检测档案管理制度.docx

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检测档案管理制度

青岛市建筑工程质量

检测中心有限公司

检测档案管理制度

编号：

QJZ/ZD14:

2009

版本号：

A/0

主责：

办公室

编写：

常英

审核：

韩佩贞

批准：

郝建新

实施日期：

2009.01.01.

1.目的

为了规范和加强公司检测档案的管理工作，有效地保护和利用检测档案，制定本办法。

2.定义

本制度所称的检测档案是指本公司实施检测活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

检测档案应该包括检测业务合同、检测项目委托单、原始记录、检测报告和检测台帐、检测结果不合格项目台帐以及开展检测活动直接形成的具有保存价值的其他形式的记录。

3.原则

　　检测档案实行综合管理，分级实施；分别汇总，集中存放；由谁产生，由谁负责；定员定岗，分级考核的管理原则（档案管理网络图见附件1）。

4.职责

4.1公司档案管理员职责

4.1.1组织学习及贯彻执行国家、省、市及行业有关档案工作的法律法规和业务标准；

4.1.2负责制订公司检测文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度，并监督实施；

4.1.3负责对各部门转交的检测档案进行登记、归档、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

4.1.4负责对各部门检测档案文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行监督、指导，查找整理过程中存在的问题，及时总结汇报，提出针对性意见和建议。

4.2各部门档案管理员职责

4.2.1认真学习和执行档案工作的法律、法规及公司档案管理的各项制度；

4.2.2负责对本部门的检测档案材料进行收集、整理、立卷、归档工作，做到归档文件材料完整、准确、及时、规范；

4.2.3按照公司档案管理的规定时间向公司档案室移交整理好的上一年度的检测报告、台账等检测档案。

4.3出具报告人员职责

4.3.1检测人员要如实填写检测资料。

原始记录应包含足够的信息使检测过程能够再现，必要时，应包括图纸、图表、照片等资料。

出具的检测报告经技术负责人审核、授权签字人签署后，加盖检测专用章；

4.3.2授权签字人应认真审核把关，确保检测资料真实、准确。

5.归档要求

5.1检测报告发出后，需归档的技术资料必须及时归档。

归档的检测报告应与发出的检测报告完全一致。

5.2归档的资料应完整、准确、系统。

归档的资料应包括检测合同、检测项目委托单、原始记录（含图纸、图表、照片、计算书等资料）、检测报告以及开展检测活动直接形成的具有保存价值的其他形式的记录。

5.3需归档材料可以按纸张和电子两种不同载体形式分别进行归档。

归档的电子文件，要有相应的纸质文件材料一并归档保存。

5.4凡需归档的文件材料，要做到审查手续完备，格式统一，字迹工整，图样清晰；文件书写和载体应使用钢笔或碳素笔等能耐久保存的材料，禁用铅笔等字迹不牢固的书写工具。

6.整理要求

6.1组卷

6.1.1检测合同、委托单、原始记录、检测报告应当按年度统一组卷，检测报告编号应当连续，不得随意抽撤、涂改。

发生空号时，应附原废页或由经手人签字、科室负责人批准的情况说明。

6.1.2见证送样的建筑材料检测报告根据报告编号，按照检测报告封面、检测报告、原始记录、委托单、其他附加材料的顺序,按时间顺序整理（同一单位同一时间或者同一份委托单的同类检测报告可合并整理），每100号或50号（厚度在3～4厘米之间）为一件。

6.1.3检测结果为不合格的涉及结构安全的混凝土、砂浆试件抗压强度检测报告、水泥物理性能检测报告、钢筋材料的各项检测报告要单独组卷，按年度另行装订成册。

6.1.4地基基础、主体结构、钢结构、建筑幕墙等涉及建筑结构的工程检测的档案以每一报告编号为一件，每件按检测报告、原始记录、其他附加材料的顺序排列。

6.1.5所有签订的检测合同应以年度为单位，按检测范围单独组卷，并建立详细的检测合同台账（附件5）以备查阅。

6.1.6实施检测活动中直接形成的，具有保存价值的电子文件，即由计算机生成和读取，并用数字代码记录的报告、台账等信息，以年度为单位刻成光盘（一式两份）。

6.2装订

6.2.1归档文件装订前要去除易锈蚀的金属物，装订成册的档案要以文件左、下侧对齐，并保持整体的整洁。

6.2.2见证送样的建筑材料检测报告用“三孔一线”的线绳装订法，在案卷左侧中部装订成册。

装订成册的合格检测报告首页应附该册“撤出不合格检测报告清单”（附件2）；不合格检测报告首页应附“不合格检测报告目录”（附件3），最后一页要附上统一的报告封底，并在有文字的纸张的右下角编写页码。

6.2.3地基基础、主体结构、钢结构等工程检测的档案，以件为单位，用三角袋套装或者不锈钢钉书针装订。

6.3移交

6.3.1各部门应于第二年度第一个季度内将整理好的检测档案填写“档案交接登记表（附件4）一式两份，移交公司档案室；

6.3.2刻成光盘的电子文件，一份留科室备查，一份移交公司档案室，并填写“归档电子文件移交、接收检验登记表”（附件6）一式两份后封存。

7.保管要求

7.1公司档案室根据年度－机构分类法对接收的检测档案进行分类立档，编制检测档案目录后，进行统一保管。

7.2档案资料的保管期限分为长期、短期二种。

长期的实际保管期限不得短于10年，短期的实际保管期限不得短于5年。

7.2.1见证送样的建筑材料检测报告，合格检测报告的保管期限为短期；涉及结构安全的不合格检测报告的保管期限为长期。

7.2.2地基基础、主体结构、钢结构、建筑幕墙等涉及建筑结构的工程检测的档案均需长期保存。

7.2.3其他列入施工技术资料的检测项目档案应短期保存。

7.2.4法律、法规另有规定的，依据法律法规执行。

8.管理要求

8.1本公司人员确因工作需要，查阅有关保密性的资料，需经公司负责人同意后在指定地点查阅，不得对档案有损毁、丢失、涂抹、改写、倒卖、侵权（知识产权）等行为，用完后应及时归还。

损坏要追查责任。

其它资料按规定登记查阅。

8.2外单位人员查阅公司文件资料时，须持单位介绍信并经公司负责人批准，只限在指定地点查阅，未经允许不准摘录、拍照和复印。

8.3为保护受检企业的权益，对受检单位提供检验用的技术资料和文件公司应负责保密，任何人不得复制或扩散。

文件资料应按规定范围传阅和处理，不许将文件带到公共场所和家里。

不允许在电话中或传真中泄露被检单位的资料及检验数据。

8.4对不按规定归档、查阅而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，视情节轻重，追究当事人责任，并给予必要的处分。

8.5对保管期限已满的档案，成立由技术负责人负责的鉴定小组进行鉴定，对确无保存价值的档案，由档案管理人编制“档案销毁清册”，经部门负责人审查，法定代表人批准后进行监销。

9.记录

序号

记录名称

记录编号

收集部门

保存部门

保存期限

1

档案管理网络图，

2

撤出不合格检测报告清单

QJZ/ZD14.1:

2009

各检测室

档案室

短期

不合格检测报告目录

QJZ/ZD14.2:

2009

各检测室

档案室

长期

档案交接登记表

QJZ/ZD14.3:

2009

各检测室

档案室

长期

检测合同台账

QJZ/ZD14.4:

2009

各检测室

档案室

长期

3

归档电子文件移交、接收检验登记表

QJZ/ZD14.5:

2009

各检测室

档案室

长期

附件1：

档案管理网络图

附件2：

QJZ/ZD14.1:

2009

青岛市建筑工程质量检测中心有限公司

撤出不合格检测报告清单

本卷报告编号：

室别：

检测项目

序号

报告编号

工程名称

委托单位

备注

共页第页

附件3：

QJZ/ZD14.2:

2009

青岛市建筑工程质量检测中心有限公司

年度不合格检测报告目录

室别：

检测项目

序号

报告编号

工程名称

委托单位

备注

附件4：

青岛市建筑工程质量检测中心有限公司

档案交接登记表

QJZ/ZD14.3:

2009交接日期：

序号

文（图）号

题　　　名

年　度

页数

保管

期限

密级

备注

　移交人签名　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　接受人签名　　　　　　　　　　　　　

附件5：

青岛市建筑工程质量检测中心有限公司

检测合同台账

QJZ/ZD14.4:

2009室别：

序号

合同编号

工程项目名称

委托单位

委托检测业务

合同签订

日期

检测日期

附件6：

QJZ/ZD14.5:

2009

青岛市建筑工程质量检测中心有限公司

归档电子文件移交、接收检验登记表

移交部门：

接收部门：

检验项目

检验结果

载体外观检验

病毒检验

完整性检验

准确性检验

有效性检验

备注：

检查人：

年月日

审核人：

年月日