11520秘书事务管理辅导材料.docx
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11520秘书事务管理辅导材料
文秘与办公自动化（专科）专业
《秘书事务管理》教学辅导材料
（2012年4月）
考试题型及分值分配：
一、单项选择题（本大题共20小题，每小题1分，共20分）
二、多项选择题（本大题共5小题，每小题2分，共10分）
三、名词解释（本大题共5小题，每小题3分，共15分）
四、简答题（本大题共5小题，每小题5分，共25分）
五、论述题（本大题共1小题，每小题10分，共10分）
六、应用题（本大题共2小题，每小题10分，共20分）
第一章
一、单项选择题
1.商务着装讲求TPO原则，其中的“T”指时间
二、多项选择题
2.下列选项中符合“着装要与场合相适应”这一原则的是公务场合应该庄重严肃、社交场合追求时尚华丽、休闲场合讲究舒适随意
3.男士选择西服套装时，正宗的颜色有黑色、铁灰色、藏蓝色
第二章
一、单项选择题
1.在商务活动中，在人际交往时，人们最需要的表情是微笑
二、多项选择题
2.正确的指示手势是四指并拢、拇指自然分开、手心向上、手臂适度伸出
3.正确的站姿的要求是头正、肩平、挺胸
第三章
一、单项选择题
1.接打电话时，音量要适中，音量适中的标准是对方能听清
2.电话机上的“REDIAL”键是重拨键
二、多项选择题
3.除了紧急情况，拨打电话不能选择的时段有午餐时间、上班后半小时、下班前半小时
第四章
一、单项选择题
1.在工作中为他人作介绍，决定介绍次序的不是性别，而是职位的高低、资历的深浅
2.秘书在日常接待工作中经常接待一两个人的来访，他们来访的目的往往比较明确、单一，不会占用过多的时间，也不会涉及太多的人，但是发生的频率很高。
这种来访叫做个人来访
二、多项选择题
三、名词解释
四、简答题
3.简述接待工作环境准备的内容。
（1）绿化环境；
（2）空气环境；
（3）光线环境；
（4）声音环境；
（5）室内布置。
第五章
一、单项选择题
1.见到客人的第一时间，应该马上做出站起来、注视对方和微笑的动作表情，这些简称为3S
2.接待预约客人的时候，在确认对方身份之后，秘书应说：
“××先生（女士）您好，××经理正在会客室等您，请您填写一下访客登记簿，我马上带您去会客室。
”这四句话中，表明我方热情诚恳态度的是第二句
二、多项选择题
三、名词解释
3.分流
就是让预约好的客人及时得到接待，也让虽然未预约，但是有接待必要的客人及时见到他应该见到的人，或者为他做好预约。
4.过滤
就是把上司和其他同事不愿见的或没有必要见的客人挡在门外。
四、简答题
五、论述题
六、应用题
5.当来访的客人走进办公室时，李秘书正在办公桌前打印一份文件。
他向客人点点头，并伸手示意请客人先坐下。
10分钟后，他起身端茶水给客人，用电话联系好客人要找的部门，在办公桌前起身向客人道别，并目送客人走出办公室。
为此事，李秘书受到了办公室王主任的批评。
参考：
迎接来访者、提供茶水服务、恭送来访者等工作需注意的事项
李秘书违反了接待工作的礼仪要求，应列举出来
案例的启示
第六章
一、单项选择题
1.某部门领导到下属企业视察，该下属企业的最高领导的职位也不会高于部门领导，这属于低规格接待
二、多项选择题
三、名词解释
2.接待规格
是指接待方与访问方在职务级别上的对比关系，以及与之相应的接待措施。
四、简答题
3.简述接待来访团体时正式宴请的注意事项。
（1）时间和地点事先确定；
（2）宴请的人员事先确定；
（3）宴请的桌次、座次事先确定；
（4）菜单事先确定；
（5）发请柬。
第七章
一、单项选择题
1.在举办宴会时，首先应考虑邀请哪些人
2.中餐宴会的上菜顺序一般是先上凉菜、汤菜，后上主菜、甜品及点心，最后上水果
二、多项选择题
三、名词解释
四、简答题
3.简述中餐进餐时如何做到文明取菜。
（1）公筷夹菜或请服务员分菜；
（2）文明礼让，按序取菜；
（3）举止高雅，就近取菜；
（4）主动避让，适量取菜；
（5）适时转动，关照他人。
第八章
一、单项选择题
1.到了哪个地方，就要遵守当地的习俗礼仪，这就是入乡随俗
2.布置会见、会谈场所时一项最重要的内容是座次安排
3.在国内接待外宾，应以我国的礼节为主。
例如，设宴招待外宾，应该用中餐，餐具也是使用筷子。
这里体现的涉外接待原则是入乡随俗
二、多项选择题
三、名词解释
4.会谈
是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等。
第九章
一、单项选择题
1.请柬的左下方印有R.S.V.P字样，意思是敬请答复
2.西餐商务宴请可能没有女主人，此时最先入席者是双方身份最高者
3.西餐宴会正式开始的标志是女主人拿起餐巾打开
第十章
一、单项选择题
1.强调“身土不二”观念的国家是韩国
2.赠送礼品时，最好不要带有蝙蝠图案，因为蝙蝠被视为吸血鬼和凶神，不受欢迎。
这是在美国
3.送礼喜欢送单数的，但对于我们中国人最中意的“9”却不感兴趣，这种情况发生在日本
第十一章
一、单项选择题
1.构成和睦气氛的最根本因素是良好的心境
2.夏天，办公室内的最佳温度是23℃～25℃
3.冬天，办公室内的最佳温度是20℃～22℃
二、多项选择题
三、名词解释
4.个人工作环境
是指秘书人员自己的办公室以及直接用于个人办公的设备和用品。
四、简答题
5.简述整理上司工作环境的注意事项。
（1）随时整理；
（2）定期通风；（3）定期清理文件柜；（4）保持清洁、美观和生机；（5）及时清理；（6）经常检查。
五、论述题
六、应用题
6.某公司秘书小林下午发现接待区通往门口的过道上堆放了很多销售部的空纸箱。
小林是这样处理的：
立即向行政主管报告，得到马上清理的指示；参加清理工作，确保接待区到门口的过道通畅。
在周末的例会上，行政经理表扬了小林，并告诫全体工作人员以此为鉴，做好工作环境的风险防范。
参考：
公共区域工作环境整理、安全检查等工作内容
小林的做法是正确的，举出几点来
案例的启示
第十二章
一、单项选择题
1.办公室布置的三大原则是协调舒适、便于监督和利于沟通
二、多项选择题
2.设计办公室布局时需要注意的事项有业务性质和内容、工作需要、部门间工作联系、职工人数
3.布置办公室的基本要求是桌椅规格相同、橱柜整齐划一、减少工作干扰、预留充足空间、主管坐镇最后
三、名词解释
4.封闭式办公室
是按照办公职能设置分隔而成的若干个相对独立的办公室，每个办公室之间互不干扰，相安无事。
四、简答题
五、论述题
5.试述办公室布置的工作程序。
（1）考察分析工作要求；
（2）合理分配工作空间；
（3）精心选配桌椅家具；
（4）绘制座位分布图表；
（5）合理安放办公设备。
每点适当展开
第十三章
一、单项选择题
二、多项选择题
三、名词解释
1.远程工作模式
是指工作人员通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令，完成组织交给的工作。
2.虚拟办公模式
是指通过电话和计算机等现代工具和技术，使所有工作任务能在一个虚拟的环境中执行，同时，管理者也在虚拟的工作环境下对员工的工作进行管理的一种工作模式。
3.兼职工作模式
是指一人在多家企业或单位工作，充分发挥其专业技能，接受其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同形式确立下来的工作模式。
第十四章
一、单项选择题
1.为了给人以阳光感、前进感和轻快感，办公室的色彩明度指标应高于6.5
2.不按操作规程操作办公设备，站在带轮的椅子上举放物品，这些行为属于工作习惯隐患
二、多项选择题
三、名词解释
四、简答题
3.简述理想办公环境的要求。
（1）配套设施齐全；
（2）建筑装修精美；（3）电话数量充足；（4）配套服务周全。
第十五章
一、单项选择题
1.使用面积在100平方米以上，座位数在100座以上，这样的会议室属于大型会议室
2.使用面积在30～80平方米之间，座位数在20座～60座之间，这样的会议室属于中型会议室
3.会议室使用纪律中不包括着装整洁
第十六章
一、单项选择题
1.邮件装封的时候，为了考虑方便收件人拆阅，折叠时宜将信纸的上下或左右纸边与信封边缘之间留出约1厘米的距离
二、多项选择题
2.邮件经过分拣后，基本上可以分为需要交给他人的邮件、需要自己处理的邮件、需要呈交上司的邮件
三、名词解释
四、简答题
五、论述题
3.试述上司不在时邮件的处理办法。
（1）复而不办；
（2）遵嘱转呈；
（3）受权慎办；
（4）摘要汇报；
（5）及时请示。
每点适当展开
第十七章
一、单项选择题
1.秘密事项最主要的载体是文件
2.国家秘密分为三个等级，分别是秘密、机密和绝密
二、多项选择题
三、名词解释
3.秘密
是指组织或个人为保护自身的利益和安全，在一定时间内仅限一定范围人员知悉的事项。
四、简答题
4.简述按性质划分的秘密的类别。
（1）国家秘密；
（2）组织内部秘密；
（3）商业秘密；
（4）个人秘密。
5.简述计算机使用方面的保密措施。
（1）保护显示屏；
（2）离机关机或休眠；（3）传递密件先加密；（4）专人专用或专管；（5）不随便携带外出；（6）定点维修。
第十八章
一、单项选择题
1.带有存根的文件材料如介绍信等用印，除在规定处用印外，还应加盖骑缝章
2.印章应存放在安全可靠的地方，最好是放在保险柜内
3.公章印文应使用国务院公布的规范简化汉字，字形为宋体，排列方式为自左而右环行
二、多项选择题
三、名词解释
四、简答题
4.简述如何认真规范加盖印章。
（1）辨认清楚；
（2）位置正确；
（3）端正清晰；
（4）骑缝骑页；
（5）在规定场所用印。
五、论述题
六、应用题
某公司职员小王要到外省出差，临行前要求公司办公室江秘书给他几张盖有公司印章的空白纸，目的是方便在外办事。
江秘书没有按小王的要求去做。
参考：
用印审批手续、监督用印内容、用印登记等工作内容
江秘书的做法是正确的，列出几点
案例的启示
第十九章
一、单项选择题
1.当手中的零用现金快用完的时候，秘书应该到财务部门报销
2.介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，它的作用是介绍和证明
3.填写介绍信时，为保证字迹的牢固，应使用毛笔或钢笔
第二十章
一、单项选择题
1.集体交接班即值班机构的工作人员在一起交接班，这种交班方式适用于高级党政机关
二、多项选择题
三、名词解释
2.值班表
是将某一时间段中已经确定的值班人员姓名清晰地记载和标明的表格，是提醒人们按照值班表的要求值班，以保证组织整体工作连续和完成的表格。
四、简答题
3.简述值班工作的任务。
（1）及时准确传达信息；
（2）做好接待工作；
（3）承办临时事项；
（4）处理突发事件；
（5）安全保卫。
五、论述题
六、应用题
4.至和元年（1054年）八月十七日，宋仁宗亲自给翰林学士院下达诏书，要他们严格执行值班制度，不能出现脱岗现象。
宋仁宗之所以亲自下达这一诏书，是因为头一天晚上，宋仁宗决定任命工部侍郎、参知政事刘沆为宰相，而派人去叫值班学士杨伟起草任职文书时，杨却不知跑到哪里去了，找了许久也不见人影。
最后，宋仁宗只好派人从外面把另一位翰林学士赵概紧急召来，让他草拟了这一文件。
学士院立即召开会议，进行内部整风，并对有关责任人进行严肃批评教育。
参考答案
秘书值班工作的基本要求
值班学士杨伟的不规范之处
案例的启示
第二十一章
一、单项选择题
1.处理突发事件的第一要务是及早发现、及时应对
二、多项选择题
三、名词解释
2.突发事件：
指突然发生的、具有很大危险性、需要立即采取应对措施、尽力控制的事件。
四、简答题
3.简述处理突发事件的原则。
（1）快速反应，控制事态发展；
（2）以人为本，保护公众利益；
（3）公开透明，真诚面对公众；
（4）重塑形象，置之死地而后生。
五、论述题
4.试述处理突发事件的工作流程。
（1）及早发现，马上报告，保护现场；
（2）查找问题原因；
（3）成立临时指挥中心；
（4）控制源头，釜底抽薪；
（5）召开新闻发布会。
每点适当展开
第二十二章
一、单项选择题
1.学会倾听是秘书做好记录的第一要务，所谓学会倾听，首先是能听懂发话者说话的内容，其次是能听出发话者的言外之意
2.不属于上司临时交办事项特点的是单调性
二、多项选择题
三、名词解释
四、简答题
3.简述文字记录的工作程序。
（1）准备好笔和纸；
（2）认真倾听，快速记录；（3）及时补充和修改，认真整理记录。
4.简述办理上司交办事项应注意的问题。
（1）要态度和蔼，协商解决，不要打着上司的旗号发号施令；
（2）要坚持原则，按章办事，不要违法乱纪，为达到目的而不择手段；
（3）要一视同仁，不分亲疏，不要看人办事，有失公平。
第二十三章
一、单项选择题
1.在时间的ABCD管理法则中，A类工作任务的特征是既紧急又重要
2.ABCD法则是秘书常用的时间管理方法，其中的B类指的是重要不紧急
二、多项选择题
3.工作日志的作用是提醒作用、跟踪作用、业绩证明作用
三、名词解释
四、简答题
五、论述题
六、应用题
4.小陈是销售部秘书，一直填写自己和上司（销售部经理）的工作日志。
打开20××年3月25日她的那页日志，可以看到如下信息：
工作日志20××年3月25日星期×
时间
工作内容
9：
00
部门会议，5层505室，带相关文件夹和下发的会议日程表
10：
00
11：
00
确认上司与新客户的午餐
12：
00
午餐前，将应聘人的资料送经理、副经理、人事经理阅
13：
00
确认面试房间201室，摆桌椅，准备面试评估表
14：
00
安排应聘人王×面试40分钟，14：
50安排应聘人任×面试
15：
00
15：
40安排应聘者金×面试
16：
00
16：
30面试小组讨论
17：
00
检查、准备上司26日报告的资料和电脑投影幻灯片
参考：
工作日志的含义、工作日志的作用、工作日志的使用和管理等
小陈通过工作日志反映出自己一天的工作内容，详细列出来
案例的启示
第二十四章
一、单项选择题
1.企业编制的长期工作计划，普遍的期限为3年～5年
二、多项选择题
2.按照计划的内容来划分，可将办公室工作计划分为目标型计划、程序型计划、政策型计划
三、名词解释
四、简答题
3.简述办公室工作评估的意义。
（1）提高了管理工作效率；
（2）明确了组织机构的建制；（3）促进了员工承担责任；（4）有助于进行控制和监督工作。
第二十五章
一、单项选择题
1.一般来说，短途旅行宜选择的交通工具是公路交通工具，中途旅行宜选择的交通工具是铁路交通工具
二、多项选择题
2.在上司外出旅行期间，留在单位的秘书人员应做好的工作是处理电话事宜、检查上司遗漏的东西、抓住机会学习
三、名词解释
四、简答题
五、论述题
六、应用题
3.案例分析
一天，总经理告诉秘书小于，他要到×市去开会，让她陪同一起去。
总经理年龄比较大了，让他一个人出差，小于确实不放心。
小于问总经理坐啥车，总经理说坐火车，赶上开会就行，不用太早。
小于看了看以前的列车时刻表，算了一下，坐明天9点的车正好，她下午买了预售票，告诉领导明天在家等着就行了。
文件、路费都准备齐了，车也安排了。
她就安心回家了。
检票时，小于傻眼了！
买的票不是软卧，但时间有限，车还是上了。
要补软卧票时，列车员告诉她，这次车没软卧，有软卧的是7点的快车。
虽然领导一再说“没事”，但她身上就像背了个大麻袋似的，压力太大了。
一路上，为了减轻秘书小于的压力，总经理总是找话说，就像哄小孩似的。
但是，这样更使小于觉得不自在。
参考答案
秘书在国内商务旅行过程中需要了解的情况、做的准备工作和注意事项
小于的做法是不是有不规范之处？
应该详细列出来
这个案例对你有何启示？
第二十六章
一、单项选择题
1.秘书督查工作的特点不包括灵活性
2.适用于情况比较紧急而内容比较简单的督查事项的是电话督查
二、多项选择题
三、名词解释
四、简答题
3.简述督查工作应坚持的原则。
（1）实事求是的原则；
（2）主动性原则；
（3）分层次落实原则；
（4）时效性原则；
（5）督查与帮办相结合的原则。
第二十七章
一、单项选择题
1.保管办公用品时，库存物品的数量在任何时候都不能超过最大库存量
2.物品的订购数量应该以剩余的库存量为基准，订购后的总数不能超过最大库存量
二、多项选择题
3.秘书发放办公用品的工作程序主要包括审核物品领用申请表、发放物品、更新库存记录
第三十五章
一、单项选择题
1.通过购买方式获得设备的使用权，其优点是设备归购买者所有，使用方便
2.承袭上一年度的经费，再加上一定比例变动的预算方法称为传统预算法
3.制订采购预算方案，首先要确定预算的核算基数
第三十六章
一、单项选择题
1.信息的价值基础和生命所在是客观、真实
二、多项选择题
2.信息工作程序包括信息收集、信息整理、信息传递、信息存储、信息反馈和利用
三、名词解释
四、简答题
3.简述信息收集的渠道。
（1）大众传媒；
（2）图书馆；（3）联机信息检索；（4）供应商和客户；（5）贸易交流；（6）信息机构；（7）人际关系；（8）调查。
第三十七章
一、单项选择题
1.信息分类的依据是信息的特征
二、多项选择题
2.阅读筛选信息资料的方法包括留意标题、复印剪裁、摘记、标记说明
三、名词解释
3.信息筛选
就是对收集到的大量信息进行鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息的取舍，提取真实、有价值、能满足需求的信息。
4.信息校核
是对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实，分析信息的可靠性和准确性，对信息的真实性进行认定。
第三十八章
一、单项选择题
1.软盘、硬盘和U盘是计算机系统中最常用的外存储器，它们统称为磁盘
2.企业内部之间进行信息交流的简短信件，尤其是在相互了解的人之间使用，这种传递信息的形式是备忘录
3.目前使用最多的信息存储载体是纸质载体
第三十九章
一、单项选择题
1.不属于二次信息开发的是剪报
二、多项选择题
2.信息开发的类型有一次信息开发、二次信息开发、三次信息开发
三、名词解释
3.信息利用
是通过有效的方式将信息提供给利用者，实现信息的价值。
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