广州国际城市创新奖及广州国际城市创新大会.docx
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广州国际城市创新奖及广州国际城市创新大会
第四届广州国际城市创新奖及2018广州国际城市创新大会
会议服务项目用户需求书
一、项目概述
第四届广州国际城市创新奖及2018广州国际城市创新大会（简称“广州奖”）评审及颁奖活动将于2018年12月6日至8日在广州举办，举办期间会务服务项目情况如下：
会议时间：
2018年12月6日-8日（可能微调）
会议地点：
广州白云国际会议中心
项目预算:
142万元
二、会务服务项目总体需求概要
需求项目
项目说明
会务统筹及信息化管理
完成会议整体运行策划设计及会议所需信息化管理平台服务
会议后勤服务、场地布置、会议方案
会议场地布置、开幕式布置、晚宴厅布置、VI创意设计、项目设计、会议资料、背景板、会议包、嘉宾及工作人员证件的制作；。
颁奖典礼服务
节目制作、演出服务、视频制作、宣传资料制作、节目单制作、音乐制作、服装租赁、演出后勤保障
会议办公设备
会议运行期电脑、投影、笔记本电脑等办公设备租赁和办公耗材保障。
获奖城市杯制作
根据主办方要求制作获奖城市奖杯
会议筹备保障
会议期间筹备期间（合同签订至会议召开前）外来筹备会议人员工作餐、办公用品、耗材费用、筹备会议期间机动保障服务。
三、细化需求
（一）会务管理统筹及信息化管理
根据采购人安排，协助完成“2018广州国际城市创新大会及全球市长论坛”会务管理的整体策划及整体进度管理工作，协调做好大会各项后勤工作。
编制会议场地布置、现场管理、住宿、餐饮、接待、会场安排等工作手册。
配合采购人做好嘉宾注册、报到系统的管理工作、嘉宾证卡设计制作发放、会议公告发布、会议通知管理、签到管理、入场权限管理、电子资料管理、会务工作人员协同管理等全过程基于互联网的信息化融合服务，改善会议体验，提升会议运行效率。
投标人须提供基于信息化的会议管理策划方案及筹备进度方案。
（二）会议VI设计及会议相关物料管理
根据采购人的要求和大会的整体方案，设计制作适合大会主题VI方案，采用国际化元素设计VI效果，并达到采购人要求。
会议资料、工作证件、会议背景板等设计需要采用国际化元素并结合广州奖效果，应具有整体协调性和创意性。
设计稿应该按照要求提前交给采购人审核，同时需及时配合采购人对设计稿的修改要求。
根据采购人要求，做好会议手册、会刊、资料袋（会议包）、会议纪念品、会议工作证件等的设计和制作工作；负责会议资料架的搭建；做好会议资料的统筹管理和发放。
投标人须提供VI设计及物料管理方案。
（三）会议场地布置及现场管理
根据采购人安排，做好会议场地布置的方案及设计，并按要求完成酒店内部、酒店公共区域及会场内部的功能设施布置安装、会议氛围布置、会议背景板布置；并按照各个论坛，开幕式的具体要求进行布置；协助布置颁奖典礼场地、会议晚宴场地、开幕式场地；做好会议资料、宣传品、桌卡、背景板的摆放以及督导酒店做好水牌等指引物品的摆放工作。
根据采购人安排，做好会场设施的检查和技术服务，确保会议顺利进行；依据会议流程，完成对嘉宾的注册、入住、参会等方面的协调工作；检查会议期间嘉宾参会引导是否到位，保证现场嘉宾参会秩序；做好各个论坛嘉宾签到、礼品发放的工作；做好贵宾参会及贵宾室服务管理；协助做好会议期间茶歇等现场工作，协助做好会议现场的安全保卫、反恐检查、医疗卫生保障工作。
投标人须提供会议场地布置及现场管理方案。
（四）颁奖典礼服务
根据采购人要求，提供演出节目的策划组织、演出宣传、演出现场保障、综合管理等服务。
1.颁奖典礼布置要求：
按照国际颁奖典礼基本标准布置颁奖典礼现场，保证颁奖典礼现场的舞台、灯光、音响的效果，同时现场设计应该简洁大方，不应过于铺张浪费。
2.颁奖典礼演出风格要求：
具有广州特色，主题鲜明生动，贴合广州奖主题。
3.派专业团队配合新闻宣传团队对颁奖典礼进行录播，并提前与摄像制作团队沟通合作，确定颁奖典礼布置方案以及效果。
投标人须提供颁奖典礼现场布置详细策划方案。
（五）会议办公设备服务
会议办公设备服务包括但不限于会议设备租赁，现场安装调试，设备维修维护等方面工作。
供应商需提前准备好采购人要求的设备，接到采购人通知后，立刻提供相关设备。
1.设备要求：
根据采购人安排，提前提供可用的各项设备，所有办公设备需提供合格证，标准需符合大型国际会议要求。
并按时送到采购人指定场所，租赁设备安装、调试工作由供应商负责。
2.人员要求：
自租赁设备开始，供应商应全天候派计算机、复印机、摄影等专人驻会议现场，负责设备的维修保养、处理故障、指导使用，协助各设备正常运行。
如设备出现故障，应由供应商立刻派人于1小时内解决问题或提供新设备供工作人员使用，以保证工作不中断。
3.设备的管理发放：
设备管理和发放应该由供应商统一负责。
会议期间应严格管理保管各项设备，保证工作正常进行。
投标人须提供会议办公设备服务方案。
（六）会议奖杯、获奖证书制作
会议奖杯、获奖证书制作参考往届绒沙金奖杯5个、绒沙银奖杯2个，加上模具费、木底座费、亚克力盒等方面制作。
会议证书参考第二届共制作评委聘书7套、广州奖证书48套。
奖杯制作需提前打样，样品提交采购人审查无误后，方可开始制作奖杯证书等。
奖杯及证书需要保证使用的材质安全，保持效果久，质量要达到基本标准。
投标人须提供会议奖杯、获奖证书设计方案。
（七）其他要求
1、中标单位须组建不低于10人专属服务团队，在确定中标结果后5个工作日内-12月8日期间派遣不低于3人到采购人单位驻场办公。
2、本次项目所涉及会议信息、参会嘉宾信息（含纸质和电子信息）未经甲方授权，中标供应商均不得提供给第三方。
四、资质条件及团队要求
投标人须具有独立承担民事责任的能力，且在中华人民共和国境内注册的合法机构。
同时投标人需要有会议管理业务相关的资质，具备承接本项目的能力。
五、付款方式
（一）合同签订之日起5个工作日内，采购人按合同总价的70%办理财政集中支付手续，支付合同预付款；
（二）中标供应商完成会议服务准备工作，合同签订之日起20个工作日内，采购人按合同总价的20%办理财政集中支付手续，支付合同项目款；
（三）会议服务完成之日起15个工作日内，采购人按照最后结算清单办理项目验收手续，2019年3月底前办理财政集中支付手续，一次性支付项目全部余款；
（四）中标供应商须在采购人办理付款手续之前5个工作日内提供等额的正式发票给采购人，以便采购人及时办理财政集中支付手续。
六、重要声明
根据本项目的实际情况，提供相应服务并达到采购人要求，如采购人对采购项目有其他调整时，可由双方协商，另行签订补充协议。
但不得在现场以工作增加为由，另行增加费用。
评分细则
评分标准
评分项目
技术评分
商务评分
价格评分
权重
55%
25%
20%
附表2：
技术评审细则（注：
本表不需要投标人填写）
技术评审细则
由评委对所有有效投标文件的技术条件进行审核和评价，技术评分满分55分，考虑下列因素：
序号
评审项目
及分值
分项
分值
评分细则
1
会议服务方案
（35分）
10分
会务管理统筹及信息化管理：
提供会议现场管理须体现项目管理的科学性；须提供会议现场管理具体方案，管理方法及管理步骤严谨全面，突出会议管理中的重点和难点的解决方案；现场管理环节布局合理，体现前期安排、事前检查、事中控制、事后总结的步骤；有独特的会议管理理念和创新的管理方法，体现对参会者的深度关怀；应充分考虑会议管理系统平台在嘉宾注册中的应用。
（优6分，良4分，差2分）
信息化融合服务方案须对项目需求书中各项要求有全面的响应，体现与会议管理其他方案的协调与融合。
（优4分，良3分，差1分）
5分
会议VI设计及会议相关物料管理:
设计制作适合大会主题VI方案，采用国际化元素设计VI效果。
会议资料、工作证件、会议背景板等设计需要采用国际化元素并结合广州奖效果，应具有整体协调性和创意性。
会议资料架的设计体现创意并与会场整体布置协调，便于取阅。
（优5分，良3分，差1分）
10分
会议场地布置及现场管理：
会议场地布置体现国际水准并具有针对性；须提供会场主视觉、主要活动及会议舞台布置、指示及标识系统、氛围布置等设计方案；（优4分，良2分，差1分）
嘉宾管理体现流程的科学、涉外接待标准和对参会者的深度关怀；须提供嘉宾管理方案，包括但不限于嘉宾接待流程、接待筹备工作安排、与酒店和政府机构的协同等内容。
（优3分，良2分，差1分）
宴会管理体现流程的科学、涉外接待标准和对参会者的深度关怀；须提供宴会管理方案，包括但不限于宴会组织流程、接待筹备工作安排、与酒店的协同和沟通、和政府机构的协同等内容。
（优3分，良2分，差1分）
5
颁奖典礼服务：
颁奖典礼运行策划方案详细并具有针对性；须提供颁奖典礼管理统筹及服务的具体方案，针对涉外活动组织的特点及政府会议管理的特点进行进度安排和服务设计。
颁奖礼节目策划体现广州特色和国际融合；舞台设计符合国际水准并具有针对性。
（优5分，良3分，差1分）
3
会议办公设备服务：
办公设备服务方案结合会议实际需要，所提供办公设备服务规格数量清晰，符合会议办公所需物资条件及标准。
（优3分，良2分，差0分）
2
会议奖杯、获奖证书制作：
奖杯设计制作方案体现国际水准。
（优2分，良1分，差0分）
2
会议服务进度计划及保证措施
（5分）
5
会议服务进度计划及保证措施，应涵盖自中标之日起至活动结束全过程，阶段清晰，重点项目突出，且具有针对性；保证措施言之有物且可执行。
综合评价：
优5分，良3分，差1分
3
服务承诺、应急处理方案
（5分）
5
对投标人提供的服务承诺以及应急方案针对临时性、突击性工作任务可行性进行综合评审：
（1）服务及时、对临时性、突击性任务反应速度，得5分；
（2）服务较为及时、对临时性、突击性任务反应较为迅速，得3分；
（3）服务一般、对临时性、突击性任务反应一般，得1分。
4
现场陈述与实施方案讲解
（10分）
10
横向对比投标人现场讲解对本项目的理解程度、同类型项目经验、方案质量、提供的会务方案、场地布置图、背景版样图、人员素质等方面综合评价。
方案讲解人须为本项目负责人或项目主要成员本人，须提供身份证复印件（原件请随身携带，在讲解时提供检验后退还）、委托书原件（投标文件需提供一份，同时请随身携带一份）等证明文件，否则0分。
每个投标人现场方案讲解时间控制在10分钟内，如需进行PPT或动画演示，请各投标人自行备好演示电脑及系统等相关的工具或物品。
参加方案讲解人数不超过2人。
（1）对本项目内容与要求理解程度全面、清晰、深入，内容详细，得10分；
（2）对本项目内容与要求理解程度较全面、较清晰、较深入，内容较详细，得6分；
（3）对本项目内容与要求理解程度不全面，清晰、深入程度一般，内容简单，得3分。
备注：
评委对各投标文件进行比较后，根据《技术评审细则》进行相应地打分。
评委签名：
日期:
附表3：
商务评审细则（注：
本表不需要投标人填写）
商务评审细则
由评委对所有有效投标文件的商务条件进行审核和评价，商务评分满分25分，考虑下列因素：
序号
评审项目及分值
分项分值
评分细则
1
投标人类似项目业绩（5分）
5
2015年以来具有组织或承办涉外政务会议活动项目业绩，须提供协议复印件和现场照片作为证明材料。
承办国家级涉外政务会议项目每提供一次得5分；承办省级涉外政务会议项目每提供一次得2分；承办市级涉外政务会议项目每提供一次得1分；（同一单位以一次计算），满分5分。
2
投标人综合履约能力（5分）
5
2、2015年以来获得客户授予的有关服务的表扬信、感谢信、嘉奖通知，每提供一份得1分，最高5分。
（同一单位以一次计算）
3
本项目组织架构及团队技术管理人员配置（5分）
5
本项目组织架构具有针对性且科学合理、团队技术管理人员配置详细具体，且满足项目要求，综合评价。
优5分，良3分，差1分
4
会议信息化管理平台配置（10分）
10
3、投标人提供功能齐全、模块设置合理、有知识产权或著作版权的会议信息化管理平台得10分（须提供知识产权或著作权凭证）；有基本功能、模块的平台得5分租用信息化会议管理平台得5分。
备注：
评委对各投标文件进行比较后，根据《商务评审细则》进行相应地打分。
评委签名：
日期:
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