企业文件编码编号及格式管理制度.docx

企业文件编码编号及格式管理制度.docx

《企业文件编码编号及格式管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《企业文件编码编号及格式管理制度.docx（7页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

企业文件编码编号及格式管理制度

竭诚为您提供优质文档/双击可除

企业文件编码编号及格式管理制度

　　篇一：

a公司文件编号管理规定

　　文件编号管理规定

　　编号：

sxkxR-gw-019-20xx

　　1、目的

　　为了规范公司各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。

　　2、适用范围

　　适用于公司所有文件和制度的编号。

　　3、术语

　　根据文件性质分为质量体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。

　　3.1体系文件指质量手册、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。

　　3.2技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。

　　3.3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。

　　3.4文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。

　　4、职责

　　4.1办公室负责行政文书、各种文件的编号和归口管理。

　　4.2财务部、供销部负责合同文件的编号和归口管理。

　　4.3生技部、研发部负责技术、工艺以及质量体系文件的编号和归口管理。

　　5、正文

　　5.1文件编号规则

　　5.1.1外来文件执行原编号。

　　5.1.2体系文件编号管理

　　5.1.2.1文件类别

　　5.1.2.2部门简称

　　5.1.2.3质量手册编号（q/sxkxR-qm9001-××××）

　　发布年号

　　质量手册代号

　　公司标准代号

　　5.1.2.4程序文件编号（q/sxkxR-qp-××××-××××）

　　q/sxkxR–-

　　发布年号

　　顺序号

　　程序文件代号

　　公司标准代号

　　5.1.2.5管理文件编号（sxkxR-gw-××-×××-××××）

　　--

　　发布年号

　　顺序号

　　部门代号

　　管理文件代号

　　公司代号

　　5.1.2.6作业文件编号（sxkxR-zw-××-×××-××××）××-×××-××××

　　发布年号

　　顺序号

　　部门代号

　　作业文件代号

　　公司标准代号

　　5.1.2.7管理通知编号（sxkxR-t-××-×××-××××）

　　发布年号

　　顺序号

　　部门代号

　　管理通知代号

　　公司标准代号

　　5.1.2.8质量记录（sxkxR-jl-××-×××）

　　-

　　顺序号

　　记录文件顺序号

　　质量记录代号

　　5.1.2.9表单编号（sxkxR-bd-××-×××-××××）

　　××-×××-××××

　　发布年号

　　顺序号

　　部门代号

　　管理通知代号

　　公司标准代号

　　5.1.3文件分类：

一阶文件（质量手册）二阶文件：

（程序文件）三阶文件：

（体系支持文件、作业文件、技术文件、制度管理文件等）四阶文件：

（表单、

　　记录等）；一阶、二阶文件以及公司级通用文件无需注明部门代号，三阶文件及各部门发布的内部文件需注明部门代号。

　　5.1.4文书文件编号

　　5.1.4.1一般文书类别简称表（如有文件类别未在此限定内，可纳入综合类）

　　5.1.4.2红头文件编号（办公室【××××】×××号）

　　顺序号

　　发布年号

　　部门代号

　　5.1.4.3一般文书编号（sxkxR-××-×-××××-××-×××）如：

sxkxR-03-j-20xx-06-001表示办公室20xx年6月发出的第一份会议纪要

　　5.2文件编写规范

　　5.2.1文件分为标题→编号→目的→适用范围→术语→职责→正文→接口文件→记录→附则等十部分（严格执行以上编写顺序），可依据文件性质进行适当删减。

　　5.2.2体系文件编写规范（见附件一）

　　5.2.3技术文件根据技术文件编写规范进行编写，技术文件简称jw，文件编号格式：

　　年号

　　顺序号

　　部门代号

　　技术文件代号

　　公司标准代号

　　5.2.4合同文件根据合同文件编写规范进行编写，合同文件简称hw。

文件编号格式：

　　--

　　发布年号

　　顺序号

　　部门代号

　　合同文件代号

　　公司标准代号

　　5.2.5文书文件编写规范

　　5.2.5.1红头文件编写规范（见附件二）

　　5.2.5.2报告/请示编写规范（见附件三）

　　5.2.5.3会议纪要编写规范（见附件四）

　　5.2.5.4一般性通知编写规范（见附件五）

　　5.2.5.5通报编写规范（见附件六）

　　6、附则

　　6.1本办法从20xx年6月1日开始执行。

　　6.2本办法的解释权归公司办公室。

　　篇二：

公司文件编号规范

　　公司文件编号规范

　　为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范。

请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。

文件命名基本格式：

　　一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接。

第一部分：

公司代码，表明发文公司

　　第二部分：

发文机构，表明公司内发文的部门第三部分：

文件类型，表明文件所属性质第四部分：

发文日期，表明发文时间

　　第五部分：

文件状态，表明文件版本号

　　二、各部分表（企业文件编码编号及格式管理制度）示方法1、公司代码

　　由公司拼音首字母组成，具体为xtk

　　2、发文机构

　　发文机构的表达符号：

　　hR人事部humanResource

　　ed工程部engineeringdepartmentFd财务部Financialdepartmentmd市场部marketingdepartment

　　ad行政部administrationdepartment

　　3、文件类型

　　类型表达符号文件类型说明

　　inF.资料性文件搜集的有参考价值的市场信息、政府政策等

　　Rus.规章制度和决议发布的规章制度sR.会议简要记录重要会议的会议纪要sop．工程作业流程

　　gF.公司表格groupForm

　　4、发文日期

　　由年月日yyyymmdd表示，例如20xx0501

　　版本号⑤发文日期④文件类型③发文机构②公司代码①

　　5、文件状态

　　文件状态状态表达符号的说明：

add.版本号增编corr.版本号更正

　　Rev.版本号发布新发布或取代已发放的文件版本号的使用：

　　第一版（原件）用Rev.1.0表示

　　对第一版进行细部调整用“状态符号1.1/1.2”表示对第一版进行结构修改用“状态符号2.0/3.0”表示

　　三、举例：

工程部20xx年4月13日发布的气压桶操作规范第一版

　　文件编号：

xtk-ed-sop-20xx0413-ReV.1.0

　　四、文件表头

　　公司文件统一使用下列表头，例：

　　五、公司行政类文件

　　顺序号，例，第12号发文年份，例，【20xx】公司简称，

　　篇三：

公司文件编码管理规定

　　公司文件编码管理规定

　　一、目的：

　　为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。

　　二、编号规则

　　文件号由主文件号和辅文件号组成，辅助文件号根据需要设置，在主文件号的基础上制定。

主文件号由三部分组成，辅助文件号由二部分组成。

示例如下：

　　□□□□□

　　12345

　　文件流水号

　　产生日期

　　部门代号文件类别号

　　公司代号

　　说明：

由1、2组成主文件号；3、4、5组成辅文件号。

　　主文件号部分

　　1.公司代号为tn

　　2.部门代号：

用字母表示

　　zh-综合办、aj-安监部、js-监审部、cw-财务部、gc-工程部流水号

　　3.文件流水号：

数字表示，从0001到9999

　　辅文件号部分

　　1.文件类别代号：

根据需要对主文件类别再分类或分项。

　　文件类别代号：

zd-制度文件、lc-流程文件、bd-表单文件、ht-合同文件、mb-模板文件

　　2.日期代号

　　日期代号由年月组成，如20xx年一月产生的文件则写：

1401其他分项子文件代号各部门可自行规定。

　　三、使用规定

　　1.各部门/单位进行文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。

　　2.各部门/单位进行合同盖章时，在申请单上注明合同号，综合办公室备案。

合同签定完成后需归档资质办，并建立台帐管理。

　　其他文件编制、归档时，在文件封面注明编号。

　　桃能公司综合办

　　二〇一四年一月三日