供应部管理制度.docx

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供应部管理制度

供应部管理制度以及相关文件

1.供应部管理制度（采购一体化工作流程）

2.供应中心编制及职责要求

3.供应部采购员每周工作计划（附表）

4.供应部关于文件、档案资料管理的若干规定

5.供应部文员工作职责

6.代理制规定

7.大名单代理制（附表）

8.监察中心对采购单的书写规范要求（附表）

9.供应部采购程序及要求

10.供应部招标流程材料

11.采购流程

12.具体采购流程以及采购业务操作指引（见一体化采购软件平台）

13.结算流程见公司审批流程表

采购一体化工作流程

（讨论稿）

二零零八年三月

一、富力地产采购中心采购一体化工作制度

1、关于材料供应商的确定

2、关于样板的确认

3、关于标装材料的选择

4．关于价格的审核

二、富力地产集团采购中心管理制度

1、采购中心人员岗位管理架构

2、采购中心部门职责

3、采购中心职员职业道德

4、采购中心材料采购管理制度

5、采购中心合同办理管理制度

6、采购中心支付管理制度

7、采购中心招标采购管理制度

三、采购中心有关工作管理流程

1、采购中心定板管理流程

2、采购中心支付管理流程

3、采购中心材料采购流程

4、采购中心材料（设备）招标采购流程

5、采购中心合同办理流程

四、采购中心有关工作表格：

1、招标文件发出、收取登记表

2、开标登记表

3、大宗材料、设备采购协作单

4、供应部招标项目审批表

5、报价单

6、采购单（印刷件）

7、用款申请报告

8、供应部工作进度表

9、发票登记表

10、材料设备汇总表

11、中标通知书

12、工地材料到货确认表

一、富力地产采购中心采购一体化工作制度

（一）关于材料供应商的确定

1.所有材料供应商均须在公司大名单的范围之内。

2.“一体化”材料供应商须与富力地产集团签订长期供货协议，明确有关价格，供货周期，产品质量，售后服务及资金垫付等方面的承诺。

（二）关于样板的确认

1.设计部门根据不同的装标及不同套餐的设计要求，在公司确认的供应商的产品系列中挑选相关产品作为供应部招标定价的设计依据，由供应部按照相关产品的设计要求和技术参数组织有关供应商送板初次报价。

2.每个列入装标的产品系列送板厂家不应少于3－5家，由定板小组进行评估和确认。

3.供应部对最终经确认定板的材料厂家进行公开招标，与中标厂家办理供货协议等相关手续。

（三）关于标装材料的选择

进入一体化装标的材料除应满足设计要求外，还应注意避免选择市场紧缺难以大批采购，材料品质难以控制，单一品种已被市场垄断的材料。

（四）关于价格的审核

富力地产集团得采购工作由采购中心统一协调。

大宗材料及列入一体化装修标准的材料价格统一由中心负责审核批准。

各公司（含天力公司）采购单总价在30万元以下的由各分公司经理审核并报集团采购中心备案：

30万元以上采购单须报集团采购中心审批。

大宗周转材料及单价小但需经常性采购的材料，各公司须办理招标手续，确定半年标及年标，报集团采购中心审批。

各地区分工公司应严格执行经集团采购中心定价的大宗材料价格。

统一价格后地区差价及运费由各地区分公司自行审核批准。

二、富力地产集团采购中心管理制度

1、采购中心人员岗位管理架构

2、采购中心部门职责

部门

供应部

上级主管

主管副总、

采购总监

辖员人数

定员人数

部门职责

1、奉行“质优价廉、确保供应”的宗旨，负责公司日常所需物资的采购工作，包括建筑材料、装修材料、机械设备、办公设备及物业公司物品所需等；

2、严格控制生产成本，保证质量、及时、准确掌握市场行情；货比三家，确保按时、按质、按量供货；

3、大宗材料、材料的招标采购工作；

4、核定公司物资采购的价格，严格控制资金使用；

5、审定地产项目的装修标准；

3、采购中心职员职业道德

一、认真学习及贯彻国家及集团公司的有关政策法规、制度；

二、认真履行个人岗位职责，对工作严肃认真、一丝不苟；

三、努力钻研业务专业知识，不断提高工作水平；

四、团结同事服从上级、接受监管部门的监督指导；

五、做到“公开、公平、公正”的办事原则；

六、不做损害公司利益的任何事情，不许泄漏工作秘密；

七、严禁接受与供货方有关的任何吃请、礼物、现金及回扣；

八、加强业务能力和价格评估水平，把好所购材料的质量价格关；

九、坚决执行公司和部门领导的指示，不得以任何借口互相推诿或拒

不执行。

4、采购中心材料采购管理制度

一、用料部门填报用料申请，经主管领导审批后交供应部经理。

各工程用料部门提出用料申请采购单的同时，须提供经集团总经理及核算室审批的材料采购预算总表。

用料部门根据预算总表或总经理审批的采购单，向供应部提出采购申请，申请单须提供所需产品的型号、规格、数量、用途和到货时间，必要时须提供图纸或样品等技术资料。

各楼盘配送的油烟机、煤气炉、消毒碗柜等物品的用料申请另须提供相应楼盘的装修标准表。

各楼盘售楼部、大堂、样板房内的家私、饰品等物品购置须提供李生的批准预算。

为确保有足够时间对用料申请进行市场询价、比价、和核价，办理相关审核和报批手续，同时预留材料供货商备料、制作及运输时间，保证供应的及时有效，一般材料应在供货时间的前七天、大宗或定做的材料应在要求供货时间前30天（或以上）提出采购申请单。

二、供应部经理审核用料申请。

确定用料申请是否有效，对不符合要求或资料不齐全的，供应部有权拒收。

采购申请单中的型号、规格、数量等须与材料采购预算总表相符，技术参数、使用位置、要求送货时间、送货地点、收货人等要清晰。

材料采购预算总表原则上不得涂改，如确需更改材料型号、规格的，在申请人作出更改签名后，由集团总经理及核算室签名确认。

三、确定采购员跟单。

四、确定是否需办理招标。

五、实施采购按照先急后缓的原则进行货比三家，满足公司工程

进度要求。

定板按供应部选板流程进行（附选板流程）。

采购总监确认价格及供货商。

严格按照用料申请单上的型号、规格、数量、时间安排送货，如遇型号、规格与采购申请单有出入时，须与工程部或设计部门商定，如有更改，则由工程部或设计部门在原申请单上作出更改并签名确认。

六、采购员通知供货商送货。

5、采购中心合同办理管理制度

（一）合同格式和条款按公司有关规定进行。

（二）合同签定按合同审批流程进行（附合同审批流程）。

（三）普通采购可凭采购总监签字的合同或协议向供货商订购产品。

（四）大宗材料采购由集团公司采购中心与相关厂家同意签署战略合作协议。

具体单次供货合同由地区公司负责人负责签署和执行。

6、采购中心支付管理制度

（一）供货商严格按供应部通知的材料型号、规格、质量、数量、时间送货，按公司规定办理入库或收料手续，经工地监理或使用部门签名确认后。

提供发票及送货单、进场验收单。

（二）供货商发票分别经工程部监理工程师、采购总监、总经理签名后送至财务。

（三）需预付款的填写请款单办理请款手续。

（四）用于办理结算手续的各部门分管负责人的签名，必须是亲笔签署。

7、采购中心招标采购管理制度

1、凡单宗材料（设备）金额超过10万元的必须进行招标程序，招标分为邀请招标和议标。

2、招标工作由供应部成立的招标小组进行。

招标小组成员由采购中心总监、供应部经理和主管组成。

3、由申请招标的部门提交招标项目表，该项目必须是甲方投资，且是项目总承包范围以外的项目。

如果是配合相关部门招标，必须有相关公司领导审定同意。

4、招标项目表必须填写详尽、清晰，按图招标的必须附上可用于招标的图纸，由部门主管签字确认。

5、招标小组接收项目部送来的招标项目表必须做好全过程所有资料的登记。

6、小组负责人审阅招标项目表并确定经办人（一般项目为一人，大项目为两人或以上）。

7、经办人接表后作相应检查，如缺少必须随表提供的图纸等技术资料或是提供不全以至不能进行招标的，做好记录后退回申办人签收。

凡材料、设备类5万元以上的项目，经办人接表后须填写招标工作进度情况日志，所有项目都必须在电脑上填报工作进度表。

如预计不能按招标项目表所示的时间完成的，须向小组负责人说明，并列出可完成时间，并知会有关项目部门。

一般的招标项目十三天内完成，如需工程部配合的十五天内完成；如在工作过程中发现难以按上述时间完成的，须至少提前三天上报小组负责人，以便作出应对。

8、经办人在两天内整理招标文件资料，并向资质符合要求的投标人发出招标邀请。

招标文件须明确招标项目的内容、范围、报价要求、工期要求等，并规定收标期限。

9、标的较大的项目，将按规定收集的投标文件，标书不得随意开封，在通知监察中心、核算中心、工程部们参加的情况下由不少于三人鉴证开标，做好登记并报小组负责人。

10、对投标文件作对比分析，约见投标人进一步了解情况，进行相关确价谈判。

将结果列表报小组负责人审阅。

在招标工作中既要确保有足够数量合格的投标单位，又要注意适时引进合格的新单位，引进新单位必须做好考察工作，并形成考察报告；多一些市场公认诚信度高且有实力的单位，杜绝出现“价格联盟”；要多方设法了解市场行情信息，对投标文件以及在投标相关谈判中要加强分析调查研究，交叉对证，多管齐下，灵活应对，分化瓦解，有效地防止“围标”，破解“围标”。

本部门人员要主动加强与各相关部门的联系沟通，及时请示各级领导，稳妥有效地完成招标工作。

11、小组负责人根据实际情况判断须进行报价的次数和形式，以确定各投标单位的最终投标价。

谈判确价的方式根据实际情况，可采用小组长、部门负责人逐级谈判的方式，也可采用联合会谈的方式。

12、将最终报价列表，在符合技术质量、工期、服务等要求的前提下，一般以合理低价者为“建议中标单位”。

对较大的项目可进行部门评议并提出建议，对小项目可采用逐级审批的方式进行。

13、招标小组负责人签署招标审批表后，经办人将该表按审批表流程送相关部门审批。

14、如需核算室及其它部门协助核价的，同步将审批表连资料给核算部核价审批。

15、工程部负责人审批同意后（须先提交采购总监审核），最后送周总审批。

16、经办人两天内（从本部门收到中标通知书起）将中标通知书原件送交合同经办人签收，将其复印件交中标单位签收。

三、采购中心有关工作管理流程

1、采购中心定板管理流程

经办采购员

供货商按采购单要求送

定板小组

定板负责人

经办采购员

2、采购中心支付管理流程

供货商

采购文员填请款单、附上有关单据

采购总监

主管工程负责人

财务负责人

张生

财务、李生印章

采购文员

采购文员

采购文员

3、采购中心材料采购流程

经办部门

供应部经理

供应部经理

采购员

采购员

供货商

采购员

采购员填好报价单

采购总监在报价单上签字

采购员给供货商一份已审批的报价单

4、采购中心材料（设备）招标采购流程

经办部门

供应部经理

供应部经理

采购员

采购员

供应部经理

采购总监

签署中标通知书

工程部主管副总签署中标通知书

总经理签署中标通知书

采购员交厂家一份中标通知书

5、采购中心合同办理流程

采购员、供货商

供应部经理

法制监察部

采购总监

集团主管副总或总经理

行政部

采购员

供货商

四、采购中心有关工作表格

供应中心职责分工2009.7.

供应中心各人员岗位职责

人员及岗位

岗位职责

廖肇进

（集团采购总监）

全面负责集团采购中心的材料采购、一体化招标及核价工作,主管广州地产供应部、天力采购部工作,对本部及各地区分公司的采购工作进行监控和管理,负责对集团属下各公司的各类材料采购价格和招标以及酒店、物业、环保公司、恒量的各项材料核价作最终审核。

采购组：

陆志强

（副经理）

分管地产公司的采购工作，范围包括：

珠江新城项目、装修公司、各

住宅项目材料采购监督工作，完成采购总监交待的其他工作。

邓云杰

（采购主管）

负责甲供橱柜、家私的招标采购；办理集团本部的人事部培训、行政部办公用品的招标采购，销售部用品、广告、活动、促销推广、公共事务部媒体、物业公司（CBD）申请核算、美好置业及物流部的招标和地产公司木苗的采购。

陈丽平（结算员）

负责收取发票，核对单据（送货单/工程签证单、进场验收单、报价单、采购单等），整理相关单据（采购单原件、预算总表），所有款项的相关部门签批；与财务对单、核数，负责结算、出款过程中财务提出的各类问题；追款，并配合工程部、销售部的追款；负责查询每张发票的真假；负责出款，并派发支票予各供货商；完成部门经理交待的其他工作。

黎海欣（文员）

负责接单、派单工作，各项目合同跟进、每月本部门人员考勤统计、每月本部门文具申请汇总等部门内部文件的处理，与惠州公司的沟通工作；

崔狄狄（采购员）

负责地产及装修公司的洁具、卫浴五金、家电、厨电、防火门、消防产品的采购。

采购员（缺）

负责住宅项目洁具及五金件（包括不锈钢地漏、地弹、门夹、拉手等）、玻璃、机电设备、家用（商用）空调、开关面板、沙岩、石材、瓷砖、涂料、墙纸、地毯、窗帘、布艺、厨房及洗衣房设备的采购。

核价组：

邓小利

（副经理）

分管核价工作，范围包括：

装标材料价格的核定、招标中心招标价的核定、核算中心外包单位价格的核定、恒量机电及弱电项目材料价格核定、环保公司及外地公司（重庆、成都、海南）价格的核定、并协助成本监控中心对全国大宗材料的采购进行定期核价、监督，完成采购总监交待的其他工作。

许华光（核价员兼采购员）

负责机电设备（空调、发电机、风机风柜、水泵、冷却塔、锅炉、电箱电柜）核价工作;并负责地康体设施、标识牌的采购工作。

辜财炫（核价员）

负责弱电项目（楼宇自控、监控、防盗报警、灯控系统、电话系统、公共广播及背景音乐、会议系统、综合布线）核价工作。

陈静（核价员）

负责报价单对监察中心的统一签收，采购明细表的汇总及土建材料（钢筋、水泥、砂石、混凝土等）、水电材料（管材管件、阀门）核价工作。

核价员（缺）

外地公司（重庆、成都、海南）甲供及乙供采购材料单的事前的审核及沟通工作，北方公司大批月标及50万以上采购的核价。

核价员（缺）

装修材料（墙纸、窗帘布艺、磁砖、石材、灯饰、人造石、夹板、木方、油漆、天花、角铁、型材等）的核价工作。

装修公司采购组：

黄热华（经理助理）

负责装修公司及地产的石材、瓷砖、人造石、浮雕、不锈钢制品、木饰面及木制品、木地板、铁艺、玻璃及五金配件、有机片、厨房及洗衣房设备、桑拿泳池设备等采购。

张莹（采购员）

负责本部门与其它部门的沟通联系业务，负责装修公司与地产的墙纸、布艺、地毯、石膏板、石膏线、油漆、开关面板和户外用品等的采购。

钟照河（采购主管）

负责与装饰的计划协调和跟进落实，与外地项目采购的沟通协调，负责铝天花、铝塑板的采购。

任磊（采购员）

负责装修公司及地产的机电设备、家用商用空调、发电机、电箱电柜、电线电缆、风机风柜、水泵、冷却塔锅炉、灯饰、门锁的采购工作。

说明：

以上为目前人员暂定分工，视人员增补后再重新调整。

供应部关于文件、档案资料管理的若干规定

根据公司有关加强档案资料管理的有关要求，需对业务过程中发生的的档案资料包括：

公司各部门/子公司在工作过程中发生的报价单、采购单、协助单、招投标资料、评标原始记录、设计变更通知书、整改通知书、工地现场签证、结算资料、会议纪要、领导书面批示、往来函件等文件资料必须保存五年以上的要求，现对供应部内部的相关文件资料的保存和管理提出如下规定：

一、涉及供应系统的有关文件资料包括公司下发的文件、会议纪要、部门间的工作协助单和往来函件、领导批示、等统一由文员黎海欣负责收发保管。

二、涉及采购结算的相关资料和票据统一由陈丽萍负责收集保管。

三、各采购员、核价员应按照所分管的业务和对应的项目，对每一项采购业务过程发生的有关采购、招标、询价、定价、报批审核的文件资料须认真保管储存，独立建档。

采购价格批核工作完成后十天内送文员（黎海欣）统一登记建档保管。

四、外地公司报送供应部审批的价格资料、各业务部门/子公司要求我部核定的价格资料的相关文件，由核价组专人（陈静）负责存档保管。

五、已经存档保管的文件资料，只用于供应部内部相关业务的查询。

如因业务需要查阅相关档案资料。

须在文员处进行登记，并经部门经理批准后查阅。

六、采购员对已经完成的采购工作的相关文件资料，须在10天内及时整理登记归档保存。

逾期不办理存档手续的，将追究当事人的责任。

供应部

二OO九年八月十五日

供应部文员工作职责

1、富力地产

负责部门内务工作及地产项目的采购对单、派单、跟单、结算等业务，建立管理好有关档案资料，负责本部门与其它部门之间的沟通联系业务，完成部门经理交待的其它工作。

地产工程部下采购单，必须有相对应的采购总表，采购单要工程监理、部门主管、部门总（付）经理原笔签名，采购总表要有工程部监理、部门总（付）经理、核算室、分公司总经理原笔签名。

采购总表原件交财务留底，复印件文员留底。

采购单派发到供应部文员手中交由经理划分采购任务后下发给采购员。

核对采购员完成采购后递交的发票。

主要核对采购报价单、送货单、采购计划单材料名称、规格型号、单价、报价单是否原件，送货单是否有收货员的亲笔签字，材料进场验收表是否有收货人、工程监理签字；核对发票所开金额是否与实际采购金额一致，如实际采购金额少，按实际采购金额交财务，如发票所开金额少可通知供应商补开发票。

采购总表复印件和采购单原件在每次交发票时附上并用荧光笔画出采购的项目。

如同一张采购单不是一次性采购完，则需财务在采购单上已采购的项目盖章以备下次使用。

除工程部外其它部门如有材料采购要求，需填写办公设备采购申请表或下发工作协作单，有部门经理和公司领导签字（都需原件）才可收单，派发给采购员进行采购。

地产采购金额在5万以下的工程部下单,需要收货人、工程监理、工程部经理、供应部经理、分公司领导在发票上签字。

行政下单采购的需要行政部经理、供应部经理、分公司领导发票上签字。

5万以上的需要工程部经理、供应部经理、分公司领导、广州廖总、广州工程部周总在用款申请报告上签字。

2、天力建筑

负责部门内务工作及天力建筑项目采购对单、派单、跟单、结算等业务，建立管理好有关档案资料，负责与天力建筑公司的沟通协调，完成部门经理交待的其它工作。

天力建筑工地下的采购计划单要详细注明材料名称、数量、单位、型号、使用部位、开始使用时间、报送时间，做好计划单后需本地天力公司领导签字后由天力公司文员交到供应部文员手中，如天力暂时还未设置文员，就由工地资料员传送给供应部文员，供应部文员收到采购计划单登记后给供应部经理，由经理划分采购任务，分配好后交到文员手中派发给采购员进行货比三家、报价、采购。

天力办公室需采购的办公用品、耗材需填写办公设备购置申请表，在申请表里详细注明需采购的设备名称、数量、单位。

填写完后需申请人、申请人的部门经理、分公司主管领导签字（需原笔签名）。

采购员所递交给文员的供应商结算依据（工地材料）里包含发票、入库单（工地主管、仓库主管原笔签名）、送货单（仓库收货人原笔签名）、报价单（报价人、经办人、审批人原笔签名，督查组签名）、采购计划单。

工地所用的材料文员主要核对入库单、送货单、报价单里材料名称、规格型号、单价一致后核对金额与供应商所开出的发票金额是否一致，发票金额开多的话则按实际采购金额计算。

天力办公室需采购的办公用品、耗材的供应商结算依据里包含发票、办公设置申请表（申请人、申请人部门经理、分公司主管领导签字原件）、送货单（办公室收货人签字原件）、材料进场验收表（收货人和部门经理签字原件）。

天力办公室所采购的材料主要核对送货单、办公设置申请表、村料进场验收表材料名称、型号、数量要求一致，发票金额一致。

办公室文员把整理核对好的发票做好支付签批表后给部门领导签字、天力分公司领导签字后再寄（传）广州供应部文员收，由广州供应部文员交供应部廖总、天力公司领导李总、陈总、赵总签字。

广州领导签完后由广州供应部文员寄出。

收到后再次核对无误后交财务核对,核对好后财务做出应付未付表传广州天力李总、陈总、赵总签批完后传回财务即出支票。

需定单价材料在报价单上注明使用期限,原件交财务复印件给财务盖章做为以后再次用时的结算依据.

3、接收各部门派发的工作协作单要有部门经理签字后才可接收。

供应部2007-10-26

关于对实行代理制销售模式供应商的管理规定

我司已于2009年3月24日开始执行新《供应商名录》。

但新名录内有极少数供应商或厂家由于其销售体制等原因不能直接向我司提供材料、设备或服务，而是将其业务授权给代理商进行经营。

现就这部分供应商或厂家的管理明确规定如下：

一、实行代理销售模式的供应商或厂家要将其供货区域的总代理或一级代理商名称提供给我司，同时提供真实、有效、合法、规范的授权代理证明原件，主要内容至少要包括：

1、授权方的销售模式或体制，即代理销售是否是其唯一的销售方式；

2、被授权代理商的代理级别，即是总代理还是一级代理，是全国代理还是区域代理；

3、授权代理证明上要有明确的授权范围和期限；

4、授权代理证明上要有保证供给我司的材料、设备或服务的价格为市场最低的承诺；并承诺如经我司查证并非市场最低价的，同意我司按市场最低价格结算。

5、授权方要承诺对被授权方提供的产品质量和服务进行监督，对被授权方的行为承担连带责任；

6、授权代理证明要有授权方和被授权方的法定代表人亲笔签名并加盖公章。

二、被授权代理商须具备独立法人资格，良好的资金实力、商业信誉，稳定的供货渠道，完善的售后服务。

要向我司提供其相关资质证明文件，包括营业执照、税务登记证、法人代码证等复印件（要加盖公章）；法定代表人身份证或护照的复印件；业务代表的姓名和联系电话等。

三、采购供应部门和监察部门共同负责对上述资料和文件进行认真审核，严格把关。

对符合我司要求的代理商，采购供应部门有权根据货比三家的原则与其签订报价单或采购合同，相关部门有责任视同位正常的采购行为而履行各自的义务。

四、授权方在授权委托过程中如出现以下行为，可给予其警告、罚款、赔偿损失，直至取消供应资格的处罚：

1．提供的授权委托资料不真实，存在弄虚作假的行为；

2．通过授权委托方式进行分包，引入其他不符合我司要求的供应商；

3．通过授权委托方式出借、出售其资质进行牟利；

4．通过授权委托方式供应其他未经我司确认的材料、设备；

5．授权委托业务出现变更或授权结束后未及时通知我司，给我司造成实际损失的；

6．其他违规行为。

五、我司具体业务部门对代理商提供的材料、设备及服务要严把验收关，如发现有货不对板、弄虚作假等行为，要根据合同规定给予严厉地处罚，同时要追究授权方的连带法律责任。

供应部采购程序及要求

公司各部门、各下属公司：

为使供应采购规范化、制度化、现将供应部采购程序及要求发给各相关部门，请遵照执行。

一、提交总预算表

1、使用部门向供应部提交项目总预算表（或临时预算表），须有经办人、部门经理、分管领导签字并经核算室领导签字。

（珠江新城项目由主管副总签字）

2、总预算表原则上不得涂改和修改，如确需更改由申请人做出更改说明，再由分管领导及核算室签名确认。

二、下采购单

1、采购单所列项目必须在总预算表（或临时预算表）内，使用部门需在采购单上注明对应的总预算表（或临时预算表）单号，便于供应部核对。

采购单不得指定供应商和品牌要求，设备总表不得指定具体型号。

2、填报要求

1）、采购