给领导发邮件的格式.docx

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给领导发邮件的格式

给领导发邮件的格式

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邮件发送格式设置

　　关于RTF文件格式答疑

　　遇到“收到一封很大的邮件，实际上发件方发送时是有正常附件的，但收件方在WEBMAIL上查看这封邮件时，确发现附件变成了，通过客户端OE接收下来这封邮件，发现连这个附件也不存在了”的情况，经查询发件方是使用MicrosoftOutlook或MicrosoftExchangeServer发送的RTF格式邮件。

　　1.什么是RTF格式：

　　RTF格式是Microsoft专有的邮件格式，如果从Microsoft?

Outlook或MicrosoftExchangeServer中发送RTF格式的邮件，收件方在WEBMAIL上查看附件均会显示为“”，通过OE收取邮件后，看不到附件；使用低于Beta5版本的Foxmail收信会将附件显示为“”；

　　2.发送方RTF格式常见问题的解决方案：

　　1）发件方一次性给多个人发信，只有个别人收到的邮件为RTF格式的邮件：

　　在Outlook中可以针对具体的收件方设置发送的邮件格式，如果发件方将某一收件人的发送邮件格式设置为RTF格式，则会出现这种问题；

　　2）使用Outlook软件，设置取消RTF格式：

　　启动Outlook软件，打开“工具”－“选项”－“邮件格式”，把“邮件撰写格式”设定为HTML或纯文本。

并在该选项页面的“Internet格式”中的“OutlookRTF选项”强制把发送到Internet的RTF邮件转换成HTML格式。

　　3.接收方解决方案：

　　1）如果可能，向发件人建议不要使用Outlook或者至少让他/她发送邮件时不要使用RTF格式，纯文本或HTML均可。

　　2）如果没办法让邮件的发送人对他/她使用的邮件客户端作任何调整，你也可以下载阅读器，如http:

///winmail/，或者通过Google寻找其他类似工具。

发英文邮件的格式范文3篇

　　发英文邮件的格式范文3篇

　　电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。

下文是XX为大家整理的发英文邮件的格式的范文，仅供参考。

　　发英文邮件的格式：

　　英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。

　　电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。

所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。

英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。

比如：

SomequestionsaboutC++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。

　　称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用”Dear+全名”，这样会让人感觉比较正式。

如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。

比如：

”Hello/HiLillian”。

在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用”Dear+对方头衔”，如”DearPresident”，或者”Dear+Sir/Madam”形式。

英国人习惯在称呼后加”，”，美国人习惯在称谓后加”：

”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。

　　在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。

为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。

如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。

邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。

所谓以小见大。

　　结尾语在正文之后添加。

注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。

　　一般电子邮件：

Sincerely,Sincerelyyours,私人电子邮件：

Regards,Bestwishes,Bestregards,Withbestwishes,Wishbestregards,Yours,Cheers,

　　Asever,

　　Withlove,

　　Affectionately,

　　......

　　在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。

需要辨明性别时可以在姓名后面注明（Mr./Ms.）。

对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONGLillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。

　　邮件中常用词汇：

　　附件attachmentIamattachingthereport.我把报告放在了附件中

　　转发forwardedIveforwardedyoure-mailtoAlice.我已经将你的邮件转发给Alice

　　保持联系stay/keepintouch

　　对方告知决定.Pleaseletmeknowyourdecisionassoonaspossible.

　　写信给别人时一般常用Howareyoubeenrecently?

　　回复别人邮件时一般常用Iamhappytoreceiveyoure-mail.

　　实用邮件举例：

　　工作求职

　　工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、表达谢意几个部分。

　　DearSir/Madam,

　　Iamwritingtoapplyforthepositionof...aspostedinyourwebsite.

　　Introduceyourself...

　　Pleasefindattachedacopyofmyresumeforyourreview.我的简历请见附件，作为参考。

　　或者：

Pleaserefertomyattachedresumeforasummaryofmyskillsandexperience.Iamlookingforwardtoyou.Thankyouverymuchforyourtimeandconsideration.Yourssincerely,

　　LillianXiong

　　表达谢意

　　日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋友邀请去的一次party，或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封thanksletter。

而此类邮件也非常好写，只要能够表达自己对收件人的真挚的感激之情即可。

　　DearAlice,

　　Thankssomuchforthelovelydinnerlastnight.Itwassothoughtfulofwouldliketoinvitebothofyoutomyhousewhenyouareavailable.

　　Bestregards,

　　Lilian

　　咨询了解

　　咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。

邮件具体内容大致包含如下：

　　1）告知对方你是如何得知其信息的，比如报纸、网站等。

　　2）说明自己想要了解的东西，当咨询信息较多时，最好列举出来，as详细、清晰aspossible.

　　3）末尾用一句话结束总结这次咨询。

　　Iamwritingtorequestinformationaboutsth.

　　Iwouldliketorequestacopyofsth.

　　最后表达希望时用语：

Ilookforwardtohearingformyousoon.期待尽快收到您的回复。

　　英文电子邮件格式

　　DearMary,

　　ThisisTom.....

　　Lookforwardtoseeingyousoon.

　　Bestregards,

　　TomYu

　　（以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的）

　　一、主题

　　主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如

　　greetings;长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。

　　YES：

Suppliertraining

　　NO：

professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太长）

　　主题框的内容切忌含糊不清。

　　NO：

像Newsaboutthemeeting这样的表达，

　　YES：

应改为Tomorrowsmeetingcanceled。

　　一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。

另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。

　　YES：

NewE-mailAddressNotification;Detailedcalculation

　　NO：

detailedcalculation

　　视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：

URGENT：

Submityourreporttoday!

　　二、称呼

　　1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如DearMr.John之类的表达。

在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。

YES：

Tommy，或者Mr.Smith。

　　2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。

如：

Jimmy,

　　IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.

　　Best,

　　David

　　3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:

HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt

　　4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.

　　YES:

Messrs.Smith,Wyatt,andFury。

女人呢?

YES：

用Mesdames,Mmes.,orMses.同样不要跟名字.例子:

Mses.Farb,Lionel,andGray。

男女一齐呢?

弄清楚称呼就行.例如:

Dr.andMrs.HaroldWright;Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright;Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。

　　5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray

　　6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

　　KenGreen,President/KenGreen/VicePresidentofInternationalOperations

　　NO：

KenGreen/VicePresidentofUnicomChina

　　YES：

KenGreen/VicePresident,UnicomChina

　　7、老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:

　　YES：

MichaelJ.Smith,Jr./MichaelJ.SmithSr.

　　8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：

DearCommitteeMember:

　　DearMeetingPlanner:

DearColleagues:

ToAllSalesReps:

ToWhomItMayConcern:

DearSirorMadam:

DearMadamorSir:

DearPurchasingAgent:

如果是全公司：

YES：

GentlemenorLadies:

LadiesorGentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:

YES：

DearMr.Jones:

（非常正规）DearJoan:

DearJim,Jim,（非正规）

　　三、结尾部分

　　A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

　　1、VeryFormal非常正规的（例如给政府官员的）

　　Respectfullyyours,Yoursrespectfully,

　　2、Formal正规的（例如客户公司之间啦）

　　Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,

　　3、LessFormal不太正规的（例如客户）

　　Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,

　　4、Informal非正规的（例如朋友,同事之类）

　　Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!

　　有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用:

Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.如果单纯说你自己,可以用:

Ifoundthebrochureveryinformative.有时可以一起用啦...:

Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.

　　那么I和you呢?

好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.

　　Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.（好像欠你一样）

　　Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyoullagreetoserve.（这就友善多了）

　　Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.（不用你来判断我呀~~）

　　Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.（客气一点,人家受落）

　　总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.

　　B、信尾客套话（Complimentaryclose）通常也很简明。

常常只须一个词，如：

Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerelyyours或Bestregards。

　　C、签名：

不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信

　　件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者BillGates啦.

　　发英文邮件的格式范文一：

　　DearSir/Madam,

　　Iamwritingtoapplyforthepositionof...aspostedinyourwebsite.

　　Introduceyourself...

　　Pleasefindattachedacopyofmyresumeforyourreview.我的简历请见附件，作为参考。

　　或者：

Pleaserefertomyattachedresumeforasummaryofmyskillsandexperience.Iamlookingforwardtoyou.Thankyouverymuchforyourtimeandconsideration.Yourssincerely,

　　LillianXiong

　　发英文邮件的格式范文二：

　　DearMr./Ms,

　　Mr.JohnGreen,ourGeneralManager,willbeinParisfromJune2to7andwouldliketocomeandseeyou,say,onJune3atabouttheopeningofasampleroomletusknowifthetimeisconvenientforyou.Ifnot,whattimeyouwouldsuggest.

　　Yoursfaithfully,

　　发英文邮件的格式范文三：

　　DearMr/Ms,

　　IrepresenttheW/PElectronicsCompanyinDallas,andwillbeinKunmingfromnextMondaytoFriday,（October5-9）.Ishouldliketocallonyoutodiscussournewmonitor.Would0930hoursonTuesday,October6beconvenient?

　　IshallbeinBeijing,attheGreatWallHotel,fromTuesday,September29,untilSunday,October4,whereamessagewillreachme.Ifthedayisnotconvenient,willyoupleasesuggestanother.

　　Yoursfaithfully给老师发邮件的格式及范例

　　一、邮件标题

　　邮件标题最好写上自己的姓名、称呼、主要事项，同时注意表达清晰、礼貌，例如“学生XXX向李老师咨询XXX事宜，谢谢！

”

　　这样写的好处在于：

老师直接从邮件标题就知道这个邮件来自哪个学生、需要他做什么，既加深老师对学生的印象，也有助于老师更方便地及时给你提供协助、解决问题。

　　二、

　　邮件正文

　　称呼，

　　自我介绍，阐述发邮件的原因，需要老师协助的内容。

　　致谢。

　　落款

　　例如：

　　敬爱的李老师，您好！

　　我是XX学院XX班的学生XXX。

由于我申请美国XX大学硕士学位，需要提供学校盖章的XXX证明，请问老师该如何办理？

谢谢老师！

　　祝李老师生活愉快！

　　XXX

　　三、邮件签名

　　最好在自己的邮箱设置一个签名档，方便别人掌握你的基本个人信息并能够与你联系，签名档格式如下：

　　姓名

　　XX学校XX学院XX专业

　　联系方式

　　四、注意事项：

　　在邮箱显示名称的设置里面，一定要将发送邮件时显示的名称改成自己的真实姓名，这样老师打开邮箱的时候，能够一目了然看到发件人是谁。

　　假设你的邮箱显示名称就是你的邮箱前缀，比如你的邮箱是qwerty@，你的默认显示名称可能是qwerty，老师一眼看过去，可能还以为是个垃圾邮件。

　　下图中红框内就是发件人的显示名称，想象一下如果你的显示名称是一堆莫名其妙的数

　　字和字母，老师看到的时候会是怎样的感觉…常用邮件格式

　　○○○公司财务部

　　**先生

　　今天，关于**已经收到。

　　只是，关于此次的支付延期，我公司在10日已经向贵公司财务部长近藤先生发去邮件请求将支付日延至2月最后一天，

　　并且在第二天收到近藤先生接受延期的邮件。

　　给您添麻烦了实在非常抱歉，请向近藤先生确认，拜托您妥善处理。

　　匆匆回复如上。

　　关于本公司订购商品的配送情况，曾多次询问贵公司负责人山本先生，一直得不到明确的回复。

　　这样一直等下去的话，也不知道到货是否能及时赶上本店的打折季，因此才取消了订单，您能理解的话就太好了。

　　匆匆回复以上情况。

　　关于这件事，我想拜访您的上司，直接听您方的说明。

明天24日（星期三）上午11点中村先生方便见一下吗？

　　不良==》

　　非常遗憾，这样的产品无法进行销售，我公司也无法就这样购入商品。

　　商品不全的话会让客人很困扰，我们实在很为难。

　　因此，请速将代替品送至本公司。

此外，有缺陷的商品暂由本公司保管，请联络告知妥善的处理方法。

。

　　昨天我收到了您关于「薄型テレビ」的报价单，马上报告公司进行了内部讨论。

虽然很难开口，我还是抱歉地通知您，您的报价我们很难接受。

　　如果不在您的报价上打5%的折扣，我们认为您很难在行业内战胜其它对手。

　　作为我公司，我们非常愿意从合作已久的贵公司购买。

　　希望您能再次考虑一下报价。

　　请最晚在10月8日星期一之前回复我们。

　　我知道这是非常困难的请求，希望您能给予体谅将到货日提前，我们将不胜感激。

我们期待您的好消息。

拜托了

　　您意下如何？

　　超出了预期，已经快要没货了。

　　因此，我们想追加订购和上次相同的商品

　　拜托请尽快通知我们可以到货的日期。

　　至于价格和支付方法，和上次同样的条件是否可以？

　　如果条件要修改的话，请通知我。

　　时间紧迫，以此通知追加订货

　　你好。

我是山田商社营业部的山田太郎。

　　突然冒昧地发出邮件，很抱歉。

　　我公司将要主办一场研修培训，非常希望您能够进行一次演讲，于是发出了这封邮件。

讲解现代国际形势，成为畅销图书的您的著作《今后的东南亚形势》，在本公司内部也成为一部备受关注的作品。

　　我相信您的演讲对本公司的员工来说，将会成为珍贵的学习机会。

　　百忙之中的请求真是不好意思，希望您能按照下记的题目和条件进行此次演讲。

***************************************

　　主题:

｢在东南亚开展商贸｣

　　日期:

平成20年5月1日（星期一）下