K3应收应付.docx
《K3应收应付.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《K3应收应付.docx（67页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
K3应收应付
K3-应收应付系统
根据企业的不同要求，划分为不同的业务模式，如发票付款、其他应付单付款、未付款退货、已付款未核销退款退货、已付款已核销退款退货、期末调汇。
一、发票付款
目标
完成发票录入到付款的全过程。
业务背景
1、 企业存在采购入库业务时，需要根据发票确认应付账款，申请付款，最终付款记账；
2、 本流程对发票维护、付款申请、付款记账提供了操作工具。
适用范围
适用企业采购入库，发票付款业务。
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
在K/3〖应付款管理〗的〖发票处理〗中，根据实际业务需要，录入或维护普通发票或增值税发票。
财务部
应付会计
2
经审核发票录入无误后，在K/3〖应付款管理〗-〖凭证处理〗，确认应付账款并生成凭证。
并可查询系统生成并审核的凭证。
财务部
应付会计
3
根据业务需要，在K/3〖应付款管理〗的〖付款申请单〗录入或维护付款申请单。
财务部
应付会计
4
经审核付款申请单后，付款申请单信息传递至结算中心付款并自动生成付款单或由现金系统出纳付款后手工录入付款单或付款后用付款申请单下推付款单。
财务部
结算中心会计/出纳
5
现金系统的付款单审核后，付款信息传递至应付款管理系统并转换成应付款管理系统的付款单或由应付会计手工录入付款单。
财务部
应付会计
6
应付款管理系统的付款单审核后，在K/3〖应付款管理〗的〖凭证处理〗中生成凭证，并在〖应付款管理〗的〖结算〗中核销付款单与发票。
财务部
应付会计
二、其它应付单付款
目标
完成其他应付单录入到付款的全过程。
业务背景
1. 企业存在暂收应付业务时，需要根据其他应付单确认其他应付款，申请付款，最终付款记账；
2. 本流程对其他应付单维护、付款申请、付款记账提供了操作工具。
适用范围
适用企业暂收应付及其付款业务。
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
在K/3〖应付款管理〗的〖其他应付单〗中，根据实际业务需要，录入或维护其他应付单。
财务部
应付会计
2
经审核其他应付单录入无误后，在K/3〖应付款管理〗-〖凭证处理〗，确认其他应付款并生成凭证。
并可查询系统生成并审核的凭证。
财务部
应付会计
3
根据业务需要，在K/3〖应付款管理〗的〖付款申请单〗录入或维护付款申请单。
财务部
应付会计
4
经审核付款申请单后，付款申请单信息传递至结算中心付款并自动生成付款单或由现金系统出纳付款后手工录入付款单。
财务部
结算中心会计/出纳
5
现金系统的付款单审核后，付款信息传递至应付款管理系统并转换成应付款管理系统的付款单或由应付会计手工录入付款单。
财务部
应付会计
6
应付款管理系统的付款单审核后，在K/3〖应付款管理〗的〖凭证处理〗中生成凭证，并在〖应付款管理〗的〖结算〗中核销付款单与其他应付单。
财务部
应付会计
三、未付款退货
目标
完成未付款退货的全过程。
业务背景
1、 企业的采购入库、发票付款出现未付款时的退货业务，需要根据红字发票冲回应付账款；
2、 流程对红字发票维护、应付账款冲回提供了操作工具。
适用范围
适用企业采购入库、发票付款出现未付款时的退货业务。
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
在K/3〖应付款管理〗的〖发票处理〗中，根据实际业务需要，录入或维护红字的普通或增值税发票。
财务部
应付会计
2
经审核发票录入无误后，在K/3〖应付款管理〗-〖凭证处理〗，冲回应付账款并生成凭证。
并可查询系统生成并审核的凭证。
财务部
应付会计
3
根据业务需要，在K/3〖应付款管理〗的〖结算〗中将红、蓝字发票核销。
财务部
应付会计
四、已付款未核销退货
目标
完成已付款未核销退款退货的全过程。
业务背景
1、 企业的采购入库、发票付款出现已付款未核销时的退货业务，一方面需要根据红字发票冲回应付账款，另一方面需要退回已付款；
2、 本流程对红字发票冲回应付账款，退回已付款及其红、蓝字发票与付款单、退款单的核销提供了操作工具。
适用范围
适用企业采购入库、发票付款出现已付款未核销时的退货业务。
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
在K/3〖应付款管理〗的〖退款〗中，根据实际业务需要，录入或维护退款单。
财务部
应付会计
2
在K/3〖应付款管理〗的〖发票处理〗中，根据实际业务需要，录入或维护红字发票。
财务部
应付会计
3
经审核退款单、红字发票录入无误后，在K/3〖应付款管理〗-〖凭证处理〗，冲回付款和应付账款并生成凭证。
并可查询系统生成并审核的凭证。
财务部
应付会计
4
在K/3〖应付款管理〗的〖结算〗中将退款单与付款单核销，同时核销红、蓝字发票；或者在〖应付款管理〗的〖结算〗中将红字发票与退款单核销，同时将蓝字发票与付款单核销。
财务部
应付会计
五、已付款已核销退款退货
目标
完成已付款已核销退款退货的全过程。
业务背景
1、 企业的采购入库、发票付款出现已付款已核销时的退货业务，一方面需要根据红字发票冲回应付账款，另一方面需要退回已付款；
2、 本流程对红字发票冲回应付账款，退回已付款及其红字发票与退款单的核销提供了操作工具。
适用范围
适用企业采购入库、发票付款出现已付款已核销时的退货业务。
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
在K/3〖应付款管理〗的〖退款〗中，根据实际业务需要，录入或维护退款单。
财务部
应付会计
2
在K/3〖应付款管理〗的〖发票处理〗中，根据实际业务需要，录入或维护红字发票。
财务部
应付会计
3
经审核退款单、红字发票录入无误后，在K/3〖应付款管理〗-〖凭证处理〗，冲回付款和应付账款并生成凭证。
并可查询〖存货核算〗系统生成并审核的凭证。
财务部
应付会计
4
在K/3〖应付款管理〗的〖结算〗中将红字发票与退款单核销，同时将蓝字发票与付款单核销。
财务部
应付会计
六、期末调汇
目标
完成采购发票、其他应付单、预付单及相应的往来科目期末调汇的全过程。
业务背景
1、 企业存在往来科目余额时，且期末记账汇率发生变化，需要做调汇处理；
2、 流程对采购发票、其他应付单、预付单及相应的往来科目期末调汇提供了操作工具。
适用范围
适用企业存在往来科目余额时，且期末记账汇率发生变化，需要做调汇处理业务。
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
在K/3〖系统设置〗的〖应付款管理〗中，根据实际业务需要，选择“启用对账与调汇”选项。
财务部
应付会计
2
在K/3〖基础资料〗的〖公共资料〗的〖科目〗中，根据实际业务需要，将科目确定为“受控科目”与“调汇科目”。
财务部
总账会计
3
在K/3〖系统设置〗的〖应付款管理〗的〖系统参数〗的科目设置页签中，根据实际业务需要，录入或维护“受控科目”。
财务部
应付会计
4
发票、其他应付单、预付单的录入或维护需选择受控科目。
财务部
应付会计
5
在K/3〖应付款管理〗的〖凭证处理〗中，将发票、其他应付单、预付单等相关单据生成凭证。
财务部
应付会计
6
在K/3〖总账〗的〖凭证处理〗中将应付款管理系统生成的凭证过账。
财务部
总账会计
7
在K/3〖应付款管理〗的〖期末处理〗中，运行〖期末总额对账〗或〖期末科目对账〗子功能。
财务部
应付会计
8
在K/3〖应付款管理〗的〖期末处理〗中，运行〖期末对账检查〗子功能。
财务部
应付会计
9
在K/3〖应付款管理〗的〖期末处理〗中，运行〖期末调汇〗子功能。
财务部
应付会计
应付-初始数据录入
初始化录入主要是对应付款管理系统的初始数据录入进行说明。
介绍初始录入中应注意的问题及如何与总账系统进行数据的引入引出。
初始化录入主要有以下几个功能点：
Ø 准备工作
Ø 数据录入
Ø 引入引出
Ø 启用系统
准备工作
主要介绍进行初始化录入之前需要准备的资料及注意事项。
☐ 选择正确的启用期间
☐ 准备应付款期初数据资料
☐ 准备预付款期初数据资料
☐ 准备应付票据期初数据资料
（1）选择正确的启用期间
由于采购系统、应付款管理系统启用后，采购系统的发票才会自动传递到应付款管理系统，故用户必须正确处理好采购系统与应付款管理系统的启用期间问题，否则可能会造成数据错误。
目前采购系统只在应付款管理系统结束初始化之后才提供采购发票的单向传递，而且是强制传递，即只要应付款管理系统结束初始化后，采购系统新增的采购发票都会自动传递到应付款管理系统。
而应付款管理系统新增的采购发票不能传递到采购系统。
在应付款管理系统结束初始化之前，两系统之间不进行采购发票的传递。
针对以上规则，必须注意以下几点：
1. 如果采购系统先启用，应付款管理系统后启用。
例如：
采购系统从第1期开始启用，当前期间为第3期，应付款管理系统准备从第4期开始启用，则用户必须注意：
在应付款管理系统没有结束初始化之前，采购系统不能录入第4期的采购发票。
因为在应付款管理系统没有结束初始化之前，采购系统的采购发票是不能传递到应付款管理系统，这样应付款管理系统结束初始化之后，必须补录采购系统已经录入的第4期的采购发票，造成重复操作，而且这部分发票不能直接在应付款管理系统生成凭证，必须通过关联的形式关联采购系统已经生成的相应凭证字号，否则会造成总账系统数据重复。
一般建议应付款管理系统结束初始化后才在采购系统录入采购发票数据，减少重复劳动工作，保证数据一致。
对于1-3期的采购发票，如果存在未完全付款的情况，则可以通过在应付款管理系统手工录入初始化发票实现后续付款结算处理。
2. 如果采购系统从第1期开始启用，当前期间为第3期，而应付款管理系统也准备从第1期开始启用，则用户必须注意：
在应付款管理系统没有结束初始化之前，采购系统录入的采购发票必须在应付款管理系统结束初始化之后进行补入。
因为只有采购系统与应付款管理系统都结束初始化之后，采购系统的采购发票才可以传递到应付款管理系统。
3. 如果应付款管理系统先启用，采购系统后启用。
例如：
应付款管理系统从第1期开始启用，当前期间为第3期，采购系统准备从第4期开始启用，则用户必须注意：
应付款管理系统不能录入第4期的采购发票。
因为在采购系统结束初始化之后，采购系统的采购发票会自动传递到应付款管理系统，如果应付款管理系统已经录入第4期的采购发票，则势必造成发票重复录入，从而导致应付款管理系统数据错误。
同时由于以上原因，控制采购系统只能从第4期开始启用。
应付款管理系统初始化时需要准备的资料主要有：
供应商资料、存货资料、部门资料、职员资料。
此处的职员主要是指往来核算的经办人或业务员等，不建议用来统计职员的个人借款。
（2）准备应付款期初数据资料
主要指涉及货款核算的应付账款科目的期初余额、本年借方累计发生额，本年贷方累计发生额。
建议其他应付款等个人借款在总账系统进行核算。
（3）准备预付款期初数据资料
主要指涉及货款核算的预付账款科目的期初借方余额、本年借方累计发生额。
如果预付账款的期初余额为贷方余额，建议用户进行调账处理，把预付账款调入应付账款科目中。
（4）准备应付票据期初数据资料
主要指还没有进行付款结算的应付票据，不包括已经付款的应付票据。
资料准备齐全后，就可以开始进行初始化的数据录入。
初始化的数据可以通过手工录入，也可以通过从总账引入。
下面分别进行介绍。
数据录入
主要介绍初始化的几种单据录入及注意事项。
☐ 应付账款录入
☐ 应付票据录入
（1）应付账款
选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖应付款管理〗→〖初始化数据-应付账款〗，进入“过滤条件”界面。
过滤框中默认核算项目类别为供应商，默认币别为本位币，如果您录入单据初始余额后，表中没有新增相应记录，则应查看是否因为您输入的是非供应商类别或是否为外币单据。
单击【确定】后，进入“初始化数据-应付账款”界面。
〖初始化数据-应付账款〗显示的是初始化数据的汇总表，按核算项目显示汇总数据，单击【明细】，您可以查看每一笔单据的发生额、余额等资料，否则您只能查看每一往来单位本年应付汇总数、本年实付汇总数等。
初始化时您必须录入往来单位的期初余额资料，本年累计发生额等。
为减少初始化录入时的工作量，初始化时的付款单据（预付除外）不单独录入，发票、应付单录入中的本年付款额则反映了付款单据的本年累计借方发生额。
为快速完成初始化，您可以把每个往来单位的所有单据资料汇总成一张单据录入，如与A供应商进行交易，共收到A供应商两张发票，一张单据日期为1999/12/01，单据号码为00001，金额为1000元，应付日期为1999/12/02，1999/12/02付出现金500元，另一张发票单据日期为1999/12/20，单据号码为00002，金额为5000元，应付日期为1999/12/30，您2000年1月份启用应付款管理系统，您可以把这两笔记录汇总成一张单据录入，发生额为两张单据合计数，6000元，本年没有付款，故本年付款额为0，付款计划中应填未核销余额，即应付日期1999/12/02，付款金额为500元，应付日期1999/12/30，付款金额为5000元。
这样减少了单据录入时的工作量，但缺点是初始化时的所有单据只能在一张单据中进行处理，不利于对初始化的单据进行管理。
如果单据资料不是很多，你也可以按明细单据逐笔录入，缺点是工作量大，但结束初始化后便于对初始化单据进行跟踪处理。
您还可以根据需要部分单据汇总录入，部分单据按明细录入，如把已经核销的单据汇总成一笔录入，把未核销的记录按单据逐笔录入。
初始化的单据分为：
初始采购增值税发票、初始采购普通发票、初始其他应付单、初始预付单、初始应付票据、初始应付合同六种类型。
初始化结束后，要查看此六种单据，必须在初始化界面进行查看，往来对账单也提供初始化单据的查看。
a）初始采购增值税发票
⏹ 选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖应付款管理〗→〖初始采购增值税发票-新增〗，系统调出发票新增界面，具体字段说明见表3-1：
数据项
说 明
必填项（是/否）
部门
录入相应的部门。
可以直接录入部门代码，也可单击【资料】或F7查询获取，同时支持F8和F9的模糊查询；
如果供应商属性指定了分管部门，在录入供应商名称后系统可以自动带出供应商属性中的部门，如该部门已禁用则不携带。
当部门为空时，录入业务员能自动在此带出基础资料中设置好的职员所属部门（携带后可修改）；
当单据的核算项目为部门时，此字段自动取核算项目内容，不可修改；
如果部门为空，在关联单据时可以将被关联单据上的部门回填
否
业务员
录入相应的业务员。
可以直接录入职员代码，也可单击【资料】或F7查询获取，同时支持F8和F9的模糊查询；
如果供应商属性指定了分管职员，在录入供应商名称后系统可以自动带出供应商属性中的业务员，如该职员已禁用则不携带。
当部门为空时，录入业务员能携带基础资料中设置的职员所属部门到部门字段；
当单据的核算项目为职员时，此字段自动取核算项目内容，不可修改，同时无论部门是否为空，都自动携带职员对应的部门到部门字段；
如果业务员为空，在关联单据时可以将被关联单据上的业务员回填
否
币别
业务发生时的原币。
新增时系统默认携带本位币，录入核算项目后，则回填核算项目属性中的结算币别。
是
汇率
系统自动根据币别显示出其默认汇率，能根据实际情况对汇率进行修改。
是
发生额
指单据的发生额，即应付金额。
可以按供应商汇总输入所有采购发票的汇总数，也可以按单据进行明细录入。
如果是本年发生额，则选择本年，否则不选。
如果同一个单位的往来款既有去年数又有今年发生额，则汇总录入时去年与今年的数据应分开录入。
一般反映的是应付账款科目的贷方发生额。
如果初始化发票与合同进行关联，合同金额执行明细表、汇总表，对于初始化单据，开票金额指此处的发生额。
故您必须正确填列。
是
本年付款额
指当前会计年度的付款金额，以前会计年度付款的金额不包括在内。
包括实际付款额（如现金，银行存款）及应付票据金额，如2000年销货给A公司10000元，1999年付现金2000元，2000年付现金1000元，付银行承兑汇票500元，则发生额应为10000元，本年付款额为1500元（1000+500），应付款余额为6500元（10000-2000-1000-500）。
一般反映的是应付账款科目的本年累计借方发生额。
否
应付款余额
扣除付款额后的实际应付数，即付款计划的付款金额合计。
一般反映的是应付账款科目的期初余额。
是
单据日期
指单据的开票日期，对于初始化汇总的发票可以自由设定但日期必须在启用日期前，系统默认取账套启用期间的上月的月末日期。
系统可以根据此日期计算账龄分析表（单据日期）、应付计息表。
是
财务日期
指单据的录入日期，系统默认与单据日期一致，允许修改，但是必须控制大于等于单据日期并且小于账套日期。
系统可以据此计算账龄分析表（记账日期）。
系统根据财务日期确定单据的会计期间。
是
单据号码
具有双重含义，它既可是具体某张发票的发票号，也可是用户自行设置的一张汇总单据的单据号。
根据用户定义的编码规则自动填充，用户也可以修改。
如果编码规则选上允许修改则可修改，否则灰显；如果编码规则没有选上“使用编码规则”，则新增时发票号码为空，允许手工录入；在系统中发票号是唯一的。
控制最大是255位；
是
年利率（%）
应付款到期时应计利息的利率，以百分比表示，应付计息表将根据应付款余额、账龄及相应的计息利率进行计算。
是
源单类型（单据头）
新增时默认为空，通过下拉菜单进行选择，内容包括：
初始化-合同（应付）；选单后此处内容不显示，回填产品明细的源单类型；单据保存后该字段不显示；未选上“录入产品明细”选项时,此字段灰显不可用.
否
源单编号（单据头）
新增时默认为空，支持手工录入和F7查询；如果手工录入必须要求录入完整的单据号，录入后系统自动回填该单据的所有存在余额的条目；如果F7查询，则回填选中的条目；选单后此处内容不显示，回填产品明细的源单单号；
否
备注（合同号）
10.1之前的账套升级到10.2之后的版本，系统将单据上合同号内容直接升级到此处；支持手工修改。
否
往来科目
如果不需要将初始化数据传入总账，则此处不用录入，建议填入。
否则必须录入对应的往来会计科目，如应付款，必须是最明细科目，如果该科目下挂核算项目，则不用录入相应核算项目代码，系统会根据该发票的核算项目名称、部门、职员等自动填充。
如果核算项目属性中指定了应付科目代码，则填入核算项目后，自动带出应付账款科目代码中指定的科目，如果勾选了“启动调汇与对账”，则往来科目只能选择受控科目。
通过该科目系统把相应的应付款初始资料传递至总账系统，避免了总账系统初始化往来资料的重复录入。
否
金额（本位币）
采购普通发票中对“金额”、“税额”、“不含税金额”等列提供本位币金额信息的显示，分别列示在该列的后面，以不同颜色区分；采购增值税发票中对“金额”、“税额”、“价税合计”等列提供本位币金额信息的显示，分别列示在该列的后面，以不同颜色区分；如果选上“允许修改本位币金额”的选项，则本位币金额均可以修改（单据币别为本位币时除外），但是不重算汇率。
否则本位币金额一律由系统自动计算和填列，用户不得修改和操作；
是
源单类型
系统根据选单类型回填，不允许修改
是
源单单号
系统根据选单时选中的单据号回填，不允许修改；
是
方向
指往来科目的借贷方向，系统自动默认为会计科目属性中的余额方向。
否
表3-1
选择“录入产品明细”选项后，可以录入存货的详细资料。
如果您想按存货来进行往来款的核销，则此处必须录入存货资料，否则，按产品明细输出往来对账单时，单据余额可能不正确。
如果不选择按存货进行往来款的管理，则不需要录入产品明细资料。
初始化时，当选择“本年”选项后,系统控制发生额=本年付款额+应付款余额；如不选择“本年”选项则发生额大于等于本年付款额+应付款余额。
温馨提醒：
▪ 请填好应付款余额的明细框，它提供了余额的分段录入，在统计账龄时，系统将按录入的应付日期来统计应付款金额的账龄，使您的账龄计算得更精确。
▪ 别忘了发生额后面的<本年>复选框，它将影响您对本年发生额统计的正确性。
▪ 初始数据录入时，您可以根据需要将多张发票汇总输入，也可按每一张发票进行明细录入，汇总录入时，相同付款时间的金额可汇总反映在付款明细中，这样可以减少初始数据录入的工作量，但以后将不能按照单据进行初始化业务的跟踪管理。
▪ 启用整单折扣后，初始化采购增值税发票、初始化采购普通发票不录入产品明细时，不处理整单折扣。
b）初始采购普通发票
初始化采购普通发票的录入类似于采购增值税发票，不同之处在于采购普通发票中的单价为含税单价，而采购增值税发票中的单价为不含税单价。
c）初始其他应付单
初始化应付单的录入也类似于采购增值税发票，区别处在于：
应付单的核算项目类别可以选择供应商、客户、部门、职员等多种核算项目类别。
如果选择供应商或客户，则下面的部门、业务员表示该业务经手的部门与职员，如果类别选择为部门，则表示部门应付款，下面的部门不可选。
如果选择职员，则表示职员应付款，下面的业务员不可选。
其次，应付单不包括存货的信息资料，如要录入存货的信息，则可以采用发票的形式。
如果核算项目属性中指定了其他应付账款科目代码，则填入核算项目后，自动带出其他应付账款科目代码中指定的科目，如果勾选了“启动调汇与对账”，则往来科目只能选择受控科目。
初始化时，当选择“本年”选项后,系统控制发生额=本年付款额+应付款余额；如不选择“本年”选项则发生额大于等于本年付款额+应付款余额。
允许付款计划中的应付日期在单据日期之前。
d）初始预付单
初始化预付单的内容类似于前述几类单据。
下面重点说明一下不同之处：
发生额：
指预付单金额。
可以按往来单位汇总输入所有预付款单的汇总数，也可以按单据进行明细录入。
如果是本年发生额，则选择本年，否则不选。
一般反映的是预付账款科目的借方发生额。
余额：
反映未核销的预付款余额。
一般反映的是预付账款科目的期初余额数。
本年发票额：
反映已经收到采购发票的预付金额。
一般反映的是预付账款科目的贷方发生额。
初始化时，当选择“本年”选项后,系统控制发生额=本年发票额+余额；如不选择“本年”选项则发生额大于等于本年发票额+余额。
如果核算项目属性中指定了预付账款科目代码，则填入核算项目后，自动带出预付账款科目代码中指定的科目，如果勾选了“启动调汇与对账”，则往来科目只能选择受控科目。
如果初始化时预付账款科目有贷方发生额，并且需要查看对应核销情况，建议您通过采购发票、应付单进行处理；否则可以通过本年发票额处理。
应付账款录入完毕，您可以开始录入应付票据。
（1）初始应付票据
应付款管理系统把应付票据作为一种特殊的付款进行处理，考虑到应付票据与应付账款核销后还可能进行退票处理。
如果应付票据与应付账款直接核销，势必造成单据无法修改，而不能进行以上操作。
故在本系统中，应付票据并不直接冲销应付账款，而是在开出应付票据后，进行审核处理时，系统自动产生一张付款单
升级会员 