最新POS操作说明.docx

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最新POS操作说明

安踏分销系统POS操作说明

（修订1.0beta）

图：

POS

POS系统，是分销系统的一个销售系统，他的数据库是独立的，安装在用户本地的。

它和服务器后台通过数据同步的方式进行数据以及单据的上传和下载。

数据同步不是实时的，而是在用户需要的情况下才做，一般是每天做完交接班结帐的时候，进行数据同步。

执行完数据同步则服务器端和POS端的数据得到更新。

销售

图：

销售界面

1．货号的输入：

提供两种输入方式，用扫描枪进行输入、手工敲入货号

1.1.用扫描枪进行输入：

如

当光标停留在输入文本框的时候，即可进行条码扫描。

当光标不停留在输入文本框的时候，可用快捷键F3将光标移到输入文本框。

注：

在系统中一个条码即为一个货号一个尺码，例如条码6903711079201，就代表货号为263660-1尺码为38#的货品。

在系统中一款一色为一个货号，如263660-1为一个货号，263660为一个款号，-1代表这个款号的颜色。

1.2.手工输入货号

可以使用货号+尺码的快捷方式来输入，例如261212-1+42，就代表货号为261212-1尺码为42#的货品。

如果仅输入货号的话，那么系统将会弹出条码货号表供用户选择货品尺码，如图：

用户可通过上下键来选择用户所需要的尺码。

2.VIP卡的使用

在销售过程中需要使用VIP卡进行打折的时候，VIP卡的输入方式为在输入文本框中输入+VIP卡号，如输入+907000011后回车，那么在VIP卡号文本框、备注文本框、折扣文本框，就会显示出该VIP卡的信息，如下图：

VIP卡打折，采用整单打折的方式，如果销售单上所有货品的折扣都高于VIP卡拥有的折扣权限，那么所有货品的折扣都以VIP卡的折扣为准，如果某个货品做了特价且折扣低于VIP卡拥有的折扣，那么该货品的折扣仍然以特价的折扣为准,也就是VIP卡打折以货品的最低折扣为准。

如下图，

货品263660-1和178108-1在没有使用VIP卡的时候

263660-1…38#…2380.65149…

178108-1…42#…2981.00298…

使用9折的VIP卡907000011后，则变为

263660-1…38#…2380.65149…

178108-1…42#…2980.90268.2…

友情提示：

在实际销售中，如果遇到使用VIP卡后不能再享受货品的特价折扣，或者是其他和上述VIP卡的打折方式有出入的情况，可以通过手工调整货品折扣的方式进行修正！

！

（见打折）

VIP卡资料的查询、VIP卡积分、VIP卡升级、积分换购、VIP卡的制作、VIP卡发放，及VIP卡资料的更新等功能参见附录中VIP管理的说明。

3.售货员信息的录入

在销售过程中需要记录营业员的销售记录，以统计营业员的业绩。

在系统中可以通过在输入文本框中输入//营业员助记码的方式录入。

4.折扣

在销售过程中，往往会遇到打折货品，在系统中对打折的处理有两种方式：

单行打折、整单打折。

单行打折：

输入方式为在输入文本框中输入/折扣

货品263660-1和178108-1在没有打折的时候

263660-1…38#…2380.65149…

178108-1…42#…2981.00298…

当选中第二行，然后在输入文本框中输入/0.7，回车则变为

263660-1…38#…2380.65149…

178108-1…42#…2980.70208.6…

整单打折：

输入方式为在输入文本框中输入/*折扣

如果销售单上所有货品的折扣都高于输入的折扣，那么所有货品的折扣都以输入的折扣为准，如果某个货品做了特价且折扣低于输入的折扣，那么该货品的折扣仍然以特价的折扣为准,也就是说整单打折以货品的最低折扣为准。

在系统中，可通过给店长和收银员设置最高的折扣来控制的打折权限，设置方法详见

在设置了最高折扣后，当收银员或者店长输入的折扣低于当前用户拥有的最高折扣时，系统将不允许其打折。

设置方法详见

在销售的过程中会遇到有些货品的折扣收银员的折扣权限不够，只有店长才能打，对于这类的问题，系统中提供一折扣处理的功能，可由有权限的用户输入其用户名、密码，来完成打折处理设置方法详见

5.销售类型

为了方便统计各种类型的销售，系统中销售数据的销售类型大致分为，正常销售、赠品、退货，换货、退残、积分换购（见积分换购单）等几个类型。

销售过程中，每录入一条销售数据，系统都将默认为正常销售，需要用户根据实际情况对数据进行标示。

例如货品为赠品，可点击常用热键里面的赠品[CTRL+1]按钮（或使用快捷键CTRL+1），将该行货品标示为赠品，执行这个功能后系统会自动将该行销售数据的销售实价变为0，例如：

初始销售数据

263660-1…38#12380.65149149正常销售…

执行赠品[CTRL+1]功能后（将销售实价变为0，业务类型变为赠品）

263660-1…38#1238000赠品…

执行退货[CTRL+2]功能后（将销售数量变为相反数，业务类型变为退货）

263660-1…38#-12380.65149-149退货…

执行换货[CTRL+3]功能后（仅修改业务类型为换货）

263660-1…38#12380.65149149换货…

263660-1…39#-12380.65149-149换货…

（注：

换货单一般为一入一出处理，故两行数据均须标示为换货）

执行退残[CTRL+4]功能后（将销售数量变为相反数，业务类型变为退残）

263660-1…39#-12380.65149-149退残…

友情提示：

在销售过程中，有时后会将本应该为正常销售的数据误标示为其他诸如赠品或其他的销售类型，这时候便可通过恢复正常[CTRL+5],这个功能将销售类型恢复为正常销售，同时将销售价格销售数量等恢复为同正常销售匹配。

常用快捷键说明

收银[空格]：

调出收银界面，详见对收银界面的说明。

修改数量[F4]：

用于将光标定位销售界面所在行销售数量字段，可方便地修改销售数量。

删行[F5]：

删除光标所在当前行。

清空[F6]：

清空销售界面上的所有销售数据，包括，VIP、店员信息等

挂单[F7]：

挂起未结帐的销售单据。

读取挂单[F8]：

顺序读取挂起的销售单据。

查库存[CTRL+F1]：

调出库存报表。

查价格[CTRL+F2]：

调出货品价格资料表。

销售报表[CTRL+F3]：

调出销售明细表。

业绩查询[CTRL+F6]：

调出销售业绩表。

交接班-结帐[CTRL+F9]：

调出结帐界面。

详见交接班结帐说明。

积分换购[CTRL+F10]：

调出积分换购界面。

详见VIP积分换购说明。

VIP升级[CTRL+F4]：

调出VIP卡升级界面。

详见VIP升级说明。

折扣处理[CTRL+W]：

调出折扣处理界面。

详见打折说明。

赠品[CTRL+1]：

标示销售数据的业务类型为赠品。

退货[CTRL+2]：

标示销售数据的业务类型为退货。

换货[CTRL+3]：

标示销售数据的业务类型为换货。

退残[CTRL+4]：

标示销售数据的业务类型为退残。

恢复正常[CTRL+5]：

将已经标示为其他非正常销售的销售数据还原为正常销售。

其他快捷功能说明

POS设备设置[CTRL+F11]：

设定POS连接设备的参数，如打印机，钱箱，顾客显示屏。

开钱箱[CTRL+O]：

打开钱箱，需要使用者的密码。

小票单号[F11]：

提供用户可通过销售小票单号调出销售小票的快捷方式。

小票清单[F12]：

调出销售销售小票列表。

打印[CTRL+P]：

打印销售小票。

系统在收银的时候会自动打印小票，如果需要重新打印，则可先调出销售小票，然后执行本功能重新打印。

预览[CTRL+ALT+P]：

预览打印格式。

管理员可通过该功能预览并调整打印格式。

退出[CTRL+T]：

退出POS销售界面。

收银

用户在销售界面录入相关的销售信息完毕后，按空格后，进入收银界面，如下图。

这时需要用户填写相应的收银信息，来完成收银工作。

如果POS系统连接了打印机及钱箱设备的话，在收银确定的时候，系统会自动打开钱箱，然后打印销售小票。

常用字段说明：

实收：

实际需要收取的金额。

实收=应收-抹零

收现：

收取的现金

刷卡：

银行卡刷卡金额

收券：

收取的代金券或是抵用券的面值。

抹零：

可忽略的销售金额，如需要收取198.2元，然后0.2元可忽略，在抹零处输入0.2，则需要收取的金额变成198元。

常见问题：

1．如何收券、赠券：

收券：

选中收券标签，输入券号和面值，点击

按钮

赠券：

选中赠券标签，输入券号和面值，点击

按钮

2．销售小票存放在哪里？

如何查询调用？

？

收银后用户通过执行销售界面上的

，调出存放已收银小票的终端销售凭证列表。

在选中并双击一张销售小票记录的时候，系统会把该销售小票的明细信息，回填回销售界面。

注：

销售小票一经收银确认，系统将不允许对销售小票进行修改删除，如果做错单据需要调整则需要做一张冲销单来调整。

结帐

结帐，就是在会计期间末，会计把一定时期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上，将各种账簿的记录汇总发生额、结算出余额，以便根据账簿记录编制会计报表。

交接班结帐：

在POS系统中结帐一般是要求日结的，即对每一天的收入进行结转，并上交当日的销售金额。

一般在晚上下班的时候操作。

做交接班结帐前，收银员或店长应核对当日的销售小票，检查是否有无错误单据，如有错误单据可将错误单据情况记录下来，根据情况做负单冲销错误单据，重做错误的销售单据。

如果发现隔天前的销售数据有误，可将销售单据报给公司，让公司在门店销售补单中更正销售额。

在所有准备工作做完后，按

或者CTRL+F9对当日的销售进行交接班结帐，显示

选‘是’，弹出

核对单据日期无误后按执行（节假日：

当门店经过放假后再次营业时需选择此项才能进行交接班结帐），进入

交接班记录单－本单存放在5006交接班记录单中，需确认后才会上传到服务器，按要求填入接班助记符、上交/存银行的钱数，系统自动生成留给下一班（即第二天）的备用金。

留备用金=初始备用金+今日收入（销售中的现金部分）-上交/存银行

进行完以上操作后，需将交接班记录单确认，使单据为确认状态。

调拨

见业务流程说明

补货

见业务流程说明

盘点

见业务流程说明

报表查询

库存查询：

菜单号5022，用于查询系统现有的库存。

销售明细：

菜单号5160、5161，用来查询门店的销售。

该功能数据明细到货号，尺码。

销售日期和结帐日期有什么区别？

销售日期（即单据日期）是POS系统根据系统时间记录的日期，如今天为2007年8月25日，则销售日期为2007-8-25，过一天销售日期就变成2007-8-26。

结帐日期是POS系统根据结帐来更新的，在构建POS系统数据库后，销售日期和结帐日期是一致的，比如都是2007-8-25，当25日做完交接班结帐单凭确认后，则结帐日期变成2007-8-26，如果不做结帐，则结帐日期不变。

在很多情况下，我们并不想知道像销售了哪些货号那些尺码那样明细的数据，而是想知道一些比较汇总的数据，比如需要按大类，服装，鞋，配件等的销售额和销售数量分别是多少，这个时候可以通过执行销售明细界面上的汇总按钮进入统计汇总界面，用户可以用系统定义好的统计格式进行分析。

如下图

业绩查询：

菜单号5162，用来查询门店的销售。

该功能数据明细小票单号。

指标完成情况：

菜单号5164，用来查询门店的指标完成情况。

钱柜余额：

菜单号5174，查询钱柜金额。

门店进出明细：

菜单号5171、5172，查询货品的进出明细。

系统管理与维护

构建数据库

构建POS系统的数据库，分为准备基础资料、安装POS系统、同步系统数据

1.基础资料的准备（此处基础资料均在服务器维护，POS端仅能同步数据）

门店设置

注：

这边的门店编号必须为公司编号+流水，且编号长度不能超过10位，同时要求仓库编号和门店编号一致。

字段说明：

数据保留天数：

控制门店销售等单据，在POS数据保留的时间长度，单位为天，比如设置为7，则保留天数为7天，那么POS系统会将系统中7天前已经处理的库存，销售等单据清楚。

店长折扣：

用于控制POS系统中店长的最大折扣权限。

库存货号限制：

用于控制POS系统货品出库，此处限制后则在POS系统中不允许销售库存中没有的货品。

允许提高零售价：

用于控制POS系统中的销售价格是否允许高于销售定价。

系统默认不允许调高货品的零售价。

门店小数位数：

控制POS系统中销售金额的精确度。

如设置为2，则表示精确到小数点2位，那POS销售的单价和金额精确到小数点2位，如

178108-1…42#…2980.70208.60…

如果不设置则默认四舍五入，如

178108-1…42#…2980.70209…

加密狗授权

门店的pos系统需要加密狗方能使用，加密狗上记录了公司以及网点的信息，门店在做数据同步的时候根据加密狗上记录的公司和网点的信息，上传和下载与该公司编号和网点编号相对应的数据。

注：

允许POS独立收银，此处设置POS系统是否拥有收银的功能，如果不打勾，则门店POS系统将不允许收银。

门店价格体系：

POS网点零售价

POS加盟商零售价

零售价调整生效：

为了加强管理，系统在维护价格的时候，一般需要由两个人来操作，其中一人录入价格数据数据并保存，由另外一人审核然后生效。

如图所示，我们首先需要把价格维护到调整|零售价上，然后通过执行零售价调整生效功能，把价格写入现价|零售价中。

在系统中只有在现价里面的价格数据才是有效用的。

特价调整生效：

同零售价调整生效类似，特价=零售价*折扣，在维护过程中零售价是必须维护的，而特价的维护，可直接维护特价字段，也可以维护折扣字段，系统会自动根据零售价和折扣算出相应的特价。

POS系统中的销售原价，销售实价（如下图）即来源于对534，535的零售价和特价的设置。

其取价的规则为：

销售原价：

先取534有效的网点零售价，如果取不到则取535的有效的加盟商零售价，还取不到价格的话，取521分销商有效的零售价。

销售实价：

则先取534有效的网点特价，如果取不到则取535的有效的加盟商特价，则取销售原价。

注：

536，559功能可查询调价记录。

收银员营业员设置

收银员：

对于收银员的维护需要先维护公司收银员，然后维护门店收银员，把收银员分配到各个门店。

登陆代码：

系统会为每个收银员建立一个系统账号，在设置公司收银员需要设置，而且不能重复，建议编号规则为公司编号+流水。

收银员折扣：

限定收银员的最大折扣权限。

营业员：

对于营业员的维护同样需要先维护公司营业员，然后维护门店营业员，把营业员分配到各个门店。

助记码：

唯一的标示一个营业员，用于在销售的时候快捷的输入营业员信息。

同一个网点营业员的助记符不允许设置重复。

2.数据同步：

POS系统的数据同步一般分成两部分：

1：

基础资料的同步：

基础资料一般在服务器端进行维护然后POS端在数据同步的时候下载。

2：

单据的同步：

单据的同步是双向的，比如门店的入库单，就是POS端在数据同步的时候下载，而门店的销售单，则是POS端在数据同步的时候上传。

同步服务器的设置：

为了保证系统能够正常的和总部的数据进行交换，需要设定好同步服务器的IP。

如图

现在总部支持进行数据同步的服务器有：

192.168.10.42192.168.10.43192.168.10.44

如果有发生改变我们将及时通知各个分销商。

数据同步：

点击

上的向下的小三角，调出系统菜单，执行

，即可调出数据交换对话框，从同步服务器列表选择一个服务器，然后点击

进行数据交换。

附录

[业务流程]

1：

门店发货/退货

图：

自营门店送货/退货流程

在处理自营门店货品的配送上面系统也是采用先排单，然后仓库根据排单的数据进行出货的方式，在排单上则是两种：

1：

处理补货申请

店里面可以根据自己的实际情况，在POS端做补货申请单，然后在数据同步的时候上传到服务器端，然后自营部在自营排单的时候如果选择处理补货申请的话，系统会自动调出要处理处理门店的补货申请单和排单仓库的库存，排单员根据补货信息和库存情况进行排单。

2：

铺货

在分销系统里面，自营排单的铺货就是把货品压给门店，比如说到了一批新货，然后每个店排一些货品，或者是货品积压，每个店分担一些货品。

自营部在自营排单的时候如果选择铺货的话，系统会自动调出要处理门店的信息和排单仓库的库存，排单员根据库存情况进行排单。

铺货的时候需要输入货号并要求要铺货的货品一定要有库存。

2：

门店调拨

图：

自营门店调拨货流程

对于门店之间货品的调拨，有两种方式：

1．有财务来处理这方面的数据：

财务通过在5141-商场专柜调拨做调拨单，调入调出双方在进行数据同步的时候，把调拨单下载到门店POS系统。

这种方式首先更新服务器端的库存表，然后调拨双方门店进行数据同步的时候会把5141的单据下载到门店的POS系统，处理POS端的库存。

2．由门店自行处理调拨：

由调出方在POS端的5117-调拨单做调拨单，然后数据同步的时候把数据上传到服务器，系统过账，然后调入方在进行数据同步的时候，接收调拨数据，把调拨单下载到门店。

这种方式首先更新调出门店的POS系统的库存表，然后上传到服务器端，系统过账处理服务器端的库存，调入门店进行数据同步的时候下载调拨单，处理调入门店POS系统的库存。

3：

门店销售

图：

自营门店销售流程

对于上POS系统的门店，专卖店收银员录入销售小票，销售小票存放于POS里面的5101终端销售里面，在店里面做了数据同步后，销售小票会上传到分销系统中的5101，然后系统进行自动过账处理。

这种方式首先处理POS端的库存表和销售表，然后门店进行数据同步的时候会上载到到服务器端的5101，过账处理服务器端的销售和库存。

注解：

过账：

POS和分销系统是独立的数据库，过账就是单据上传到服务器上，服务器更新服务器后台的库存表和销售表的过程。

由于现在系统中严格控制成本和库存，如果上传来的单据在服务器的库存表里面没有库存，或者在成本表里面没有成本的话，过账就会失败，在重复次数超过10次后，系统将不再处理，需要手工过账确认。

对于没有上POS系统的门店，如果分销商需要管理到这个店里面的销售，那就需要在服务器端的5104-销售单据为没有上POS系统的门店做销售数据。

这种方式只更新服务器端的库存表和销售表。

对于上POS系统的门店，如果门店某天因为机器坏掉或者其他原因没有做销售，或者财务在对账的时候发现某个店某天少了部分销售，那么那天的销售可由财务在5109-销售补单中为该门店进行补录（原则上不允许门店自行补之前的销售数据）。

这种方式首先更新服务器端的库存表和销售表，然后门店进行数据同步的时候会把5109的单据下载到门店的POS系统，处理POS端的销售和库存。

4：

交接班结帐

图：

自营门店结帐流程

门店每天做结帐的时候，首先通过5161-销售明细核对一下录入POS系统里面一天的销售和实际销售是否一致，如果一致，在销售界面点击‘交接班结帐’按钮进行结帐，系统会生成这一天的交接班结帐单，并将一天的销售汇总到这一天的交接班结帐单上，收银员在核对无误的情况下，填写接班人员信息，以及上缴银行的现金数量，确认交接班结帐单（否则下次结帐的时候如果发现之前有交接班结帐单为确认将不允许进行结帐）。

门店在进行数据同步的时候，把交接班结帐单上传到服务器，财务通过验证服务端的交接班结帐单对门店的结账情况进行控管。

注解：

交接班结帐：

门店在财务规定的时间里面（一般为一天）对店里面销售进行结转，并将销售所得上缴财务。

备用金：

门店用于找赎的备用零钱。

5：

门店盘点

图：

自营门店盘点流程

对于没有上POS系统的门店，分销商可以通过在服务器端为其做盘点单。

在系统实现上财务在5119-盘点录入单把门店的盘存数据录入系统，确认后单据过渡到5120-盘点差异单，在5120里面系统会自动获取盘点单上相应仓库在凭证日期当天的账面库存，与实际盘点数进行比较得出差异。

差异单确认后仓库库存便以盘存数据为准，同时盘点封账。

这种方式只更新服务器端的库存表。

对于上POS系统的门店，可以由门店自行做盘点单，然后在数据同步地时候，把盘点单上传到分销系统服务器，财务部根据上传的盘存数据进行处理。

在系统的实现上，由财务部在服务器端5130做盘点指令单，门店做数据同步接收盘点指令单，并自动在POS端的5118-盘点录入单生成一张仅有表头信息的空单（表头信息为指令单信息），门店盘点后把盘存数据做到录入单里面，然后确认，确认后单据过渡到5119-盘点差异单，在5119里面系统会自动获取盘点单上相应仓库在凭证日期当天POS端仓库的账面库存，与实际盘点数进行比较得出差异，差异单确认后POS端仓库库存便以盘存数据为准。

然后在数据同步的时候，门店将盘点录入单，上传到服务器端的5145-盘点录入单上传，系统自动过账过渡到5120-盘点差异单，在5120里面系统会自动获取盘点单上相应仓库在凭证日期当天的服务器端仓库账面库存，与实际盘点数进行比较得出差异。

差异单确认后服务器端仓库库存便以盘存数据为准。

（如果财务在对账的时候对盘点的数据有疑问，经核实对盘存数进行修改，则需要把盘点差异单让门店下载去更新门店的库存）。

这种方式首先更新POS端的库存表，然后门店进行数据同步的时候会把盘点单上传到服务器端，处理的服务器端销售和库存。

注解：

盘点指令单：

定义要盘点的仓库，时间和方式。

由财务部发出，门店接收。

盘点录入单：

用仓库实际盘存数据的录入

盘点分单录入：

仓库在盘点的时候分区域盘点，对每个区域做一份盘点分单，然后再汇总成一份盘点单，这样有差异方便的时候方便查找错误以及修改错误。

盘点差异单：

盘存数和账面库存进行对比得出差异，用于对账。

盘点差异单生效后库存便以盘存数为准，同时封账。

盘点封账：

指做完盘点单后，盘点单上凭证日期之前的单据数据就不允许再处理，例如我5月20日对某个仓库做了盘点单，并且确认了盘点差异单，这时候就不允许再做5月20日之前这个仓库的销售，调拨等单据。

VIP卡管理

2.1．VIP卡的查询

在POS中用户可以通过5201VIP卡资料的功能来查询VIP卡的资料，查询如图

可以通过VIP卡号，VIP卡类型，姓名，性别，联系方式等字段来查询VIP卡的信息，查询结果如下图：

由于某些分销商的VIP数量巨多，系统不可能全部显示，故采用分批取数的方式，即系统在每次取数的时候仅取满足条件的500条记录，如果记录数大于500条的话，通过点击

上的

按钮来获取下500条记录。

2.2．VIP卡的积分

在系统中我们进行VIP卡积分的设定。

在系统中VIP卡的积分公式为

积分=积分有效销售金额*VIP卡积分比率

VIP卡积分比率：

在制卡的时候设定