综合部工作应知应会文字版.docx
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综合部工作应知应会文字版
综合部工作应知应会
——综合工作120问
前言
近年来，地市分公司普遍反映，地市综合部人员流动频繁，新员工、新同事多，工作压力大。
如何让这些新同事快速成长，尽快了解、熟悉综合部工作，我们组织编写了这本《综合部工作应知应会》（1.0版）。
综合部工作普通而平凡，但又具有突出的重要性。
综合部是出谋划策、传达指令的枢纽，也是上情下达、下情上通的桥梁，是综合协调、服务保障的中枢，也是联络沟通、展示形象的窗口。
同时，综合部工作也具有很大的挑战性。
综合部拟写的文件和材料攸关企业形象，需要字斟句酌；综合部经常需要组织各类活动，除周密筹划外，还需处理各种突发情况；综合部协调内外，更要考虑各方面需求……综合部工作看似琐碎细小，但一旦出现纰漏，可能对公司造成较大负面影响。
同时，面向移动互联网转型，对综合部服务领域、工作内涵乃至部门定位都提出了新的挑战和要求。
做好综合部工作，需要认真检视过往，积淀经验教训，将程式化、模板化的工作落于纸面，以让新同事尽快熟悉情况，让感兴趣的同事有参考学习的依据，从而使各项工作开展更加完善、高效。
同时，会务组织、公务接待、公文写作等，也是公司每个员工都需要掌握的职业技能，相信很多内容对非综合部员工同样也有所助益。
于是，便有了这本题为《综合部工作应知应会》的小册子。
虽然我们的问答涉及了综合部工作各个板块，也参考了很多资料，但绝非自诩相关回答便是标准答案，加上综合部工作纷繁复杂，问答所涉难免挂一漏万，还需在后续工作实践中继续完善。
对于读者来说，这本小册子提供的仅是“术”的参考和指引，而做好综合部工作，更重要的是在“道”的层面树立大局意识、服务意识、创新意识，凝聚耐心、细心、热心，提升主动性、预见性、创造性。
唯有面向移动互联网时代，从大处着眼、小处着手，不断创新，率先转型，综合部工作才能更好地服务领导、服务部门、服务基层、服务员工，为公司可持续发展做出应有的贡献。
综合部
二0一三年九月
一、会务组织与公务接待
1.会务（议）组织的基本要求和流程是什么？
……………11
2.如何做好会务（议）前期筹备工作？
………………11
3.如何编写会务（议）手册？
………………………………12
4.召开会议有哪些会场布置方式？
…………………………13
5.签字仪式应该注意什么问题？
……………………………14
6.如何召开绿色会议？
………………………………………15
7.会议记录管理的要求有哪些？
……………………………16
8.公务接待有哪些注意事项？
………………………………17
9.如何安排会议的座位和席次？
……………………………18
10.如何安排宴会的座位和席次？
…………………………20
11.在驾驶时如何安排领导座位？
…………………………22
12.在接待领导时如何做好引导？
…………………………23
13.使用电话和手机应注意哪些细节？
………………………25
14.递送、接受名片时应注意哪些细节？
…………………26
15.商务场合握手、介绍、称呼对方时应注意哪些细节？
…27
16.在商务场合，着装应注意哪些细节？
…………………28
17.在商务场合，举止应注意哪些细节？
…………………29
18.在合影时，如何安排领导和合影人员的席位？
…………29
二、协调服务
19.综合部如何做好协调服务工作？
……………………30
20.协调各方意见不一致时，怎么办？
…………………31
21.做好“三服务”（服务领导、服务基层、服务各部门）的基本要求是什么？
………………………………………32
22.如何做好领导服务？
………………………………33
23.如何与领导沟通工作？
……………………………34
24.如何写好工作邮件？
………………………………35
三、公文管理
25.什么是公文，公司公文有哪些种类？
………………37
26.新版党政机关公文格式有哪些主要变化？
………………37
27.公文写作有什么特点？
…………………………………38
28.公文的作用和重要性是什么？
……………………………38
29.公司公文草拟要点有哪些？
………………………………39
30.标题拟写中需注意哪些问题？
……………………………41
31.如何审核公司公文？
………………………………………43
32.日常工作中哪些公文容易混淆，如何区别？
……………43
33.公文纸张及排版印制有哪些要求？
………………………44
34.公司公文组成包括哪些要素？
……………………………44
35.主要文种的写作要点和写作参考模板有哪些？
…………53
36.公司公文写作中常见的问题有哪些？
……………………60
四、材料组织
37.领导常用材料都有哪些？
……………………………63
38.领导常用材料各有什么撰写特点和要求？
………………63
39.重要材料组织有哪些步骤？
………………………………64
40.如何编制重要材料撰写进度表？
………………………66
41.如何为重要材料取一个好的标题？
………………………67
42.讲话稿的常用结构有哪些？
………………………………68
43.如何撰写重要材料的提纲？
………………………………69
44.工作报告起草要注意什么？
………………………………70
45.如何写好工作型PPT？
……………………………………71
46.PPT材料准备要注意什么？
………………………………72
47.如何运用金字塔原理提升表达？
…………………………73
五、新闻宣传
48.目前公司宣传主要有哪些形式？
对外宣传的传播渠道有哪些？
……………………………………………………75
49.企业新闻发布工作的主要形式和内容有哪些？
…………75
50.公司新闻发布的工作原则是什么？
………………………76
51.公司新闻发布的一般流程是怎样的？
……………………76
52.如何写好新闻通稿？
………………………………………77
53.如何写好软性宣传稿（软文）？
…………………………79
54.形象传播活动实施过程有哪些步骤，各环节需要注意什么？
………………………………………………………………80
55.形象传播活动策划方案怎么写？
…………………………82
56.媒介归口管理的工作原则是什么？
………………………84
57.媒体接待有哪些流程？
……………………………85
58.对外信息披露应该注意什么？
……………………………87
59.如何进行有效的媒体沟通？
………………………………87
60.舆情监测与分析的范围有哪些？
………………………88
61.什么是危机管理？
危机管理有什么特点？
………………88
62.危机管理的原则是什么？
…………………………………89
63.如何实施危机管理？
………………………………………90
64.如何做好危机预防和处理工作？
…………………………91
65.如何制定危机应急预案？
………………………………93
66.在危机管理中，如何做好媒体沟通和舆论引导？
………93
67.如何做好危机的善后工作？
……………………………94
68.如何做好企业微博（微信）运营？
………………………95
六、信息工作
69.信息报送主要有哪些内容？
…………………………97
70.一篇完整的信息报道包含哪些几个要素？
信息报送要注意哪些方面？
……………………………………………………97
71.如何有效获取信息报送素材？
……………………………98
72.如何确定信息的主题？
……………………………………99
73.如何写好信息标题？
………………………………………99
74.信息报送在文字写作上要注意什么？
…………………100
75.信息编报过程中有什么要求？
…………………………101
76.如何完善信息工作机制，高效整合信息资源？
……102
77.如何提升信息质量和价值？
………………………102
78.当前信息编写中常见的问题有哪些……………………103
七、调研与督办
79.做好调研工作有什么目的和意义？
…………………105
80.如何选择调研课题？
……………………………………105
81.调研工作的基本环节有哪几步？
………………………105
82.如何确保调研工作实效？
………………………………106
83.如何撰写调研报告？
……………………………………106
84.督查督办工作的定位和原则是什么？
…………………107
85.哪些内容和事项要列入督查督办工作？
………………108
86.督查督办的类型有哪些？
………………………………108
87.督查督办工作的基本程序有哪几步？
…………………108
88.督查督办工作顺利开展的关键点是什么？
……………109
八、安全生产
89.公司安全生产涉及哪些要素？
理念是什么？
…………110
90.公司安全生产有哪些基本原则？
………………………111
91.公司安全生产管理的目标是什么？
……………………111
92.安全管理日常工作重点是什么？
………………………112
93.安全生产管理的关键环节有哪些？
……………………113
94.如何推进安全文化建设？
………………………………114
95.如何预防隐患和事故的发生？
…………………………116
96.如何营造整洁温馨的办公环境？
………………………116
97.如何做好新形势下信访稳定工作？
……………………118
98.信访维稳工作应遵循那些基本原则？
…………………119
九、保密工作
99.保密对象有哪两大类？
什么是国家秘密？
它的密级是如何划分的？
……………………………………………120
100.什么是企业商业秘密？
我们公司的商业秘密是如何分级的？
……………………………………………………………120
101.公司商业秘密包括哪些内容？
…………………………120
102.如何着力提升公司商业秘密保护水平………………121
103.对涉及国家秘密的机要文件应如何处理？
……………122
104.召开涉密会议应采取什么措施？
………………………123
105.对涉密计算机和其它存储设备应如何管理？
…………124
106.遇到失泄密情况发生应如何处理？
……………………124
107.涉密人员离岗脱密保密管理及期限？
…………………125
108.员工应遵守的保密纪律是什么？
………………………125
十、档案管理
109.什么是档案？
档案管理工作包含哪些环节？
…………126
110.公司档案有哪些种类？
…………………………………126
111.各类档案的归档接收时间和范围是什么？
……………126
112.各类档案的保管期限分别是多少年？
…………………130
113.借阅利用档案有哪些要求？
……………………………131
114.档案库房库“八防”要求和控制措施是什么？
………132
115.销毁档案时应注意哪些事项？
…………………………133
116.公司档案管理系统有哪些功能？
……………………133
117.如何查阅公司各类档案？
……………………………134
118.大事记编写要求和注意事项的有哪些？
……………134
119.年鉴编写要求有哪些？
………………………………135
120.年鉴中如何选用图片？
………………………………136
一、会务组织与公务接待
1.会务（议）组织的基本要求和流程是什么？
会议组织是指为了保障会议顺利进行、确保会议效果，在会前筹备、会中组织、会议后续工作等环节开展的各项工作。
要切实落实中央八项规定，简洁、高效、务实地做好会议组织工作。
（1）会前筹备。
包括拟定会议方案和组织方案，明确分工、要求和责任人；印发会议通知；编印《会议手册》，原则上采用电子形式下发；准备会议材料，材料提前2日交主办部门。
（2）会中组织，包括会场布置和会场保密，要求席位准确，不摆放鲜花、绿植，不做背景板；会议材料原则上使用电子文档，如需纸质材料应使用普通双面打印；做好保密管理（人员、材料）；确保会场话筒、投影、网络等设施正常；会议信息服务，布置符合消防要求。
（3）会后工作。
包括会议资料整理和归档、会议宣传和信息报送；会议费用结算等。
2.如何做好会务（议）前期筹备工作？
会议前期筹备工作主要应从会议场地选择、会场布置、与会代表信息收集等七方面入手：
1
会议场地选择
1、周边环境
2、客房房型
3、会场
4、餐厅
2
会场布置
根据会议需要做好会场主背景板、指示牌、代表证、席签、会议手册等设计制作工作
3
会议工作人员组织与培训
1、会务人员预先熟悉场地和会议流程
2、驾驶员预先熟悉道路情况
4
与会代表信息收集与整理
收集与会人员名单、联系方式、抵达日程等相关信息
5
房间分配、用餐模式及菜式安排
1、根据与会人员确定房间数量
2、按照单位、职务等信息分配房型
3、提供房间内所需物品
4、与会代表的用餐及菜式安排（注意主要领导和少数民族饮食习惯）
6
会场、用餐的座位顺序
按照正确的单位、部门、职位等顺序进行排序、安排座位和摆放席签
7
会议期间车辆安排
1、接送车辆准备：
事先考虑车型、数量等
2、会议期间的车辆调度
例：
与会代表的信息收集与整理
序号
单位
姓名
性别
民族
职务
联系电话
抵达信息
返程信息
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
3.如何编写会务（议）手册？
会务（议）手册的大致内容为：
目录、会议须知（会议日期、会议地点、会议注意事项、会议期间天气情况）、用餐安排（用餐时间、用餐地点）、会议日程（议程及会议室地点）、会议代表名单（姓名、性别、职务和联系电话）、分组讨论安排（分组名单、人数、地点及召集人、联络人）、大会座位安排、用餐安排（会餐地点及时间）、酒店位置图、酒店和会议后勤服务内容、返程信息与回执、工作人员名单和联系电话等。
4.召开会议有哪些会场布置方式？
会场布置主要有以下几种方式：
一是剧院式。
这种方式能最大限度安排参会人员，一般有主席台或者主持席（发言席），比较庄严隆重，适用于大型表彰会议、庆典、大型演讲和论坛讲座、新闻发布会、辩论会、启动仪式等。
二是课桌式。
按教室式布置会议室，将桌椅端正摆放，这种方式比较严肃，适用于大型会议、论坛、新闻发布会、研讨会、培训等。
三是U形（或双U形）式。
主要领导可坐于U性的一端，其他人U字形就做，开口端一般放置屏幕。
这种方式主次分明，一般适用于座谈会、研讨会、汇报会等方式。
四是长桌式。
又叫中空式、董事会式，将会议室里的桌子摆成方形的或者方形中空的“口”字形或者长方形，不留缺口，椅子摆在桌子外围。
两端可以选择安排座位或者不安排座位（安排座位时一般是一端安排领导、一端安排记录人员）。
这种方式凸显权威，比较正式，一般适用于董事会、学术研讨会、谈判等。
五是宴会式。
由多个圆桌或方桌组成，这种方式不分高低、平等协商，一般适用于中餐宴会、讨论会、国际会议和培训会议。
六是沙发式。
这种形式比较轻松，多用于高层领导之间的会见。
除了以上常见的会场布置类型外，还有如椭圆式、鸡尾酒会式等方式。
不管采用何种形式，会议室布置的目的都是为会议服务的，或方便进出、或增强沟通、或传递信息，应根据会议类型、实际需要等具体情况选用。
5.签字仪式应该注意什么问题？
在签字厅布置上：
可临时以会议厅代替，布置的总原则是要庄重、整洁、清静。
除了必要的签字用桌椅外，其他陈设可以从简。
正规的签字桌应为长桌，桌上最好铺设深绿色的台布。
其后放置签字椅，签署双方协议时放置两张桌椅，签署多方协议时可以仅放一张桌椅供各方签字人签字时轮流就座，也可为每位签字人各准备一张桌椅。
签字人在就座时，一般应当面对正门，且双方签字人身份要对等。
签字桌上应事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等文具。
签字桌左边靠前，可放置一发言台（或立体麦克风）、供司仪（主持人）使用。
在位置安排上：
签字双方主人在左边，客人在主人的右边。
双方其他人数一般须对等，依主客从中间向两头按职位从高到低的顺序左右排列。
双方随员可按一定顺序在己方签字人的正对面就座，或者按照职位高低站立于己方签字人身后。
所有出席签字仪式的人员应着正装，以示庄重。
在签字文本准备上：
应为正式签字的有关各方均提供一份待签的合同文本。
必要时，还可再向各方提供一份副本。
在正式的签字仪式上，对合同文本有“倒本”的要求：
就是在本方使用并保存的文本中，在行文时本方的称谓应居对方之前，签字人签署的位置也应摆在对方前面，而对方保存的文本，则是对方在前。
最后，待签文本应装订成册，条件具备的，外封面可以高档质料装饰，或以文本夹固定。
签字的程序一般可分为四步：
一是主持人（司仪）宣布签字仪式正式开始，有关各方人员在既定位次各就各位。
此时，助签人带着文本走到签字桌后，将文本摆到桌上，然后占到签字椅外侧，等待签字人入座。
二是签字人在助签人的协助下正式签署合同文本，通常先签署己方保存文本再签署他方保存的文本。
三是签字人正式交换已经由有关各方正式签署的合同文本，并热烈握手，互致祝贺。
四是可以合影留念和共印香槟酒，互相道贺。
6.如何召开绿色会议？
绿色会议就是在会议组织管理的各个环节都体现节能、环保、高效和以人为本要求的会议。
绿色会议达成节能减排、缩减行政开支、提高行政效率的结果，其实就等于一种新型生产力在发挥作用，能够促进组织的可持续发展。
召开绿色会议要求做好节能工作，这包括人力物力财力和时间。
因此必须控制参会人数、节约开支、节约能耗，要尽可能缩短会议时间，提升会议效率，突出会议效果。
召开绿色会议要将环保要求体现在会议中，会议组织要与周围环境和谐共处，减少各类污染，尤其要做好绿色消费、环保选购、重复使用、多次利用、分类回收、循环再生等细节管理。
要尽可能召开电视电话等信息化方式的会议，减少需要代表往来、人员住宿餐饮和会场服务的会议，举办非电视电话类会议时，要多使用信息化手段，减少纸张、印刷品和宣传物料等消耗。
此外，绿色会议要体现“以人为本”的要求，要以安全、方便、简洁、舒适的会场服务，使参会者获得视觉愉悦和心灵放松。
7.会议记录管理的要求有哪些？
会议记录是反映会议过程的重要材料，具有重要的作用和价值。
必须严格执行会议记录要求，杜绝以会议纪要、录音代替会议记录的问题。
（1）会议记录要求。
会议记录应指定专人负责，原则上应以现场手写记录为主，字迹规范、工整、清晰，不得随意涂改。
如使用电脑记录，记录人须将电子文档打印并签字，会议记录在存档前应由专人负责保管。
会议录音和速记作为整理会议记录、撰写会议纪要参考材料，安排专人负责保管。
会议记录内容应当包括下列事项：
会议类别、时间、地点；主持人姓名、出席领导姓名、缺席领导姓名；出席部门及出席人员姓名、列席部门及列席人员姓名、汇报部门及汇报人姓名；会议议程及议题；汇报内容要点、会议讨论要点；领导发言要点（决策类会议应记录领导表决意见）、主持人总结发言；会议记录人姓名、会议记录审核人姓名。
（2）会议记录的存档。
会议记录必须与会议纪要及相关材料一并按照档案管理要求及时存档保管，任何部门和个人不得擅自保存会议记录。
会议记录应由本单位档案管理部门负责统一保管；会议记录、纪要及相关材料要按照档案管理要求整理归档；档案管理部门应加强对会议纪要、记录及相关归档材料的审核，确保存档会议材料的完整；会议记录、纪要及相关会议材料存档保管期限应为永久。
（3）会议记录的借阅。
会议记录的借阅应按照档案借阅管理办法及相关会议制度规定执行，严格履行审批手续，任何部门和个人不得擅自对外提供会议记录。
8.公务接待有哪些注意事项？
第一，根据来宾的身份和职位，确定接待规格，在于对方（或其随从人员）充分沟通后制定好行程表，制作台签；确定主要迎接人员的名单，一般而言，主要迎接人员的身份和职位应与来访者对口、对等；预订来宾下榻的酒店和就餐的地点，应充分考虑来宾的偏好和禁忌。
第二，预先掌握来宾所乘交通工具和抵达时间，提前通知全体迎接人员。
如果情况临时有变（如飞机晚点），应及时告知相关人员调整迎接计划。
迎接客人时，应在客人抵达前到达迎接地点。
如果来宾中有级别较高的重要人物，迎接方的高级领导应亲自到门口恭候。
用轿车接送客人时，应主动为对方开车门，并将手背贴住车厢上沿，张开拇指朝上方，防止客人碰头。
第三，在客人驻留期间，要时刻主动关注客人的需求；同时做好相关应急准备，以应对客人生病等意外情况。
第四，礼貌地送客人离开。
客人告辞离开时，要起身将客人至少送到门口，并说“欢迎您再来”等文明语。
要准确掌握客人离开的时间，实时跟踪交通工具信息，提前通知客人做好准备。
另外，最好由原接待人员送别，如果原接待人员因故不能送行，应向客人解释清楚，并表示歉意。
送行的时间不宜太早或太晚，以给客人预留足够时间收拾行李而又不会错过飞机或火车的出发为宜。
送客人上车时，车开动后不要马上转身离开，应目送客人远去后再离开。
9.如何安排会议的座位和席次？
会议座位安排分为多种形式：
（1）课桌式：
主席台领导人数为奇数时，正中为主位；主席台领导人数为偶数时，第一主位为中间两个席位的主席台视角的右边位、观众席视角的左边位。
确定主位后再按“以左为大”的原则，依次先左后右排列。
观众席位比照此原则排列。
（2）U形座位：
如图所示：
（3）长桌式：
居中为上，先左后右，对门为上。
主客双方各在长桌两边。
以“面门为上”，客方（或上级方）面向门口，条件允许的话正对门口；长桌的每一边就按照主席台设座的原则排座。
需要指出的是，在大体按照以上原则排列座位的时候，有时候为了方便主客方部分人员的交流，可以对主方部分座位进行微调（例如：
从事专业范围相同、或研究方向对口人员、可以安排面向而坐）。
主客双方人数均为偶数时，以客方座位排列为主，对主方座位进行微调。
如果排位时门口正对着会议桌未设座位一端，则排位方式如图所示：
（4）椭圆式：
以面对投影屏的正中位置为主位，然后以主位为中心，依次先左后右排座。
（5）沙发式：
面对门口的左边是主方，右边是客方，两个主位处于横排中央；主位确定后，以靠近双方主位为原则，依次排列。
10.如何安排宴会的座位和席次？
宴席时排座位注意两个原则：
“面门为上”和“以右为尊”。
但在需要观赏风景或考虑其他特殊需求的就餐场所，也可以因地制宜打破“面门为上”的原则。
中餐宴会上，如果是单主位，则以正中面门为主位，然后按先右后左依次排列。
如图所示：
如果有主陪副陪，一般主陪坐主位，副陪坐在主陪的对面，然后1号客人坐在主陪右边，2号客人坐在主陪左边，3号客人坐在副陪右边，4号客人坐在副陪左边，其他位置依次入席。
西餐宴会的排座与有主陪副陪时的中餐排座类似。
如图所示：
此外，如果主要客人有家眷，应安排家眷紧邻其就座。
11.在驾驶时如何安排领导座位？
上下轿车顺序的基本思路是：
如果条件允许，应请尊长、女士、嘉宾先上车、后下车。
通常应请尊长、女士、嘉宾就坐于最上座，如果嘉宾不明白座次，坐错了地方，也不要轻易指出或纠正，这时务必“主随客便”。
当主人亲自开车接送时，副驾驶座为最上座，然后是后排右座（副驾驶席之后）、后排左座；当主人夫妇驾车同时迎送，主客双方男女对角而坐：
当专人驾驶时，后排
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