基建工程档案管理办法.docx
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基建工程档案管理办法
六祖寺基建工程
资料管理基本规定
(试行)
六祖寺基建管理办公室
2014年5月
六祖寺基建工程资料管理基本规定
1、目的
加强基建工程建设全过程、规范化的资料管理,建立健全工程建设档案,为工程建设的决策、管理、使用、维护,提供资料支持与保障。
2、适用范围
自2014年6月1日起,各建设单位应按本规定,建立本单位的基建工程资料管理档案。
所有计划开建、新开建的工程项目,应严格按本规定建立该工程项目的资料管理档案,在该项工程竣工验收二个月内,将该工程项目的档案副本送六祖寺基建办存档。
所有在建工程项目,应按照本规定的要求,建立工程资料管理档案,收集整理并补充相关工程建设资料,在该项工程竣工验收二个月内,将档案的副本送六祖寺基建办存档。
已经建成投入使用的工程项目,应根据工程建设资料的现存情况,对历史资料收集整理,在2014年底前建立相应的工程档案,并将副本送六祖寺基建办存档。
3、参照标准与术语
3.1参照标准
3.1.1建设工程文件归档整理规范(GB/T50328---2001)。
3.1.2科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822--2000)。
3.1.3《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3--89)。
3.1.4《城市建设档案案卷质量规定》(建办[1995]697号)。
3.2术语
3.5工程档案:
按照规定的要求或标准,对相关工程资料进行整理,形成可以长期保存与利用的档案文件。
4、职责
4.1六祖寺基建管理办公室的档案管理职责
4.2各建设单位的档案管理职责
5、工程档案的归档范围及质量要求
5.1归档范围
对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状,具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。
(详附件3)
5.2质量要求
5.2.1归档的工程文件应为原件。
5.2.2工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。
5.2.3工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。
5.2.4工程文件尺寸统一采用A4规格归档。
6、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计
6.1工程档案的收集
文件形成后,文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员,资料员收到文件后,当天登记入盒。
6.2工程档案的整理
按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。
6.3工程档案的立卷
6.3.1工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件(如果设有监理)、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。
6.3.2工程准备阶段文件按建设程序组卷。
6.3.2监理文件按单位工程、分部工程组卷。
6.3.4施工文件按单位工程、分部工程组卷。
6.3.5竣工图按专业组卷。
6.3.6竣工验收文件按单位工程组卷。
6.4工程档案的编目
6.4.1每卷单独编号,页号从“1”开始,案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角,双面书写的,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角。
6.4.2卷内目录:
“序号”以一份文件为单位,“责任者”填文件的直接形成单位和个人,有多个责任者的,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。
“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。
“日期”填写文件形成的日期。
6.5工程档案的装订
案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订。
既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法。
6.6工程档案的归档
单位工程竣工验收完成后30日内,负责的资料员要完成该工程档案的归档工作。
6.7工程竣工档案移交
工程竣工验收完成后60日内,负责的资料员将完整的工程竣工档案一份移交基建办档案室。
6.8工程档案的索引
工程代号由六祖寺基建办统一规定,档号由工程档案中心根据工程代号填写。
专业号如:
基建类1为1.1.1
工程代号如大雄宝殿为1.1
单位代号如六祖寺代号为1
7、工程档案的保管期限
工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。
保持档案室的干燥和通风,保证工程档案不被腐蚀。
8、工程档案的统计
工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计,及时催促借阅到期文件的归还。
9、附件
9.1附件1:
建设单位代号
9.2附件2:
单位工程代号
9.3附件3:
建设工程文件归档范围和保管期限参照表
9.4附录4:
卷内目录式样
9.5附录5:
卷内备考表式样
9.6附录6:
案卷封面式样
9.7附录7:
案卷脊背式样
9.8附录8:
有关表格资料参照式样
9.9附录9:
工程照片拍摄参照表
附件1:
建设单位代号
序号
建设单位
代号
备注
1
六祖寺
2
茂名灵惠寺
3
江门茶庵寺
4
德庆湘山寺
5
怀化菩提寺
6
南岳方广寺
7
洪江大兴禅寺
8
衡阳古城寺
9
岐山仁瑞寺
10
常宁湘山寺
11
沅江景星寺
12
武汉灵泉寺
13
仙桃甘露寺
14
龙泉崇仁寺
15
咸宁南华寺
16
渭南慧照寺
17
汝阳文殊寺
18
浙江清泉寺
19
高州观山寺
附件2:
单位工程代号
序号
单位工程名称
代号
备注
1
山门
2
钟鼓楼
3
天王殿
4
法物流通处
5
大雄宝殿
6
观音殿
7
配殿
8
藏经阁
9
地藏殿
10
药师殿
11
禅堂
12
延生堂
13
往生堂
14
伽蓝殿
15
祖师殿
16
17
18
19
附件3:
建设工程文件归档范围和保管期限参照表
序号
归档文件
保存单位和保管期限
建设单位
施工单位
设计单位
监理单位
城建档案馆
工程准备阶段文件
一
立项文件
1
项目建议书
永久
∨
2
项目建议书审批意见及前期工作通知书
永久
∨
3
可行性研究报告及附件
永久
∨
4
可行性研究报告审批意见
永久
∨
5
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
永久
∨
6
专家建议文件
永久
∨
7
调查资料及项目评估研究材料
长期
∨
二
建设用地、征地、拆迁文件
1
选址申请及选址规划意见通知书
永久
∨
2
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
永久
∨
3
拆迁安置意见、协议、方案等
长期
∨
4
建设用地规划许可证及其附件
永久
∨
5
划拨建设用地文件
永久
∨
6
国有土地使用证
永久
∨
三
勘察、测绘、设计文件
1
工程地质勘察报告
永久
永久
∨
2
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
永久
永久
∨
3
建设用地钉桩通知单(书)
永久
∨
4
地形测量和拨地测量成果报告
永久
永久
∨
5
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
永久
长期
∨
6
初步设计图纸和说明
长期
长期
7
技术设计图纸和说明
长期
长期
8
审定设计方案通知书及审查意见
长期
长期
∨
9
有关行政主管部门(人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议
永久
∨
10
施工图及其说明
长期
长期
11
设计计算书
长期
长期
12
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
永久
长期
∨
四
招投标文件
1
勘察设计招投标文件
长期
2
勘察设计承包合同
长期
长期
∨
3
施工招投标文件
长期
4
施工承包合同
长期
长期
∨
5
工程监理招标文件
长期
6
监理委托合同
长期
∨
五
开工审批文件
1
建设项目列入年度计划的申报文件
永久
∨
2
建设项目列入年度计划的批文件或年度计划项目表
永久
∨
3
规划审批申报表及报送的文件和图纸
永久
4
建设工程规划许可证及其附件
永久
∨
5
建设工程开工审查表
永久
6
建设工程施工许可证
永久
∨
7
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
长期
∨
8
工程质量监督手续
长期
∨
六
财务文件
1
工程投资估算材料
短期
2
工程设计概算材料
短期
3
施工图预算材料
短期
4
施工预算
短期
七
建设、施工、监理机构及负责人
1
工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单
长期
∨
2
工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单
长期
长期
∨
3
工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单
长期
长期
∨
监理文件
1
监理规划
①
监理规划
长期
短期
∨
②
监理实施细则
长期
短期
∨
③
监理部总控制计划等
长期
短期
2
监理月报中的有关质量问题
长期
长期
∨
3
监理会议纪要中的有关质量问题
长期
长期
∨
4
进度控制
①
工程开工/复工审批表
长期
长期
∨
②
工程开工/复工暂停令
长期
长期
∨
5
质量控制
①
不合格项目通知
长期
长期
∨
②
质量事故报告及处理意见
长期
长期
6
造价控制
①
预付款报审与支付
短期
②
月付款报审与支付
短期
③
设计变更、洽商费用报审与签认
长期
④
工程竣工决算审核意见书
长期
∨
7
分包资质
①
分包单位资质材料
长期
②
供货单位资质材料
长期
③
试验等单位资质材料
长期
8
监理通知
①
有关进度控制的监理通知
长期
长期
②
有关质量控制的监理通知
长期
长期
③
有关造价控制的监理通知
长期
长期
9
合同与其他事项管理
①
工程延期报告及审批
永久
长期
∨
②
费用索赔报告及审批
长期
长期
③
合同争议、违约报告及处理意见
永久
长期
∨
④
合同变更材料
长期
长期
∨
10
监理工作总结
①
专题总结
长期
短期
②
月报总结
长期
短期
③
工程竣工总结
长期
长期
∨
④
质量评价意见报告
长期
长期
∨
施工文件
一
建筑安装工程
(一)
土建(建筑与结构)工程
1
施工技术准备文件
①
施工组织设计
长期
②
技术交底
长期
长期
③
图纸会审记录
长期
长期
长期
∨
④
施工预算的编制和审查
短期
短期
⑤
施工日志
短期
短期
2
施工现场准备
①
控制网设置资料
长期
长期
∨
②
工程定位测量资料
长期
长期
∨
③
基槽开挖线测量资料
长期
长期
∨
④
施工安全措施
短期
短期
⑤
施工环保措施
短期
短期
3
地基处理记录
①
地基钎控记录和钎探平面布点图
永久
长期
∨
②
验槽记录和地基处理记录
永久
长期
∨
③
桩基施工记录
永久
长期
∨
④
试桩记录
长期
长期
∨
4
工程图纸变更记录
①
设计会议会审记录
永久
长期
长期
∨
②
设计变更记录
永久
长期
长期
∨
③
工程洽商记录
永久
长期
长期
∨
5
施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告
①
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表
长期
∨
②
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件
长期
∨
③
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告
长期
∨
④
预制构件(钢、混凝土)出厂合格证、试验记录
长期
∨
⑤
工程物质选样送审表
短期
⑥
进场物质批次汇总表
短期
⑦
工程物质进场报验表
短期
6
施工试验记录
①
土壤(素土、灰土)干密度试验报告
长期
∨
②
土壤(素土、灰土)击实试验报告
长期
∨
③
砂浆配合比通知单
长期
④
砂浆(试块)抗压强度试验报告
长期
∨
⑤
混凝土配合比通知单
长期
⑥
混凝土(试块)抗压强度试验报告
长期
∨
⑦
混凝土抗渗试验报告
长期
∨
⑧
商品混凝土出厂合格证、复试报告
长期
∨
⑨
钢筋接头(焊接)试验报告
∨
⑩
防水工程试水检查记录
楼地在、屋面坡度检查记录
土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表
长期
∨
7
隐蔽工程检查记录
①
基础和主体结构钢筋工程
长期
长期
∨
②
钢结构工程
长期
长期
∨
③
防水工程
长期
长期
∨
④
高程控制
长期
长期
∨
8
施工记录
①
工程定痊测量检查记录
永久
长期
∨
②
预检工程检查记录
短期
③
冬施混凝土搅拌测温记录
短期
④
冬施混凝土养护测温记录
短期
⑤
烟道、垃圾道检查记录
短期
⑥
沉降观测记录
长期
∨
⑦
结构吊装记录
长期
⑧
现场施工预应力记录
长期
∨
⑨
工程竣工测量
长期
长期
∨
⑩
新型建筑材料
长期
长期
∨
施工新技术
长期
长期
∨
9
工程质量事故处理记录
永久
∨
10
工程质量检验记录
①
检验批质量验收记录
长期
长期
长期
②
分项工程质量验收记录
长期
长期
长期
③
基础、主体工程验收记录
永久
长期
长期
∨
④
幕墙工程验收记录
永久
长期
长期
∨
⑤
分部(子分部)工程质量验收记录
永久
长期
长期
∨
(二)
电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程
1
一般施工记录
①
施工组织设计
长期
长期
②
技术交底
短期
③
施工日志
短期
2
图纸变更记录
①
图纸会审
永久
长期
∨
②
设计变更
永久
长期
∨
③
工程洽商
永久
长期
∨
3
设备、产品质量检查、安装记录
①
设备、产品质量合格证、质量保证书
长期
∨
②
设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告
长期
③
设备安装记录
长期
长期
∨
④
设备试运行记录
长期
∨
⑤
设备明细表
长期
∨
4
预检记录
短期
5
隐蔽工程检查记录
长期
长期
∨
6
施工试验记录
①
电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录
长期
∨
②
楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录
长期
∨
③
变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录
长期
∨
④
给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录
长期
∨
⑤
电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录
长期
∨
⑥
电梯接要电阻、绝缘电阻测试记录;空载、半载、满载、超载试运行记录、平衡运速、噪声调整试验报告
长期
∨
7
质量事故处理记录
永久
长期
8
工程质量检验记录
①
检验批质量验收记录
长期
长期
长期
②
检验批质量验收记录
长期
长期
长期
③
分部(子分部)工程质量验收记录
永久
长期
长期
∨
(三)
室外工程
1
室外安装(给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等)施工文件
长期
∨
2
室外建筑环境(建筑小品、水景、道路园林绿化等)施工文件
长期
∨
二
市政基础设施工程
(一)
施工技术准备
1
施工组织设计
短期
短期
2
技术交底
长期
长期
3
图纸会审记录
长期
长期
∨
4
施工预算的编制和审查
短期
短期
(二)
施工现场准备
1
工程定位测量资料
长期
长期
∨
2
工程定位测量复核记录
长期
长期
∨
3
导线点、水准点测量复核记录
长期
长期
∨
4
工程轴线、定位桩、高程测量复核记录
长期
长期
∨
5
施工安全措施
短期
短期
6
施工环保措施
短期
短期
(三)
设计变更、洽商记录
1
设计变更通知单
长期
长期
∨
2
洽商记录
长期
长期
∨
(四)
原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告
1
砂、石、砌块、水泥、钢筋(材)、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表
长期
∨
2
砂、石、砌块、水泥、钢筋(材)、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂检(试)验报告及现场复试报告
长期
∨
3
水泥、石灰、粉煤灰混合料;沥青混合料、商品混凝土等试验汇总表
长期
∨
4
水泥、石灰、粉煤灰混合料;沥青混合料、商品混凝土等出厂合格证和试验报告、现场复试报告
长期
∨
5
混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等试验汇总表
长期
∨
6
混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证书和相应的施工技术资料
长期
∨
7
厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等汇总表
长期
∨
8
厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等出厂合格证书及安装使用说明
长期
∨
9
设备开箱报告
短期
(五)
施工试验记录
1
砂浆、混凝土试块强度、钢筋(材)焊连接、填土、路基强度试验等汇总表
长期
∨
2
道路压实度、强度试验记录
①
回填土、路床压实度试验及土质的最大干密谋和最佳含水量试验报告
长期
∨
②
石灰类、水泥类、二灰类无机混合料基层的标准击实试验报告
长期
∨
③
道路基层混合料强度试验记录
长期
∨
④
道路面层压实度试验记录
长期
∨
3
混凝土试块强度试验记录
①
混凝土配合比通知单
短期
②
混凝土试块强度试验报告
长期
∨
③
混凝土试块抗渗、抗冻试验报告
长期
∨
④
混凝土试块强度统计、评定记录
长期
∨
4
砂浆试块强度试验记录
①
砂浆配合比通知单
短期
②
砂浆试块强度试验报告
长期
∨
③
砂浆试块强度统计评定记录
长期
∨
5
钢筋(材)焊、连接试验报告
长期
∨
6
钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量检查记录
长期
7
桩基础试(检)验报告
长期