Email英语电子邮件写作资料整理方式.docx
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Email英语电子邮件写作资料整理方式
英语电子邮件写作资料整理
英语电子邮件如何写a1内容a2结构
常用词汇
b1.Knowyouremailtermsb2.其它缩写:
跟老外邮件交流中常会见到的英语缩写词汇
常用例句c1.外企必备:
英文电子邮件高频句c2.商务英语函电的20个常用句型
范文d1.英文书信范文精选d2.英文书信范文2d3.外贸业务全套英文邮件范文
A英文邮件如何写
a1内容
从问候开始
用问候语开始邮件内容非常重要,例如"DearLillian,"。
根据你与收件人的关系亲近与否,你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名,例如"DearMrs.Price,"。
如果关系比较亲密的话,你就可以说,"HiKelly,"如果你和公司联系,而不是个人,你就可以写"ToWhomItMayConcern:
"
感谢收件人如果你在回复客户的询问,你应该以感谢开头。
例如,如果有客户想了解你的公司,你就可以说,"ThankyouforcontactingABCCompany."如果此人已经回复过你的一封邮件了,那就一定要说,"Thankyouforyourpromptreply."或是"Thanksforgettingbacktome."如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。
这样对方就会感到比较舒服,而且显得更礼貌。
表明你的意图
然后,如果是你主动写电子邮件给别人的话,那就不可能再写什么感谢的字句了。
那就以你写此邮件的目的开头。
例如,"Iamwritingtoenquireabout…"或是"Iamwritinginreferenceto…"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要,这样才能更好的引出邮件的主要内容。
记得要注意语法,拼写和标点符号,保持句子简短明了并句意前后一致。
结束语
在你结束邮件之前,再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。
你可以"Thankyouforyourpatienceandcooperation."或"Thankyouforyourconsideration."开始接着写,"Ifyouhaveanyquestionsorconcerns,don'thesitatetoletmeknow."及"Ilookforwardtohearingfromyou."
结束
最后是写上合适的结尾并附上你的名字。
"Bestregards,""Sincerely,"及"Thankyou,"都很规范化。
最好不要用"Bestwishes,"或"Cheers,"类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。
最后,在你发送邮件之前,最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误,这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件!
结构
地址栏的写法:
地址栏(To)电子邮件的地址,包括写信人地址、收信人地址、抄送收信人地址、密送收信人地址,这四部分无需填写繁杂的邮政地址,只需填入相应的电子邮件地址即可,而且并非每一项都要填,若收信人只有一个,就不需填写其他收信人的电子邮件地址,处理比一般信件要简单得多。
主题摘要的写法:
主题摘要栏(Subject)邮件的标题应当简洁明了。
邮件标题是邮件主要内容的浓缩,是读者浏览信箱时决定是否阅读该邮件的根据。
简洁明了的主题内容可起到索引的作用,便于收件者以后在大量的邮件中查出相关的邮件。
邮件标题选择的合适与否将影响到读者处理信件的效率。
因此,为了确保收信人能及时阅读邮件,邮件的标题不仅要引人注目,而且应该言简意赅。
另外,标题应该用名词短语或动名词短语,如:
“YourMeetinginCalifornia”,“YourOrder”,“Mrs.Jones”,“weeklySalesMeeting”,“广告”等标题都信息明确、一目了然。
称呼(salutation)
商务英文电子邮件通常用较正式的称呼,如:
Dear+对方的姓氏,有时可以省去Dear,直呼对方的名或姓,或者用随意的称呼,如:
“Hi,Johnson”,“Hi,Davis”等。
若不能确定收件人是哪一位,可用这样的表达,如:
“DearSirs”,“DearMadamorSir”或“Towhomitmayconcern”等。
正文部分的写法:
正文部分(body)涉外商务电子邮件的正文书写格式绝大多数采用齐头式。
齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始,这种格式便于打字和节省时间,提高工作效率。
正文是电子邮件的主要部分,大多把话题分成几个小主题,每个小主题一段,每段一般只有一两句话,正文由两三个或三四个简短的段落构成。
敬意结尾(complimentaryclosing)
结尾常用敬语,表示客套和礼节,措辞应恰当。
通常用“BestRegards”,“BestWishes”,或使用“Gooddaytoyou!
”等表示美好祝愿的词组作为敬意结尾,使得电子邮件更趋向随意体(casualstyle)。
签名(signature)通常是寄件者在信函的敬意结尾下面写上自己的姓名。
因为电子邮件是在电脑上打出来的,所以不能像传统的外贸信函那样可用手签。
附件(Enclosure)电子邮件中如果带有与邮件内容相关的附件,可用word、excel等软件编写成文件报表或扫描各种形式发票、定单或报价单等,并在邮件中说明具体文件的名称及份数等,以便对方确认。
附言(Postscript)
打好邮件后,若发现需要补充某些内容,可在签名下方注明P.S.再附上补充的内容。
但补充的内容不宜太多,常常是一两句话。
若补充的内容很多,则需另写一封邮件,以免喧宾夺主。
英语电子邮件中的常用词汇
b1.Knowyouremailterms
英语电子邮件发送程序有很多的缩写,如果你不知道意思的话,你给老板要求加薪水的邮件就可能发给了整个办公室!
"Replytoall"表示你的邮件将发送给每一个收到原始邮件的人。
在邮件的地址栏内,"cc"(carboncopy)部分是指邮件发给你指定的人,而"bcc"部分你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道–b的意思是"blind"(掩藏的)。
如果有人要你"forward"一封邮件,他们意思是要你通过转发的功能发送邮件,有时侯简写成"fw."
比较常见的缩写如下:
缩写原文意思
AOBAnyotherbusiness其他事
ASAPAssoonaspossible尽快
BCCblindcarboncopy密送
BTWBytheway顺便提一下
CCCarboncopy抄送
Conf.Confidential机密
IOWInotherwords换句话说
Pls.Please请
PSPostscript附言
WRTWithregardto关于
b2.其它缩写:
跟老外邮件交流中常会见到的英语缩写词汇
2=to/too
2Bornot2B=Tobeornottobe
4=for
4ever=forever
A:
ASL=Age/Sex/LocationAFAIC=AsFarAsI’mConcernedAFAIK=AsFarAsIKnowAFK=AwayFromKeyboardAIAMU=AndI’mAMonkey’sUncleAISI=AsISeeItAKA=AlsoKnownAsAMBW=AllMyBestWishesANFAWFOWS=AndNowForAWordWordFromOurWebSponsorAOTS=AllOfTheSuddenASAFP=AsSoonAs"Friggin"PossibleASAP=AsSoonAsPossibleATST=AtTheSameTimeAWGTHTGTTA=AreWeGoingToHaveToGoThroughThisAgainAWGTHTGTTSA=AreWeGoingToHaveToGoThroughThisShAgainAYSOS=AreYouStupidOrSomething
B:
B4=BeforeB4N=ByeForNowBBFBBM=BodyByFisher,BrainsbyMattelBBIAB=BeBackInABitBBIAF=BeBackInAFewBBL=BeBackLaterBBN=ByeByeNowBCNU=BeSeein’YouBF=BoyfriendBFD=BigFingDeal
BFN=ByeForNowBHOF=BaldHeadedOldFartBIF=BasisInFactBITD=BackInTheDayBiz=BusinessBM=ByteMeBMOTA=ByteMeOnTheAssBNF=BigNameFanBOHICA=BendOverHereItComesAgainBR=BathroomBRB=BeRightBackBRT=BeRightThereBS=BigSmileBT=ByteThisBTDT=BeenThereDoneThatBTSOOM=BeatsTheShOutOfMeBTW=ByTheWayBTWBO=BeThereWithBellsOnBWDIK=ButWhatDoIKnow?
BWO=Black,WhiteorOther
C:
Cam=WebCameraCIAO=Goodbye(inItalian)CID=ConsiderItDoneCIO=CheckItOutCIS=CompuServeInformationServiceCMF=CountMyFingersCof$=ChurchofScientologyCRAFT=Can’tRememberAFingThingCRAWS=Can’tRememberAnythingWorthAShCSL=Can’tStopLaughingCTC=ChoakingTheChickenCU=SeeYouCUL/CYL/CUL8R=SeeYouLaterCWYL=ChatWithYouLater
CYA=CoverYourAss
D:
DBEYR=Don’tBelieveEverythingYouReadDD=DueDiligenceDDD=DirectDistanceDialDETI=Don’tEvenThinkItDGT=Don’tGoThereDHYB=Don’tHoldYourBreathDIIK=DamnedIfIKnownDILLIGAD=DoILookLikeIGiveAd\\amnDILLIGAS=DoILookLikeIGiveAShDKDC=Don’tKnowDon’tCareDL=DownloadDLTM=Don’tLieToMeDQYDJ=Don’tQuitYou’reDayJobDRIB=Don’tReadIfBusyDS=DunceSmileyDYSTSOTT=DidYouSeeTheSizeOfThatThing
E:
EG=EvilGrinEOM=EndOfMessageESO=EquipmentSmarterthanOperator
F:
F2F/FTF=FaceToFaceFAQ=FrequentlyAskedQuestionFBKS=FailureBetweenKeyboardandSeatFE=ForExample/FatalErrorFF&PN=FreshFieldsAndPasturesNewFOAF=FriendOfAFriendFTASB=FasterThanASpeedingBulletFT=FaintFTL=FasterThanLightFTTB=ForTheTimeBeingFUBAR=FedUpBeyondAllRecognitionFUBB=FedUpBeyondBelief
8
FUD=(Spreading)Fear,Uncertainty,andDisinformation
FWIW=ForWhatIt’sWorthFYA=ForYourAmusementFYI=ForYourInformationFYM=ForYourMisinformation
G:
G2G=GotToGoG8T/GR8=GreatGAL=GetALifeGDGD=Good,GoodGF=girlfriendGG=GoodGame/GottaGoGIGO=GarbageIn,GarbageOutGIWIST=Gee,IWishI’dSaidThatGL=GoodLuckGLYASDI=GodLovesYouAndSoDoIGMTA=GreatMindsThinkAlikeGNBLFY=GotNothingButLoveForYouGR&D=GrinningRunningAndDuckingGRRRR="Growling"GSOAS=GoSitOnASnakeGTG=GotToGoGTGB=GotToGo,ByeGTGP=GotToGoPeeGTH=GoToHellGTSY=GladToSeeYaGYPO=GetYourPantsOffBEAQUEEN.
H:
HAGO=HaveAGoodOneHAK=HugsAndKissesHB=HurryBackHD=HoldHHO1/2K=HaHa,OnlyHalfKiddingHHOK=HaHa,OnlyKiddingHIOOC=Help!
I’mOutOfCoffee
Howz=HowisHTH=HopeThis(That)HelpsHUA=HeadsUpAceHUYA=HeadUpYou’rea
I:
IAC=InAnyCaseIAE=InAnyEventIANAC=IAmNotACrookIANAL=IAmNotALawyerIBT=InBetweenTechnologyIBTD=IBegToDifferIC=ISee/InCharacterIDGAF=IDon’tGiveAFIDGI=IDon’tGetItIDK=IDon’tKnowIDKY=IDon’tKnowYouIDST=IDidn’tSayThatIDTS=IDon’tThinkSoIFAB=IFoundABugIFU=IFedUpIGGP=IGottaGoPeeIIIO=IntelInside,IdiotOutsideIIMAD=IfItMakesAn(y)DifferenceIIRC=IfIRememberCorrectlyIIWM=IfItWereMeILICISCOMK=ILaughed,ICried,ISpat/SpiltCoffee/Crumbs/CokeOnMyKeyboardILY=ILoveYouIMHO=InMyHumbleOpinionIMNSHO=InMyNotSoHumbleOpinionIMO=InMyOpinionINMP=It’sNotMyProblemINPO=InNoParticularOrderIOH=I’mOuttaHereIOW=InOtherWordsIRL=InRealLife
ISS=ISaidSoITM=InTheMoneyIYKWIM=IfYouKnowWhatIMeanIYSS=IfYouSaySo
J:
J/C=JustCheckingJ/K=JustKidding!
J/W=JustWonderingJAFO=JustAnotherFingOnlooker
K:
K/KK=OK/OK,OKKFY=KissForYouKISS=KeepItSimpleStupidKIT=KeepInTouchKMA=KissMyAssKWIM=KnowWhatIMeanKX=kissKYPO=KeepYourPantsOn
L:
L8R=LaterLD=LongDistanceLDTTWA=Let’sDoTheTimeWarpAgainLLTA=LotsAndLotsOfThunderousApplauseLMAO=LaughingMyAssOffLMK=LetMeKnowLOL=LaughingOutLoud/LotsOfLuck(Love)LTIC=Laughing’TilICryLTNS=LongTimeNoSeeLYL=LoveYaLotsLYLAS=LoveYouLikeASister
M:
M8T=MateMHOTY=MyHat’sOffToYouMM=MarketMakerMorF=MaleorFemale?
MOTD=MessageOfTheDayMOTSS=MembersOfTheSameSexMTFBWY=MayTheForceBeWithYouMWBRL=MoreWillBeRevealedLaterMYOB=MindYourOwnBusiness
N:
N=And/Know/NowNAK=NursingAtKeyboardNAZ=Name,Address,Zip(alsomeansNasdaq)NBD=NoBigDealNBIF=NoBasisInFactNFI=NoFingIdeaNFW=NoFingWayNIFOC=NudeInFrontOfTheComputerNM=NeverMindNMP=NotMyProblemNMU=NothingMuchYouNOYB=NoneOfYourBusinessNP=NoProblemNQOCD=NotQuiteOurClassDearNRG=EnergyNRN=NoReplyNecessaryNYCFS=NewYorkCityFingerSaluet
O:
OAUS=OnAnUnrelatedSubjectOBTW=Oh,ByTheWayOIC=Oh,ISeeOICU=Oh,ISeeYouOMDB=OverMyDeadBodyOMG=OhMyGod/OhMyGoshOMIK=OpenMouth,InsertKeyboardONNA=OhNo,NotAgainOOC=OutOfCharacterOOTB=OutOfTheBox/OutOfTheBlueOT=OffTopic
12
OTOH=OnTheOtherHandOWTTE=OrWordsToThatEffectOZ=standsfor"Australia"
P:
PEBCAK=ProblemExistsBetweenChairAndKeyboardPEM=PrivacyEnhancedMailPic=PicturePIMP=PeeingInMyPantsPITA=PainInTheAssPLS/PLZ=PleasePMFJI=PardonMeForJumpingInPO=PissOffPOS=ParentsOverShoulderPOV=PointOfViewPPL=PeoplePro=ProfessionalPS=ByTheWay/Photoshop
T:
TAH=TakeAHikeTANSTAAFL=ThereAin’tNoSuchThingAsAFreeLunchTARFU=ThingsAreReallyFedUpTDTM=TalkDirtyToMeTEOTWAWKI=TheEndOfTheWorldAsWeKnowItTFN=ThanksForNothin’THX/TX/THKS=ThanksTIA=ThanksInAdvanceTIAIL=ThinkIAmInLoveTIC=TongueInCheekTLA=ThreeLetterAcronymTLGO=TheListGoesOnTM=TrustMeTMI=TooMuchInformationTMTOWTDI=There’sMoreThanOneWayToDoItTPTB=ThePowersThatBeTSR=TotallyStuckinRAM
13
TTFN=TaTaForNowTTT=That’sTheTicket/ToTheTopTTUL/TTYL=TalkToYouLaterTWHAB=ThisWon’tHurtABitTY=ThankYouTYVM=ThankYouVeryMuch
U:
U=YouUR=YourUR=YouareunPC=unPoliticallyCorrectURYY4M=YouAreTooWiseForMe
V:
VFM=ValuesFor