项目部过程管理控制.docx

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项目部过程管理控制

XXX项目部

质量环境安全过程管理控制

2015年4月1日发布2015年4月1日实施

1.目的

本程序是XXX工程项目过程管理内部控制体系的实施性文件，旨在建立和规范项目部内部控制体系，确保项目部在产品提供、设备安装、项目验收及服务质量得到控制，预防风险并使之有效运行。

本程序按照公司“质量、环境、职业健康安全”管理体系标准的总要求，将工程项目实施过程中的各个环节进行有效控制，做好工程项目管理，在项目管理与执行的五要素方面（工期、质量、成本、安全及风险管控），做到业主满意、公司满意,实现公司经济效益最大化。

在项目管理过程中，明确项目管理的主要工作内容和内部控制要素。

对工程管理各项业务的工作目标、所存在的风险、具体的控制措施进行了识别和评估。

为实现项目部各项业务管理工作目标以及能有效指导项目管理内部控制工作的有序开展和有效实施，制定项目管理制度，编制管理业务工作流程，使项目部的各项工作有章可循、有序推进，将项目部建设成为具有“高效、认真、团结、进取”的团队，为项目部的各项工作的顺利开展创造有利条件。

2.范围

本程序适用于项目部管理的各项业务的工作过程控制。

3.职责

XXX在公司主管领导的指导下，由项目部总经理负责，分为国内项目部和国外现场部两部分，并分别配置国内项目部经理和国外现场部经理及相关岗位的工作人员。

XXX组织机构：

3.1项目部总经理职责

3.1.1代表公司实施XXX项目管理，贯彻国家有关法律法规和强制性标准，执行海外公司的各项管理制度，维护海外公司的信誉和合法权益，遵守所在国法律；

3.1.2项目总经理是项目质量、进度、成本、风险管控及安全的第一责任人，负责建立项目质量、安全、进度、成本、风险管控管理体系，组织制定并实施经海外公司批准的项目各关键要素方面的计划和目标。

3.1.3组织编制项目部年度工作目标及工期、质量、成本、安全及风险管控等项措施计划，并组织实施。

审核国内项目部及国外项目部工作计划、工作方案；

3.1.4领导与规划机构调整、人员调配及各岗位工作人员的任命及聘任工作；制定并完善项目部内部组织管理制度、规则和条例；

3.1.5审核并上报批准项目部的预算、报表及财务规定的在权限内的收入及支出单据的签发、审批等；

3.1.6安排项目部人员的业务培训、技术总结和技术交流等工作；

3.1.7检查各项规章制度在项目部的落实；

3.1.8督促海外公司与业主及与各子供方所签订的合同的顺利执行；

3.1.9在海外公司授权范围内，协调处理与项目各方的关系，指导并督促处理与业主及各子供方在合同执行中出现的变更、纠纷、索赔等事宜；

3.1.10适时做出项目管理决策，对出现的问题及时采取有效措施进行处理；

3.1.11组织及时报送规定的各种报表、定期向海外公司汇报项目情况及报告重大事项；

3.1.12组织并督促项目按对外合同执行，按期取得业主对工程的正式验收文件；

3.1.13组织完成项目结束善后处理工作；

3.1.14组织对项目后续工程跟踪、信息反馈，并参与后续项目的招投标活动；

3.1.15接受海外公司对项目的监督、检查、审计和考核；

3.1.16对项目部人员在年终或调离时，提出考核意见；

3.1.17完成海外公司领导交办的其他事项。

3.2国内项目部经理职责

3.2.1负责工程进度（总计划及各分计划）和资金计划的编制并督控工作，并适时检查、分析和纠偏，确保工期按计划完成。

其中进度计划包括对外合同执行总计划（进度表）、设计进度计划、分包工程及设备招标采购（分包）计划、设备及材料集港交货计划等。

资金计划包括项目收款计划/业主付款计划、项目付款计划、项目收款及付款资金平衡表等。

3.2.2负责工程预算的编制及费用控制（包括各种款项的支付），包括总预算和分项预算的编制与控制。

3.2.3负责组织和督控各专业设计图纸按计划进行批准，为现场按计划施工提供保障；

3.2.4负责组织协调与督促各部门按计划推进项目执行，出现偏差，及时反馈和调控、确保项目按期完工；

3.2.5负责项目采购合同标准文本起草与更新工作；

3.2.6负责项目各种合同在签订前的商务条款、供货范围及技术内容的审核工作以及与对外总合同的匹配性审核工作；

3.2.7负责安排对各类合同在执行过程中对合同进度、合同质量、付款进度、付款数额、出口退税、合同变更进行监控和处理工作及风险管控工作；

3.2.8负责项目所涉及的公司各部门的协调、沟通工作，及时传递与合同有关的变更和修订信息；

3.2.9负责公司与国内设计院、国内外设备供货厂家、国内分包单位、国外咨询公司，项目业主、保险公司的信息与技术联络和协调工作，确保项目顺利执行。

3.2.10负责安排和督控合同、文件资料、邮件、图纸的管理工作，包括对业主和子供方的索赔与反索赔文件和资料的收集、整理与归档工作；

3.2.11负责安排现场人员的派遣工作，包括出国小黄本办理的提醒、签证资料准备及办理、出国前的注意事项的提醒，保证人员按计划安全达到现场。

3.2.12负责安排并督控保险、开票、信用证、保函的管理工作；

3.2.13负责安排业主、分包商及现场人员的接待；

3.2.14负责定期上报项目执行情况、分析项目执行情况及填写各种报表，包括提供给业主和现场的项目设计、设备采购、设备制造和监造的月进度报表

3.2.15负责监督现场的安全执行状况；（报告）

3.2.16负责组织和安排项目部内部事项管理工作，包括制定和起草项目组国内各项管理规定、公章的使用保管和登记、日常考勤工作、各种会议记录或纪要的起草、督控实行与归档工作；办公用品和办公耗材的采买、保管及发放工作及其他组内的日常行政管理工作。

3.2.17负责与国外项目部密切联系与配合，完成现场需国内来支持与协作完成的相关工作。

3.2.18负责完成公司领导及项目总经理安排的其它工作。

3.3国内项目部部门岗位职责

3.3.1合同管理组职责

3.3.1.1负责对与业主签订的对外合同、业主指定分包商合同管理工作；及时将合同变更分发到相关部门；

3.3.1.2负责合同执行计划的监控及合同文件的管理；及时发现偏差并督促相关部门纠正偏差；

3.3.1.3负责项目在国内采购、国外转口及进口合同、分包合同在合同签订前的商务条款审核工作以及与对外总合同的匹配性审核工作；（转口或进口合同的审核由综合管理组审核，供货范围和技术要求部分由技术及经济组来完成）；

3.3.1.4跟踪合同会签与合同签署工作；负责所签采购合同的催要工作，并及时分发到相关部门；

3.3.1.5制订并督控项目合同执行总计划及各合同的具体计划；定期编制或组织编制合同执行月度报告；

3.3.1.6负责执行合同预付款、进度款、调试款、尾款的支付工作；在合同执行过程中，要特别关注合同付款与工程进度的关系,以免因付款不及时影响进度。

3.3.1.7负责催要发票，协助财务及时办理出口退税工作；

3.3.1.8登记和汇总国外项目部、商务部、质保部反馈回的厂家未按合同执行而造成损失的信息、资料和文件，并在支付调试款、质保金时进行费用计算和必要的索赔；

3.3.1.9负责项目部分资料收集、整理、归档工作；保存与业主签订的原版合同、合同变更、会议纪要；保存与供应商、分包商签订的原版合同、补充协议、会议纪要、扣款协议等；

3.3.1.9.1从市场部收集的资料；

3.3.1.9.1.1原版对外合同（纸质和电子文件）；

3.3.1.9.1.2报价核价文件（终版）；

3.3.1.9.2从采购部收集的资料：

3.3.1.9.2.1采购部发出的设备招标文件；

3.3.1.9.2.2采购定标文件；

3.3.1.9.2.3原版合同及合同补充协议（纸质和电子文件）；

3.3.1.9.2.4供应商的联系人及联系方式；

3.3.1.9.2.5第一版设备总图；

3.3.1.9.3从监造部收集的资料；

3.3.1.9.3.1设备中英文安装、使用说明书（含外购件）；

3.3.1.9.3.2设备中英文图纸（含外购件）；

3.3.1.9.3.3润滑油表；

3.3.1.9.3.4备件清单（如果有）；

3.3.1.9.3.5检验证书（如3C认证、CE认证）；

3.3.1.9.3.6试验、检验报告；

3.3.1.9.3.7合格证；

3.3.1.9.3.8监造报告；

3.3.1.9.3.9箱单；

3.3.1.9.4从商务部收集的资料；

3.3.1.9.4.1海运、保险合同或协议；

3.3.1.9.4.2定标报告；

3.3.1.9.4.3运保费统计表（累计总表）；

3.3.1.9.4.4箱单；

3.3.1.9.4.5发票；

3.3.1.9.4.6关单、提单；

3.3.1.9.4.7保函、信用证复印件；

3.3.1.9.4.8转口设备、代理费等支付凭证；

3.3.1.10负责项目索赔文件的汇总、编制；

3.3.1.11负责根据现场指令安排国内厂家人员现场技术服务等工作，并联系安质办安排培训

3.3.1.12负责联系综合办为外派人员办理旅行保险

3.3.1.13机票办理与报销

3.3.1.14负责办理我司及外派人员的签证；

3.3.1.15完成领导安排的其它工作。

3.3.2综合管理组职责

3.3.2.1负责处理往来邮件，保证信息及时传达到需处理的相关人员，并及时督控问题的处理结果；

3.3.2.2负责与业主和咨询公司的联络工作。

如提交月进度报告，以项目部名义发出的函件等；

3.3.2.3负责编制项目月报；

3.3.2.4熟悉对外合同，对业主提出的不符合合同的要求、变更，要及时提醒经理和相关人员（7天）提出索赔；

3.3.2.5负责转口设备，业主指定分包商的联系工作；如监控转口设备的保函开立；预付款、进度款支付；设备发运；技术服务、问题处理、索赔等

3.3.2.6负责国外转口及进口合同在合同签订前的商务条款审核工作以及与对外总合同的匹配性审核工作；

3.3.2.7负责安排各类会议，会议翻译及起草会议纪要工作；

3.3.2.8负责与国外项目部联络，处理现场需求和组织解决现场反馈回的问题；

3.3.2.9负责往来宾客的接待；

3.3.2.10项目部内考勤统计。

项目组内各部门人员因病、因私请假先报部门经理审批，并及时报部门内相关负责人员记录；

3.3.2.11项目组内公章的使用保管和登记。

部门业务章需要使用，应报各部门部长审批通过，才能使用，国内项目部相关人员将按此把关。

公司章使用，需经项目总经理审批；

3.3.2.12项目组内办公用品和办公耗材的采买、保管及发放工作。

项目组内人员交通费、电话费、复印费、快递费等的审查与报销；

3.3.2.13项目组内其它日常行政管理工作；

3.3.2.14项目宣传工作；

3.3.2.15完成领导交给的其它工作。

3.3.3计划与预算执行组职责

3.3.3.1负责组织起草项目执行总计划和组织相关部门按总计划编制分计划，并负责总体执行督控（管理、协调、及时纠编）；

3.3.3.1.1对外合同执行进度计划（项目部编制总计划）；

3.3.3.1.2设计进度计划（设计院编制分计划）；

3.3.3.1.3分包工程及设备招标采购（分包）计划（采购部编制分计划）；

3.3.3.1.4设备监造计划（监造部编制分计划）；

3.3.3.1.5业主及咨询公司设备监造计划（项目部、监造部共同编制分计划）；

3.3.3.1.6设备集港交货计划（监造部编制分计划）；

3.3.3.1.7发运计划（商务部编制分计划）。

3.3.3.2负责编制提供给业主和现场的项目设计、设备采购、设备制造和监造的月进度报表；

3.3.3.3负责组织预算制定、更新及执行督控工作，包括付款审核工作；

3.3.3.3.1项目总预算（项目部编制）

3.3.3.3.2项目收汇计划（商务部编制分计划）

3.3.3.3.3项目收款计划/业主付款计划，包括设备、安装、土建及其它（商务编制，项目部汇总）

3.3.3.3.4项目付款计划，包括设计、咨询、设备、安装、土建及其它（项目部编制）

3.3.3.3.5项目收款及付款资金平衡表（项目部编制）

3.3.3.4国内及现场收汇督控、监造、集港及商务发货督控等工作；

3.3.3.5负责组织部门各组提供公司及其它部门所要求提供各种报表工作；

3.3.3.6在工期、预算及商务方面进行风险提示和督控（包括索赔与反索赔资料的收集、整理与归档）；

3.3.3.7负责部门质量、安全与环境三体系、风险内控等管理工作；

3.3.3.8负责部门安全检查、督促和管理工作；

3.3.3.9完成领导交给的其它工作。

3.3.4技术组职责

3.3.4.1负责对外合同和国内合同在技术、质量及经济性方面的管理与督控工作；

3.3.4.2负责组织、参加业主、咨询公司、设备厂与设计院的设计联络会议，确保各类图纸按时完成审批，保证相关工期进度；

3.3.4.3负责审核设备满足设计用的各类图纸，施工用的各种图纸，并归类好。

相关资料归类好后，可交给合同管理组存档；

3.3.4.4参与制定设计、采购计划并督控执行；

3.3.4.5参与制订或组织制订施工进度计划并督控执行；

3.3.4.6负责审核或组织审核设备采购合同中的技术参数，供货范围，特别是接口部分的审核，确保单个合同供货的准备性和完整性，及整个项目供货的完整性和准备性。

3.3.4.7负责审核或组织审核分包合同的供货与技术内容、确保单个合同供货的准确性和完整性，及整个项目供货的完整性和准备性；

3.3.4.8负责解决或组织解决国内，及支持和协助现场解决各种技术、质量及方案可行性与经济性问题；

3.3.4.9在方案、技术、质量及相关工期方面进行风险提示和督控（包括索赔与反索赔资料的收集、整理）；

3.3.4.10完成经理交给的其它工作。

3.3.5现场服务团队（驻场代表）职责

3.3.5.1根据现场的实际情况，会同业主现场项目经理和施工单位制定安装调试计划，经项目总经理批准后，监督进度计划的实施；

3.3.5.2组织指导现场货物的保管，参与现场货物开箱和清点，做好相应记录；

3.3.5.3组织好供货厂家技术服务人员的工作安排，负责现场的安全管理；

3.3.5.4组织开工前各项安装准备工作，审查安装单位的施工组织计划，对安装质量进行全面监控；

3.3.5.5对安装过程中出现的问题，组织设计、安装、设备供应等各方进行研究，找出解决方案，并报项目总经理批准；

3.3.5.6核定变更的合理性，并报项目总经理审核；

3.3.5.7按周编制安装情况报告，提交项目总经理；

3.3.5.8组织对工程安装文件、资料的整理和存档工作；

3.3.5.9完成项目总经理交办的其他事项。

3.4国外项目部经理职责

3.4.1代表公司实施XXX项目现场管理，贯彻国家有关法律法规和强制性标准，执行海外公司的各项管理制度，并督促检查各项规章制度的落实；维护海外公司的信誉和合法权益，遵守所在国法律；

3.4.2国外项目部经理是项目现场质量、进度、成本、风险管控负责人，负责建立项目质量、安全、进度和成本核算管理体系，组织制定项目质量、安全和成本管理目标；

3.4.3国外项目部经理是体现海外公司在项目现场的形象及安全的第一责任人，负责项目的文明工地建设，施工人员的精神文明建设，以及现场的安全落实工作；

3.4.4组织编制国外项目部年度工作目标及工期、质量、成本、安全及风险管控等项措施计划，并组织实施。

批准国外项目部各部门工作计划、工作方案；

3.4.5负责组织编制现场工程进度、资金等计划并监督执行；

3.4.6负责组织设计图纸的在现场的审批工作；

3.4.7负责安排和督控现场施工进度、质量、费用、安全、资料的管理；

3.4.8负责海外公司与业主签订的项目合同及与分包单位签订的分包合同的履约工作；

3.4.9负责安排和督控到货现场设备的货物接受、开箱检验及货物存储的管理；项目结束后机具回运工作；

3.4.10负责安排现场合同的管理、现场议付及施工单位的资金支付及现场支付文件的确认等；

3.4.11负责现场工作准证及人员机票的管理；

3.4.12负责安排派驻现场设计单位及机电设备服务商技术服务人员的管理；

3.4.13负责安排和督控现场机电及施工设备采购、租赁等；

3.4.14负责组织解决现场出现的各种技术问题；适时做出项目管理决策，对出现的问题及时采取有效措施进行处理；

3.4.15负责组织工程交工、试车、考核、竣工结算等工作，取得业主的对工程的正式验收文件；

3.4.16在海外公司授权范围内，协调与业主、咨询公司、分包单位、代理等各方的关系。

处理与业主及分包单位在合同执行中出现的变更、纠纷、索赔等事宜；

3.4.17指导对业主和各分包单位及子供方的索赔与反索赔文件的及时处理和归档管理；组织现场索赔文件的编制，包括设计、供货、工期、合同变更、货物受损等；

3.4.18组织收集整理竣工验收资料及工程经济、技术资料，项目结束时交项目部归档；

3.4.19负责现场的财务、税务及审计等相关工作；批准国外项目部施工、财务、生活费用收入及支出单据等；

3.4.20负责业主现场培训及业主指定备件的管理和移交；

3.4.21安排国外项目部人员的业务培训、技术总结和技术交流等工作；

3.4.22及时报送规定的各种报表、定期向海外公司汇报项目情况及报告重大事项；

3.4.23接受公司对项目的监督、检查、审计和考核；

3.4.24对国外项目部人员在年终或调离时，提出考核意见；

3.4.25与国内项目部密切配合，完成国内需现场来支持与协作的相关工作；

3.4.26负责完成公司领导及项目总经理安排的其它工作。

3.5国外项目部部门及岗位职责