试论知识经济时代的秘书素质黄丽定稿.docx

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试论知识经济时代的秘书素质黄丽定稿

学号：

08440530004

安徽冶金科技职业学院

AnhuiVocationalCollegeandTechnology

毕业设计（论文）

题目：

试论知识经济时代的秘书素质

姓名：

黄丽年级：

08文秘

系别：

经济管理系专业：

文秘

指导老师：

张骏完成时间：

2011-12-12

论文目录

摘要·····················································3

关键词···················································3

绪论·····················································5

一、秘书人员的品质修养··································5

（一）职业品德

（二）工作作风

二、秘书人员的知识能力结构································8

（一）丰富广博的专业知识

（二）信息技术与网络知识

三、秘书人员的心理素质···································11

（一）秘书心理健康的基本要求

（二）磨砺秘书职业性格心理

结束语···················································13

参考文献·················································14

试论经济时代的秘书素质

【摘要】知识经济时代，就是知识爆炸的时代，是高新科技迅猛发展的、呼唤高素质人才的时代。

随着信息技术日益发达，企事业单位的办公手段日益先进，对外合作日益频繁。

因此，对21世纪的秘书能力素质要求更高。

本文主要以安徽冶金科技职业学院08经济管理系文秘专业的学生为个案，总结了秘书在工作中不仅要求具备理论知识，动手能力，而且更加注重秘书自身的素养，包括素质和修养。

因为秘书的素质直接影响到了工作质量和效率。

本文旨在为其他学生提供一些借鉴，尤其是可以被更多的在校生借鉴。

希望他们不断完善自己，可以在毕业之前就做好准备；在日常生活中养成良好的生活习惯，这样才会形成良好的素养。

【关键词】知识经济时代信息技术办公手段素质

DiscussionEconomicalTimeSecretaryQuality

Abstract:

Theeraofknowledgeeconomy,istheknowledgeexplosiontime,isthehighnewtechnologyrapiddevelopment,summonsthehighqualitytalentedperson'stime.Isdaybydaydevelopedalongwiththeinformationtechnology,Enterprisesandinstitutions'sworkmethodisdaybydayadvanced,theforeigncooperationisdaybydayfrequent.Therefore,abilityqualityrequestishighertothe21stcentury'ssecretary.ThisarticlemainlytaketheAnhuimetallurgyscienceandtechnologyTrainingcollege08managementsofeconomyisthearticlePeruspecializedstudentsasacase,notonlysummarizedsecretarytorequestintheworktohavethetheoreticalknowledge,beginningability,moreoverevenmorepaidgreatattentionsecretaryownaccomplishment,includingqualityandtraining.Becausesecretary'squalityimmediateinfluenceworkqualityandefficiency.Thisarticleisforthepurposeofforotherstudentsprovidingsometouseforreference,particularlymayuseforreferencebymoreenrolledstudents.Hopedthattheyconsummatethemselvesunceasingly,maybeforethegraduationpreparesfor;Fostersthegoodhabitsandcustomsinthedailylife,willlikethisonlythenformthegoodaccomplishment.

Keywords:

EraofknowledgeeconomyInformationtechnologyWorkmethoddiathesis

绪论

随着加入世界贸易组织，我国正进一步走向开放，各方面都逐步与国际社会接轨，每个社会组织和个人都需要在广泛的、频繁的社会交往中谋求自身发展。

在这样的环境下，对作为领导助手的秘书工作人员的要求越来越高，要求秘书工作人员具有较高的职业素质。

所谓素质，就是一个人在思想道德品质和知识技能等方面，经过长期锻炼和学习所达到的一定水平。

对于秘书来说，高尚的职业道德和精明的业务才干就是秘书工作人员的素质。

在信息技术时代里，企事业单位更要求秘书是个“全才”。

因此，本文将从秘书人员的品质修养、知识能力结构、心理素质等方面探讨知识经济时代下秘书应具备的能力素质。

一、秘书人员的品质修养

（一）职业品德

职业品德，是担负着不同社会责任的职工应当遵循的道德准则。

它通过人们的信念、传统、习惯和社会舆论起作用，成为人们评判是非，辨别好坏的标准，促使人们坚持正确的东西，追求美好的理想，抵制不良思想作风的影响，自觉地履行职业责任。

身处知识经济时代的秘书工作人员，应具备这样一些职业品德：

1.甘于寂寞

秘书岗位十分重要，但秘书工作的服务性、幕后性决定了秘书人员将远离鲜花、掌声和闪光灯。

在实际工作中往往是秘书人员付出了大量劳动，但成果的所有者却大多数是领导或集体。

因此，秘书人员必须甘于寂寞，乐于奉献，任劳任怨，恪守职责。

邓颖超同志曾高度评价秘书人员工作特点：

“工作既具体又繁忙，无论是管文件，组织会议，还是从事公文写作，常常需要加班加点，夜以继日地工作，而且很少能出头露面、留名得利。

他们自觉地发扬这种埋头苦干、自我奉献、甘当无名英雄的精神，正是秘书人员的高尚之处。

”

2.廉洁奉公

人们常说“小参谋办大事”。

秘书是领导的参谋。

秘书人员虽然职务不高、权力不大，但由于工作岗位的特殊性，使用权力的机会和方式有很多，接触大大小小利益的机会也非常多。

而且由于秘书人员与领导的关系非常密切，自然也成为许多人为了找关系走门路而拉拢的对象。

秘书人员应当自觉做到廉洁奉公，坚持原则，不为各种利益所诱惑，更不能假公济私，牟取私利，否则即使一时表面“风光”，付出却是自己一生的前途。

3.平等团结

秘书部门处于机关、单位的枢纽部位，要负责综合协调。

为此，秘书人员要处理好人际关系，以平等态度对待其他同事，加强团结，善于合作。

秘书人员与领导关系密切，但不能以“一人之下，众人之上”自居。

秘书人员更应从严要求自己，尊重别人，才能平等共处，团结协作，提高工作效率。

4.严守机密

秘书的“秘”就是秘密的“秘”，secretary与secret是紧密相联的。

随着信息技术的迅速发展，对信息的拥有和掌握，越来越成为国家之间、企业之间展开竞争的重要领域，“得信息者得天下”在今天已不是危言耸听。

秘书在为领导处理大量工作的过程中，自然会接触大量机密。

这样，秘书稍有不慎，就有可能泄密。

因此，有关工作的事，即使对自己的家人也不要多谈。

为了严守秘密，秘书应有非常丰富的知识和经验，具有高度的职业敏感，在头脑中有一把尺子，随时衡量各种信息在情报方面的价值以及与各方面的利害关系。

在工作和生活中，秘书人员应做到：

不该看的不看，不该听的不听，不该说的不说，不该记的不记；不携带涉密载体出席公共场合，不在公开渠道传递涉密信息。

要注意细节，防止无意泄密，比如在接待客人时，应将涉密材料合上或锁好，或者将涉密的电脑页面关闭或最小化。

（二）工作作风

秘书工作人员应当具有的工作作风，与上面讲到的秘书人员职业道德、理论修养等密切相关。

这里仅谈几个主要方面：

1.求实

任何领导机关或领导个人，要想获得预期的工作效果，就得使作出的决策符合客观实际，而决策符合客观实际的先决条件，是必须掌握充分、准确的信息。

秘书机构和秘书工作者承担着为领导决策提供信息的责任，若所提供的信息不准确，势必会影响决策的质量。

所以，从某种意义上说，秘书工作人员在贯彻实事求是的思想路线、在说实话办实事中，起着关键作用。

2.谨慎

秘书工作的地位和作用，要求秘书工作者在工作中必须经常保持谨慎的态度，没有依据的话不说，没有把握的事不做，不轻易许愿，要做到言必信，行必果。

特别需要注意的是，当领导不在，别人提出任何要求和建议，秘书只负责传达，未经领导授意，决不要代替领带答应或认可任何问题，更不能代替领导作指示。

3.敏捷

在现代化建设中，任何部门、单位都应该加快工作的节奏，办事讲究速度和效率。

秘书工作人员作为领导的直接助手，要想在工作中不拖领导的后退，必须培养办事敏捷的作风。

4.细致

现代管理的重要特征之一就是科学化，科学化管理不仅要求管理手段要科学化，而且要求从事管理的人员按照科学办事，用科学的办法去工作。

秘书工作人员要适应这个新形势，除了学习掌握新的科学技术外，还要培养严密的作风。

首先，要学会定量分析法，即对反映的情况和问题，不仅要进行定性分析，而且还要进行定量分析，用事物数量来说明事物性质。

其次，贯彻执行领导的指示要一丝不苟，不能马马虎虎使政策在执行中走了样。

再次，对于领导交办的事项，不论巨细，都要清楚地记下，一一完成，不能丢三落四。

秘书人员要养成“每事录”的习惯。

二、秘书人员的知识能力结构

（一）丰富广博的专业知识

老子说：

“吾生也有涯，而知也无涯。

”一个人的生命是有限的，而知识海洋是浩瀚无穷的，因此一个人不可能也没有必要学完所有的知识。

秘书从业人员应该根据岗位的需要，有针对性、有目的性地构建合理的知识结构，不断优化自己的知识结构。

值得一提的是，随着社会不断发展，“终身学习”的观念正深入人心，日益成为对各行各业从业人员的共同要求。

因此，要想胜任秘书岗位的工作，不能有“毕其功于一役”的想法，不能指望通过几年大学的专业学习便可坐享终生。

只有不断学习、不断提高，才能顺应时代和社会的发展需要。

1.本层次、本岗位应具备的知识

秘书专业知识主要有秘书学、秘书业务、管理学等部分，其中秘书业务又包括调研工作、信息工作、信访工作、档案工作等。

管理学是专门研究管理活动及其基本规律和一般方法的科学，20世纪初由法国企业家亨利·法约尔提出，正式形成于20世纪50年代的美国，到80年代受到普遍重视，得到迅猛发展。

秘书岗位所在的部门往往是枢纽所在，与领导者联系最为密切，秘书在辅助领导进行科学决策管理过程中发挥着重要作用。

因此，具备管理学知识对于如何提高秘书工作效率、实现秘书工作现代化、科学化，意义重大。

2.本层次、本岗位相关的知识

如果一位秘书所在的单位是企业，那么除了要懂得一些企业管理知识外，还要根据企业生产经营方向，懂得一些专门技术，如电子、机械技术等。

3.原有知识积累

许多从事秘书工作的人，原先学习的并不是秘书专业，比如其学习的是中文、法律等专业。

即使有的秘书工作人员就是学秘书专业的，那么在其学习秘书专业之前以及从事秘书工作之后，也会自觉或不自觉地学习掌握一些社会科学和自然科学的知识。

这些知识成为其原有的知识基础和知识背景，对秘书工作起着直接或间接的作用。

（二）信息技术与网络知识

现代社会已进入信息社会，我们每天的生活都离不开信息，它已经和物质、能量并列，成为社会发展所必需的三大资源。

是否能够充分地开发、有效地利用信息资源，已经成为一个国家，一个地区发达程度和发展水平的决定因素。

信息工作在秘书部门的作用和地位，随着信息作用不断开发、利用日益得到重视。

秘书部门是领导机关的综合办事机构，是为领导和领导机关实施管理和决策服务的，提供信息服务就是其中的一项重要工作内容。

秘书要做好信息工作，不仅要在平时做好经常性的信息管理，还要注意及时、主动、准确、系统地输送丰富的信息，为领导和领导机关提供高效、优质的服务。

随着科技发展和网络技术的应用，我们正步入信息时代，秘书传统工作方式也有了根本性改变。

信息搜集、整理、传递、处理的速度和有效性大大提高，计算机、扫描仪、复印机、投影仪、数码相机、数码摄影机、电话会议系统、办公软件，图像编辑软件、电子辞典、移动电话、公司局域网、国际互联网等数字化、智能化、信息化的办公软硬件的应用，不仅提高了我们的办事效率，也增加了事务处理的准确性。

要达到这些效果，对秘书能力提出了更高的要求。

三、秘书人员的心理素质

（一）秘书心理健康的基本要求

1.能控制自己的情绪

情绪具有弥散性，它对个体工作效率具有很大影响。

一个人处在良好的情绪状态下，会激发出自己的工作热情，增强自信心。

秘书人员应该学会控制自己的情绪。

特别是当自己遇到困难挫折或人际关系出现矛盾时，不能感情用事，要理智地去面对这些困难和矛盾。

2.善于与别人友好相处

人际关系状况是影响人们身心健康的重要因素。

良好的人际关系能够使人感到心情舒畅、精神愉快；不善于与别人友好相处，则会使人感到孤独、苦闷，产生一种压抑感。

秘书人员处在复杂的人际活动中，应该善于与别人友好相处，以获取人们的信任与尊重。

3.充分发挥自己的个性

秘书人员不仅应保持自己个性的完善与和谐，还应该使自己的个性获得充分发展，尽可能地发挥出自己的聪明才智。

那种完全被现实所同化、缺少自主行动的人，事实上是缺少个性的人，是很难从事创造性工作的。

秘书人员为领导服务，并不应该消磨自己的个性，只有个性突出鲜明，才能在生活中成为独特的“这一个”。

（二）磨砺秘书职业性格心理

1.坚定

秘书每天要接触大量的管理和社会信息，传递各个层次的指令，组织多种信息的反馈。

这当中，他们必须遵守有关法律、法规，坚决执行领导的指示，坚持单位或公众利益高于一切。

只有这样，秘书人员在处理工作中才能心地坦荡，敢作敢为，而不是简单地充当决策者的传声筒和晴雨表，甚至把与上的关系搞得庸俗化。

试想，如果秘书没有坚定的意志，在上情下达或下情上达中报喜不报忧，或是报告失实，就会给领导决策带来困难，使决策丧失科学价值。

在各种不正之风相当严重地侵蚀着各级管理机构的今天，秘书工作往往是个缺口。

为了企事业单位、机关正常的指挥联络不被干扰，为了整个社会管理机构的健康运转，秘书磨砺坚定的职业性格相当重要。

2.随和

秘书性格中的坚强意志是秘书工作的基础和保障，它有利于各级管理机构与所控系统在信息传递中不受各种不健康因素的干扰。

然而由于秘书处于复杂的人际关系中，位于各种矛盾的汇合点，时常要周旋四面，调解八方，这就决定了秘书不可能是个脾气古怪、性格孤僻的人。

即是说，秘书在拥有坚强意志性格的同时，还必须相辅相成地具有随和性的一面。

3.灵活

如果说随和性对提高秘书工作效率产生着不易察觉的间接作用，而产生直接作用的则是对秘书性格中灵活性方面的客观要求。

须知，突发事情在秘书工作中会经常出现，若秘书人员平时毫无应急思维，缺乏“先兆危机感”，当突如其来的事情出现在眼前，就会茫然不知所措，失去为决策机构和决策者服务的作用。

4.幽默

国外秘书学的研究中，幽默感已列为秘书人员必备的一项品格。

秘书只有善于保持爽朗愉快的心境，舒畅和谐的工作环境，才能充分发挥自己的聪明才干，提高工作效率。

秘书人员面对一大堆繁杂的事务，时常会有欲罢不能、永无休止之感，烦躁厌倦之情油然而生，这种心境肯定会影响工作。

一位有幽默感的秘书，可以通过自我解嘲的方式，来发泄不协调的感情，保持生理、心理上的平衡，始终以一种稳定的方式来完成各种困难的任务。

结束语

总之，秘书工作的重要性，要求工作人员具有高尚的职业道德和精明的业务才干，而品德更为重要。

现如今，各级单位、企业更注重员工本身的素质，其次才会看重员工的技能。

秘书人员不能只满足于一部电话、一支笔的传统办公方式，应尽可能地掌握和使用各种现代化的办公设备，以提高工作效率。

文秘专业学生要明白社会需要什么样的人才，企业需要什么样的员工，以此加强自身修养。

作为知识经济时代的秘书工作人员，要不断完善自己，提高自身素质，适应社会，为和谐文明的社会做一份贡献。

参考文献

[1]钱立静，《秘书原理与实务》，合肥工业大学出版社，2008年6月

[2]陈合宜，《秘书学》，暨南大学出版社，2007年10月

[3]潘彦维，《公关礼仪》，北京师范大学出版社，2008年6月

黄丽

2011年12月12日