超市供应商管理手册.docx

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超市供应商管理手册

供应商的管理

xxx超市供应商政策：

供应商政策

项目

政策说明

供货来源

本公司广求货源，供应商包括：

农产品的农民、生产基地、国内外的制造商、代理商、总经销、及进出口商。

避免向二级批发商、皮包公司（倒爷）及亲友所开的公司等供应商进货，除非事先以书面申请，并获得上级的同意。

供货家数

同档次（通常与价位是同义字）没有品牌性的商品，应避免两家以上的供应商采购，否则客户会有所混淆，除非该品牌（商品群）有较大的市场规模与季节性的需求。

每一个门店总供货家数应限制在500～700家。

“独家供货”的情况应尽量避免，除非有很好的理由，并事先以书面申请，并获得上级的同意。

客户有强烈的品牌选择需求时，此一政策可按市场规模与季节性的需求酌量调整。

供应商每月进货或销售金额不足￥1,000者，应予淘汰。

选择要求

本公司不可能向所有的供应商采购，故供应商的选择应谨慎为之，基本上符合下列条件的供应商才可加以考虑：

价格：

愿意以本地最低供货价格供货给北京华联综合超市。

诚信：

不可有贿赂及违背诚信的行为。

质量：

质量良好，能对其商品质量有所保证。

包装：

其商品品种、包装方式及规格是本公司目标顾客群所需要的。

服务：

能在订货、配送、售后服务与本公司密切配合。

批发：

愿意经由本公司的销售渠道批发给零售商，餐饮业或公司行号及企事业单位，拓展其市场占有率。

货源：

财务稳健，公司或组织管理完善，货源可靠。

远见：

不贪图近利与暴利，愿与本公司一齐成长茁壮。

促销：

愿意在促销活动给予大力支持。

赞助：

愿意对各种赞助费用给予大力支持。

购销

本公司绝大部分的商品是以购销的方式买断经营，降低成本，对售价有绝对的自主权。

代销

本公司虽以买断经营，但仍需与供应商对某些风险较大的品类，或采购人员较无把握的品类，可考虑以代销的方式经营，采取实销实结（但供货价格及售价可能会较高）。

代销商品的供应商可派促销员驻场销售，存货的损耗分担双方应事先约定。

联营

对于较高单价，销量小，易失窃、产品生命周期短、市场变化快、或须要专业解说服务的业种，例如：

精品、化妆品、音像制品等，可以考虑联营，采取实销实结，存货损耗风险由供应商承担。

供应商管理的目的在于（a）培养有实力且愿与本超市齐步成长的合作伙伴。

（b）淘汰没有潜力或商业道德，且对本超市无益的供应商。

（c）尽量减少中间环节的不合理加价，以降低进货成本。

（d）争取最好的商业交易条件。

（e）将营业额与利润额最大化。

供应商管理可分为：

（一）新供应商进场，

（二）旧供应商清场，（三）旧供应商年度合同，（四）旧供应商年度评估，（五）年度供应商表彰大会。

现分述如下：

新供应商进场：

引进新供应商对超市有一些明显的好处：

（a）对老供应商有压力，俗语说：

“有竞争才有进步”。

他们会对超市提供更好的交易条件，以保住其生意；（b）新供应商的引进可为超市增加较多的营业外收入，如果一家“1万元”，一年引进“300家”新供应商，就会为超市增加“300万元”的其他收入；（c）新供应商通常可弥补北京华联现有商品结构的不足，可让超市的品种更齐全；（d）最重要的是，新供应商的供货及交易条件通常会比老供应商更好，也能提供某些市场上“热销”的产品，为超市带来大量的利益。

“公告栏”的信息举例如下：

新供应商朋友们：

假若你们的产品有“价格、质量、包装、品种、或服务”上的优势，北京华联综合超市采购部谒诚欢迎你们前来洽谈。

你们可以经由采购部的网址“”了解与北京华联交易的程序。

你们也可以向本接待柜台价购“新供应商进场程序”及“供应商手册”。

在你们按“新供应商进场程序”提供“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”交给本接待柜台的一周之内，采购部将正式函覆是否需要进一步约定时间洽谈。

谢谢你们的合作，欢迎光临！

“新供应商进场程序”如附件。

采购部收到由接待柜台转来的“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”后，应设立一个登记本，登记“日期、供应商名称、及资料名称”，然后交给“采购总监”。

“采购总监”研究后，作批示，并交给相关的“采购经理”。

“采购经理”做详细的调查后，与“采购主管”研究后，最后呈报“采购总监”，由“采购总监”作最后决定是否进一步洽商，并正式函覆供应商有关超市采购部的决定。

正式的函覆文件举例如下：

尊敬的公司：

感谢贵公司200年月日所提供的资料，经采购部研究后，我公司的决定如下：

请尽快与我公司采购主管先生/小姐联系，电话为转分机。

贵公司的产品在以下几方面没有优势，恕难合作。

□价格□质量□包装

□品种□售前服务□售后服务

我公司因以下原因暂时无法进一步联系。

1、。

2、。

3、。

4、。

5、。

贵公司若不同意本函的决定，还可以书面形式向我公司总经理申诉。

xxx超市有限公司

采购部敬启

200年月日

以上函件发出后，采购部应通知接待柜台销案，否则接待柜台应负责追踪，如果超过十天采购部仍未发函，接待柜台应通知“总办主任”，由“总办主任”调查原因，最终应在十四天之内函覆，以示对新供应商的尊重，并维护xxx超市的信誉。

若采购总监决定进一步与新供应商联系后，采购主管应主动联系新供应商。

经过几回合的洽谈，并初步筛选商品后，应填报“新供应商审批申请书”（如附件）给采购经理与采购总监审批。

申请审批时应附上“供应商基本资料表”、“供应商简介”“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”、“目录或照片或样品”及“供应商进场赞助同意书”。

采购经理与采购总监对于采购主管所推荐的供应商，应约谈其最高业务负责人，除了核实“供应商资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”的正确性外，最后把双方合作的利益充分沟通，并试探对方的虚实，毕竟两家公司的合作（如同男女的联姻）应更慎重一点较好。

采购总监有最终审批权，经审批同意进场后，按正常进场程序，向财务部缴交“进场赞助费”后，由采购主管正式建档，并下订单进货。

旧供应商清场：

有些供应商言行不一致，表现欠佳，呈现一些问题，例如：

产品没有优势、促销也不积极、产品质量不稳、包装不良、送货不及时、赞助费用很少、拒绝退换货、供货价格经常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、服务不佳……等。

这些都是应该“清场”的微兆，但“清场”不能单凭采购主管说了算，否则因为个人恩怨，变成公报私仇，暗箱操作，这是采购工作的大忌！

为了让“清场”有凭有据，“清场”应该与“进场”一样有一个类似的程序。

“旧供应商清场审批申请表”（如附件）是用来决定“清场”用的。

采购主管鉴于某一个供应商的绩效不好，远不如预期，在开发替代供应商的同时，可填写“旧供应商清场申请表”经由采购经理与采购总监同意下，正式办理“清场”手续。

清场时，应先通知“财务部”暂缓付款，等与供应商谈判库存清理办法之后，获得妥善的解决办法（例如：

供应商补价差，或做清仓处理）后，才可做最后的货款结算。

旧供应商年度合同：

每年年底，除半年内的新供应商外，采购主管应与所有旧供应商谈一下年度的合同。

“年度交易合作合同书”（如附件）须在年底完成，否则视为自动延长一年。

年度合同主要在规范：

“价格、价格上涨、条码、交货天数、付款方式、付款帐期、商品管理费用、进货奖励、节庆赞助、促销、广告意向、试吃演示、损耗补偿、食品及百货质量问题、退换货……等”项目。

采购主管在谈判年度新合同时，最好能请采购经理或采购总监一起参加，毕竟谈判时我方人员愈多愈好，况且集思广义，添漏补遗，更能让采购主管如猛虎添翼，气势如虹，无往不利。

旧供应商年度评估：

每年底除了要与供应商谈一下年度的交易合同外，对内采购主管对其管辖的所有供应商做一个“旧供应商年度评估表”（如附件）。

这个表的评估项目与“进场”及“清场”是一样的，唯增加了实际的年度总销售额及毛利率。

凭这个“评估表”，采购部也可以在年底顺便决定年度10～20％应替换的供应商。

若总数有500家供应商，则应在此时替换50～100家供应商，汰劣择优，形成一种“良性循环”。

年度供应商表彰大会：

每年底，各地区公司可举办一个“年度供应商表彰大会”，其目的是：

（1）感谢供应商一年来的配合与支持及其辛劳。

（2）藉表彰大会的透明化，激发起供应商的攀比性及积极性。

（3）展现xxx的采购及销售实力，更能吸引新的、有实力的供应商前来洽商。

“表彰大会”可以是有偿的（例如：

由供应商自费参加有餐宴的“颁奖大会”）或无偿的。

也可以仅有精神奖励（例如：

奖状或奖牌等），或同时给于物质奖励（例如：

奖金或提前付款等）。

更可以请新闻媒体参加报导，以扩大影响力。

表彰的内容可以包括：

“营业额、营业额增长率、毛利额、毛利增长率、准时交货率、低或无退货率、售后服务水平、商品创新、促销支持力度、广告支持力度、综合配合度……等”项目。

更可以针对供应商的业务人员及xxx的采购人员颁奖给“最佳业务能手”及“最佳采购能手”等，以激励买卖双方关键人员，奖项可以是：

“奖状、奖牌、奖金、或国外旅游”等。

各地区公司在这方面的投入愈多，下一年的回报肯定会愈大。

附：

新供应商进场程序

供应商提出更好的

说明，请超市考虑

供应商决定是否向总经理提出申诉

浏览采购部网页，了解

“新供应商进场程序”

向总部接待柜台价购“新供应商进场程序”

及“供应商手册”

将“供应商基本资料表”、

“供应商简介”、“新供应商问卷调查表”“新供应商产品问卷调查表”、“目录或照片”

及“供应商报价单”

交给总部柜台

“采购部”于一周内以函件正式答复

是否进一步洽谈

采购主管提出新供应商审批

申请书，最后由采购总监审批

新供应商向财务部缴交

“进场赞助费”

采购主管主动与

新供应商联系，并进一步洽谈

采购主管正式在电脑建

“供应商档、商品档及促销档”

是

是

否

否

否

是

采购主管正式下“初订单”

向总经理

提出书面申诉

停止与超市

洽谈

总经理

约见供应商

总经理

指示是否继续洽谈

是

否

供应商决定是否提出与交易更好的

理由

xxx超市

填表日期

200年月日

供应商基本资料表

（适合者打“√”）

供

应

商

名称

销售总部

电话号码

销售总部

传真号码

销售总部

地址

邮编

销售部

电子邮箱

成立日期

年月日

资本额

￥万

员工人数

人

主要股东姓名

1．

2．

3．

4．

5．

职称

主要客户名称

1．

2．

3．

4．

5．

供应商

综合状况

盈利状况

：

□是□否□不清楚；比同业：

□高□相等□低□不清楚

资金状况

：

□充足□刚好□紧张□不足□不清楚

存货状况

：

□充足□刚好□紧张□不足□时多时少□不清楚

销售状况

：

□良好□一般□较差□很差□不清楚

人员状况

：

□稳定□流动率尚低□流动率较高□流动率很高□不清楚

配送状况

：

□良好□刚好□紧张□不足□不清楚

供应商属性

□内资企业□合资企业□外资企业□股份制□国有企业□集体企业□私营企业□上市公司

□制造商□进口商□经销商□代理商□一级批发商□二级批发商□其它：

目前主要商品品牌

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7．

其它

总计

商品品类

销售额占比

%

%

%

%

%

%

%

100.0%

本市市场份额

%

%

%

%

%

%

%

年广告促销费（万）

万

万

万

万

万

万

万

万

生产能力

（以数量表示）

目前产能

利用率

%

%

%

%

%

%

%

%

最近四年

总营业额

年

年

年

年（预估）

￥万

￥万

￥万

￥万

主要销售渠道

经销商

代理商

批发商

零售商直供

KAC（主要/重点客户）

其它：

其它：

总计

销售占比

％

％

％

％

％

％

％

100.0％

客户数

家

家

家

家

家

家

家

家

零售网点数

家

家

家

家

家

家

家

家

提供以下证件（有者请打“√”）：

1.□营业执照副本7.□商标注册证（制造商适用）

2.□税务登记表（国税、地税）8.□卫生许可证（食品制造商适用）

3.□生产许可证（制造商适用）9.□安全认证（长城标：

电工类商品适用）

4.□商检合格证10.□代理授权书（代理商适用）

5.□进口商品检验合格证（进口商品适用）11.□其他

（1）

6.□商品检验报告

（2）

填表人姓名

全国销售部

负责人

公

章

职称

职称

联系电话

联系电话

手机

手机

xxx超市

供应商简介

供应商名称

地址

邮编

成立

沿革

发展

历程

未来

发展

计划

目前

组织

请附上全公司组织图及业务部门组织图。

组织图应至少包括：

“部门名称”、“领导姓名及职务”、“部门主要职能”及“员工人数”。

请参考附件的范例。

产销

情况

财务

情况

优势

与

劣势

对xxx的

业务

目标

业务负责人

职务

日期

200年月日

注：

本表格空格不够时，请自行以白纸打印。

供应商组织图范例

供应商名称：

填表日期：

年月日

姓名

总经理

姓名

副总经理

姓名

XX部经理

姓名

XX部经理

姓名

XX部经理

姓名

XX部经理

姓名

XX部经理

姓名

XX部经理

姓名

XX部经理

XX名员工

XX名员工

XX名员工

XX名员工

XX名员工

XX名员工

XX名员工

所有部门：

主要

职能:

姓名

XX组主管

姓名

XX组主管

姓名

XX组主管

姓名

XX组主管

姓名

XX组主管

姓名

XX组主管

姓名

XX组主管

XX名员工

姓名

业务部经理

XX名员工

XX名员工

XX名员工

XX名员工

XX名员工

XX名员工

业务部门：

主要

职能:

日期：

200年月日

xxx超市

供应商报价单

供应商

销售

排名

国际条码

品名及规格

销售

单位

商品陈列尺寸

长×宽×高

（公分）

每箱

件数

产地

交货

天数

价格结构（人民币、含税）

样品

零售

订价

二批商

进价

一批商

进价

连锁店

进价

华联

进价

是

否

是

否

入

天

￥

￥

￥

￥

￥

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

注：

在报价之前，供应商应先完整填写“供应商基本资料表”及“供应商简介”。

请供应商务必按商品本身的“销售排名”顺序填写。

如果栏位不够，请自行复印

“空白表格”，并更正“销售排名”顺序。

如以上报价不实，一经查证属实，xxx将立即停止一切交易，并全数退货。

“xxx进价”系是“到岸价”，即供应商必需将商品按指定位置贴好“xxx店内码”或

印上“国际条码”，整齐码放在“xxx”指定的栈板及位置上，并当面点交给“xxx收货部”。

供应商名称

地址

电话

公

章

传真

报价人

职务

xxx超市

新供应商问卷调查表

供应商名称

地址

感谢贵公司考虑与xxx综合超市合作，共同拓展市场，双赢双利。

请就近先考察xxx的门店，并阅读“供应商手册”，然后回答以下问题，适合贵公司的意见者，请在“方格”内打“√”。

门店考察

门店：

考察次数

没有□一次□两次

三次以上

对门店的建议

□应降低价格

□应提升服务

□应改善布局

□应增加品种

其他：

门店：

考察次数

没有□一次□两次

□三次以上

对门店的建议

□应降低价格

□应提升服务

□应改善布局

□应增加品种

□其他：

供应商手册

尚未阅读□略为阅读□详细阅读

阅读一次□阅读两次□阅读三次以上

供应商

产品定位

高档□中高档□中档□中低档□低档

家庭用□专业用

□所有年龄□特定年龄

所有性别□特定性别

□所有文化水平□特定文化水平

所有职业□特定职业

□所有商圈□特定商圈

供应商能力

是否能协助xxx降低采购成本

□能□不能□不确定

是否能协助xxx降低营运成本

□能□不能□不确定

是否能协助xxx增加销售份额

□能□不能□不确定

供应商对

xxx的认识

全国连锁

□是□否□不清楚，目前门店数：

家店，个城市

天天低价

□是□否□不清楚，比市价便宜：

～％

品种齐全度

□5,000个以下□5,000～10,000个□10,000个以上

来客数

比本市同类超市：

□多□相同□少□不清楚

客单价

比本市同类超市：

□多□相同□少□不清楚

销售额

比本市同类超市：

□多□相同□少□不清楚

xxx的熟人

姓名

职务

关系

□朋友□同学□别人介绍

姓名

职务

关系

□朋友□同学□别人介绍

姓名

职务

关系

□朋友□同学□别人介绍

可以打听

供应商的人

公司

姓名

电话

公司

姓名

电话

公司

姓名

电话

对xxx的

综合建议

⒈

⒉

⒊

供应商业务

负责人

职务

日期

年月日

xxx超市

新供应商产品问卷调查表

（适合者打“√”，请按一个品牌填写一张）

供应商名称

地址

邮编

电话

品牌及

品类名称

货源

自制□进口□代理□购销

代销□联营□其他：

供应商

产品定位

年龄

所有年龄层

□0～5岁

□5～12岁

13～19岁

□20～50岁

□50岁以上

姓别

□男女都适用

□男性适用

□女性适用

职业

农民

□国企职工

□事业单位职工

私企职工

□集体职工

□外企职工

□个体

家庭人数

□所有家庭

□1～3人/户

□4～6人/户

□7人/户以上

家庭月收入

0～500元

□500～1,000元

□1,000～2,000元

2,000～5,000元

5,000元以上

商圈

（距xxx门店）

0～500米

□500～1,000米

□1～3公里

3～5公里

□5～10公里以上

□10公里以上

产品生命周期

□萌芽期

□成长期

□成熟期

□饱和期

□衰退期

产品质量

□高档

□中高档

□中档

□中低档

□低档

产品责任险

□没有投保□有投保，保险公司：

，保额：

￥/事故

质量管理

□ISO认证□其他方式（简述）：

产品包装

□说明清楚适合自选式销售

□说明不清楚须有促销员解说

□无任何文字说明

有打洞适合吊挂式陈列

□塑料或彩盒包装适合叠放式陈列

纸箱包装

其它包装：

国际条码

□有□无□正申请中，预计个月落实

主要直接

竞争对手

第一家

牌，其档次为：

□高档□中档□低档

第二家

牌，其档次为：

□高档□中档□低档

第三家

牌，其档次为：

□高档□中档□低档

与主要直接竞争

对手的价格对比

第一家

□我公司价格较低□我公司价格相同□我公司价格较低

第二家

□我公司价格较低□我公司价格相同□我公司价格较低

第三家

□我公司价格较低□我公司价格相同□我公司价格较低

与主要竞争

对手的质量对比

第一家

□我公司质量较高□我公司质量相同□我公司质量较低

第二家

□我公司质量较高□我公司质量相同□我公司质量较低

第三家

□我公司质量较高□我公司质量相同□我公司质量较低

与xxx现有商品的对比

品牌

价格

质量

服务（售前与售后）

⒈

较好□相同