office技巧.docx
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office技巧
■Word2003：
巧查ASCII代码
如果临时要查某个字符的ASCII代码，手头又没有字符代码对照怎么办？
其实可以用word来查看字符的ASCII代码。
这里以查＠为例，定位光标于字符右边，按下组合键Alt+X，原来的＠就变成了“0040”，这个0040是16进制的，需要把它转换成十进制。
调出系统自带的计算器，转换后得到0064，它就是我们通常所说的ASCII代码。
■word2003：
快速输入学生信息
在输入学生的相同信息时，如性别，有个快捷的方法：
首先按住Ctrl键，在所选择的单元格上拖动或单击，这样就把所有性别为女的单元格选中了。
接着输入一个“女”字，然后按组合键Ctrl+Enter，就可以一次输入所有相同的性别。
同样的道理，就能一次性输入所有学生的信息。
■word2003：
调整汉字与字母的间距
用word编写文章时，中文和英文之间会有一小段空格隔开，这是因为word会自动调整中、英文间的间距。
如果想关闭该功能，方法如下：
首先选中全文，单击“格式→段落→中文版式”命令，在“中文版式”选项卡中，取消“字符间距”设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项左边复选框中的钩即可。
■Word2003：
快速排序文字
办公中，不时会碰到对人员名单或产品名单按照拼音或日期进行排序的情况。
最简单的方法是首先选中要排序的文字，然后点击word菜单栏上的“表格－排序”命令，在弹出的对话框中，可以选择“拼音”或“日期”，接着选择按照“升序”还是“降序”进行排序，选好后单击“确定”即可快速排序文字了。
■Word2003：
重复打印多页表格标题
在日常办公中，我们经常要用word制作一些具有相同标题的多张同样表格，如果在每页都制作一个相同标题，就会大大降低办公效率。
首先选中表格的标题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”命令，这样，当你预览或打印文件时，就会发现每一页的表格都有了相同的标题。
使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
■Word2003：
撤消自动套用的格式
在写文章时，会经常出现一些自动套用格式的现象，如自动编号、自动缩进等。
如果快速撤消这些自动套用的格式呢？
使用快捷键是一个较快的办法，操作如下：
1、将光标定位在段落的末尾，按下快捷键Ctrl＋Q，可以去除段落的附加样式；2、回车后自动套用了格式，按下快捷键Ctrl+Z，可以即时撤消套用的格式。
■Word2007：
制作个性化的艺术字
首先将光标定位到要插入艺术字的地方，单击“绘图”工具栏中的“插入艺术字”图标按钮，在弹出的对话框中为艺术字选择一种样式，单击“确定”按钮后将弹出“编辑艺术字文字”对话框，在此输入要插入的艺术字（如鲜花），并设置好字体、字号和格式，然后单击“确定”按钮即可。
接着为艺术字插入一张鲜花的图片后，单击“绘图”工具栏中的“三维效果样式”图标按钮，为艺术字选择一种三维效果样式。
右键单击工具栏的空白处，选择“自定义”命令，在弹出的对话框中的“工具栏”选项卡里面，勾选“三维设置”复选框调出“三维设置”工具栏，这里可以对艺术字进行更多的设置。
■Word2007：
阅读版式下修改文字
在阅读长篇word文档时，很多用户都喜欢采用阅读版式视图，但在word2007中该视图模式下默认是不允许键入、修改的，如果阅读中途需要编辑文字，就不得不回到传统的“页面视图”模式，这对用户来说太不方便了。
其实，只要在“阅读版式视图”界面右上角点击“视图选项”并选择“允许输入”即可。
■Word2007：
实用的诊断程序
在word2007上运行诊断功能，比较适合进行初步检查。
点击左上角office按钮，依次点击“word选项－资源－诊断”，在弹出窗口中选择“继续”按钮，在随后弹出的窗口中点击“开始诊断”按钮即可。
这里能进行磁盘诊断、兼容性诊断、安装程序诊断和内存诊断。
■Word2007：
直观的计算
日常办公中，总要计算一些既有加减又有乘除的长算式。
“计算器”工具可以完成这个工作，但是无法直观地显示我们输入的算式是否正确，是否少算或多算一个数字。
Word文档能满足这个要求，既能实现计算功能，又能直观显示。
打开word文档，按组合键Ctrl+F9，会在光标处出现一个有灰色底纹的大括号，首先在大括号里输入“＝”等号，然后将全部算式输入，核对无误后再按F9键，即可得到计算结果。
这里的计算方法跟普通算式一样，采取先乘除后加减，小括号内的算式优先计算。
■Word2007：
精确移动文字块
用word进行文档编辑时，经常需对某行或某段文字位置进行调整，当然采用鼠标拖曳或者“剪切粘贴”的方式进行移动是可以的，但在超长文档中操作却比较麻烦，其实可以利用F2功能键来进行精确移动。
先选中需要进行精确移动的文本内容，再按下键盘上的“F2”键，此时屏幕左下角状态栏中会显示“移至何处？
”的提示，接下来将光标定位到移动目的地，按下回车键即可快速完成精确移动。
■Word2007：
快速定位光标
当打开wps文档时，光标会自动定位到上次存盘时的位置。
不过word却没有直接提供这个功能，但当我们打开word文件后，按下Shift+F5时就会发现光标已快速定位到上次编辑时的位置了。
■word2007：
去掉烦人的“粘贴选项”
在word2007中，当进行复制、粘贴操作时，总会出现一个“粘贴选项”浮动图标，它会提示我们是需要“保留源格式”、“匹配目标格式”还是“仅保留文本”，如果你很少使用它，可以选择“设置默认粘贴”，在弹出的“word选项”界面中滚动到“剪切、复制和粘贴”功能组，取消“显示粘贴选项按钮”的勾选即可。
■word2007：
快速输入中文省略号
许多人都以为在word中，只能切换到英文输入法状态下才可输入省略号。
如果点击键盘上的“．”键，只能输入中文标点符号中的句号而非中文的省略号。
其实在中文输入法状态下只要同时按“Ctrl+Alt+．”组合键，即可快速输入省略号。
■Excel2003：
批量转换全/全角
在输入大量数据时，如果不小心出现了全、半角混杂的情况怎么办？
有个简单的方法可以快速修改，操作如下：
先将Excel中数据复制到一个word文档中，然后单击“格式－更改大小写”，在弹出的对话框中选择“半角”，再单击“确定”按钮。
接着再把word文档中的数据复制到Excel后，单击“编辑－选择性粘贴”，在弹出的对话框中，选择“文本”，单击“确定”按钮，原来全、半角混杂的数据就已经都变成了半角。
需要注意的是，在Excel中进行选择性粘贴时，一定要选择文本方式，否则粘贴的数据将以科学计数方法显示。
■EXCEL2003：
准确设置行间距
Excel没有提供设置行距的功能，但利用“拼音指南”却可以让我们在Excel中轻松设置单元格汉字的行间距。
首先选中需要设置行间距的单元格，依次单击“格式”菜单中的“拼音指南”，选择“显示或隐藏”命令，此时单元格间的行间距会变大。
如果想准确调整行间距，可再次选择“拼音指南”中的“设置”命令，打开“拼音属性”对话框，切换到“字体”选项卡，把字号设置大一点，确定后行间距就会相应增大，反之则减小。
■Excel2007：
强大的条件格式
在进行报表和数据处理时，面对大量的单元格数据，我们总是希望能更加醒目地区分出来。
在Excel2007新增加了功能更强大的条件格式功能。
确保在“开始”面板下，选中需要进行突出显示的单元格，例如某些不符合条件的单元格，点击“条件格式”图标后在下拉菜单中找到“图标集”，在“图标集”里可以找到许多非常形象化的图标，选择一个图标即可完成单元格设置。
■Excel2007：
在保存窗口左侧添加默认文件夹
在Excel2007的保存窗口左侧中，不想保存在“我的文档”中，又不愿意去找常用的文件夹，怎么办？
其实可以在保存窗口左侧添加常用的文件夹，方法如下：
打开excel2007，点击左上角office按钮，选择“另存为”命令，在弹出的“另存为”窗口中选择常用文件夹，然后在左侧点击右键，选择“添加‘1’”（假设1就是常用文件夹）就在末尾新增了一个默认保存位置，最后选中新添加的文件夹并点击右键，选择“上移”命令置顶即可。
■EXCEL2007：
“冻结窗口”填写表格
在填写大型表格时，往往需要填写好几个面页，一个屏幕显示不了全部内容。
但是在填写单元格数据的时候，我们经常需要对照首行或首列来填内容，用滚动条上下或左右查看很不方便。
这时，我们可以使用“冻结窗口”这一功能来固定首行或首列，这样首行或首列的内容就一直显示在屏幕上。
具体操作如下：
在EXCEL2007的“视图”中点击“冻结窗口”，选择“冻结首行”或“冻结首列”即可。
■EXCEL2007：
快速隐藏Excel中的部分数据
在Excel中经常遇到某行或某列中部分数据不能够被删除而需要隐藏的情况，我们不能选中整行或整列用“隐藏”命令将它隐藏，因为会隐藏到其他不需要隐藏的数据，那么我们可以选中这些需要隐藏数据的单元格，右击执行“设置单元格格式”命令，然后切换到“自定义”选项卡，在“类型”输入框中输入三个分号“；；；”，确定后即可隐藏数据。
■EXCEL2007：
快速筛选出背景色一样的单元格
用Excel进行报表或者数据处理时，经常要为某些特定的单元格调背景色，以便于区分，要把同一背景色的单元格筛选出来进行查看或者处理，在Excel2003中操作是非常麻烦的。
如果使用Excel2007就简单了，选中需要进行筛选的列（行），点击功能区的“排序和筛选”按钮，在下拉菜单中选择“筛选”执行筛选，点击行（列）的第一个单元格的筛选下拉箭头，选择“按颜色筛选”并选择某个颜色即可快速将这种颜色的所有单元格筛选出来。
此外，利用同样的方法还能将同一背景颜色的单元格进行排序。
■PPT2007：
去掉自动预览
为了让演示效果更好，人们会在制作幻灯片的时候添加一些效果，例如为某一段文字或图片添加进入、强调、退出等等效果后，Powerpoint2007会自动预览效果。
但是对经常使用powerpoint2007的朋友来说，这个功能会降低工作效率。
怎么关闭这个功能呢？
首先单击“动画”选项卡，找到“动画”功能组，单击“自定义动画”按钮，这时在工作区域的右侧将会出现“自定义动画”窗格，在此窗格最下方，有一个“自动预览”复选框，去掉“自动预览”前面的钩，powerpoint2007就不会自动预览了。
■PPT2007：
在宽屏上完全显示
由于宽屏液晶显示器的普及，购买的人也越来越多，在宽屏上用PPT的时候，演示文稿会在宽屏显示器中呈现收缩状态，两侧各自暴露无遗出一块黑边，这样就相当难看。
其实office2007组件中的Powerpoint就提供了对16：
9宽屏的支持，这个功能就可以充分利用宽屏显示器的纵横比特性，更逼真地显示并排的素材，更生动地呈现图形和图像，从而真正发挥宽屏显示器的优点。
首先切换到“设计”选项卡，点击“页面设置”打开对话框，在“幻灯片大小”下拉列表框中选择“全屏显示（16：
9）”或“全屏显示（16：
10）”，后者是宽屏笔记本常见的纵横比，选择完成后单击“确定”按钮即可生效。
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■Word2003：
快速输入ABCD
在使用word制作有四个选项的选择题的试卷时，在第一个选项前输入Z，在第二个选项前ZZ，在第三个选项前输入ZZZ，在第四个选项前输入ZZZZ。
然后在试卷制作完成后，使用“查找替换”功能先后把zzzz、zzz、zz、z分别替换成A、B、C、D（注意此处的先后顺序不能反）。
■Word2003：
巧妙插入工具栏上按钮图标
在word的文档中，我们如果要插入工具栏上的按钮图标，可以用如下方法：
单击“工具”菜单中的“自定义”命令，调出自定义对话框，在保证自定义对话框不关闭的情况下，在要插入的图标按钮上单击右键，选择“复制按钮图像”命令，接着关闭“自定义”对话框，将光标定位到要插入图标的地方，单击右键选择“粘贴”即可。
■Word2003：
用定位快速填表
如果word文档里面有多个表格，分布在不同的页面，拖曳滚动条寻找各个表格速度慢，还容易遗漏需要填写的表格。
这时不妨使用word自带的定位表格功能，执行“编辑－定位”命令，在“定位目标”中选择“表格”项，然后点击“下一处”按钮就可以依次找到要填写的表格了。
■Word2003：
隐藏图片加速屏幕滚动
浏览较长的word文档时，我们经常需要滚动屏幕，如果该文档中包含的图片过多，会影响滚动速度。
此时可以用如下方法操作：
在页面视图中点击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡，接着选中“图片框”复选框，去掉“图形”复选框前的钩即可隐藏图片。
若要显示图片，使用相反操作。
■Word2003：
附带背景的打印
有时候，需要把word文档中的背景了附带打印出来，这个是如何实现的呢？
方法如下：
在打开的文档中点击“文件→打印→选项”，在弹出的打印对话框中，勾选“背景色和图像按钮”，点击“确定”即可。
■Word2007：
清除显示的文档信息
Word2007文档显示了许多信息，其中可能包含了不希望他人看到的内容，在公共计算机上操作时，用户尤为如此。
此时可以右击，打开属性窗口，切换到“详细信息”选项卡，单击对话框底部的“清除属性和个人信息”按钮，在随之弹出的对话框中选择“创建已删除所有属性的副本”，确认后即可创建一个适合共享的属性，但仍然会保存文件的原始版本及其所有属性，此时也可以选择“从此文件中删除以下属性”，这样就能有选择的只删除某些不需要的属性项。
■Word2007：
Alt键的妙用
在word2007中，只要按一下Alt键，菜单栏上的按钮或菜单项就会显示各自的快捷方式，再按一下Alt键又消失。
根据图示按下对应的字母或字母加上数字键显示相应的快捷键，例如想要显示“开始”菜单下各分支的快捷键，先后按下Alt、Y及数字1键，之后再根据需要选择相应操作即可。
■Word2007：
快速调用其他office程序
使用word办公的时候，经常要与powerpoint、excel协同工作，但每次都要通过“开始”菜单来运行，非常麻烦。
其实我们可以依次单击“office按钮→word选项”，切换到自定义页面，在“从下列位置选择命令”中选择“不在功能区中的命令”，双击找到的powerpoint、excel等将它们添加到右侧列表，并调整显示的顺序，单击“确定”即可从word快速访问工具栏访问了。
■Word2007：
好用的“格式刷”快捷键
“格式刷”是一个很有用的功能，单击可以复制一次格式，双击则可以无限次复制格式，从而免去了重复设置格式的烦恼。
Word2007为“格式刷”自动分配的快捷键是“ctrl+shift+C”。
使用时首先选中带有格式的文字，按下快捷键“ctrl+shift+C”复制格式到剪贴板，接下来再选中需要应用此格式的文字，再次按下“ctrl+shift+V”粘贴格式，然后就可以生效了，与我们熟悉的ctrl+C、Ctrl+V相比较，就只是增加了一个“shift”键而已。
■Word2007：
公式色彩随心定Word2007将所有公式均看作字符，因此我们可以像对待字符一样，随心定义公式中各部分的颜色、大小等。
这里以输入彩色公式“x-b=2a”为例，方法如下：
首先，输入公式，接着按“ctrl”键，选中字符“x”、“-b”点击右键，选择“字体”，在“字体颜色”中选择红色，点击“确定”即可。
同理，“2a”设置为“黄色”。
此外，还可以点击加粗按钮“B”将公式加粗，以增强显示效果。
■Word2007：
快速输入中文省略号又一招
在Word中快速输入中文省略号的方法除了使用组合键“ctrl+Alt+．”外，其实还有一种更便捷的方法。
使用组合键“shift+6”，在中文状态下输入“＾”就是省略号，而且一次就是6个点，十分方便。
■Word2007：
禁止自动插入空格
在有中文和全角符号混排时，如果将临近全角符号的汉字和符号删除后，word会“智能”地在删除全角符号的位置插入一个空格，使得版面看起来很不舒服，这是word的“字符调整”造成的。
那如何来解决这个问题呢？
点击左上角的“office”按钮后找到“word选项”，打开选项对话框，切换到“高级”选项卡下，在右边窗格中找到“使用智能剪切和粘贴”，点击“设置”按钮打开“设置”对话框，去掉“个人选项”下的“自动调整语句和单词间距”前的勾选，点击“确定”即可。
■EXCEL2007：
文本型数字也能参与运算
在公式中引用文本型数字的单元格时，这些单元格将不参与运算，通常我们用Value函数先将它们转换为数值型然后再进行运算。
其实不用Value函数，只需将公式中的文本型数字的单元格与0相加（或相减）或与1相乘（或相除）就可以使其参与运算了。
假设B5单元格中为文本型数字，那么用公式“=sum（B5*1,c5）”就可以替换“=sum（value（b5）,c5）”进行运算了。
■EXCEL2003：
制作能够自动更新标题日期的工作表
在日常处理数据工作中，一般习惯于通过在一些已有的模板或者工作表基础上，创建新的文件来提高工作效率。
但是使用这些源文件时，往往会修改其中的一些不适合内容，特别是这些文件的标题中包含的日期，如2007年4月份各部门交接商品明细表，而到5月份时则必须进行修改。
针对这个问题，可以在存储标题的单元格输入以下公式：
=YEAR（TODAY（））&”年”＆MONTH（TODAY（））&”月份各部门交接商品明细表”，这样在5月份打开表时，标题中的日期会自动更新为新年份、月份，而不会出现错误了。
■EXCEL2003：
在同一单元格内应用不同格式
在编辑excel时，可能需要将同一个单元格内的不同部分应用不同的格式，但是一般情况下只能应用一种格式。
对于这种情况，可以采取下列方法：
首先确定单元格中内容是不是“文本”型，如果不是则右击单元格，选择右键菜单中的“设置单元格格式”命令中的“数值”选项卡，将此单元格设置为“文本”型。
然后选定单元格中需要修改格式的部分内容，按下“ctrl+1”组合键，即可弹出“单元格格式”对话框，就可以任意设置选定内容的字体、颜色等格式了。
■EXCEL2003：
巧妙移动表格行
在编辑表格时，有时需要调整表格行的位置。
下面介绍两个比较实用的方法，假设要把工作表的第9行移到到第5行，操作如下：
方法1：
选中第9行，把鼠标指向第9行的上边缘，当指针变为双十字箭头（这是移动指针的形状）时，按住“shfit”键，同时按住左键向上拖动鼠标。
如果是要向下移动，请向下拖动鼠标。
在拖动过程中，会出现一条虚线，当虚线到达第5行上边缘时，屏幕上出现“5：
5”的提示。
此时，松开鼠标左键，即可完成行移动。
方法2：
将插入点置于第9行的任意一个单元格内。
按住“alt+shift”组合键，然后按“↑”键可使该行在表格内向上移动，按“↓”键可使该行向下移动。
■EXCEL2003：
让数值的单元自动输入
在记账时，经常要在固定的表格中输入“X张”、“Y把”和“Z套”等物品单位，每次输入数值后还要再输入单位，实在累人。
下面介绍一个简单方法，操作如下：
首先选中需要输入数据的单元格区域，接着单击“格式→单元格”命令，在弹出的对话框中切换到“数字”选项卡，选中“分类”列表中的“自定义”项，然后在“类型”中输入：
“[=1]G/通用格式”张”;[=6]G/通用格式”把”;G/通用格式”套””，最后单击“确定”按钮即可。
■EXCEL2007：
筛选后的复制粘贴
在excel2007中，有时需要把筛选后的数据复制粘贴到另一个表中，但是粘贴时发现结果并不是筛选出来的数据，而是所有的数据。
这个问题可以用下面三个方法来解决。
方法1：
进行两次以上的筛选操作，筛选操作可以是同一列或不同列。
只进行一次筛选操作，表面上选择的是筛选后的数据，其实包括了未筛选的全部数据。
所以我们在筛选后进行复制粘贴时，有时是筛选后的可见数据，有时是全部数据。
其实是可以判断复制后的数据是筛选后的还是全部的：
如果复制后许多行都有闪动的波纹线，就是筛选后的数据，如果只在所选数据的四周出现闪动的波纹线，就是全部数据的。
方法2：
筛选后选择需要复制的区域，选择“开始→查找和选择→定位条件→可见单元格”，再进行复制粘贴，就是筛选后的内容了。
方法3：
筛选后选择需要复制的区域，同时按下“alt”和分号键，再复制粘贴即可。
■EXCEL2007：
轻松实现简繁转换
在word2003中自带了简繁转换功能，可以方便地实现简繁转换，但excel2003却没有提供类似的功能，给部分用户带来不便，不过现在的excel2007提供了简繁转换功能。
打开要转换的excel工作表，单击工具栏中的“审阅”按钮，然后单击“简繁转换”即可。
此外，本技巧同样适应于office2007的其他组件，如powerpoint2007和access2007。
■EXCEL2007：
一次关闭所有的工作簿
如果同时打开多个工作簿并进行了操作，退出时会出现一个对话框，上面有三个按钮：
“是”、“否”、“取消”，如果退出时都不保存，一个个地按“否”显得太麻烦。
其实有更简便的方法，直接单击excel主程序窗口右上角的“×”，关闭excel程序，在出现提示对话框时，按住“shift”键，选择“否”。
这样只点一次就可以关闭所有的工作簿了。
Word2003：
快速删除页眉横线
在编辑word文档时，常需要在文档中添加页眉页脚，但此时word会自动在文字下方加一横线。
我们想去掉这根横线，有两种方法可快速删除页眉横线。
方法一：
双击页眉区域，出现页眉编辑虚线框，在菜单“编辑→清除”下找到“格式”项，单击，则页眉中的横线消失，只留下文字信息。
想要恢复横线，点击“编辑”菜单的撤销键入即可。
方法二：
双击页眉区域后，点击“格式→边框和底纹”，在“边框”标签页中的左侧的边框“设置”中点击“无”，在右边找到“应用于”组合框，选择“段落”，点击“确定”命令按钮，则页眉中的横线消失。
Word2003：
调整插入数学公式引起的行间距增大
有时候我们要在word文档中插入数学公式，此时你会发现，即使你插入的是单行的公式（即：
公式中不包含分式或上、下标等多行的模板），这一行和其他行的行间距也往往要比其他部分大很多，显得很不美观。
如果你插入的是单行的公式，而且设置了统一的行间距仍不能使行间距恢复正常，可以按下面的方法调整：
依次点击菜单“格式→段落”，打开“格式”对话窗口，选择“间距和缩进”选项卡，在间距一栏里取消“如果定义了文档网格，则对齐文档网格”复选框前的对勾。
点击“确定”后一般就可以恢复正常的行间距了。
只用office2007脱机帮助
时下，许多朋友都已经用上了office2007。
在它的任意组件中，在使用帮助功能时，如果计算机已经连接到Internet，那么这些组件都会毫无例外地自动加载来自officeonline的在线帮助。
微软的本意是让用户能够获取最新的帮助信息，其本意不错，可如果因为如此造成系统缓慢就不是我们想要的了。
你可以将office2007设置为脱机帮助摆脱这个烦恼：
启动office2007的任一组件，按F1键或单击“帮助”按钮打开帮助窗口，待网页下载完毕，在窗口的右下角单击“已链接到officeonline”，然后在弹出的菜单中，单击“仅显示来自计算机的内容”。
此后，无论你打开office2007的哪一个组件，在使用帮助功能时，都会自动显示来自本机的脱机帮助，再也不会连接到microsoftofficeonline站点搜索帮助内容了，从而大大提高了显示帮助内容的速度。
Word2007：
快速修改字体大小
常规情况下，修改字体大小是选中文本，手动选择字号
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