用友总账培训手册.docx

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用友总账培训手册

第一章 总账系统初始建账

l、增加操作员：

开始→程序→用友软件→系统服务→系统管理→系统（S）→注册（以系统管理员admin注册进入，初始密码为空）→确认→权限（0）→操作员（u）→打开操作员管理窗口→[增加]→录入操作员编号、姓名、密码等信息→[增加]（所有操作员增加完毕后退出操作员增加窗口）→浏览所增的操作员（正确无误后退出操作员管理窗口）

2、建帐：

系统管理→帐套（A）→建立→进入创建帐套向导→①账套信息→录入账套名称→修改启用会计期→调整会计期间设置→[下一步]②单位信息→录入单位名称→录入单位简称→[下一步]③核算类型→选择企业类型→选择行业性质→选择账套主管→口按行业性质预置科目→[下一步]④基础信息→口存货是否分类→口客户是否分类→口供应商是否分类→口有无外币核算→完成→调整编码方案→调整数据精度→建账成功

3、操作员授权：

系统管理→权限（O）→权限（J）→打开操作员权限窗口→选择账套→选会计年度→选择操作员→[增加]→（授权）公用目录→（授权）总账→（授权）其他各模块→确定→其余操作员依照上述操作授权

第二章总账初始操作

一、启动总账：

1、方法：

A、开始→程序→用友软件→系统控制台→选择用户名→录入密码→选择账套→选择会计年度→修改操作日期→确认→总账

B、双击桌面上所创建的[总账快捷图标]按照A方法操作。

2、修改操作员密码：

注册总账时录入用户旧密码→选择更改密码→确定→录入新密码→确认新密码

二、总账初始化：

1、新增会计科目：

（1）方法：

总账→基础设置→财务→会计科目→[增加]→录入科目代码→录入科目中文名称→设置账页格式→选择辅助核算→确定→增加

（2）应注意的问题：

A、科目增加由上而下，逐级增加

B、科目已经使用过，增加下级科目时原科目余额将自动归集至新增的第一个下级科目下

C、辅助核算应设置在末级科目上

2、修改会计科目：

（1）方法

选择需修改科目→单击[修改]或双击该科目→打开修改会计科目窗口（修改激活）→修改内容→进行修改→确定→返回

（2）应注意的问题：

A、科目未经使用时代码和科目名称匀可改；

B、科目一经使用代码不可改、科目名称可改；

3、删除会计科目：

（1）方法

选择需修改科目单击[删除]或右键单击该科目→删除

（2）应注意的问题：

A、科目删除由下而上逐级删除

B、科目一经使用则不能删除

4、指定科目：

会计科目窗口→编辑（E）→指定科目→现金总账科目→待选科目栏中选1001现金→点击→[>]送至已选科目栏→银行存款总账科目→待选科目栏中选1002银行存款→点击[>]→送至已选科目栏→现金流量科目→待选科目栏中选1001现金、1002银行存款→点击→[>]送至已选科目栏→确定

5、客户、供应商分类：

基础设置→往来单位→客户/供应商分类→[增加]→录入类别编码→录入类别名称→[保存]

6、客户、供应商档案：

基础设置→往来单位→客户/供应商档案→选择客户/供应商所在的末级类别→[增加]一录入客户/供应商编号→名称→简称→[保存]

7、部门、职员档案:

设置方法同上，但录入职员档案之前必先增加部门，才能录入职员档案；

8、录入期初余额

（1）方法：

总账→设置→期初余额→将金额录入在末级科目（白色）金额栏中→试算平衡。

（2）应注意的问题：

A、余额应由末级科目录入，上级科目自动累加金额；

B、使用[方向]调整备抵账户坏账准备、累计折旧余额方向为“贷”，方向只能在总账科目调整，若已录入余额后需调整方向应删除余额再调整余额方向

C、红字余额应以负号表示

D、辅助核算的科目应双击该科目金额栏进入相应的辅助核算余额窗口进行录入

E、余额录入完毕应点击[试算]，达到余额试算平衡

F、双击金额栏可修改录入的余额

9、凭证类别：

（1）方法：

总账→基础设置→财务→凭证类别→选择相应的类别→确定

（2）应注意的问题：

A、若非记账凭证则应设置限制科目

B、凭证类别未经使用可删除重新设置，一经使用不可删除

10、结算方式

（1）方法：

总账→基础设置→财务→结算方式→[增加]→现金结算、现金支票、转账支票、电汇、信汇等其他结算方式

（2）应注意的问题：

A、每增加完毕后[保存]

第三章总账日常操作

一、更换操作员：

总账→文件（F）→重新注册→更换用户名→录入密码→确定：

二、填制凭证：

（1）增加凭证的方法：

总账→凭证→填制凭证→[增加]→选择凭证类别→修改制单日期→录入附

件数→录入或调用摘要→录入科目代码（或参照）→录入借方金额→回车→录入科目代码（或参照）→录入贷方金额（或用“=”号键自动平衡借贷差额）→[增加]→重复上述操作。

（2） 常用摘要的定义：

在摘要栏中单击参照按钮→进入常用摘要窗口→[增加]→录入常用摘要编

码→常用摘要内容→[增加]；

（3）常用摘要的调用：

在摘要栏中单击参照钮→进入常用摘要窗口→选中所需的摘要→[选入]→

将常用摘要送至摘要栏中：

或在摘要栏中直接录入已定义的常用摘要编码→回车

（4）填制凭证时新增会计科目或客户、供应商

填制凭证时→在科目编码栏单击科目参照钮→进入科目参照窗口→[编辑]→进入会计科目窗口→[增加]（操作同新增会计科目）；若遇到应收应付科目一系统会弹出单位对话框→单击单位参照钮→若无该单位则说明该单位是新发生的单位→[编辑]→进入客户或供应商档案→[增加]（操作同客户、供应商档案）

（5）凭证修改应注意的问题：

A、系统自动编制的凭证号不可修改

B、制单日期不可跨月修改

C、其余内容可直接在相应错误处修改

（6）修改他人制单：

重新注册→更换正确的制单人→进入总账→填制凭证→查找到制单人错误的凭证→使用“空格”键→系统提示“是否修改他人填制的凭证”→是→观察制单人的变化

（7）凭证的增行、删行：

A、使用[增行]可在当前光标所在分录前插入一条或多条分录

B、使用[删行]可将当前光标所在分录行删除

（8）常用凭证的生成：

填制凭证窗口→选择日常发生频率较高的凭证→制单（E）→生成常用凭证→录入常用凭证代号→录入常用凭证说明→确定

（9）常用凭证调用：

若一张凭证填完后下一张凭证是己定义好的常用凭证→制单（E）或F4→调用常用凭证→通过参照钮选择所需的常用凭证→确定→修改所调用凭证的金额（注：

调用常用凭证前不能点[增加]按钮）

（10）凭证的作废、删除、断号整理：

作废：

填制凭证窗口→制单（E）→作废／恢复

删除整理：

先将凭证作废→填制凭证窗口→制单（E）→删除整理→选择作废凭证所在的会计期间→进入作废凭证表→选择需删除的凭证→双击该凭证的“删除?

”→确定→系统提示“是否整理凭证断号?

”→根据实际情况决定是否整理

三、出纳签字：

更换操作员为出纳员→进入总账→审核凭证→出纳签字→选择会计期间→确定→出纳凭证列表→确定一→签字]或签字（E）→成批出纳签字 （注意[取消]的使用）

四、审核凭证：

更换操作员为审核人进入→总账→审核凭证→审核凭证→选择会计期间→确定→所有凭证列表→确定→[审核]或审核（E）→成批审核 （注意[取消]和[标错]的使用）

五、记账：

（1）方法：

更换操作员为记账人→进入总账→记账→选择记账范围或[[下一步]]→[记账]→账套启用月系统将自动试算期初余额是否平衡若平衡→[确定]→系统开始记账

（2）应注意的问题：

A、凭证未经审核或出纳签字不能记账

B、上月未结账本月不能记账

C、启用月的期初余额试算不平衡不能记账

六、结账

（1）方法：

更换操作员为结账人进入总账→月末处理→月末结账→选择结账月份→[对账]→系统自动进行账账核对→对账完毕→[下一步]→查看结账报告→[下一步]→系统提示“通过月度工作检查”→[结账]

（2）应注意的问题：

A、已结账月份不能再填制凭证

B、还有未记账凭证则不能结账

C、其他子系统匀己结账，总账才能结账

七、科目汇总：

总账→凭证（v）→科目汇总→选择需汇总凭证的会计期间→调整科目汇总级次→按凭证号汇总或按制单日期汇总→汇总已记账或未记账或全部凭证→[汇总]

八、取消结账：

月末处理→月末结账选择最后结账月份→Ctrl+Shift+F6→录入账套主管密码→确定（取消）

九、恢复记账前的状态：

总账→期末（D）→对账→打开对账窗口→Ctrl+H系统提示“恢复记账前状态被激活”→确定一退出对账窗口

总账→凭证（v）→恢复记账前状态→恢复最近一次记账前状态或恢复某

月初记账前状态→确定→录入账套主管密码→确定

十、查询账簿：

1、查询总账：

总账→账簿→总账查询→选择科目→调整会计期间→（注意包含未记账凭

证的使用）→确定（查询总账时可实现总账→明细账→凭证的联查互访）

2、查询余额表（资金平衡表）：

总账→账簿→余额表查询→选择科目→调整会计期间→调整科目级次→（注意包含未记账凭证的使用）→确定

3、查询明细账：

总账→账簿▲→明细账查询→选择科目→调整会计期间→（注意包含未记

账凭证的使用）→确定

4、查询多栏账：

总账→账簿→多栏账查询→[增加]→选择需设多栏账的科目→[自动编

制]→确定→选择该多栏账→[查询]或双击该多栏账→调整会计期间→确定

5、查询现金、银行日记账：

总账系统→现金→现金管理→日记账→现金或银行日记账→选择月份→（注意包含未记账凭证的使用）→确定   

6、查询往来账：

总账系统→往来→客户/供应商余额表或明细账→选择月份→（注意包含未记账凭证的使用）→确定

7、查询项目账：

总账系统→项目管理→项目明细账及其他项目账→选择月份→（注意包含未记账凭证的使用）→确定

十一、账簿打印：

1、已记账月的账簿

总账→账簿→各类账簿打印；未记账月的账簿可使用包含未记账凭证的功能查询账簿，并在查询窗口直接[设置]→[打印]

2、打印三栏式账簿：

纸张大小选择Latter81／2×11in →打印方向选择→纵向进纸类型或链式送纸类型（注：

241—1或 窄行打印纸）

3、打印多栏式账簿：

纸张大小选择USstandardfanfold147／8×11in→打印方向选择→纵

向进纸类型或链式送纸类型（注：

381一l或宽行打印纸）

十二、选项设置：

总账→设置（S）→选项→可调整凭证、账簿、其他相关内容，并浏览会计日历；账簿选项中可选择凭证、账簿是否套打；

十三、凭证打印：

方式1、套打方式：

使用专用凭证打印纸，只打印凭证的内容不打印框线

操作：

总账→凭证（V）→凭证打印→选择需打印凭证的月份→录入需打印凭证的起止号一[打印设置]→选择打印机→[属性]→纸张大小{自定义纸：

6．0即10孔凭证纸用2440×1280；7．O即9孔凭证纸用2160×1150 （0．1mm）}→打印方向→纵向→进纸类型→链式送纸→确定→[专用设置]→27．9、0．8、0．5、0．8（舳）一凭证间距0→确定→[打印]

方式2、非套打方式：

使用窄行普通打印纸，凭证的框线和内容匀打印

操作：

总账→凭证（V）→凭证打印→选择需打印凭证的月份→录入需打印凭证的起止号一[打印设置]→选择打印→机纸张大小（La王ter81／2×11in →打印方向选择 →纵向 →进纸类型→链式送纸→确定→[专用设置]→使用系统默认值→[打印]

★十四、账务数据备份：

1、账套备份：

 （每月结账后必须操作）

系统管理→系统（S）→注册（以系统管理员admin注册→确认→账套（A）→输出→选择需备份数据的账套→确定→系统自动压缩拷贝→选择备份目标C：

、D：

（硬盘备份）或A：

（软盘备份）→选择备份数据应放的文件夹（双击）→确定→系统提示“备份完毕”→确定

2、年度账备份：

系统管理→系统（S）→注册（以账套主管身份注册）→录入账套主管密码→选择需备份数据的账套→选择备份年度→确定→年度账（Y）→输出→系统自动压缩拷贝→选择备份目标C：

、D：

（硬盘备份）或A：

（软盘备份）→选择备份数据应放的文件夹（双击）→确定→系统提示“备份完毕”→确定

十五、如何建立新年度账：

系统管理→系统（S）→注册（以账套主管身份）注册→录入账套主管密码→选择会计年度→确认一年度账（Y）→建立→系统提示“是否建立XXXX年度账”→是→系统自动建立新年度账并提示“建~xxxx年度账成功”

十六、结转上年余额：

（1）操作：

系统管理→系统（S）→注册（以账套主管身份）注册→录入账套主管密码→选择新建立的会计年度→确认→年度账（Y）→结转上年数据→依次执行各子模块结转→最后执行总账数据的结转

（2）应注意的问题：

1．在结转上年数据之前，首先要建立新年度账，具体步骤参见如何建立年度账

2．建立新年度账后，可以执行固定资产、工资系统、存货管理的结转上年数据的工作。

这几个系统的结转不分先后顺序，可以根据需要执行。

3．如果在使用总账系统时，使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统，那么只有这些系统执行完结转工作后，才能执行结转：

否则可以根据需要直接执行总账系统的结转工作即可。