资料管理制度.docx
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资料管理制度
技术资料管理制度
为强化公司技术资料的管理工作，增强公司技术资料管理能力，逐步提高技术资料管理工作的规范化、制度化、科学化水平，特制订本制度。
一、公司新建项目技术资料统一归口设备技术部技术资料管理员管理，包括以下大项：
1、项目前期准备阶段的各类文件；2、项目所有设计施工图纸、竣工图、变更设计、施工日志；3、招标文件、投标文件、合同文本、技术协议等；4、设备安装操作使用说明书、各类操作规程、技术规范等；5、设备履历卡号、设备编号、名称、主要规格、安装地点、投产日期、附属设备的名称与规格，操作运行条件、设备变动记录等；6、工程会议记要、工程联系单、工程签证单、施工资料、竣工资料、与建设、监理单位来往的技术性文件；7、设备运行记录资料；8、设备的维护资料等。
二、技术资料的交接1、新建工程所有的技术资料、图纸应由相关人员交由技术资料管理员管理、归档。
2、进入公司的设备开箱清点后，全部随机资料应交由设备技术部技术资料管理室存档。
公司任何部门、个人都不得擅自保留。
如工作需要应先存档，后借阅或复制。
为强化公司技术资料的管理工作，增强公司技术资料管理能力，逐步提高技术资料管理工作的规范化、制度化、科学化水平，特制订本制度。
一、公司新建项目技术资料统一归口设备技术部技术资料管理员管理，包括以下大项：
1、项目前期准备阶段的各类文件；2、项目所有设计施工图纸、竣工图、变更设计、施工日志；3、招标文件、投标文件、合同文本、技术协议等；4、设备安装操作使用说明书、各类操作规程、技术规范等；5、设备履历卡号、设备编号、名称、主要规格、安装地点、投产日期、附属设备的名称与规格，操作运行条件、设备变动记录等；6、工程会议记要、工程联系单、工程签证单、施工资料、竣工资料、与建设、监理单位来往的技术性文件；7、设备运行记录资料；8、设备的维护资料等。
二、技术资料的交接1、新建工程所有的技术资料、图纸应由相关人员交由技术资料管理员管理、归档。
2、进入公司的设备开箱清点后，全部随机资料应交由设备技术部技术资料管理室存档。
公司任何部门、个人都不得擅自保留。
如工作需要应先存档，后借阅或复制。
设备迁移、调拨时，其资料档案均应随设备调出；设备报废后，其档案由技术资料管理室另行存档，以备存查。
4、基建、技改的项目投产后，其竣工图纸及安装试车记录、说明书、检验证、试验记录等技术文件交由技术资料管理室管理存档。
5、各种技术资料的交接须履行手续，注明交接人、交接日期、单位及人数。
三、技术资料管理办法1、设备技术部负责设专门的技术资料管理员对公司全部的技术资料、工程图纸进行管理。
2．技术资料管理员应对各类技术资料、各工程图纸随工程进度及时收集、整理、编号，并应按专业分类存档科学管理。
工程图纸进入资料室后，首先必须分出二份作为原始资料归档，为最低存档数量，不得外借。
原件资料一律不得外借（特殊情况需有分管领导批准），借用单位可用原件复制使用。
3、技术资料的管理应遵循资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类归档，以便于资料的保管和利用。
4、技术资料的归类可按建设程序划分为工程准备阶段资料、监理资料、施工资料、竣工图、竣工验收资料，把每个建设程序划分为单位工程、分部工程、专业、阶段等进行组卷归档。
5、卷内的文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后、印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
设备迁移、调拨时，其资料档案均应随设备调出；设备报废后，其档案由技术资料管理室另行存档，以备存查。
4、基建、技改的项目投产后，其竣工图纸及安装试车记录、说明书、检验证、试验记录等技术文件交由技术资料管理室管理存档。
5、各种技术资料的交接须履行手续，注明交接人、交接日期、单位及人数。
三、技术资料管理办法1、设备技术部负责设专门的技术资料管理员对公司全部的技术资料、工程图纸进行管理。
2．技术资料管理员应对各类技术资料、各工程图纸随工程进度及时收集、整理、编号，并应按专业分类存档科学管理。
工程图纸进入资料室后，首先必须分出二份作为原始资料归档，为最低存档数量，不得外借。
原件资料一律不得外借（特殊情况需有分管领导批准），借用单位可用原件复制使用。
3、技术资料的管理应遵循资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类归档，以便于资料的保管和利用。
4、技术资料的归类可按建设程序划分为工程准备阶段资料、监理资料、施工资料、竣工图、竣工验收资料，把每个建设程序划分为单位工程、分部工程、专业、阶段等进行组卷归档。
5、卷内的文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后、印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
12、对电子版资料的表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。
四、技术资料管理考核1、重要的技术资料必须齐全、完整，严禁外借。
2、技术资料由设备技术部技术资料管理员负责建档。
3、技术档案的建立由设备技术部领导负责监督考核。
4、公司每月要对技术档案进行一次清查，每发现缺一项，罚技术资料管理员10元，并限期整改补全。
五、本制度从发文之日起执行
施工资料管理制度
1、总则
1）施工资料是工程建设的一个重要组成部分，是工程项目建设和竣工验收的必备条件，为了加强施工资料管理，提高工程管理水平，体现施工资料是工程质量的重要组成部分，根据国家有关标准、规范要求，结合本项目的特点，特制定本制度。
2）资料管理处满足本规定的基本要求外，还要满足当地相应规定和要求。
3）施工技术资料是企业依据有关规定，在施工过程中所形成的应当存档保存的各种图纸、表格、文字、音像材料等技术材料的总称，它是评价施工单位的施工组织和技术管理水平的重要依据；是评定工程质量，竣工核验的重要依据；是工程竣工档案的基本内容，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的重要依据。
2、管理要求与岗位职责
1）施工资料管理要求施工资料管理实行项目总工程师负责制。
A、施工资料的编制必须符合国家有关法律、法规、规范、标准以及当地建委及业主的有关管理文件要求。
B、建立健全技术资料管理岗位责任制，并按公司规定建立资料室，设专人负责资料管理工作。
C、施工资料原件不得少于两套，其中移交建设单位一套，上交公司一套，保存期自竣工之日起不得少于五年。
2）项目经理部职责
A、根据所承接的工程规模的大小设专职或兼职资料员。
B、负责编制所承接工程的竣工资料和竣工图。
C、负责技术资料的收集、整理、编制、审核等日常管理工作。
D、经理部总工程师每季度对施工项目的技术资料进行检查，对不合格的技术资料督促进行补充、完善。
3）建筑工程施工资料主要内容建筑工程单位工程施工资料的主要内容规定如下：
（1）施工管理资料：
a工程概况表；
b企业资质证书及相关专业人员岗位证书；
c施工现场质量管理检查记录；
d见证记录；
e施工日志；
f项目管理制度；
g建设工程质量事故报告；
（2）施工技术资料
a施工组织设计及施工方案；
b技术交底记录；
c图纸会审记录；
d设计变更通知单；
e工程洽商记录；
（3）施工测量记录
a工程定位测量记录；
b基槽验线记录；
c平面验线记录；
d标高抄测记录；
e建筑物垂直度、标高测量记录；
f沉降观测记录；
（4）施工物资资料
a钢筋。
钢筋及相关材料必须有质量证明文件（合格证、检测报告），承重钢筋按现行规范规定作力学性能复试报告；
b水泥。
应有质量证明文件，厂家28天强度结果检验报告；用于承重结构和装饰装修的水泥，应进行现场复试；用于钢筋混凝土结构的水泥，进行有害物质分析报告；
c砂与碎石。
用于承重结构的砂石按规定进行现场取样复试；按规定需要预防碱-集料反应的碎石，供应单位应提供砂石碱活性检验报告，并满足相应要求；
d外加剂。
外加剂应有产品质量证明书、产品性能和使用说明书；有相应资质等级检测部门出具的检测报告；按规定取样复试；钢筋混凝土结构使用的外加剂应有有害物质含量检测报告，当有氯化物时，应做混凝土氯化物含量检测；
e掺和料。
掺和料应有质量证明文件，用于结构中的掺和料应有进行取样复试的检查报告，掺和料试验报告单上结论一栏中应说明几级粉煤灰；
f防水材料。
防水材料必须有出场质量合格证、产品性能和使用说明书；有相应资质等级检查部门出具的检查报告；按规定现场取样复试；g砖与砌体。
砖与砌体必须有质量证明文件；用于承重结构中的砖与砌体应有现场取样复试报告；
h装饰装修物资。
主要的装饰装修物资应有质量证明书、检验报告、质量保证书、环保检测证明书等。
i保温材料。
保温材料应有质量证明书，屋面保温材料的堆积密度或表面密度、导热系数以及板块保温材料的强度、吸水率复试；
J钢结构材料。
主要物资应有质量证明文件、中文标志、检测报告等，重要钢结构采用焊接材料的复试报告；高强度螺栓的检测报告，并进行复试；
K预拌混凝土物资。
预拌混凝土物资应有配合比通知单、混凝土运输单、预拌混凝土合格证、混凝土氯化物和碱总量计算书；
L建筑给排水物资。
各类管材应有质量证明文件和相关检验报告，主要设备、器具应有安装使用说明书；
m电气工程物资。
各类物资应有出场合格证、生产许可证、“ccc”认证标志和认证复印件及实验记录；封闭母线、插接母线还应有安装技术文件；
n通风机空调物资。
各类管材应有质量证明文件和相关检验报告；（5）施工记录
a隐蔽工程检查记录；
b预检记录；
c地基验槽记录；
d低级钎探记录；
e混凝土浇灌申请书；
f预拌混凝土运输单；
g混凝土开盘鉴定；
h混凝土拆模申请单；
i冬季混凝土搅拌、养护测温记录；
j大体积混凝土养护测温记录；
k构件吊装记录；l焊接材料烘焙记录；
m地下防水效果记录；
n防水工程试水检查记录；
o支护与桩基工程施工记录；
p钢结构焊接、安装施工、检验记录；
q设备安装检查记录；
r各类介质管道安装、检查记录；
s设备调试、单体试车、联动试车记录；
（6）施工试验记录
a回填土试验；
b钢筋连接试验；
c混凝土试验；
d装饰装修工程试验；
e钢结构工程施工试验；
f桩基（地基）施工试验；
（7）施工质量验收资料
a混凝土强度验收记录；
b钢筋保护层厚度验收记录；
c检验批质量验收记录；
d分项工程质量验收记录；
e分部（子分部）工程验收记录；
f单位（子单位）工程质量竣工验收记录；
g单位（子单位）工程质量控制资料核查记录；
h单位（子单位）工程观感质量检查记录；
i施工总结；
j工程竣工报告；
（8）竣工图
a各项新建、改建、扩建项目均必须编制竣工图；
b凡一般性图纸变更、可在施工图上直接改绘，凡结构形式、工艺、平面布置等重大改变及图面改变超过40%的，应重新绘制，竣工图必须加盖竣工图章，并签字齐全；
c在施工图上改绘，不得使用涂改液涂抹、刀刮、补贴的方法，应用绘图笔或签字笔绘制，字迹清晰，采用绘图工具绘制，不得徒手绘制；
4、施工资料、竣工资料的编制和组卷
（1）施工资料的编制和组卷
1）质量要求
a施工资料必须真实反映工程施工过程中的情况，具有永久和长期保存价值的文件材料，必须完整、准确、系统，各程序责任者的签章必须齐全；
b施工资料必须使用原件；如有特殊原因不能使用原件的，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件存放处；
c施工资料签字必须使用档案规定用笔。
施工资料采用打印的形式并手工签名；
2）载体形式施工资料可采用载体形式：
纸质载体、光盘载体。
3）施工资料组卷
a施工资料应按照专业、系统划分，每一个专业。
系统再按照资料类别按顺序排列，并根据资料多少组成一卷或多卷；
b应单独组卷的子分部（分项）工程，按要求单独组卷；
c卷封面、卷内目录及分项目录按规定编制；
（2）竣工资料的编制和组卷
1）责任和时限
a单位工程验收合格后三个月内，项目经理部按照档案馆的编制要求，把竣工资料编制完成并移交完毕。
如在有关合同中另行规定了竣工资料的移交时间，则按合同规定的时间、份数，把竣工资料编制完成；
b单位工程竣工资料由项目部技术负责人组织施工单位编制，编制完成合格后，有项目经理部统一移交业主，并上报公司一份备案；
c竣工资料必须有总工程师签字或总工程授权的项目总工程师签字，并加盖公章；
2）组卷原则
a竣工档案按单位工程组卷；
b竣工档案应按基建文件、施工资料和竣工图分别组卷；
c竣工档案应按照专业、系统划分，每一专业、系统再按照资料类别按顺序排列，并根据资料多少组成一卷或多卷；
d卷内资料的排列顺序要依据卷内资料的构成而定，一般顺序为：
封面、卷内目录、文件资料部分、备考表、封底，组成的案卷力求美观、整齐；
e卷内资料如有多种资料时，同类资料按时间顺序排列，不同资料之间的排列顺序按资料的编号顺序排列；
f案卷不宜过厚，一般不超过40mm，按卷内不允许有重复资料；
g竣工档案案卷封面采用规定的统一样式；
（3）案卷规格及图纸折叠方法
1）案卷规格卷内资料、封面、目录、备考表同意采用A4幅，图纸分别采用A0、A1、A2、A3、A4纸幅，小于A4的要用A4托纸衬托；
2）案卷装具采用统一规格的装具，属于工程档案的文字、图纸材料一律采用档案馆监制的硬壳卷夹或）卷盒；
3）图纸的折叠方式。
图纸折叠前要按图框裁切整齐，折叠方式采用“手风琴风箱式”，图标、竣工图章应外露；
4）案卷的装订
a文字材料必须装订成册，图纸材料可以装订成册，也可以散装在卷盒内存放；
b墊装订是要剔除金属物，装订线一侧根据案卷厚薄加草纸板；
c案卷在左侧三孔用棉线装订，棉线装订结打在背面，装订线距左侧20mm，上下两空距中空80mm；
d装订时，需将封面、目录、备考表、封底与案卷一起装订。
图纸散装在卷盒内时，须将案卷封面、目录、备考表三件用棉线在左上角装订在一起；
5、竣工资料的验收和移交
（1）工程竣工验收后，项目经理部将工程资料汇总到一起，技质部完成竣工资料的整理和移交工作；
（2）竣工资料编制完成后，须经项目总工程师审核同意，方可向建设单位移交，办理正式移交手续，由双方单位负责人签章；
（3）送交建设单位的竣工资料按协议规定的时间移交，但最迟不得超过三个月；
6、技术资料管理
（1）技术资料管理
1）项目部技质部设专人负责施工资料的管理，对各施工单位的施工资料进行指导、监督、检查；
2）定期对资料管理进行检查，发现资料短缺、漏项、不合格项、资料整理装订不齐，在规定的时间内予以纠正，并视情节轻重给予经济处罚；
3）本制度依据国家和地方的有关规范、规定制定，当国家和地方有关规范、标准、规定有变动时，本规定做适当调整。
二十冶济钢项目经理部
2008年9月4日。
安全安全安全安全档案管理档案管理档案管理档案管理制度制度制度制度
安全档案的建立、完善和管理，是安全管理工作的重要组成部分。
1、公司安全工作建立安全档案，由生产科统一管理。
2、各级政府和上级主管部门关于企业安全工作下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等必须编码及归档备查。
3、公司制定的安全管理计划、各种安全管理制度，事故应急预案和组织领导机构等材料要装订归档。
4、公司自查安全隐患、整改措施、落实情况等材料必须及时归档。
5、突发安全事故，应同步介入收集相关材料归档备查。
6、公司和各部门签订的安全责任书要归档管理。
7、安全生产科的值班记录要装订好后归档管理。
8、公司安全工作档案实行借还登记制度，按档案管理条例进行管理。
9、管理人员随时搞好安全档案的保管、注意防盗、防火、防蛀、防潮湿、防遗火。
10、管理人员随时注意收集整理安全管理材料并及时归档。
若发生遗漏和失误要追究管理者的责任。
11、管理人员有权向安全事故处理小组提供有关方面的材料依据和被认可的证明材料洛阳市宏达建筑安装工程有限公司2008年7月20日
工程文件收发及管理规定
为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
3.1 工程文件接收
3.1.1各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。
3.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。
3.1.3设备文件，物资组汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关单位。
3.1.4档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。
3.1.5档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。
3.1.6登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。
3.1.7对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。
3.1.8档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。
3.2 工程文件资料发放
3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。
3.2.2呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。
3.2.3档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），档案资料室仅提供施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。
3.2.4分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。
3.2.5为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。
3.3设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定
3.3.1设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。
3.3.2设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存，工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。
3.3.3凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。
2）需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；
（3）报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（DVD或以上素质的格式）。
文字说明包括：
工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。
6 档案、资料、图书借阅制度
本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。
本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为水利建设发展服务的效益，凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：
6.1借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：
用途、领用时间、归还时间）。
归还时管理人员要对其检查之后方可归档。
6.2借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。
6.3绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。
6.4外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。
6.5借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。
借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。
未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。
如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。
6.6借阅时间在两周以内，如需继续使用可办续借手续。
对特殊情况需较长时间利用的要经主管副总批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。
对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。
并严格按经济责任制考核办法执行。
6.7凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回档案室，否则不能办理调离手续。
同时档案室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。
7 设计修改通知单、工程联系单管理规定 7.1设计变更制度
7.1.1 应尽量减少施工中的设计变更与签证，如若不可避免，按本制度执行。
7.1.2各现场专业工程师要有强烈的责任心，严格履行自己的职责，把好工程质量关，并努力降低工程造价。
在工程开工前，仔细研究图纸，并组织图纸会审，将施工图中出现的问题提前解决，对工程图纸不齐全的部分，需及时督促设计单位补充、修改图纸。
7.1.3 工程设计变更的具体经办人是项目部技术负责人，具体负责与公司总工及使用单位、设计单位、施工承包单位联系，并负责分发设计变更通知单。
7.1.4 所有设计变更必须有文字记载，禁止口头承诺。
特殊情况下，可以先口头承诺，事后必须在7日内补办完设计变更通知单。
7.1.5 设计院以邮寄、传真等方式的设计变更资料，由项目经理负责签收并报送工程部备确认案后，技术负责人转发专业工程师组织实施。
7.1.6各专业工程师在接到设计变更资料后应当天分发到施工承包单位、监理单位并监督实施。
7.1.7设计变更的内容完成后三天内由分管的专业工程师填写执行结果，并报送项目经理审核。
7.1.8经审核的执行结果备案登记，作为今后结算的依据。
7.2签证管理制度
7.2.1 签证涉及到投资、工期等工程内容。
为了做到有效控制工程造价和工期，所有现场管理人员在开工前须熟悉合同书、招投标文件，需审核施工单位提交的施工组织设计，严格控制现场签证。
7.2.2 发生合同中约定可以变更的情况或非施工单位原因造成的工程内容及工程量的增减经批准后，且在确保工程技术标准和质量标准保持不变的前提下，方能实施签证。
工程施工现场签证由施工单位、工程监理和项目部现场管理人员共同签证，严禁事后补签。
7.2.3现场签证单由施工单位报送，经现场监理工程师审核签字盖章后，由现场专业工程师和项目经理复核后，共同签字并盖章，签证有效。
7.2.4一次性签定金额在10万元以内，或工期延误在5天以内，由现场专业工程师审核后报项目经理审批。
超出上述金额（或天数），项目经理需上报公司工程部经理，经工程部经理批准后方可签证。
如遇紧急情况，现场代表可先作处理，但必须按审批程序及时补办签证手续。
7.2.5 工程使用材料的质量、价格如有特殊情况需签证时，由工程监理、项目部有关
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