物业管理软件业务平台基本操作说明完整

第一章基础数据

本章要点

基础数据模块主要包括：

地区档案、部门档案、公司档案、收费项目、数据字典、公司辅助信息（联系信息、获奖信息、资质证书情况、公司大事记要、会所资料、规划数据），这些资料都是适用于所有分公司的物业管理系统。

系统各窗口的功能按钮使用方法基本一致，本章只详细描述“地区档案”窗口的功能按钮，其它窗口可参考“地区档案”窗口。

本章主要内容包括：

●地区档案

●部门档案

●公司档案

●收费项目

●数据字典

●公司辅助信息（联系信息、获奖信息、资质证书情况、公司大事记要、会所资料、规划数据）

1.1地区档案

功能描述：

随着业务的扩张，系统使用范围的推广，增加了地区档案的收集。

图1.1.01地区档案显示窗口

窗口说明：

图1.1.01地区档案显示窗口;

左边树型窗口分级显示所有地区名称，点击不同地区时，右窗口将显示其包含的所有子地区资料。

1、增加：

在树型窗口找到需要增加地区的上一级地区；点击“增加”按钮，在弹出的窗口录入地区相关资料，保存后即可；

2、修改：

在树型窗口找到需要修改地区；点击“修改”按钮，在弹出的窗口修改相关资料，保存后即可；

3、查找：

如图1.1.01红色方框部分，在“列名”一栏选择要查找的栏目，然后在“查询值”输入要查找的内容或部分内容，右窗口将会即时仅显示符合条件的资料。

4、组合查询：

组合查询可以录入多个条件进行比较复杂、比较精确的查询。

5、清除：

“清除”按钮的作用是清除“查询值”方框里录入的内容，并还原未查找前显示的资料。

1.2部门档案

功能描述：

部门档案统一收集了整个物业管理系统所使用到的部门资料；如图1.2.01部门档案显示窗口

图1.2.01部门档案显示窗口

部门不适用于所有公司,不区分公司。

各功能按钮使用方法可参考“地区档案”窗口。

1.3公司档案

功能描述：

公司档案收集了各个物业管理分公司的相关资料，各用户根据其权限可以看到相应的公司资料。

如图1.3.01公司档案显示窗口

图1.3.01公司档案显示窗口

点击左边树型窗口，右边将显示该公司与其子公司的资料。

各功能按钮使用方法可参考“地区档案”窗口。

1.4收费项目

功能描述：

收费项目涵盖了系统的所有收费项目，所有收费款项都在此增加，并归类。

如图1.4.01收费项目显示窗口

图1.4.01收费项目显示窗口

左边树型窗口显示所有收费项目，右边显示收费项目的详细资料。

点击左边树型窗口，右边将显示其涵盖的子项资料。

各功能按钮使用方法可参考“地区档案”窗口。

1.5数据字典

功能描述：

数据字典收集了一些实体的属性，并把其个属性值枚举出来供使用，从而达到统一、方便管理。

如图1.5.01数据字典显示窗口;

图1.5.01数据字典显示窗口

左边树型窗口显示所有数据字典的资料，第一级为各实体的属性名称，第二级为该属性的各项值。

右边显示各项目值的资料，其中选择了“启用标志”才表明该项有效。

点击左边树型窗口，右边将显示其涵盖的子项资料。

各功能按钮使用方法可参考“地区档案”窗口。

1.6公司辅助信息

功能描述：

公司辅助信息包括：

联系信息、获奖信息、资质证书情况、公司大事记要、会所资料、规划数据，共六项，用于记录公司的一些信息。

如图1.6.01公司辅助信息显示窗口

图1.6.01公司辅助信息显示窗口

与前几个窗口不同的是,该窗口的资料可以直接增加、修改。

点击“新增”按钮就会新增一行，然后直接录入资料，再按“保存”按钮就OK了。

只要把光标停留在要修改的地方就可以修改，再按“保存”按钮就OK了。

第二章房产管理

本章要点

房产管理模块主要包括：

苑区设置、路址设置、楼栋设置、房间设置、车位资料、房产资料、苑区规划数据、房间辅助资料、苑区导入、路址导入、楼栋导入、房间导入、苑区审核、路址审核、楼栋审核、房间审核，这些资料是对应分公司而设置的。

这些资料一旦录入，数据基本上是无须增加、修改的了。

本章主要内容包括：

●苑区设置

●路址设置

●楼栋设置

●房间设置

●车位资料

●房产资料

●苑区规划数据

●房间辅助资料

●苑区导入

●路址导入

●楼栋导入

●房间导入

●苑区审核

●路址审核

●楼栋审核

●房间审核

2.1苑区设置

功能描述：

苑区按公司划分，收集了苑区建筑面积等信息。

如图2.1.01苑区设置

图2.1.01苑区设置

图2.1.02苑区资料录入窗口

左边树型窗口分级显示所有公司名称，点击不同公司时，右窗口将显示其包含的所有苑区资料。

左右两窗口可以通过拖动中间的分隔条来拉宽、拉窄。

无论增加或修改前都须选择公司，然后再找相应苑区。

1、新增：

点击“新增”按钮后弹出录入资料的窗口，其中栏目标题蓝色的为必须要填的资料，不然光标不能移动。

“苑区编号”必须要规范、统一。

2.2路址设置

功能描述：

在设置好苑区的前提下，才可以设置该苑区的路址；如图2.2.01路址设置

图2.2.01路址设置

图2.2.02路址设置选公司

如“图2.2.01路址设置”，点击“路址设置”的公司输入框，则弹出窗口如“图2.2.02路址设置选公司”，在弹出窗口中双击要选择的公司。

然后点击“路址设置”的苑区输入框，在弹出窗口中双击要选择的苑区。

再点击“路址设置”的“提取”按钮，则可以在上表查询到该公司该苑区下的所有路址。

当然，苑区可以不选，而只选公司，则查询到该公司下的所有路址。

上表选择不同的行（即苑区），则下表将只显示该苑区下的路址。

在下表选择不同的路址后，点击“修改”按钮可对路址进行修改。

“新增”与“苑区设置”相似，可参考“苑区设置”。

2.3楼栋设置

功能描述：

路址下面以楼栋划分。

如图2.3.01楼栋设置

图2.3.01楼栋设置

“楼栋设置”的操作与“路址设置”相似，可参考“路址设置”。

2.4房间设置

功能描述：

房间设置用于录入房间的建筑结构、面积等相关信息。

如图2.4.01房间设置

图2.4.01收费项目显示窗口

“房间设置”的操作可参考“路址设置”。

2.5车位资料

功能描述：

车位资料以苑区划分，收集车位的相关资料，如室内、室外、在哪个位置、用于出售或出租等等。

如图2.5.01车位资料：

图2.5.01车位资料

“车位资料”的操作可参考“路址设置”。

2.6房产资料

功能描述：

房产资料包括房产证号、产权登记日期等等资料。

如图2.6.01房产资料

图2.6.01房产资料

“房产资料”的操作可参考“路址设置”。

2.7苑区规划数据

功能描述：

苑区规划数据记录苑区的一些规划数据，这些资料主要用在以后的报表。

如图2.7.01苑区规划数据

图2.7.01苑区规划数据

“苑区规划数据”的操作可参考“路址设置”。

2.8房间辅助资料

功能描述：

房间辅助资料包括房间家私设备、房间装修情况等资料。

如图2.8.01房间辅助资料

图2.8.01房间辅助资料

“房间辅助资料”的操作可参考“路址设置”。

2.9苑区导入、路址导入、楼栋导入、房间导入

功能描述：

苑区、路址、楼栋、房间导入主要是方便用户成批数据的导入。

这些导入的操作都是相似的，下面以苑区导入为例。

如图2.9.01苑区导入

图2.9.01苑区导入

注意：

1、数据来源的Excel文件必须按规定的格式才能导入数据。

如上图，除了前三列，从“苑区编号”开始的各列内容对应Excel文件由第一列开始的内容。

2、系统会检查导入的数据是否已经存在，若已经存在则不进行保存。

保存时只会将“导入”栏打“√”的记录保存，未“√”的为不符合条件或已存在的记录！

3、如果要导入的数据文件已打开，请先关闭数据文件！

如果没看到有打开的Excel文件,但仍导入失败,可调出“任务管理器”查看下是否有Excel的进程,有就结束该进程后再重新导入。

如图2.9.02任务管理器

图2.9.02任务管理器

2.10苑区审核、路址审核、楼栋审核、房间审核

功能描述：

苑区、路址、楼栋、房间审核主要是由财务审核锁住数据以防数据被改了。

这些审核的操作都是相似的，下面以苑区审核为例。

图2.9.01苑区审核

在左侧选择对应的公司，右边就会显示出该公司的苑区。

审核：

选择“未审核”项目，选择要审核的苑区，然后点击“审核”就OK了。

取消审核：

选择“已审核”项目，选择要审核的苑区，然后点击“取消审核”就OK了。

第三章住户管理

本章要点

主户管理模块主要包括：

住户资料、住户办证、钥匙登记、钥匙借还、住户收费设置，这些资料是为了完善用户信息而设置的。

本章主要内容包括：

●住户资料

●住户办证

●钥匙登记

●钥匙借还

●住户收费设置

3.1住户资料

功能描述：

住户资料收集了各个房屋的业主详细资料、共有业主、收楼验收情况、物业收费价格标准、文档资料、委托资料，以及旧业主资料等信息，还可以上传业主签名的图片、文件等等。

如图3.1.01住户资料、图3.1.02价格标准

图3.1.01住户资料

图3.1.02价格标准

其中，旧业主资料不能修改；

“新增”按钮只用于新增业主资料，“新增”前请选择没有业主的房屋；

若要新增共有业主、收楼验收、价格标准等资料，必须要点击“修改”按钮进入修改窗口处才能增加，以及修改，如下图3.1.02业主资料修改窗口。

图3.1.02业主资料修改窗口

委托资料录入：

进入业主资料修改窗口后，选择下面的“委托资料”一栏（如下图），再点击左上角的“新增”按钮，将会弹出“委托资料输入”窗口，录入资料后保存就可以了。

图3.1.03业主委托资料修改窗口

3.2住户办证

功能描述：

住户办证用于记录住户的业主证、住户证等等证件资料。

如图3.2.01住户办证

图3.2.01住户办证

其中，旧证资料也是不能修改的；

点击“新增”、“修改”按钮可以在弹出的窗口中增加或修改新证资料。

3.3钥匙登记

功能描述：

钥匙登记收集房门钥匙、大门钥匙等资料。

如图3.3.01钥匙登记

图3.3.01钥匙登记

其中，旧钥匙信息也是不能修改的；

点击“新增”、“修改”按钮可以在弹出的窗口中增加或修改钥匙信息。

3.4钥匙借还

功能描述：

钥匙借还记录钥匙的借出与归还的相关信息。

如图3.4.01钥匙借还

图3.4.01钥匙借还

“钥匙借还”的操作可参考“钥匙登记”。

3.5住户收费设置

功能描述：

住户收费设置用于批量设置各业主的收费方案。

如图3.5.01住户收费设置

图3.5.01住户收费设置

使用之前必须要在“财务管理”菜单下的“收费方案”窗口为各分公司设置好各种收费方案。

如上图，先查询公司提取出该公司的所有收费方案

表1显示收费方案，可选择不同方案来设置；

表2将显示该方案的收费计算公式；

表3将显示已经属于该收费方案的业主；

表4显示所有未设置收费方案的业主。

表4也可以设置过滤条件，找出符合条件的未设置收费方案的业主。

在表3或表4选择业主后，按表3、表4中间的两个箭头按钮可设置或取消“方案与业主的关联”，一旦设置了系统自动保存。

注意：

选择业主时可以同时按键盘Ctrl或Shift键达到选多个业主，也可以双击“选择”栏的标题进行全选。

3.6住户资料导入

功能描述：

住户资料导入主要是方便用户成批数据的导入。

如图2.9.01住户资料导入

图2.9.01苑区导入

注意：

1、数据来源的Excel文件必须按规定的格式才能导入数据。

如上图，除了前两列，从“房间地址”开始的各列内容对应Excel文件由第一列开始的内容。

2、系统会检查导入的数据是否已经存在，若已经存在则不进行保存。

保存时只会将“导入”栏打“√”的记录保存，未“√”的为不符合条件或已存在的记录！

3、如果要导入的数据文件已打开，请先关闭数据文件！

如果没看到有打开的Excel文件,但仍导入失败,可调出“任务管理器”查看下是否有Excel的进程,有就结束该进程后再重新导入。

如图2.9.02任务管理器

第四章协议管理

本章要点

本模块主要包括：

固服协议、车位协议、车位管理、免费协议、免费协议审核、现金服务协议。

功能是对与业主签订的协议进行建档、维护等管理。

本章主要内容包括：

●固服协议

●车位协议

●车位管理

●免费协议

●免费协议审核

●现金服务协议

4.1固服协议

功能描述：

建立、维护业主固服协议内容，界面如图4.1.01。

图4.1.01

1：

界面说明：

操作界面主要分为：

功能区、检索区、表头和明细部分等四个区域。

功能区：

包括【新增】和【修改】按钮

检索区：

包括范围检索：

公司（必须选择）、苑区、路址、楼栋；过滤检索：

列名、查询值、【搜索】、【组合查询】、【清除】和【刷新】按钮。

表头：

显示符合检索范围的业主。

明细部分：

显示对应业主的固服协议。

2：

按钮功能：

【新增】按钮：

选择业主后，单击按钮弹出[固定服务协议输入]窗口，如图4.1.02

图4.1.02

输入对应资料，点击【保存】按钮，完成新协议的输入。

点击图4.1.02中【新增】按钮可对该业主建立新固服协议，如果要对另外业主建立固服协议，退出该界面到图4.1.01界面。

【修改】按钮：

选择业主后，再到[明细部分]选择要的协议，然后点击【修改】按钮，弹出[固定服务协议维护]窗口，如图4.1.03

图4.1.03

【搜索】按钮：

点击检索符合过滤条件的信息。

【组合查询】按钮：

点击弹出[查询条件]窗口，如图4.1.03

图4.1.04

设置完条件后点击【确认】按钮完成查询条件设置。

【清除】按钮：

点击清除[查询值]处的参数值。

【刷新】按钮：

点击刷新[明细部分]的记录。

3：

操作快捷方式：

【Alt】+【按钮上面显示的英文字母】为该按钮的快捷方式。

4.2车位协议

功能描述：

建立、维护业主租车位的协议内容，界面如图4.2.01。

图4.2.01。

说明：

界面分布和操作过程跟4.1固服协议类似，请参考4.1固服协议操作说明。

4.3车位管理

功能描述：

建立、维护业主购买车位的协议内容，界面如图4.3.01。

图4.3.01。

说明：

界面分布和操作过程跟4.1固服协议类似，请参考4.1固服协议操作说明。

4.4免费协议

功能描述：

建立、维护业主免费协议内容，界面如图4.4.01。

图4.4.01

说明：

界面分布和操作过程跟4.1固服协议类似，请参考4.1固服协议操作说明。

4.5免费协议审核

功能描述：

对业主免费协议进行审核/取消审核，界面如图4.5.01。

图4.5.01

说明：

界面分布和操作过程跟4.1固服协议类似，请参考4.1固服协议操作说明。

1：

界面说明：

操作界面主要分为：

功能区、检索区、过滤区、表头和明细部分等五个区域。

功能区：

包括【审核】、【取消审核】和【退出】按钮

检索区：

包括范围检索：

公司（必须选择）、苑区、路址、楼栋；过滤检索：

列名、查询值、【搜索】、【组合查询】、【清除】和【刷新】按钮。

过滤区：

包括【未审核】和【已审核】过滤条件

表头：

显示符合检索范围的业主。

明细部分：

显示对应业主的未审核或已审核免费协议。

2：

按钮功能：

【审核】按钮：

点击按钮对所选免费协议进行审核动作。

【取消审核】按钮：

点击按钮对所选已审核免费协议进行反审核动作。

检索区按钮功能跟4.1固服协议类似，请参考4.1固服协议对应操作说明。

3：

过滤条件

选择【未审核】：

明细部分显示对应业主的未审核的免费协议。

选择【已审核】：

明细部分显示对应业主的已审核的免费协议。

4.6现金服务协议

功能描述：

录入一些业主交现金的服务协议，界面如图4.3.01。

图4.3.01。

说明：

界面分布和操作过程跟4.1固服协议类似，请参考4.1固服协议操作说明。

第五章服务管理

本章要点

工程管理模块主要包括：

服务登记、服务接单、服务回单、服务退单、服务收费登记、服务收费修改、非业主服务下单、服务单据审核，这些资料是为了完善服务管理而设置的。

本章主要内容包括：

●服务登记

●服务接单

●服务回单

●服务退单

●服务收费登记

●服务收费修改

●非业主服务下单

●服务单据审核

5.1服务登记

功能描述：

服务登记记录了所有服务的详细信息。

如图7.1.01服务登记

图5.1.01服务登记

1、增加：

在树型窗口找到需要增加地区的上一级地区；点击“增加”按钮，在弹出的窗口录入地区相关资料，保存后即可；

2、修改：

在树型窗口找到需要修改地区；点击“修改”按钮，在弹出的窗口修改相关资料，保存后即可；

3、查找：

在“列名”一栏选择要查找的栏目，然后在“查询值”输入要查找的内容或部分内容，右窗口将会即时仅显示符合条件的资料。

4、组合查询：

组合查询可以录入多个条件进行比较复杂、比较精确的查询。

5、清除：

“清除”按钮的作用是清除“查询值”方框里录入的内容，并还原未查找前显示的资料。

6、提取：

点击“公司”输入框，在弹出窗口中双击要选择的公司，然后点击“苑区”输入框，在弹出窗口中双击要选择的苑区，还可以选择路址、楼栋，再点击“提取”按钮，则可以在上表查询到该条件下的所有房屋。

上表选择不同的行（即房屋），则下表将只显示该房屋下的服务单。

在下表选择不同的服务单后，点击“修改”按钮可对服务单进行修改。

7、按进度查询：

选择中间的单选框可以刷选各进度的服务单。

5.2服务接单

功能描述：

服务接单，在服务登记后，服务部就可以接单，然后正式跟进服务。

如图5.2.01服务接单

图5.2.01服务接单

服务接单分两种：

服务接受和自动接受。

5.3服务回单

功能描述：

服务回单，在跟进并处理好服务之后就可以回单，表示此服务单完结。

如图5.3.01服务回单

图5.3.01服务回单

点击“服务回单”按钮就可以回单了，在弹出的窗口中录入使用到的材料、金额、扣款方式等等，保存后就可以了。

其它功能按钮可参考“服务登记”。

5.4服务退单

功能描述：

服务退单于批量设置各业主的收费方案。

如图5.4.01服务退单

图5.4.01服务退单

点击“服务退单”按钮，在弹出窗口中录入退单理由等资料，保存后就可以退单了。

其它功能按钮可参考“服务登记”。

5.5服务收费登记

功能描述：

服务收费登记定于记录服务费用的计算。

如图5.5.01服务收费登记

图5.5.01服务收费登记

点击“收费登记”按钮，在弹出窗口中录入相关费用，还用材料及其数量、单价等，统计出服务费用。

当“收费方式”选择“现金”、“物业免费”或“发展免费”时，窗口下面会多显示出费用项目，可以立即开票进行开票处理。

如果没用开票处理则需要到“临时收费”那里进行开票。

其它功能按钮可参考“服务登记”。

5.6服务收费修改

功能描述：

服务收费修改用于修改服务单的收费，如果收费到了财务则不能修改。

如图7.6.01服务收费修改

图5.6.01服务收费修改

其功能按钮可参考“服务登记”。

5.7非业主服务下单

功能描述：

非业主服务下单用于记录非业主的服务资料。

如图5.7.01非业主服务下单

图5.7.01非业主服务下单

其功能按钮可参考“服务登记”。

5.8服务单据审核

功能描述：

服务单据审核用于审核服务单，并可以查询未审核、已审核的服务单。

如图5.8.01服务单据审核

图5.8.01服务单据审核

先按“费用期间”查询之后，选择“未审核”选项就可以查询到还没审核的服务单，选中某张服务单，点击“审核”就可以审核该服务单。

选择“已审核”可以查询到已审核的服务单。

第六章水电管理

本章要点

本模块主要包括：

总表设置、总表设房间、总表抄表、分表抄表。

功能是对业主使用水电气的情况进行建档、维护等管理。

本章主要内容包括：

●总表设置

●总表设房间

●总表抄表

●分表抄表

6.1总表设置

功能描述：

建立、维护公司的水、电、气总表信息，界面如图6.1.01。

图6.1.01

1：

界面说明：

操作界面主要分为：

功能区、检索区、过滤区、表头和明细等五个区域。

功能区：

包括【新增】、【修改】和【删除】按钮

检索区：

包括：

列名、查询值、【搜索】、【组合查询】、【清除】和【刷新】按钮。

过滤区：

包括【水表】、【电表】和【气表】共三个过滤条件。

表头：

显示用户有权限的公司。

明细：

显示对应公司的总表信息。

2：

按钮功能：

【新增】按钮：

选择公司和对应过滤条件（总表类型）后，单击按钮弹出[总表设置输入]窗口，如图6.1.02

图6.1.02

在上图显示界面中输入总表信息后，点击【保存】按钮进行保存。

对同一公司增加新总表，点击【新增】按钮。

如需对另外的公司增加新总表，需退出此界面，返回至图6.1.01界面。

【修改】按钮：

图6.1.01界面中点击【修改】按钮，弹出[总表设置维护]界面，如图6.1.03.

图6.1.03

在上图显示界面中修改总表信息后，点击【保存】按钮进行保存。

【搜索】按钮：

点击检索符合过滤条件的信息。

【组合查询】按钮：

点击弹出[查询条件]窗口，如图6.1.04

图6.1.04

设置完条件后点击【确认】按钮完成查询条件设置。

【清除】按钮：

点击清除[查询值]处的参数值。

【刷新】按钮：

点击刷新[明细部分]的记录。

3：

过滤条件

选择【水表】：

明细显示对应公司的类型为水表的总表。

选择【电表】：

明细显示对应公司的类型为电表的总表。

选择【气表】：

明细显示对应公司的类型为气表的总表。

6.2总表设房间

功能描述：

设置、维护总表的使用业主信息，界面如图6.2.01。

图6.2.01。

1：

界面说明：

操作界面主要分为：

功能区、检索区1、检索区2、表头、待选区和明细部分等六个区域。

功能区：

包括【<<】、【>>】和【保存】按钮

检索区1：

包括公司、苑区、路址、楼栋。

该区域必须及只需选择公司，作用对象为表头区域。

检索区2：

包括苑区、路址、楼栋。

该区域作用对象为待选区，选择条件后按【回车键】进行检索。

表头：

显示符合检索范围的水、电、气总表信息。

待选区：

显示符合检索范围的未设置总表的业主。

明细：

显示对应总表的所属业主。

2：

按钮功能：

【<<】按钮：

该按钮功能为增加，在待选区选择业主后单击按钮，所选业主信息从待选区移到明细区域。

【>>】按钮：

该按钮功能为删除，在明细选择业主后单击按钮，所选业主信息从明细移到待选区区域。

【保存】按钮：

该按钮功能为保存【<<】按钮的操作结果。

6.3总表抄表

功能描述：

记录、维护总表的度数信息，界面如图6.3.01。

图6.3.01

1：

界面说明：

操作界面主要分为：

功能区、检索区和明细等三个区域。

功能区：

包括【抄表】、【修改】和【删除】按钮

检索区：

包括公司、期间和表类型，均要