外事管理与对外合作管理规定.docx

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外事管理与对外合作管理规定

外事管理与对外合作管理规定

1目的

为进一步加强公司对外交流合作以及境外培训工作，规范外事管理与对外合作工作流程，学习和借鉴国外先进技术经验，制定本规定。

2范围

本规定适用于公司及所属各单位外事以及对外合作的管理。

3术语和定义

无

4职责

4.1办公室（党委办公室）（以下简称办公室）

4.1.1是公司外事工作的归口管理部门；

4.1.2负责制订公司外事工作管理制度、编制公司年度出国计划、上报公司出国任务立项、办理出国相关手续、以及出国团组的全程管理；

4.1.3负责公司的外事接待、对外联络、技术交流的协调与组织、商务谈判、合同（协议）文件以及技术交流资料归档工作。

4.2所属各单位

对单位重要外事活动的申报。

5管理内容

5.1外事管理范围

5.1.1外国公司因业务需要，要求拜访公司领导。

5.1.2外国公司因业务需要与公司领导、业务部门以及所属单位联系洽谈业务、访问或参观。

5.1.3公司领导会见外国公司人士。

5.1.4公司员工出国考察、技术交流、进口设备验收以及业务培训等涉外事宜。

5.2外事管理申报

5.1.2.1公司业务部门对外联络以及与外国公司的业务合作均应报公司领导审批，由公司办公室负责协调安排。

5.1.2.2公司所属各单位重要外事活动，如重大项目洽谈、重要外宾来访或参观等事宜，应先报公司办公室审批。

5.3合同谈判和签约

5.3.1公司各业务部门、所属各单位在洽谈设备引进、技术转让、人员培训等合同时，必须有公司办公室负责外事的人员参加。

5.3.2谈判事宜原则上在国内进行，进口设备原则上不采用出国考察的定货方式。

5.3.3执行进口设备合同时，对一些较为复杂的设备，需要中间检验的可考虑派出检验小组。

对于初次进口，技术难度大，不经培训不会使用的设备，可考虑选派人员出国培训。

5.4出国团组管理

5.4.1出国团组分为：

业务考察、国际会议、国外参展或举办展览会、国外培训、执行合同、双跨团组等。

5.4.2凡因公出国（境），必须严格按照附录A《出国团组审批和出国手续办理程序》规定的渠道和流程报批。

严禁不按隶属关系，绕过主管部门，通过非正常渠道办理出国审批业务。

5.4.3业务考察的内容及团组管理要求

5.4.3.1主要内容

　　a）借鉴国外先进技术，解决我方生产、科研中的疑难问题；

　　b）利用国外最新开发的技术、工艺、材料、设备，提高我公司的技术水平、产品质量及环保水平；

　　c）了解和掌握国外科技、管理、市场等方面的动向，为我公司在重大问题上的决策提供依据。

5.4.3.2考察团组管理要求

　　a）考察团组原则上不得超过5人，考察国家不得超过2个国家，每个国家停留城市不得超过3个，在外时间不超过14天；

　　b）考察团组在申报时应提供拟考察方的邀请函和详细的考察日程。

5.4.4国际会议的条件及团组管理要求

5.4.4.1参加国际会议需满足的条件

　　a）参加的国际会议要有针对性和前瞻性；

　　b）会议应在国际上有较大影响，对科研、生产能起到促进作用；

　　c）与公司业务有密切关系；

　　d）能获得某领域技术发展动向资料并为我所用；

　　e）公司取得的先进技术、科研成果需对外宣布并得到国际学术界认可；

　　f）作为发起国、会员国必须参加的。

5.4.4.2参加国际会议团组的管理要求

　　a）会议团组一般不超过4人，同一单位不得超过2人，在外时间除会期外不得超过3天；

　　b）参会人员必须通过集团公司外事局指定的口语考试，考试合格者方可派出；

　　c）会议团组需提供有关的会议资料、收费标准、酒店住宿标准及邀请函等。

5.4.5国外参展或举办展览会的内容及管理要求

5.4.5.1主要内容

　　应以宣传公司形象，展示公司整体实力或某个领域的成果和发展水平为目的，开拓技术产品市场。

5.4.5.2参展团组的管理要求

　　原则上每个标准展位不超过2人，管理人员不超过2人。

5.4.6国外培训的要求

5.4.6.1必须是培养公司生产经营急需的专业人才或是提高人员管理水平、技术水平和业务素质的培训。

5.4.6.2培训团组的管理要求

　　a）选派的人员要与培训任务密切相关；

　　b）培训团组在申报时需提供对方的邀请函和培训日程；

　　c）赴国外培训两个月以上的人员必须经过集团公司外事局指定的外语考试，考试合格者方可派出。

5.4.7执行合同应遵守以下要求

5.4.7.1执行合同的项目须根据实际需要，本着精简节约的原则派出人员，严禁将出国费用列入合同总价。

5.4.7.2对执行各类合同的出国团组和人员，按合同规定办理相关手续。

5.4.7.3执行各类合同的出国团组在申报时应提供合同文本中与出国任务相关的条款和对方的邀请函。

5.4.8双跨团组应遵守以下要求

5.4.8.1参加外单位组织的双跨团组应从严控制，要有明确的公务目的。

5.4.8.2出国执行的任务应与本单位的业务密切相关，并由享有出国任务审批权的组团单位向集团公司外事局出具出国任务通知书原件，书面说明出国的具体任务，费用来源和详细的收费标准，并提供外方邀请函和日程安排。

5.4.8.3对无实质性内容且收费较高的一般性考察、会议和展览等不予批准。

5.5对外合作和技术交流

　　公司各业务部门和所属各单位的对外合作和技术交流应事先报公司领导审批，经批准后，由公司办公室统一对外联络并安排有关事宜。

5.6台湾和香港业务

　　由于台湾和香港地区的特殊性，凡涉及台湾和香港地区业务均由集团公司外事局统一办理。

5.7接待外宾参观访问

5.7.1重要的外事接待活动，应由公司办公室拟订接待活动计划报公司主管领导审批后实施。

5.7.2一般性的外事接待工作由各相关单位拟订接待活动计划，上报公司办公室审核后自行完成接待任务，在接待工作结束后，将有关情况进行整理，以简报形式报公司办公室备案。

5.7.3接待外宾参观访问具体执行《外事接待管理规定》。

5.8邀请信的发送

5.8.1外国公司人士因业务需要来访，需要我方办理邀请信到我驻外使馆办理签证时，由负责接待单位按要求填写《邀请函申请表》，报公司办公室。

5.8.2公司主管外事领导审批后，报集团公司外事局办理邀请函，由接待单位转发给被邀请方。

5.8.3公司所属各单位或个人无权以本单位或个人名义邀请外宾来华。

5.9公司各级人员在开展上述外事与对外合作过程中应严格执行相关外事纪律，具体执行附录B《外事管理要求》。

公司各级人员在开展上述外事与对外合作过程中应严格遵守保密纪律，保守国家和企业秘密，避免泄密事件发生，具体执行附录C《外事保密要求》。

6流程

暂无

7相关文件

7.1相关的公司体系文件

7.1.1《外事接待管理规定》

7.1.2《因公护照管理规定》

7.2相关的法律法规、标准、规范和依据性文件

7.2.4《公司因公出国管理办法》

7.2.5《公司外事管理工作程序》

8记录

8.1邀请函申请表

附录

附录A出国团组审批和出国手续办理程序

附录B外事管理要求

附录C外事保密要求

附录A

出国团组审批和出国手续办理程序

公司的外事管理工作由公司办公室负责。

公司出国团组的具体申报审批程序如下：

一、出国申请报告提交与受理

1、公司业务部门和所属各单位应根据工作需要，按照目的明确、保证质量、精干高效的原则派遣出国团组，并选拔出国人员。

出国申请报告应在执行出国任务前二个月提交公司办公室，由公司办公室报请公司领导审批。

2、上报的出国报告经公司领导审批之后，由公司办公室负责通过因公出国（境）管理系统上报出国立项。

3、出国申请报告应包括以下内容：

（1）出国的目的和主要任务；

（2）人员构成（包括姓名、职务、出生年月日、工作单位）；（3）出国时间；（4）在外停留天数及地点；（5）费用来源；（6）附邀请单位的邀请函和日程安排；（7）联系人及电话；（8）设备验收和培训团组的报告应附有关的合同及协议；（9）双跨团组应提供组团单位出国（境）任务书原件（仅限外单位组团）。

出国申请未按规定申报的，一律不予立项。

二、出国人员选派原则

1、选派的人员必须忠于祖国，热爱本职工作，组织纪律性强；

2、专业对口，熟悉业务，有较强的业务能力；

3、有一定的外语听、说能力；

4、身体健康，能胜任出国任务；

5、在以往出国过程中，没有违纪行为；

6、参加国际会议和长期培训的人员必须具备较强的外语听、说能力。

出国前必须通过集团公司指定的外语考试，成绩合格者方可派出。

7、原则上不选派离退休人员出国，如确实因工作需要，应提供离退休人员的返聘任职说明和体检报告。

三、办理护照和签证程序

1、公司办公室外事专员负责办理出国人员的护照和签证手续。

出国人员应提供2寸正面免冠、光面彩色照片4张和本人的身份证复印件办理护照。

2、公司办公室外事专员负责办理出国人员的签证手续，因公出国人员的签证由集团公司外事局统一办理。

四、出国团组财务管理

1、出国团组要严格执行财政部、外交部制定的《临时出国人员费用开支标准和管理办法》（财行2001-73号），《临时出国人员费用开支标准和管理办法》的规定。

临时出国人员所需住宿费、伙食费、公杂费按规定标准发放个人包干使用；对临时出国人员在海外工作超过60天的，自第61天起住宿费按规定标准的80%执行。

2、每个出国团组必须遵守股份公司，以及国家外汇管理局、中国银行有关外汇管理的规定。

3、大型出国展览团组应编制详细的经费使用计划，送集团公司财务处审核，经集团公司外事局批准后办理。

4、出国团组应认真学习有关财务规定，并指定专人分别管理钱款和帐表，不得超出预算标准。

5、因特殊情况，需要延长在外时间，应提前向公司公室申报，以公司领导批准后由公司办公室向集团公司外事局书面请示。

报销时应出具有领导签字的延期批件，未经批准，擅自延期和擅自增加出访地点，其费用不予报销。

五、预订机票和兑换外汇

1、拿到签证之后，可办理购票和换汇手续。

出国费用依据《临时出国人员费用开支标准和管理办法》中的规定支取。

2、出国团组要选择经济合理的路线，并订购往返和访问城市间的机票。

不得随意更改路线，增加停留地点或绕道旅行。

3、出国人员除公司局级以及相当于局级人员可乘坐飞机公务舱、轮船二等舱、火车软卧外，其他人员一律乘坐飞机经济舱、轮船三等舱、火车硬卧。

4、临时出国人员每人每年可一次性自费购买400美元外汇。

六、出国前教育

公司办公室负责对出国人员进行必要的出国前教育：

1、组织学习国家有关对外的方针政策，规定及出国注意事项，传达集团公司外事局有关出国团组和人员的管理办法及要求。

2、对出国人员进行爱国主义、保守国家机密和遵守外事纪律的教育，并要求出国人员了解到访国家的一些风土人情和习俗礼仪，以免发生一些不必要的误会。

七、出国费用报销程序

出国团组回国后，应及时将出国护照交回公司办公室，以便外事专办员到集团公司外事局财务处办理财务核销手续。

八、护照管理

公司所有出国人员的因公护照由办公室统一管理，护照管理参见《因公护照管理规定》执行。

出国团组审批和办理程序流程图如下：

所属各单位提交出国任务申请

由公司主管外事的领导审批

总经理批准出国任务后，办公室负责向集团公司外事局申报出国立项

接到出国任务通知书后开始办理护照和签证手续

预定机票和兑换外汇

办公室对出国人员

进行出国前教育

执行出国任务

回国后提交工作总结报告并上缴技术资料

交回护照并办理财务核销手续

附录B

外事管理要求