QP001 文件控制程序.docx

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QP001文件控制程序

制定:

__________日期:

___________

复核:

__________日期:

___________

审批:

__________日期:

___________

修改记录

修改次数

修改内容

修改日期

修改人

2019年05月01日实施

1.目的

1.1确保质量管理体系的文件、图纸、技术资料和有关生产资料得到有效的管控。

1.2确保生产流通中所使用的文件、资料是最新有效的受控版本。

2.范围

本程序适用于公司内部质量管理有关的各类文件资料（包括采用任何形式或类型的媒体的质

量手册、程序文件、检验标准、技术资料、图纸、管理制度、表单、及外来文件及相关的电

子文档等）的管理。

3.名词定义

3.1受控文件：

依ISO9001∶2008的质量体系要求所建立的文件系统，且经过权责人员的审批及作废时必须收回之文件。

3.2质量手册:

（QM）（第一阶文件）：

叙述本公司质量体系的文件。

3.3程序文件:

（QP）（第二阶文件）：

与ISO9001系列条款相关所需的文件。

3.4支持文件:

（WI）（第三阶文件）：

公司的各类管理制度、设备操作规程、检验标准、工艺技术文件等。

3.5质量记录:

（F+部门代号）（第四阶文件）：

阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

3.6外来文件：

各项国家、国际标准及客户提供的书面技术文件、图纸。

3.7参考文件：

供公司内部教育培训或外部参考用。

3.8电脑媒体资料：

凡存于电脑网络上或拷贝于磁盘、光碟上的文件资料。

3.9技术档：

技术资料、图纸和工艺档（包括工艺、作业指导书等）。

4.职责

4.1文件之制定、复核、审批、编号及原件管理权责如下：

文件类别

制定

审核

批准

编号

原件管理部门

一阶文件

管理者代表

总经理

文控中心

二阶文件

各部门

部门主管

管理者代表

文控中心

三阶文件

各部门

部门主管

管理者代表

文控中心

岗位职责

人事行政部

部门主管

管理者代表

文控中心

四阶文件

各部门

部门主管

文控中心

各部门

技术文档

工程部

部门主管

工程部

文控中心

外来文件

各部门收集

文控中心

4.2文控中心负责所有文件的发行、回收、受控原件及电子文档之管理，不定期的对各部门的文件保管及现场使用情况进行检查、监督。

4.3各部门专（兼）职文件管理员负责本部门的文件的签收、管理，对本部门内现场文件使用之情况进行检查、监督。

5.工作程序

5.1编码原则：

5.1.1质量手册：

QM-001（三码）。

5.1.2程序文件：

QP-流水号（三码）。

5.1.3三阶文件：

WI-部门代号-流水号（三码）。

5.1.4记录表单：

F-部门代号-流水号（三码）-版本版次号，编在表格右下角位置。

5.1.5外来文件：

以原编号表示。

5.1.6部门代号：

总经办（G-GeneralManager）、业务部（S-Sales）、财务部（F-Finance）工程部（E-Engineering）、生产部（M-Manufacturing）、品管部（Q-Quality）、人事部（H-HumanResource）、文控中心（D-DocumentControlCenter）、

采购部（B-Buyer）、物控部（P-ProductionMaterialControl）、商务部（CA-Commercialaffairs）、技术部（T-Technology）、行政部（A-Administration）、研发部（R-Researchanddevelopment ）、客服部（CS-Customerservice）。

5.2版本、版次编码原则

5.2.1版本：

文件第一版本以“A”表示，修改换版时以B、C、D……表示。

5.2.2版次更改状态：

修改次数由数字“0-5”表示。

修改超过5次时（不含5次）为避免版本修改过多影响文件之真实内容，要发行下一版本和版次。

如没有修改的版次为A0，修改后依次为A1、A2、A3、A4、A5，A5之后文件还要修改的版本为B版，版次为B0。

5.3编号方法：

5.4文件制定与管控

5.4.1文件的制定：

各部门视其业务需要及标准要求，依据附件所示的版式（二阶文件编版格式如附件7所示，三阶文件的编版格式如附件8所示，表单的编版格式如附件9所示，技术文档不特别规定其书写项目）制定所需的文件后，填写《文件制订/修订/废止申请单》，依第4.1之要求制定、复核、审批编号后，将电子文档送文控中心管理，并由文控中心颁布发行。

5.4.2文件的修订：

文件若不符合现状，需修订、增订则由申请单位填写《文件制订/修订/废止申请单》，写明欲修订原因，修改完成后的复核、审批、颁布发行程序依据5.4.1执行。

5.4.3文件的废止：

5.4.3.1已过期或已不适用的文件，由制定部门或文控中心填写《文件制订/修订/废止申请单》，经核准后由文控中心执行。

5.4.3.2文件废止后，原文件编号取消，不可重复应用，并依分发记录回收旧版之文件予以销毁。

5.4.3.3废止文件原件保留至上一次所修订的文件为止,交由文控中心单独存放或销毁，若因工作需要做为参考，则需要在此文件上加盖“参考使用”红色印章。

5.5受控文件的分发

5.5.1所有体系管理文件由文控中心统一签发，以确保文件的更改和现行修订状态得到识别。

5.5.2各部门应指定专（兼）文件管理员负责文件的签收及管理。

5.5.3文控中心按管理者代表指定范围复制适当份数，加盖蓝色“受控文件”章后发行，并要求签收单位的专（兼）文件管理员在《文件分发及回收记录表》上签收。

5.5.4受控文件须登录于《文件汇总表》中。

5.6受控文件的收回

5.6.1修订及废止时，文控中心在回收旧版文件时，应注意数量及内容完整性，并记录于《文件分发及回收记录表》上。

5.6.2文件的回收完成后，文控中心应更新《文件汇总表》。

5.7受控文件的保存

5.7.1受控文件的原件及电子档须备份保存于文控中心，但所有客户资料由业务部自行保管。

5.7.2受控文件须分类存放在清洁、通风、干燥、安全的位置。

5.7.3现场使用的文件必须张贴或置于作业现场如检验标准、作业指导书等，以便现场人员能够随时查阅。

5.7.4各部门应指定专（兼）文件管理员对文件进行保管，确保文件易于识别和检索，并对部门内现场文件使用情况进行检查、监督，确保生产流通中的文件、资料使用的是最新有效的受控版本。

5.7.5任何人不得在受控文件上乱涂画改，确保文件清晰。

5.7.6任何人未经批准不得将受控文件私自外借或复印。

5.7.7因工作需要而保存的旧版文件，应加盖红色“作废”章，并与其它文件隔离放置，若要重新使用时，则需要加盖红色“参考使用”印章。

5.7.8本公司文件所指的保存期限均指最短保存期限。

5.7.9记录的保存期限，按《质量记录控制程序》执行。

5.7.10文控中心将不定期的对各部门文件保管及使用情况进行检查、监督。

5.8受控文件的申请和借阅

5.8.1因文件遗失或需要增发时，应由申请人填写《文件补发/借阅/外发/留用申请单》，经部门主管、经理审核，呈管理代表核准后由文控中心发放，并登录于《文件分发及回收记录表》内。

5.8.2借阅文件须由借阅人填写《文件补发/借阅/外发/留用申请单》，经部门主管或经理核准，并在《文件借阅登记表》上登记后方可借阅，借阅人员或部门应负保全的责任。

5.9受控文件外发

5.9.1若因业务需要对外发行文件，应由申请部门填写《文件补发/借阅/外发/留用申请单》，经管理者代表核准后方可发行。

5.9.2该文件若是指导对方生产、运作、设计的文件，文控中心须加盖“受控文件”章，并要求申请部门于《文件分发及回收记录表》签收后方可发行；若仅是供参考用，则加盖红色的“参考使用”章，不作签收动作。

5.10外来文件

5.10.1外来文件由各部门识别收集整理，并审核其适用性后提交文控中心，文控中心加盖蓝色“外来文件”章并注明日期，登录在《文件汇总表》中。

但所有客户资料由业务部自行控制保管，无须交文控中心。

对此类外来文件，相关部门须定期审核其适用性。

5.10.2上述外来文件不另行编号，而使用其原有编号及版本。

5.11自制产品图纸的管理

5.11.1试产图纸，即量产之前所使用的图纸，由工程部主管校对、经理核准后加盖蓝色“试产图纸”章后，由工程部发给相关部门，同时登录在《文件分发及回收记录表》中。

5.11.2量产图纸当试产完成后在正式量产前，由工程部出正式量产图纸交文控中心加盖“量产图纸”蓝色印章，并按工程部要求下发。

同时，由工程部收回所有对应的“试

产图纸”并记录。

5.12电脑媒体资料的备份由各部门视情况进行，当电脑媒体资料与书面文件有冲突时，依书面文件为准。

6.流程图

6.1文件制订/修改/废止作业流程图

流程图

执行部门