SMPTW400501印章管理制度.docx

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SMPTW400501印章管理制度

起草人

日期

原编号

/

审核人

日期

生效日期

2017.03.01

批准人

日期

颁发部门

QA

分发部门

集团总部各事业部及分公司各部门

文件会签

部门

姓名/日期

部门

姓名/日期

修订历史

版本号

主要修订内容

执行日期

01

新订

2015.08.15

第一条为了保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效的维护公司利益，特制定本管理办法。

第二条本管理办法所指印章包括公司公章、法人代表章、合同专用章、财务章等具有法律效力的印章。

第三条本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表及对外签署的合同、协议及其它需用印章的文本等。

第四条印章授权管理和使用部门：

（一）公司印章，由公司董事长授权向相关部门核发或核销；

（二）公司印章由董事长授权以下部门分别管理和使用；

1、公司公章由行政人事部负责管理；

2、公司财务专用章和发票专用章由财务部负责管理；

3、公司法人章由总部及各基地总经理负责管理；

4、公司其他部门因工作需要配置其他用途公章时应按照本制度执行；

5、凡因工作需要并符合本条款配置印章或更换印章需向总部提报申请，经董事长批准后进行配置或更换；

6、印章刻制由行政人事部负责，经公安批准的指定单位刻制，印章的规格、样式由行政人事部按有关法律规定办理。

第五条印章的管理

（一）公司的所有印章，均由行政人事部负责登记、留样并确定印章及使用责任人（以下简称印章保管员）。

印章启用时由公司行政人事部下发A《关于启用有关专用章的通知》（详见本管理办法附件一）,注明启用日期、发放单位、使用范围及启用印模；

（二）行政人事部向印章保管员移交印章时，应填写《公司印章留样备案表》（详见本管理办法附件二）；

（三）由于印章磨损而更换印章，仍需在行政人事部登记、留样。

（四）公司部门撤销或重组，原部门有关印章交回公司行政人事部，由行政人事部负责销毁；

（五）严禁印章保管员私自将印章转借他人；

（六）印章丢失时，印章保管员应当及时向行政人事部书面报告，公司行政人事部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章的下落、公告印章作废等，并对责任人进行处罚；

（七）公司决定需要停用印章时，由董事长签字同意后由行政人事部下发《关于公司停用专用章的通知》（详见本管理办法附件三）；

（八）各部门不得擅自刻制印章，违反本规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。

第六条印章保管员的职责

公司所有印章保管员应遵守本条以下规定：

（一）印章保管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章放置在桌面上或未上锁的抽屉内，次日上班后应第一时间检查所保管的印章保险柜是否有异样，若发现异常应立即向行政人事部报告；

（二）印章保管员因事、病、休假或外出办事及出差等或其他原因不在岗时，印章保管员须向代管人办理交接工作，交代用印时注意事项，印章保管员正常上班后，代管人应及时向印章保管员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。

交接工作时应严格办理交接手续，填写本办法附件四的《印章交接单》，登记交接日期、管理印章类别。

交接人员签字，印章授权人签字认可后备存；

（三）印章保管员应坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。

未经批准权限用印或手续审批手续不全的，印章保管员不得用印，印章保管员见系统中《印章申请单》方可对经各事业部负责人审核并批准同意的文件进行盖章，各事业部负责人应对用印文件内容进行审核，印章保管员不承担用印责任；

（四）印章保管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称要与文件的落款保持一致，不漏盖、不多盖。

介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章；

（五）印章保管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理，若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按照公司规章制度进行处罚；

（六）印章保管员离职时，其管理的印章记录和档案作为员工离职移交文件的一部分，印章保管员在离职时，需填写《印章保管员离职交接单》（详见本管理办法附件五）后方可办理离职手续；

（七）禁止任何人未经批准携带公章外出。

如确需要外出时，需经董事长批准并填写《印章外出使用审批单》（详见本管理办法附件六）方可带出，非印章保管员携带外出时用印人还需填写附件四的《印章交接单》办理交接手续后方可外带；

第七条各类印章的使用规定

（一）公司印章的使用

1、办理使用公司公章的事项，须由业务经办人认真填写相应的审批文件并经过相关领导同意后，将文件按规定的时间送至印章保管员处，由印章保管员审核审批流程是否完整再进行盖章；

2、凡加盖公司印章的存根类介绍信（开具时必须按要求认真填写存根）、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函等文件，均须在系统内填写《印章申请单》，并经相关领导批准后，方可用印；

3、公章、法人章、财务专用章（合同章除外）及其他公司印章所用印的文件、资料、附件由经办人负责保存备案；

4、禁止在手写文件上加盖公司各类印章；

5、禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。

（二）合同专用章的使用规定

1、对外签署的合同或协议，应按《公司章程》及合同管理规定办理审批程序；

2、合同专用章由行政人事部门负责派专人进行保管并担任合同章保管员；

3、需使用合同专用章时，经办人需填写《合同审批单》（详见本管理办法附件七），经过相关人员审批后，按照规定的时间将用印合同或协议交到印章保管员处，印章保管员审核流程完整后方可用印，否则予以退回；

4、用印合同或协议必须有发起人事业部总经理签字并签署日期，方可用印；

5、禁止在手写合同或协议上加盖合同专用章；

6、对外签署的合同或协议等，必须在合缝处加盖合同专用章。

（三）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务章，无须办理本条第

（一）项的审批程序。

公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用财务章的文件等，需在系统中填写《印章申请单》；

（四）公司其他各部门印章、业务专用章的使用由相关部门自行规定，并报行政人事部备案；

（五）公司各类印章实行用印登记制度，印章保管员应每年都6月30日前、12月31日前将该期间填写的《用印登记薄》（详见本管理办法附件八）移交给档案管理员。

第八条法律责任

（一）任何人必须严格按照本制度程序使用印章，不符合本制度的，不得擅自使用；

（二）违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任；

第九条附则

（一）本制度附公司印章管理的相关文件范本；

（二）本制度自董事长签署发布之日起生效并实施；

（三）本制度由行政人事部负责解释；

关于启用有关专用章的通知

总部各事业部、各子公司：

根据《公司印章管理制度》第条的规定，由于，现公司已启用“专用章”，盖印章由公司部门管理，保管员为：

。

为实现公司各部门业务对接，规范我司的对内对外管理，自年月日起，启用本通知附件的公章，原“专用章”印章同时废止。

特此通知！

附件：

新印章样式

旧印章样式

部门：

日期：

公司印章留样备案表

印章名称：

审批人:

刻制人：

启用时间：

配置及保管部门：

印章用途：

印章保管员：

印章留样

本留样自年月日起启用。

印章领用凭据及承诺：

本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于年月日起领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章、登记好使用记录，若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此造成的全部经济损失并接受公司相应的处罚。

印章保管员：

日期:

关于公司停用专用章的通知

总部各事业部、各子公司：

根据《公司印章管理制度》第条的规定，由于，现公司决定作废停用原由公司部门保管员为管理的“专用章”。

年月日前加盖该印章的全部文件仍然有效。

特此通知！

附件：

停用印章样式

部门：

日期：

印章交接单

部门名称：

交接印章名称：

交接日期：

年月日

用印注意事项说明：

1、交接人双方应遵守公司关于印章的《印章管理制度》之规定。

2、其他说明：

3、印章留样：

留样

4、本印章自年月日时分起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人负责。

移交人：

接收人：

日期：

年月日日期：

年月日

印章授权人签字：

日期：

年月日

印章保管员离职交接单

部门名称：

交接印章名称：

交接日期：

年月日

1、离职人员应将本印章交付继任印章保管员，交接人双方的行为应遵守公司《印章管理制度》之规定；

2、离职人员应当将其管理本印章期间全部用印登记文件一并交给继任印章管理员，并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印情况，若有遗漏用印情况且导致公司遭受经济损失，无论公司何时发现，印章保管员对前述损失承担全额赔偿责任。

3、其他说明：

4印章留样：

留样

5、本印章自年月日时分起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人负责。

移交人：

接收人：

日期：

年月日日期：

年月日

印章外出使用审批单

部门名称：

交接印章名称：

交接日期：

年月日

用印事项：

外出使用原因：

用印责任人：

印章留样：

留样

本印章自年月日时经授权人签字同意外出使用期间，其保管和用印责任均由外出用印借用人负责。

申请人：

日期：

印章授权人签字：

日期：

年月日

合同审批单（范例）

用印登记薄

序号

盖章时间

文件名称及发文号

批准部门

批准人

经办人

印章保管员或代管

备注