采购部问题及解决方案.docx

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采购部问题及解决方案

Documentnumber：

PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

采购部问题及解决方案

采购管理问题简谈

为明确采购部职能，更大的发挥采购部在经营中的作用，针对采购部现存问题做以下简谈。

一、采购流程不完善。

常规类采购，采购部在生产部生产计划中需确认采购订单并进行采购预算，管理人员针对工程项目执行情况制定采购计划。

现公司并没有针对日常采购做采购预算及采购计划，很大程度上增加了物料供应的风险，并会直接影响项目进度。

侧面影响企业在市场上的竞争力。

采购计划的概念：

就是对于采购全过程的活动计划。

所谓计划就是要解决“干什么什么时候干怎么干的问题。

它是对未来采购活动的方案、战略、策略的实施措施的布置环节。

计划的完整实施，将保证采购任务有效顺利圆满的完成。

采购计划中不能直接与库存管理相结合导致库房有囤积货物，造成公司的资金紧张。

解决方案

1、采购部协同相关部门进一步完善采购流程，制定相应的采购制度。

2、根据生产计划订单结合项目实际进展情况以及所需物料供应周期等方面制定采购计划。

二、采购成本难控制。

由于供应商数量太多，采购价格体系较为混乱，无法真正形成多家比价管理，也不能进行最高限价控制。

导致采购成本偏高，资金占用大，影响利润水平。

解决方案

1、根据物料进行合理分类，根据分类分配给采购专员。

2、实行企业“内部标准化”，建立《物料采购价格一览表》。

3、系统设定标准物料单价最大额度限制。

4、严格审核物料“适质、适量、适时、适价”采购。

5、阶段性调查成本日益增加的内幕，及时处理纠正。

6、定期进行《采购员评估》，建立制定《奖惩机制》。

三、部门缺乏核心力量应给予的执行力。

采购部核心力量多为采购管理者，管理者在众多管理职责中其主要职责为提高采购效率、控制采购风险。

这就要求我们的采购管理者在公司内部各部门之间建立和谐而富有效率的工作关系。

并具有预见性的解决公司部门间、以及供应商的矛盾分歧。

解决方案

1、公司提供培训平台，培养管理者对专业知识、技能的培训。

2、及时协调处理采购部横向和纵向关系，改善内部采购和供应商的关系。

3、适时的以部门名义，带头召开公司或供应商碰头会。

四、采购部采购人员缺乏“狼性”的团队意识。

企业的核心力量是企业内部拥有一个具有战斗力的团队。

而对于公司一个优秀的采购团队是可以直接给企业带来几何倍数的利润价格。

其价值是生产、销售完全不可比拟的。

但我公司的采购部人员素质参差不齐。

在此条件下没有一个很好的平台和机会相互沟通学习。

采购员在面对事物解决方式上并不能最大程度的满足公司的利益体现。

解决方案

1、建立岗位人员培训制度。

对在岗人员进行专业系统的培训。

2、公司管理人员或部门人员根据能力进行专业交流会或以演讲的方式进行互动学习。

（难实现）

3、采购部定期召开例会。

讨论了解项目及采购中的问题，提出解决方案。

4、制定《个人岗位手册》。

5、有效利用部门活动资金，进行有意义的部门活动。

五、采购目标、任务实现被动

采购部受组织环境影响，在采购目标实施中受公司内部部门影响、及外部环境严重。

导致任务受阻。

例如：

根据财务统筹，确定供应商付款计划，是否有些欠缺，应该根据实际情况，具体问题具体分析。

技术研发部项目研发材料是否可以实行“内部标准化”等

外部常规类采购，供应商选择空间小，资金压力导致公司于供应商间矛盾增加。

解决方案

1、制定公司“内部标准化”机制。

避免同性能多规格的物料。

2、杜绝技术研发部门工程师与供应商串通进行硬性设计要求，导致高质量、高成本、高要求的瓶颈采购物和关键采购物的产生。

影响企业长期稳定发展。

3、针对杠杆采购，寻找至少寻找两家或以上供应商，分摊资金风险和供应风险。

（重要）

六、采购管理工作中供应商管理和战略性采购管理工作不到位

采购管理应从企业的角度出发以经济利益为中心，以降低采购成本为立足点，合理选择供应商，充分发挥创造性采购的作用。

供应商管理中加强供应商关系管理合理选择供应商，与供应商建立和维持战略伙伴关系。

随着公司规模的不断扩大，战略性采购管理一定要及早进行。

它将为企业的核心竞争力提供有力保障。

采购职能战略的主要方面：

1、保证供应战略2、降低成本战略3、供应支持战略（了解供应商）4、环境变化战略（政府、经济、组织）5、竞争优势战略6、风险管理战略

解决方案

根据公司采购物料的质量，可获得性，供应商响应，成本目标等方面考虑可以将物料项目进行分类，大体都可以分为：

日常、杠杆、瓶颈、关键四类项目。

1、根据采购项目分类利用“波特”原理对供应商

进行分类。

并根据分类对各类供应商进行相应的合作方式。

如：

与杠杆型供应商发展战略伙伴关系。

签订年度《长期合作协议》。

2、规划处理瓶颈和关键供应商关系，尽可能的将其转换象限。

3、制定与企业发展趋向的采购供应性战略。

4、建议制定供应商考核机制，针对服务性好的供应商给予信誉荣誉、优先付款等方面激励政策。

以上是针对采购现有问题进行的归纳。

根据实际操作中会遇到多种问题，为方便操作做以下建议：

1、采购部的日常大量时间忙于了解各种信息和催货，重“跟催”轻“计划”。

采购部门只能把工作重心放在到货跟催上面，疲于奔命，结果还往往并不如意，供应缺货常常造成生产停工待料。

对于确实能直接产生效益的供应商选择、比价控制等工作做的较少，日常工作重点主要在应对生产上。

2、采购管理者及采购专员需要随时关注公司各个相关部门的项目动态，随时应付紧急采购任务，改进采购工作中的相关问题，沉着应对各种计划外情况，更有效的对采购工作进行管理规划，与各个部门联系更加紧密，更好满足订单的需求，努力做到采购的最优，为公司节省采购成本。

3、由于无法及时掌握全部产品采购，项目的近期缺料信息（包括缺什么何时需要），缺乏对未来供货市场供货趋势与走向的预测，造成临时采购，同时由于不少材料采购供应周期长，采购部经常处于措手不及的境地，忙于赶任务，缺乏良好的计划性。

并且容易遗漏小件，影响正常生产进程。

还是着重强调做好计划生产计划采购。

4、采购人员在具备很强的成本意识的同时，务必要从专业角度管理供应商，尤其表现在供应商付款问题。

不能由于暂时性的资金周转而忽视了供应商的信誉维护。

不要因为资金周转上的问题，对供应商难于形成有效的监控，无法有效把握好最佳供货期，控制供货质量，牺牲企业长期利益。

5、增强各部门采购计划意识欠缺，导致急需性采购物增多。

采购部本身针对各个部门提请计划和生产经营需要，有相应的准备。

急需采购物一般会做特殊计划，但由于生产施工、技术研发需要。

一些不稳定因素带来的部分急需物品的购买，可能会涉及到流程的改变。

希望给予特定的急需物品采购办法。

下面根据我个人日常采购经验做了以下总结。

1、养成良好的职业道德习惯，尽量收集更多的产品信息，不熟悉此产品，但会尽我最大努力寻找懂得产品信息的人，从别人那里学到本来自己不清楚的东西。

2、学会主动与人沟通：

经常与生产、技术人员接触，便于了解产品动态，跟踪需要，做到提前准备，减少工作失误，提高工作效率。

3、做事谨慎有条理：

基本上每天要记录下来我所做过的工作，处理的事，对没有处理好的事，要在记录与次日计划中。

抓紧事件处理。

尽量不要将问题推迟，尽快解决。

当然面对能在时间推迟过程中更能有效解决的，需灵活应用。

4、工作要有计划：

在每天结束前我会在脑子里打转，我什么事没完成；明天的主要事情是什么做好相应的规划。

不能因为规划不得当，影响公司正常经营。

重要事情要分析其急需办理的依据。

处理好急需物的各个采购环节。

切勿“因小失大”。

5、善于总结工作的重点难点。

把握难点的“突破点”和重点的“关系链”。

便于自己职业行为习惯的养成。

6、做好供应商的管理，尽量用条款有效文件去约束牵制他们，让他们能主动的争取配合我们的工作，及时解决问题，让他们合作的有压力更有动力。

7、要持续对订单及合同进行有效的跟踪。

要严谨主动出击，不要寄希望与供应商。

分析供应商每一次看似合理的理由，是否存在供货风险或其他因素。

8、遇到问题反应要快，汇报要及时。

处理问题要敏捷果断，要有自己较好的处理意见或建议，并能与供应商做合适的谈判结论。

9、职业习惯：

成本概念、利润思维、风险意识、统筹能力、善于交流沟通。

10、采购并不一定非要强势。

以“买卖平等”为原则。

诚信沟通，双赢合作。

避免因不懂、不喜欢、不需要致使习惯的强势行为，给自己的供应商带来负面影响。

（合理把握强势）

11、注意责任问题，重点强调在合同签订的同时，要设想合同中存在的风险及风险发生后的结果。

把握合同条款的严密性，认清组织环境......

12、“细节决定成败”，采购付款时需注意—核对对方账号信息，不得盲目打款。

此类事件的弊端会直接影响到个人的发展空间。

切记！

！

13、“勤沟通”“善沟通”在沟通中发现问题，解决问题。

14、保证“内部标准化”，“哪怕定标10天，也不能盲目工作一个月”。

公司内部首先确定采购物的规格、型号、材质，然后带着标准找物品，记着标准去采购。

15、根据采购供应目标：

“质量”“可获得性”“供应商服务态度和响应”“成本”四个环节认清供应商，认清市场的“机会”和“风险”。

（这样才能真正的驾驭供应商）

以上个人总结仅供个人参考。