超市生鲜采购操作规范.docx

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超市生鲜采购操作规范

超市生鲜采购操作规范

一、生鲜采购特点

1、复杂性

由于生鲜品类价格变动较大，就造成采购人员市场采价困难，同时增加了对采购人员吃拿回扣控制的难度；由于生鲜食品质量难以标准化，这使得采购部门对质量管控困难；由于季度性强，加上品质、产量的不确定性，使得对生鲜采购的品种、数量预测困难。

2、风险性

特别是水果，经营成本、损耗大，操作复杂，如果采购管理不慎，就有可能使超市因经营生鲜食品而出现亏损。

3、规模性降低

许多超市未形成规模经营，使得生鲜食品的采购半径缩短，许多跨地区经营的门店自行采购商品，降低了连锁经营在统一集中采购上所能获得的规模效益。

二、生鲜采购分类

1、分权式的采购组织（门店采购）

这种方式由各店自行采购生鲜食品。

优点：

采购具有相当弹性，较具市场针对性；价格由门店自定，机动性强，有较好的经营主导权；较符合消费者需求。

缺点：

较难发挥大量采购、以量制价的功能；利润难控制，无法发挥连锁经营优势。

分权式的采购组织，多适用于门店分布较广的连锁企业，适宜于保质期较短的生鲜，如叶菜，鲜活水产等。

2、集权式的采购（总部采购）

采购权集中在总部，专职采购负责，采购权不下放。

门店采购无决定权，但有建议权。

优点：

门店专心搞好销售；可发挥集中议价功能，有利于降低采购成本；价格形象一致，利润较易控制；促销活动易规划，易掌握货源。

缺点：

门店工作弹性小，较难满足消费者需求；采购和销售工作较易脱节。

在生鲜食品上，较多运用于门店较为集中的企业，特别是局限在某一城市的连锁企业，在品种上较适宜保质期较长的品种，如冻肉、冷冻水产等。

从采购渠道可分为当地采购和跨区产地采购。

（1）当地采购

又可分为农产品批发市场和城市周围农产品生产基地。

生鲜商品的品类包括蔬菜中的叶菜类；按政府规定必须从当地肉联厂采购的鲜肉类产品；淡水养殖的鲜活水产品，部分副食产品（豆腐和豆制品，以及当地制作的新鲜糕点和熟食制品等）；各种半成品凉菜和切配菜等。

（2）跨地区产地采购

跨区产地采购包括具有耐储存、大批量大宗菜（大白菜、洋葱、土豆和冬瓜等）；部分果实类水果（柑橘、苹果、香蕉和箱装水果等）；冷冻水产品；干鲜产品和保鲜封装的加工制成品。

目前，超市生鲜区的经营品种很大程度上依靠当地的采购货源渠道，其主要原因：

一是大量非标准化的生鲜商品因保鲜问题不适于远途配送；二是超市生鲜区的销量无法支撑批量采购。

但真正能形成品种、价格和新鲜度等渠道优势的还是产地采购，包括城市周围农产品生产基地和跨地区的产地采购，这种渠道优势的发挥会使超市生鲜经营更加生动，运作空间更大。

但生鲜采购渠道优势的发挥程度是与连锁超市生鲜经营规模和生鲜配送体系的完善度密切相关的。

随着农产品保鲜运输的逐步解决和区域性连锁规模的扩大，跨地区采购的品种和数量都会不断增加。

三、生鲜采购流程

1、接洽供应商

生鲜价格、品种变化较大，采购人员应随时到批发市场、生产基地了解情况，随时优化供应商。

根据不同品类划分供应商，不同采购人员接待不同类别的供应商，提高专业度与洽谈效率。

明确规定供应商应提交的有关资料：

具体包括供应商的生产许可证、产品的有关证明文件等。

要求供应商提供样品：

与供应商洽谈时，要求供应商提供实物样品，以便采购检查和判断。

2、采价

采购人员收到供应商产品报价后，到市场上了解同类产品价格，与供应商的报价进行比较，确定取舍。

3、议定价格

采价后要与供应商面对面商定供应商品的价格。

商议前要做好准备工作，了解供应商向其他超市的实际供货价，再具体分析本超市的经营优势和劣势，以增加在价格谈判中的砝码。

事先确定可接受的最高价，超过就果断放弃，寻求其他供应商。

4、将商品导入卖场

采购人员确定供应商后，要将准备采购的商品经过规定程序进行报批，一经通过就要着手导入门店的具体工作。

1）根据超市规定为商品确定一个代码，进行统一管理。

2）建立商品档案。

将品名、规格、代码、所属部门等资料录入系统，便于经营者及时了解该商品销售情况，进行恰当的进销存决策。

3）首次进货。

必须由采购负责集中进货、熟悉采购通道，了解供应商的实情，发现不妥及时调整方案。

四、采购量的核算

按保质期长短可分为二类：

一是保质期较长可压库的商品，如冷冻食品；另一种是保质期较短不能压库的，需当日购进当日销售，如各种鲜活品类。

1、可压库商品采购量控制

（1）最小库存量。

根据N天销售计算出某一商品的日均销量，再根据商品到货和加工配送周期确定最小的库存天数。

如果下订单后3天到货，再加上加工配送2天，则压库时间至少5天。

计算公式：

最小库存量=日均销量×（商品送达配送中心天数+配送中心加工天数+配送中心将货送达门店天数+卖场中陈列量可销售天数）

对一些没组建配送中心的连锁企业，计算公式：

最小库存量=日均销量×（商品送达门店天数+门店加工天数+卖场中陈列量可销售天数）

（2）最大库存量：

最大库存量的确定要综合考虑3方面因素：

①根据库容量确定。

根据当前保鲜设备的容量计算库存，如一个冷库可存放10吨食品，分摊给每种食品的库存容量是多少即可算出，这就是最大库存量。

②根据保质期确定。

计算公式：

最大库存量=（保质期—厂家将商品送达门店天数—门店进行加工天数）×日均销量。

③根据最大采购资金预算确定。

计算公式：

最大库存量=预算资金÷商品单价。

在最小库存和最大库存间，超市可根据厂家发货的批量大小以及相应价格折扣、运输费用确定一个合理量值作为每次采购的批量值。

2、鲜活品类采购控制

鲜活品类不能压库，没有最大、最小库存量限制，必须力争当天购进当天售出。

其理论采购量等于日均销售量。

但实际运作中可能会有一些无法当日售出，因此，计算公式为：

采购量=某日销售预测值—前日商品库存值

鲜活品类一般采用永续订单形式，签订一张合同，分多次交货。

对于由总部（或配送中心）集中采购的，总部产生永续订单后，门店可根据这张订单填补货申请单，并实时传到总部，总部审核后将各门店所需的鲜活品类的品种、数量汇总，发给各供应商。

五、采购合同内容规定

1、配送问题的规定

生鲜品类主要供给日常生活所需，要求商品周转快。

如欲保证充足供应，必须依靠供应商准时配送商品。

因此在配送方式、时间、地点、次数等方面，通常在采购时就要和厂商在合同中予以规定，并要清楚规定厂商若违反了规定必须承担责任。

2、缺货问题的规定

规定厂商缺货时应承担的责任，以保证厂商准时供货。

例如容许厂商欠品率为3％，超过3％每月要付1万元罚金。

3、商品品质的规定

采购应了解商品成分及品质等，是否符合卫生部门或工商行政等部门的规定。

在采购合同中必须要求厂商作出保证符合法律规定的承诺，并提供相关部门核发的合法营业证明，确保不会出问题。

4、价格变动的规定

生鲜食品价格变动较大，在鲜活食品签订永续订单时，要对未来价格变动的处理作出规定。

如在价格上涨时，要在调整生效前通知超市并经超市同意方为有效等。

5、付款的规定

采购时，支付货款的日期是一种采购条件，在合同中必须对付款方式有所规定。

例如：

对账日定在每月哪一天、付款日定在哪一天、付款方式等均要明确，并请厂商遵守。

6、退货的规定

厂商送货很快，但退货往往不积极，因此必须制定退货规定。

比如具体规定出现哪几种情况时可退货、费用如何分摊等。

六、生鲜供应商管理

1、供应商分类与编号

生鲜分类较冗杂，要对供应商进行分类管理。

比如分成果菜、熟食、肉类、水产、日配类的供应商，再依各类别编号，给予每个供应商一个编号。

这种编号4位码就可以。

2、供应商资料档建立

将每一厂商的基本资料，包括公司名称、地址、电话、负责人、资本额、经营许可证、营业额等信息，建立成基本资料文档，录入电脑系统管理。

3、各供应商商品库存数据录入

对于同一厂商所供应的商品的进价、售价、规格、数量、毛利率等商品资料要建立库存系统台账，进价、规格、增减等变更时要及时修改。

4、厂商销售数据统计

对于每家厂商的产品的进销存必须予以统计，作为议价谈判筹码。

七、采购销售管理流程

生鲜蔬菜商品采购、销售管理流程

生鲜蔬菜商品采购、销售管理流程

（一）适用范围

凡超市自营的蔬菜、水果类商品，均适用此管理流程。

（二）编码使用要求

（1）要货单、入库单、调拨单、报损单、除皮单、盘点单必须使用8位商品编码；卖场销售必须使用6位PLU码。

（2）严格要求同一商品进、销计量单位一致化。

如空心菜以“把”作为计量单位进货入库，销售时必须以“把”为计量单位。

（3）罚则：

错用一个8位商品编码，处罚责任人100元，错用一个6位PLU码，处罚责任人第一次50元，第二次100元，以此类推，若多次出错，将给予行政处分或调离本岗位工作。

（三）要货流程

1、要货五原则：

（1）参考上周同一天（节假日除外）销售；

（2）参考昨日销售；

（3）参考当日销售及当日库存情况；

（4）市场上商品的品相；

（5）商品价格的市场竞争力。

其中

（1）、

（2）、（3）项为卖场负责人在制定要货计划时必须参考的要素；（4）、（5）项为采购负责人在决定采购时必须参考的要素。

2、要货流程

卖场负责人制作电子版要货单（准确填写商品编码、名称、要货数量），负责与采购组及时紧密沟通，在区域或基地供应商处订货采买的商品在下午4点前填写好第二天所需商品；本地现采商品在营业结束后，即晚上22点前将第二天所需商品的要货单利用网络传输方式发送给采购组货源组织负责人，须确认对方成功接收。

未按时完成处罚卖场负责人100元/次。

（四）采购流程

1、采购现金由采购经理负责借出并在财务清帐。

2、采购组逐步分类分单品摸索总结出每天的最佳采买时机、采买地点，可以获得最佳商品的品质品相和最优惠的价格经验，最大限度降低采购成本，形成科学有效的采买制度。

3、采用送货制的供应商，采购组要与卖场一起科学安排和调度，尽可能缩短商品从收货到卖场陈列之间的时间。

4、商品分级：

采购人员在采买商品时，需认定商品等级，具体分为精品货、优质货和统装货三种，务必将认定结果填写在送货单上。

其认定原则为：

（1）精品货：

通过特别精选的商品。

（2）优质货：

通过简单精选的商品。

（3）统装货：

没有经过任何精选的商品。

5、采购组参照要货单组织货源，对基地供应商和长期合作供应商进行询价和电话预定采买，其余商品进入现金采买流程。

基地供应商和长期合作供应商送货到指定地点后，必须由采购人员、卖场收货负责人共同过称、结算并在三联单据上签字确认。

在现金采买过程中遵照询价、议价、最终确定成交、点货装车、运输、交付六个环节依次进行。

询价由当日所有采购员分别进行，汇总各自意见后确认意向采买点，进入议价环节，必须2人以上，现场明确主购和辅购，并对议定单价负责；价格谈成后通知携带现金的人员（指派专人并专款专用）开单结算，付款人员与驾驶员、搬运工一起过秤装车，付款人员对已买商品全部装车无遗漏负责。

装车完毕后，由开单付款人负责填写送货单（一式四联），分供货商单独填写，有条件的留下供货商手机（电话）和联系地址，供货商签字确认；驾驶员、付款人员在送货单上签字确认并付款。

付款人员对采购商品的数量、金额、现金结算负责。

6、送货单一联由付款人员保存，以备核对现金，另三联交驾驶员随货同行进入运输、交货环节。

7、装车时采购组人员按重货优先原则、商品保鲜优先原则安排装车，商品要求轻拿轻放，严禁野蛮装卸商品。

运输过程中驾驶员必须小心驾驶以保证商品安全、完整。

8、对采购的商品进价，由监控部随机不定期抽检。

9、车辆运输路线：

由批发市场出发，直送总店和上游店，再由总店向各分店配送。

10、没有按上述流程执行的，每错一个环节处罚50元。

（五）收货流程

1、收货时间：

从凌晨4点开始，货车到达指定收货地点后，驾驶员、搬运工、生鲜部收货人员依照送货单收货。

上游店由生鲜部收货人员、驾驶员、搬运工、卖场保安依照送货单收货。

其他分店从7点半开始收货，货物由总店配送。

2、收货人员必须严格执行收货标准，不得降低收货标准，不得提高收货数量（有特殊原因除外）；对品相、质量有问题的商品应予以拒收，对可以降级收货的，根据商品情况降级收货。

3、收货人员必须过秤后如实填写商品毛重、去皮数量（含冰块、水份、泥土、包装物等）。

过秤后在三联送货单上由收货负责人、司机、防损员共同签字确认，一联交付收货人，另两联由司机带回分别交给付款人员及生鲜部文员，以便采购组掌握交货信息、报帐，生鲜部文员用以入账。

4、在货车离开交货区时，由防损员检查送货车辆是否有未卸完或夹带商品，并建立日志表。

5、生鲜部文员凭有效送货单，进入总部系统内先做入库单（并打印一式三联），入库单均以实收毛重数量、毛重单价为准。

再录入除皮单（打印一式三联）；次日11点前将一联入库单和一联除皮单传采购组，一联入库单与除皮单附在一起自留，一联入库单与除皮单附在一起传财务中心。

6、当日10：

00以前所产生的影响系统进销存数据的单据，必须在11：

00前全部录入系统；之后产生的收货单据，应当在收货接单后1小时内完成录入工作。

其他全部单据必须日清日结。

7、采购组凭机制入库单、机制除皮单、有效送货单一起，在财务中心作为报帐依据。

8、没有按上述流程执行的，每错一个环节处罚100元。

（六）商品加工、销售

1、蔬菜类商品是以小时为单位计算它的鲜度，要求生鲜一课按照“蔬菜类商品保鲜、保质期标准”进行相关操作。

2、卖场加工产生的商品损耗，要分单品分开存放，为报损作准备。

3、凡是库存内有的商品必须全部上展台销售；商品从加工间到卖场展台的时间越短越好，保证商品鲜度。

4、加工区的商品必须按先进先出原则陈列，做到轻洗轻放，务必做到当日洗好的当日卖完。

5、卖场上货分为全新补货和随缺随补两种方式。

全新补货：

指展台上的蔬菜进行全面整理，将品相、品质达不到优质品的商品取回加工间，并从加工间运入全新的商品，确保展台上的商品为优质品或库存中最好的商品（特卖区除外）。

一天分四次全新补货，分别是：

早上8点前，10点30分前，16点30分前，19点30分前，现场至少有一名课长级以上管理人员督导和把控。

随缺随补：

指在购买高峰期，由于某些单品被消费者购买一空的情况下，应当及时补充，确保高峰期时，顾客能够买到公司有的任何一款商品。

要勤补货，尽量缩短商品躺在展台上等待顾客的时间，保持最佳卖相，降低损耗率。

6、生鲜部要组织员工进行教、授理货技能培训，培训要反复做，领导亲自示范做，比如规定粗茎菜应该每棵扎一圈胶带，以减少顾客翻捡时的磕碰；合理使用不同规格型号的耗材；引导顾客消费习惯，爱惜商品等，降低损耗率。

7、不过夜销售商品必须当日销售完，不使此类商品留有库存过夜。

8、生鲜部人员通过系统实时跟踪库存变化，科学使用价格手段调整销售节奏。

9、没有按上述要求执行的，每项每次处罚100元。

（七）报损

1、报损标准：

蔬菜品质已蛀虫、变色、腐烂、发霉、有异味等不能食用的才能报损，凡是能降价销售的一律不准报损。

2、报损流程：

（1）卖场报损：

由卖场实物负责人员清理、归类、打包和填写报损单（一式三联），由卖场负责人检查是否符合报损标准，并核实报损数量和总金额，会同防损员现场签字确认。

打印机制报损单一式三联，一联交防损员，一联与手工报损单一起交财务中心，一联与手工报损单一起自留。

报损商品不得堆放，必须当天处理，并转移到指定地点清倒并销毁。

每日报损时间9:

00和21:

30。

卖场报损次数过多的商品，生鲜一课负责人务必上报上级领导处备案，并通知采购组，以便追踪改善。

（2）采购组报损：

指采购的商品从市场过秤的数量到指定交货点过秤的数量之间的损耗，由采购人员填写报损单交采购组负责人签字确认，报损单一式两联，一联交财务，一联自留，财务中心对采购组损耗总金额进行汇总监控，超过0.5%金额部分由采购组自行承担。

（3）违反制度报损的，每单处罚100元，造成损失的还应当根据情节进行赔偿。

（八）实时库存监控

1、蔬菜类自营商品必须由科技部全部录入门店系统的“贵重商品表信息”表里，以便实时监控。

2、在“门店系统>前台管理>其它管理>贵重商品表管理”中，可以查询到本店蔬菜类商品的实时库存。

（九）盘点

蔬菜类商品每月月末盘点。

每月月末当日营业结束后，门店全部参与行业公司组织的月末盘点，实际盘点数由门店次日连入总部系统录入。