Word和Excel基础知识总结汇总.docx
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Word和Excel基础知识总结汇总
Word和Excel基础知识总结
Word基本知识
WORD界面可以分为标题栏、菜单栏、常用工具栏、
格式工具栏、标尺、编辑区、滚动条、状态栏。
二、WORD文档编辑
(一)文本的选择
1、选择任意文本
将光标定位在待选择文本的开始处,拖动鼠标指针至
结束点,再释放左键,就可以选定文本,用这种方法
可以选择任意大小的文本。
2、选择列
将光标定位于待选择文本的开始处,然后按住Alt键
不放,拖动鼠标指针到待选择的文本的末尾处,释放
左键,这样就可以选择一个矩形文本块。
3、利用选择条快速选取
选择条是位于正文左边的一个空白区域。
将鼠标指针
移至编辑区的最左边,当指针变成右斜的箭头?
时,
表明鼠标指针已位于选择条上,此时单击,可选定光
标所在的行;双击可选定光标所在的段;在选择条上
拖动,可选定多行或多段文本;三击可选定整个文档。
4、选择整个文档
可以使用快捷键CTRL+A
(二)文字的设置
文字的设置包括设置文字的字体、字号、颜色、字形、
下划线、字符间距、文字效果等。
修改方法:
1、选中文字后使用菜单命令:
格式→字体命令进行设
置。
2、也可以选中文字后在选择的文字区域中单击鼠标右
键在弹出的快捷菜单中选择“字体”
不管使用哪种方法,都可弹出“字体对话框”。
字体
对话框分为“字体”、“字符间距”、“文字效果”
三个标签。
在“字体”标签中可以设置文字的字体、
字号、字形、字体颜色等。
在“字符间距”标签中可
以设置文字的缩放、间距、位置等内容。
在“文字效
果”标签中可以设置文字的动态效果。
(三)段落的设置
1.对齐方式
对齐方式是指段落在水平方向以何种方式对齐。
Word
2003中有四种对齐方式:
两端对齐、居中、右对齐和
分散对齐。
在格式工具栏中分别用四个按钮表示,从
每个按钮的图标就可以看出对齐的方式。
(1)两端对齐
两端对齐是Word2003默认的对齐方式。
一般情况下,
输入文本时都以这种方式对齐,所以,格式工具栏上
的“两端对齐”按钮被置亮。
当输入的文本超过一行
时,两端对齐的效果就会显示出来。
(2)居中对齐
有时,输入的标题或表格需要居中安放。
此时,可以
使用“居中”按钮来实现。
在输入标题之前,先选择
“居中对齐”,可以直接实现标题的居中;如果在后
期排版时要实现标题的居中安放,可以先将插入点置
于标题所在行,然后单击“居中”按钮。
(3)右对齐
“右对齐”方式可以使整个段落在屏幕上靠右对齐,
一般在表格中输入数据时使用这种对齐方式。
单击格
式工具栏“右对齐”按钮,即可实现右对齐。
(4)分散对齐
分散对齐可以使整个段落中的每一行字符拉开,均匀
分布,占满一行。
只对英文有效,对中文,效果相当
于两端对齐。
2.缩进技术
缩进指的是在水平方向上的段落排版格式,包括首行
缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进4种。
首行缩进是
指段落中第一行的缩进;悬挂缩进是指段落中除第一
行外的文本的缩进;左缩进是指整个段落的左边向右
缩进一定的距离;右缩进是指整个段落的右边向左缩
进一定的距离。
这些缩进可以通过Tab键、格式工具
栏按钮和标尺三种方法来实现。
使用Tab键只能进行首行缩进和左缩进,但进行左缩
进时速度较慢,且每按一次只能缩进固定的距离
(0.75cm,即两个五号字),因此,一般都用Tab键
来进行首行缩进。
在输入新文本之前按一下Tab键,
即可实现开头空两格的格式;否则,应先把插入点移
到要缩进的段落的第一个字符前,再按一下Tab键,
才能实现首行缩进。
利用格式工具栏右边的“增加缩进量”按钮和“减少
缩进量”按钮,同样能起到缩进作用,但只能进行
左缩进。
选定段落后,单击“增加缩进量”按钮,可
以使选定的段落整个向右缩进一定距离,再单击数次,
可以每次再缩进相等的距离。
使用“减少缩进量”按
钮,情况则相反。
在普通视图和页面视图中,可以看到水平标尺,在标
尺中有四个小图标,可用来设定段落格式,它们的位
置和功能如图3-19所示。
利用鼠标和标尺可以快速实现段落缩进。
(1)首行缩进
将插入点置于要进行首行缩进的段落中,拖动“首行
缩进”标记,这时该标记下面会出现一条点划线,表
明缩进的目标位置,当拖动到合适位置时释放鼠标即
可实现首行缩进。
如果有多个段落要进行首行缩进,
只要先选定这些段落,其余方法同上。
(2)悬挂缩进
悬挂缩进与首行缩进类似。
进行悬挂缩进时,可先选
定段落,然后拖动“悬挂缩进”标记,到适当位置,
释放左键即可。
(3)左缩进
选定段落,将鼠标指针指向“左缩进”标记,向右拖
动到适当位置,再释放左键,即可使所选段落向右缩
进一定距离。
(4)右缩进
选定段落,将鼠标指针指向“右缩进”标记,向左拖
动到适当位置,释放左键,即可使所选段落向左缩进
一定距离。
3、利用菜单实现“首行缩进”及“首字下沉”。
(1)“首行缩进”的具体操作步骤
第一步:
在需要缩进的段落行首单击鼠标左键;
第二步:
选择“格式”菜单下的“段落”子菜单
第三步:
在出现的对话框中的“特殊格式”下拉框中
选择“首行缩进”
第四步:
设置首行缩进的度量值,可以直接输入缩进
的数值。
也可以点击上下按钮设置,一般设置为“2”。
第五步:
点击“确定”按钮,即可完成“首行缩进”
的设置。
第六步:
点击“文件”菜单下的“保存”,将设置好
的文件保存。
(2)“首字下沉”的具体操作步骤
第一步:
在需要设置“首字下沉”的段落行首单击鼠
标左键;
第二步:
选择“格式”菜单下的“首字下沉”子菜单。
第三步:
在出现的对话框中选择需要的首字下沉类型
(“无”“下沉”或“悬挂”),并对相应的参数进
行设置。
第四步:
点击“确定”按钮,即可完成“首字下沉”
设置。
第五步:
点击“文件”菜单下的“保存”,将设置好
的文件保存。
(四)查找与替换
输入篇幅较长的文档后,对于输入错误的文字,若用
手工方法一一查找出现错误的位置,既费时又费力。
利用“查找与替换”功能,可以迅速将错误找出来,
并且可以自动进行修改。
1、查找
单击“编辑(E)”菜单中的“查找(F)”,或“替
换(E)”,或“定位(G)”命令,都将弹出“查找
和替换”对话框。
在“查找内容(N)”框中输入欲查找的字符串,单
击“高级(M)”按钮,打开“搜索选项”对话框,
其中:
“搜索范围”框中有“全部”“向上”和“向
下”三个选项,用来指定搜索的方向,系统默认值为
“全部”,搜索时从插入点处开始向下搜索至文档末,
再从文档头开始搜索至插入点处;“向上”指的是从
插入点处开始向前搜索至文档首;“向下”指的是从
插入点处开始向后搜索至文档末。
另外还有“区分大
小写(H)”“全字匹配(Y)”“使用通配符(U)”
“同音(K)”“区分全/半角(B)”和“查找单词的
各种形式(M)”等六个检查选项,可以根据需要分
别选择不同的选项进行精确的查找。
设置好各种选项
后,单击“查找下一处(F)”按钮,Word2003将从
插入点处开始查找,并会在第一处符合查找内容的地
方停止,以反白显示要查找的文本,此时可以修改文
档,然后单击“查找下一处(F)”按钮,Word2003
继续往下找,直到查完整篇文档。
2、替换
通常,“查找”与“替换”两个命令是配合使用的,
为了将查找到的文本自动替换为其他新的内容,可以
在“查找和替换”对话框中单击“替换(P)”标签,
此时对话框中又出现了“替换为(I)”框,在“替换
为(I)”框中输入修改后的文本,然后单击“替换(R)”
或“全部替换(A)”按钮,便可实现替换。
使用“替
换(R)”按钮,每次查找到文本后,Word2003都会
询问“此处是否替换?
”,若单击“替换(R)”按钮,
则用新文本替换旧文本;若单击“查找下一处(F)”
按钮,则不进行替换,继续寻找下一处。
如果使用“全
部替换(A)”按钮,Word2003自动将所有查找到的
文本替换为修改后的文本,中途不再询问是否替换。
注意,有时替换我们还要替换格式或其它设置,这里
就要用到高级选项。
还有替换特殊字符。
如从其它位置找到的文档,粘贴
过来以后,里面空格或其它无用字符太多,可以利用
高级中的‘特殊字符’来查找替换。
(五)图片编辑
1、如果我们呀插入图片,并为其加上边框,具体操作
步骤如下:
第一步:
鼠标左键点击正文中需要插入图片的位置,
选择“插入”菜单下的“图片”子菜单中“来自文件”
或者“剪贴画”命令,选择需要的图片插入文档中。
第二步:
鼠标左键单击选中图片,选择“格式”菜单
下的“边框和底纹”子菜单。
第三步:
在弹出的对话框中,选择需要的边框类型,
并设置相应的参数,点击确定按钮即可。
第四步:
点击“文件”菜单下的“保存”,将设置好
的文件保存。
2、对于图片的格式,还可以进行大小的变化:
第一步:
右键点击图片,在弹出的惨淡中选择“设置
图片格式”命令
第二步:
在弹出的“设置图片格式”对话框中选择“大
小”选项卡,在“高度”下拉框和“宽度”下拉框中
填入要求的尺寸大小,点击“确定”按钮即可;
第三步:
点击“文件”菜单下的“保存”,将设置好
的文件保存。
在弹出的“设置图片格式”对话框中的“版式”标签,
可以设置文字的环绕方式,包括嵌入型、四周型、衬
于文字下方、浮于文字上方、紧密型等。
其中,嵌入
型的图片是不能拖动的。
(六)表格的操作
第一步:
打开Word,选择“表格”菜单下的“插入”
子菜单下的“表格⋯”命令
第二步:
根据需要,在出现的对话框中更改表格的行
数和列数,再选择“自动调整”的设置,点击“确定”;
第三步:
点击“文件”菜单下的“保存”。
表格建立成功之后,还可以对表格进行行的删除、单
元格的合并等操作:
【删除表格中的行】选中要删除的行,选中要删除的
行,选择“表格”菜单下的“删除”子菜单下的“行”
命令,就可删除一行。
【合并单元格】选中要合并的单元格,选择“表格”
菜单下的“合并单元格”命令,就可将选中的单元格
合并为一个单元格
(七)设置页眉页脚及页码
1、加入页眉页脚具体操作步骤
第一步:
选择“视图”菜单下的“页眉页脚”子菜单
第二步:
出现页眉页脚菜单及页眉输入框点击菜单中
的“页眉页脚切换按钮”,可切换到页脚输入框。
第三步:
在页眉或页脚菜单中,点击不同的按钮可以
插入页码、页数、日期、时间等,也可以根据自己的
需要直接在页眉或也叫输入框中输入文字
第四步:
设置完毕后,关闭页眉页脚菜单;
第五步:
点击“文件”菜单下的“保存”,将设置好
的文件保存。
2、设置页码
如果要为已经建立好的文档插入页码,具体操作步骤
如下:
第一步:
选择“插入”菜单下的“页码”子菜单,出
现页码菜单
第二步:
在页码设置菜单的各个下拉子菜单中,根据
自己的需要进行设置;
第三步:
点击“文件”菜单下的“保存”,将设置好
的文件保存。
三、利用Word撰写科研报告
第一步:
定义每一级标题。
打开欲插入目录的科研报
告,选择“格式”菜单中的“样式与格式”,会在
Word编辑窗口右侧出现一个“样式和格式”栏。
这里
面我们主要会用到标题1,标题2和标题3三级标题,
用它们分别来定义欲生成目录的每一级标题。
定义的
方法很简单。
第二步:
修改标题格式。
标题1,标题2,标题3的属
性(如字体大小,居中,加粗等)都是可以自行修改
的。
修改方法是:
右键点击标题“标题1”选择“修
改”,会弹出修改菜单,你可以根据自己的要求进行
修改。
第三步:
单击你要插入目录的空白位置,选择“插入
→引用→索引和目录”,在“索引和目录”对话框中
选择“目录”选项卡。
第四步:
在“目录”选项卡中,勾选“显示页码”,
则会在目录的右方显示页码;勾选“页码右对齐”,
则页码以右对齐的方式显示,这能使目录更美观。
第五步:
在“目录”选项卡的“格式”下拉列表选项
中,可以选择使用现有的样式格式,也可以选择Word
内置的其他格式。
比如我们选择“来自模板”,在“显
示级别”数值框中,可以设置船舰目录的标题样式级
别,缺省时将创建3级目录。
第六步:
勾选“目录”选项卡中的“使用超级链接而
不使用页码”,则在目录中按住Ctrl并单击鼠标可跟
踪链接。
如果不勾选,则没有超级链接功能。
第七步:
设置完毕后,单击“确定”按钮,一个目录
就自动生成了。
如果修改了文章内容,想更新一下目录,方法很简单:
在目录区域内,点击右键,选择“更新域”,在弹出
对画框中选择“只更新页码”,则只更新页码,标题
内容不变;如果选择“更新整个目录”,则整个目录
都会更新,最后点击“确定”即可。
四、用Word为科研报告从第n页插入页码
在撰写可研报告时,我们常遇到前几页,如封面、目
录等不再显示页码,或想采用“I、II⋯⋯”的页码形
式,页码“1”从正文才开始显示的情况。
第一步:
打开要编辑页码的文档,将光标移到第二页
最后一行的末尾处,选择“插入→分隔符”命令,弹
出“分隔符”对话框,选择“分节符类型”中的“下
一页”,单击“确定”按钮。
第二步:
点击第三页任意位置,选择“插入→页码”
命令,在随后出现的“页码”对话框中,单击“格式”
按钮,在“页码编排”一栏中选择“起始页码”从“1”
开始,选择“确定”。
第三步:
点击“页码”对话框中的“确定”后,从第
三页起页码开始从“1”显示,但是前面的两页,也有
页码“1”和“2”。
我们要将前两页的页码删除。
首
先将光标移到第三页,选择“视图→页眉和页脚”,
弹起“页眉和页脚”工具条单击“在页眉页脚间切换
按钮”再点击“链接到前一个”按钮,取消和前一节
的链接。
第四步:
将光标移到第一页,选择“视图→页眉和页
脚”,点击“页眉和页脚”工具条上的切换按钮,切
换到页脚,删除页码。
前两页的页码就删除了
Word快捷键
Ctrl+-(连字符)创建不间断连字符
Ctrl+B使字符变为粗体
Ctrl+I使字符变为斜体
Ctrl+U为字符添加下划线
Ctrl+Shift+缩小字号
Ctrl+Shift+>增大字号
Ctrl+Q删除段落格式
Ctrl+Spacebar删除字符格式
Ctrl+C复制所选文本或对象
Ctrl+X剪切所选文本或对象
Ctrl+V粘贴文本或对象
Ctrl+Z撤消上一操作
Ctrl+Y重复上一操作
1.用于设置字符格式和段落格式的快捷键
快捷键作用
Ctrl+Shift+F改变字体
Ctrl+Shift+P改变字号
Ctrl+Shift+>增大字号
Ctrl+Shift+<减小字号
Ctrl+]逐磅增大字号
Ctrl+[逐磅减小字号
Ctrl+D改变字符格式("格式"菜单中的"字体"命令)
Shift+F3切换字母大小写
Ctrl+Shift+A将所选字母设为大写
Ctrl+B应用加粗格式
Ctrl+U应用下划线格式
Ctrl+Shift+W只给字、词加下划线,不给空格加下划
线
Ctrl+Shift+H应用隐藏文字格式
Ctrl+I应用倾斜格式
Ctrl+Shift+K将字母变为小型大写字母
Ctrl+=(等号)应用下标格式(自动间距)
Ctrl+Shift++(加号)应用上标格式(自动间距)
Ctrl+Shift+Z取消人工设置的字符格式
Ctrl+Shift+Q将所选部分设为Symbol字体
Ctrl+Shift+*(星号)显示非打印字符
Shift+F1(单击)需查看文字格式了解其格式的文字
Ctrl+Shift+C复制格式、WORD文档编辑
Ctrl+Shift+V粘贴格式
Excel基本知识
Excel电子表格基本知识点
Excel第一课基础知识和基本操作
一、基础知识
1、简介:
EXCEL是一种电子表格处理软件,主要用于
对数据的处理、统计、分析、与计算。
2、启动与退出:
3、界而介绍:
标题栏、菜单栏、各种工具栏、编辑栏、行/列标题栏、
水平垂直滚动条、编辑区、工作表标签、状态栏
二、基本概念
1、工作薄:
一个EXCEL文件就称为一个工作薄,一个
工作薄中可以包含若干张工作表。
2、工作表:
工作薄中的每一张表格称为工作表,每张
工作表都有一个标签,默认为sheet1\sheet2\sheet3
来命名(一个工作薄默认为由3个工作表组成)。
3、单元格:
工作表的每一个格称为单元格。
4、活动单元格:
工作表中带黑色外框的单元格叫活动
单元格,也叫当前单元格或激活单元格。
5、单元格区域:
由多个单元格组成的矩形区域叫活动
单元格区域(也称为表格区域)。
6、行标题:
工作表中的每一行行首数字(1、2、3、)
称为行标题;一张工作表最多有65536行。
7、列标题:
工作表中每一列列首的字母(A、B、C)
称为列标题;一张工作表最多有256列。
三、基本操作
1、工作薄操作
(1)新建工作薄:
单击“文件”菜单——击“新键”
——选择“常用”标签——选择“工作薄”——击“确
定”(或击“常用”工具栏上的“新键”按钮)。
(2)打开已有工作薄:
单击“文件”菜单——击“打
开”——选择文件——击“打开”(或击“常用”工
具栏上的“打开”按钮)。
(3)保存工作薄:
单击“文件”菜单——击“保存”
——输入工作薄名称——击“保存”(或击“常用”
工具栏上的“保存”按钮)。
(4)关闭工作薄:
单击标题栏上的“关闭”按钮
(5)切换工作薄:
单击任务栏上的工作薄标题按钮
2、工作表操作
(1)插入工作表:
右击任一工作表——击“插入”即
可。
(2)删除工作表:
右击要删除的工作表——击“删除”
即可。
(3)重命名工作表:
右击要重命名的工作表——击“重
命名”——输入工作表名称——回车即可。
(4)移动工作表:
A、同一工作薄中:
按左键拖动工作表至目标位置即
可。
B、不同工作薄中:
右击要移动的工作表——击“复制
或移动工作表”——在工作薄列表框中选择目标工作
薄——击确定。
(5)复制工作表
A、同一工作薄中:
按CTRL键拖动工作表至目标位置
即可。
B、不同工作薄中:
右击要复制的工作表——击“复制
或移动工作表”——在工作薄列表框中选择目标工作
薄——选中“建立副本”选项——击确定。
3、单元格操作:
(1)插入单元格:
选择相邻单元格——击“插入”菜
单——击“单元格”——选择所需的选项击“确定”。
(2)删除单元格:
选择要删除的单元格击“编辑”菜
单——击“删除“——选择所需选项击“确定”。
(3)移动单元格数据:
选择单元格,光标移至下边框,
变成向上箭头时拖动单元格至目标位置。
(4)复制单元格数据:
选择单元格,光标移至下边框,
变成向上箭头时按CTRL键并拖动单元格至目标位
置即可。
(5)合并单无格:
选择多个单元格,击“格式”工
具栏上“合并及居中”按钮。
(6)取消单元格合并:
选择已合并的单元格——击
“格式”菜单——击“单元格”——选择“对齐”标
签——取消“合并单元格”选项——击“确定”。
(7)删除单元格(区域)数据:
选择包含数据的单
元格(区域)按键盘上的Delete键。
(8)选择单元格:
按住鼠标左键拖动即可选择多个单
元格。
4、行/列的操作
(1)行/列的插入:
选择下面/后面的单元格——击
“插入”菜单——击行/列。
(2)行/列的删除:
选择要删除的行/列——击右键
——击删除行/列。
(3)行高的调整:
光标放行标题之间的交界处,变双
箭头时按左键拖动至适当的高度。
(4)列宽的调整:
光标放列标题之间的交界处,变双
箭头时按左键拖动至适当的高度。
(5)行/列的选择:
击行标或列标即可。
按CTRL键可选择不相邻的单元格、行、列。
四、格式刷:
位于“常用”工具,用于复制选定对象或文本格式,
并将其应用到你所需的对象或文本中
步骤:
(1)选择源格式文本
(2)单击“格式刷”
(3)选择目标文本即可
要将格式复制到多个项目上,可双击“格式刷”,然
后选择要改变其格式的各个项目。
完成操作后按“E
SC”取消键以关闭“格式刷”
五、数据输入
成批输入数据(多个单元格输入相同数据)
方法:
选择单元格区域(如为多个不相邻的单元格则
按CTRL键选择),在一个单元格输入数据后按C
TRL+ENTER)
Excel第二课数据输入与工作表格式化
一、自动填充数据
等差序列:
按固定的步长增加或减少数值的序列(方
法:
先在前面两个单元输入数据并选中,鼠标指向单
元格右下角的填充柄为十字光标时拖出所需的序列)
等比序列:
按固定因子的累积方式乘以填数据的序列
方法:
先输入一个等差序列并全选中——击“编辑”
菜单——击“填充”——击“序列”——选择等比序
列输入步长值——击“确定”(注意步长值的输入)。
二、自定义序列
击“工具”菜单——击“选择”——击“自定义序列”
——在右框图中输入数据(每输入一个数据后按回车
键)——击“添加”——击“确定”。
三、数字的输入及其格式
(1)设置数字格式:
选择数据区域击“格式”菜单—
—击“单元格”——选择“数字”标签——选择数值
类型按需要设置——击“确定”。
(2)设置文字格式:
选择数据区域击“格式”菜单—
—击“单元格”——选择“字体”标签根据需要设置
——击“确定”
(3)设置数据对齐方式:
选择数据区域击“格式”菜
单——击“单元格”——选择“对齐”标签按需设置
确定”
(4)设置单元格边框:
选择数据区域击“格式”菜单
——击“单元格”——选择“边框”标签按需设置—
—击““确定”
(5)设置单元格底纹:
选择数据区域击“格式”菜单
——击“单元格”——选择“图案”标签按需设置—
—击“确定”
★:
选择数据区域右击——击“设置单元格格式”(出
现单元格对话框)注意灵活运用。
EXCEL第三课公式与函数
一、公式与计算
概念:
公式是指在工作表中对数据进行分析计算的算
式,可进行加、减、乘,除等运算,也可在公式中使
用函数。
公式要以等号(=)开始。
1、单元格的引用:
指在公式中常用单元格的地址来代
替单元格,并把单元格的数据和公式联系起来,引用
时列在前、行在后。
2、输入及编辑公式
(1)输入公式:
先输入等号(=),再输入公式,如:
=A2+A3;(分为在同一单元格中与不同的单元格)
(2)复制公式,按CTRL键在有公式的单元格中拖动
填充柄进行公式的复制;
(3)编辑公式:
在编辑栏中的公式中单击按需要进行
设置。
二、函数的应用
函数是预先编制的用于对数据求值计算的公式,包括
数学,三角,统计,财务,时期及时间函数等。
常用函数举例:
求和函数(SUM):
求所选区域的总
数
方法:
光标放在要存放结果的单元——击“插入”菜
单——击“FX函数”——选择数学与函数——选择
SUM——击“确定”——击NUMBERI