Access数据表知识点资料.docx
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Access数据表知识点资料
Access2010建立和维护数据表知识点
任务1建立数据表
一、关于表的基本概念。
表：
是数据库中最基本的对象，一切数据只存储于表中。
字段：
是指表中的列，一个表最多255个字段。
记录：
是指表中的行。
字段名：
最大长度不超过64个字符，字段名中不能有点、叹号、中括号（.!
[]），可以有空格但不能在前面。
主键：
又叫主关键字，关于主键应掌握以下几点：
①主键值能惟一地标识表中记录。
②一个表只能有一个主键。
③主键可以由一个字段，也可以由多个字段组成。
④主键的值不可重复，也不可为空（NULL）。
⑤Access自动按主键值的顺序显示表中的记录，如果没有定义主键，则按输入记录的顺序显示表中的记录。
⑥建立主键是两个表建立关联的基础。
⑦虽然主键不是必需的，但最好为每个表都设置一个主键。
⑧自动编号型字段可自动创建为主键，创建了主键的字段自动创建为无重复的索引。
外键：
又称为外关键字，另一个表的主键在当前表中称为外键。
二、Access2010的数据类型（12个）：
①文本：
最大长度255个字符，默认255个字符。
用于存储文本和数字。
②数字：
在“字段大小”属性中有7个选项：
字节、整型、长整型（默认）、小数、单精度、双精度、同步复制ID。
③货币：
系统自动显示人民币符号和千位分节逗号。
④备注：
长度一般大于255个字符，不超过65535个字符。
⑤日期/时间：
用于存储日期或时间。
⑥自动编号：
系统自动指定（递增或随机）唯一的顺序号，删除后不能再生成。
⑦是/否：
用于保存只有两种状态的数据。
⑧OLE对象：
主要用于存放图形、声音、图像等对象，可以采用嵌入和连接两种方式。
⑨超链接：
主要用于存放网址。
⑩附件：
用于在一个字段中存储多个不同类型的文件，比如可以是Word文档和图片文件。
计算：
把多个字段值经过运算作为该字段值。
查阅向导：
提供一个建立字段内容的组合框。
三、创建表的方法：
0、Access数据表的视图
（1）数据表的4种视图：
①设计视图：
主要用于创建及修改表结构、定义字段属性。
②数据表视图：
主要用于输入、显示、编辑数据。
③数据透视表视图：
④数据透视图视图：
（2）4种视图之间的切换：
工具栏上的“视图”按钮：
，在工具栏最左端，单击小三角形选择各视图。
1、利用设计视图创建表：
（1）打开设计视图的方法：
“创建”选项卡→“表格”功能区→“表设计”按钮。
（2）、设计视图的结构：
表的设计视图分为上下两部分，上半部分这字段输入区，从左至右分别是：
字段选择器、字段名称、数据类型、说明；下半部分是字段属性区，用于设置字段的各种属性。
设计视图如下页图所示。
（3）、使用设计视图创建表结构一般步骤是：
①输入字段名，②选择字段类型，③选择或输入字段属性，④设置字段关键字，⑤输入表名称并保存表结构，⑥返回到数据表视图输入表中数据。
2、通过输入数据创建表，步骤如下：
①“创建”选项卡→“表格”功能区→“表”按钮，进入数据表视图。
②单击数据表中字段名称栏上的“单击以添加”，选择要添加字段的字段类型，即添加“字段1”，双击“字段1”，改名为需要的字段名称。
③重复些操作，依次添加“字段2、字段3，……”，并改名为需要的字段名称。
④输入各记录值。
⑤保存表。
⑥进入设计视图修改各字段其他属性。
3、复制表：
如果需要的表跟数据库中某个表差不多，可进行数据表的复制，达到快速创建表的目的。
复制表的方法是：
在数据库中选择表→“复制”→“粘贴”→出现“粘贴表方式”对话框，在对话框中输入新表名，选择“粘贴选项”：
①只粘贴结构，②结构和数据，③将数据追加到已有的表。
4、导入表：
Access可以与其他软件进行数据交换，比如微软的电子表格Excel、ODBC数据库。
把Excel中的表导入到Access中的操作方法：
“外部数据”选项卡→“导入并链接”功能区→选择导入的数据类型（Excel）→出现“获取外部数据”对话框。
找到需要导入的文件，选择存储方式和存储位置。
四、输入数据表数据
1、文本型、数字型、货币型、备注型、日期/时间型、超链接直接往数据表中输入数据。
2、自动编号型字段由系统自动产生，不需要用户输入，有“递增、随机”两种顺序。
3、是/否型字段的输入用鼠标单击。
4、OLE对象型字段的输入：
①右击输入位置→“插入对象”命令。
②在对话框中选择“由文件创建”，找到图片或声音等文件。
③如果没有现存的，可以选“新建”然后选择一个应用程序立即创建。
④在对话框中，有一个“链接”复选框，如果选中，表示插入的这幅图是以“链接”的方式插入到表中的，否则是以“嵌入”的方式插入到表中的。
⑤链接和嵌入的概念：
OLE是ObjectLinkingandEmbedding的缩写，直译为对象链接与嵌入。
链接：
把OLE对象的位置信息和文件名保存在OLE对象字段中，即建立一个指向源文件的关系，数据库中不存储源文件的副本，比较节省磁盘空间，但源文件作了修改后OLE字段的内容会相应改变。
嵌入：
将OLE对象的副本保存在数据库表的OLE对象字段中，这样源文件和OLE对象更改时，互不影响，但嵌入对象会比链接对象在数据库中占用更多的存储空间。
5、查阅向导型字段在表中直接选择输入，不需要打字。
6、“记录选择区”中几个符号的说明：
①
：
表示正在编辑该记录。
②
：
插入新记录的行，最后一行。
③
（黄背景色）：
该记录正被选中。
五、定位记录
1、使用导航栏定位当前记录
导航栏位于数据表最下面：
.
2、使用光标键定位当前记录
键盘上的上下方向键，PageUp、PageDown、Home、End、Tab等都能改变当前记录。
3、使用菜单命令定位当前记录
“开始”选项卡→“查找”功能区→“转至”下拉按钮，下面的选项与导航按钮的差不多。
4、使用鼠标单击定位当前记录
单击任何一条记录的任何位置，该记录就变成了当前记录。
六、数据的查找
1、数据的查找指的是查找某一数据是否在表中出现。
查到后会把该记录变成当前记录。
2、查找方法：
①Ctrl+F，②“开始”选项卡→“查找”功能区→“查找”按钮。
3、在“查找和替换”对话框中的“查找”选项卡中（如右图），
①在“查找内容”后输入要查找的内容。
②在“查找范围”后选择整个表还是当前字段。
③在“匹配”后有三个选项：
字段任何部分：
查找内容是字段中的一部分。
整个字段：
查找内容与整个字段完全相同。
字段开头：
查找内容是字段开头若干字符。
④在“搜索”后有三个选项：
向上：
从当前光标开始向上查找，当前光标以下的就不查找。
向下：
从当前光标开始向上查找，当前光标以上的就不查找。
全部：
把“查找范围”内的所以数据全部查找一遍。
⑤如果查找的是英文字符，还有一个“区分大小写”的复选按钮。
⑥全部设置完成后，单击“查找下一个”按钮。
⑦如果查找成功，找到的数据会被选中，该记录变成当前记录；如果找不到，会出现一个“没有找到搜索项”的对话框。
⑧如果还要查找看还有没有满足条件的记录，可以再一次单击“查找下一个”（重复⑥⑦）。
七、数据的替换
1、数据的替换是指把表中某一数据替换为另一数据，往往用于批量修改数据。
2、替换方法：
①Ctrl+H，②“开始”选项卡→“查找”功能区→“替换”按钮。
3、“查找和替换”是同一对话框，所以替换与查找有很多设置相同，只是“替换”选项卡中多一个“替换为”行，用于填写要替换的内容。
4、替换的按钮有：
“替换”按钮：
只替换第一个查找到的数据。
“全部替换”按钮：
替换所有与查找内容相同的数据。
八、修改表的结构：
一般在设计视图中修改，某些修改也可以在数据表视图中进行。
1、在设计视图中修改表结构：
在数据库窗口中选中要修改结构的表，单击“设计”按钮，就进入到表的设计视图。
①修改字段：
像创建表结构一样可以方便地修改字段名、字段类型、字段大小及字段的各种属性。
②删除字段：
进行“删除行”的操作：
按钮、右击。
③增加字段：
进行“插入行”的操作：
按钮、右击。
插入的空白行在当前行之前。
④移动字段：
选中字段再拖动字段前的黑色三角形。
2、在数据表视图中修改表结构：
打开数据表，就是数据表视图。
在数据表视图中，除了不能修改字段类型、字段大小、字段属性，其他操作都可以，但方法有点不一样。
①修改字段名：
双击字段名，输入新字段名。
②删除字段：
进行“删除列”的操作：
右击名称→删除字段。
③增加字段：
进行“插入列”的操作：
右击名称→插入字段。
插入的空白列在当前列之前，插入的列默认是文本型，要在设计视图中改为需要的字段类型。
④移动字段：
选中字段再拖动字段名。
九、删除记录
1、删除目的：
节约存储空间，提高数据库运行速度。
2、删除方法：
①“开始”选项卡→“记录”功能区→“删除记录”按钮
②选择记录→“Delete”键
③右击记录选区→删除记录
3、特别强调：
删除的记录不能恢复，不能用“撤消”操作进行还原。
任务2设置字段属性
一、字段大小：
1、文本型在此输入最大字符数，最大255，默认255；
2、数字型在此选择类型（7个）：
整型、长整型、单精度、双精度等。
3、可以设置字段大小的只有“文本、数字、自动编号”三种字段类型。
二、格式：
1、字段的显示格式，与内部存储无关。
2、数字型和货币型的常用格式有：
常规、货币、标准、科学记数。
3、日期/时间型的格式有：
常规日期，长、中、短日期，长、中、短时间。
三、输入掩码：
控制字段的输入格式，避免一定的输入错误。
常见的“输入掩码”如下表
必须
可以
数
0
9
数、字
A
a
字、空
&
C
A-Z
L
?
记忆方法：
数数字字空AZ,09Aa&C,L?
mustmay。
（用英文便于押韵）
注意：
输入掩码只可对文本型（可以有数字）和日期型字段起作用，且可用向导设置常见的输入掩码。
四、标题：
在数据表视图中显示的字段名，或在窗体和报表上显示的标签，未设置标题属性则默认以字段名作标题。
五、默认值：
自动输入到该字段中作为新记录的值，往往用于某个字段的内容不变或很少变化或大量相同。
六、有效性规则：
用于限制该字段输入值的表达式。
七、有效性文本：
当有效性规则不满足时出现的文本。
八、索引：
是对字段的一种逻辑排序，可加快查询速度，但会降低更新速度。
一个表中可能为多个字段设置索引，但主索引只能设置一个。
设置索引时有三种选择：
①无：
默认，表示该字段不被索引。
②有（有重复）：
允许字段值重复，如姓名、日期的索引。
③有（无重复）：
不允许字段值重复。
如对编号、身份证号码可设置这种索引。
选择索引后可在“视图”→“索引”对话框中改变“排序次序”为升序或降序。
强调：
Ⅰ）定义为主键的字段自动建立无重复的索引。
Ⅱ）不能建立索引的字段类型有：
备注型、超链接、OLE对象型。
九、必填字段：
有“是”和“否”两种选择值，当选择“是”时，在表中就必须输入数据，不输入光标不能移开。
十、小数位数：
当字段类型设置成数字型和货币型后可设置其小数位数。
十一、使用“表达式生成器”：
1、在设置字段属性时，有时需要输入表达式，比如设置“有效性规则、默认值”等。
2、“表达式生成器”的打开方法：
①单击表达式输入框后的
按钮。
②表格工具“设计”选项卡→“工具”功能区→“生成器”按钮。
3、表达式生成器的结构：
①表达式框，②表达式元素，③表达式类别，④表达式值。
任务3美化数据表
一、调整数据表的行高和列宽（三种方法）：
1、拖动鼠标：
把鼠标放在行或列标识区，当鼠标变为双向箭头时拖动。
2、“开始”选项卡→“记录”功能区→“其他”按钮：
可以精确设置“行高”和“字段宽度”。
行高的数字单位为“磅”，列宽的数字单位是英文字符数。
3、右击行或列标识区，在快捷菜单中，可以选择精确设置“行高”和“字段宽度”。
4、说明：
①调整行高将改变所有行的高度（行高必须一致）。
②调整列宽只改变单列宽度（列宽可以不一致）。
③双击列标识构中间会自动调整左边一列为适当的宽度。
二、调整字段顺序：
选中一列后拖动。
三、设置数据格式：
在“开始”选项卡→“文本格式”功能区中。
1、设置字体、字号。
2、设置加粗、倾斜、下划线。
3、设置前景色（字体颜色）、背景色（间隔的）。
4、设置对齐方式：
左对齐、居中、右对齐。
5、设置网格线：
默认是横竖都有的“交叉”网格线。
6、说明：
整张表将成为一个统一的字体格式，不能设置成为像Word或Excel表中那样丰富的字体格式。
四、设置数据表格式：
“开始”选项卡→“文本格式”功能区右下角小按钮。
1、设置单元格效果：
平面、凸起、凹陷。
2、设置网格线显示方式：
水平、垂直。
3、设置背景色、替代背景色、网格线颜色。
4、设置边框和线型。
五、隐藏字段：
隐藏的字段暂时不显示。
①右击字段标识区→隐藏字段。
②选中字段→右击选中的字段→隐藏字段。
③“开始”选项卡→“记录”功能区→“其他”下拉按钮→隐藏字段。
④取消隐藏：
右击或“其他”下拉按钮→取消隐藏列，出现对话框，从中选择要取消隐藏的列。
六、冻结字段：
冻结的字段会一直停留在窗口最左边，不会滚动。
①右击要冻结的字段名→冻结字段（被冻结的列立即移动到窗口最左边）。
②“开始”选项卡→“记录”功能区→“其他”下拉按钮→冻结字段。
③取消冻结：
右击字段名→取消冻结所有字段。
④取消冻结后，字段仍然在最左边，要回到原来的位置需人工拖动。
七、显示字段汇总：
可以对数字字段进行计算、对文本字段计数。
1、方法：
“开始”选项卡→“记录”功能区→
按钮。
2、对数字字段可以：
合计、平均值、计数、最大值、最小值。
3、对文本字段只能：
计数（即统计出记录条数）。
任务4排序与筛选
一、排序操作：
1、排序的基本概念
排序是对数据表中记录按照某个字段值进行重新排列，便于某种需要进行查看。
重新排列后，不影响表的实际含义。
。
2、排序分为升序和降序两种方式：
数字型、货币型：
按数据从小到大顺序。
升序：
日期/时间型：
按日期的先后顺序（较早的日期较小）。
文本型：
英文按字典顺序，汉字按拼音的英文字母顺序。
降序：
与升序相反。
3、排序的分类：
简单排序：
按一个字段进行的排序，也可按相邻多字段排序。
高级排序：
按多个字段进行的排序。
当按一个字段进行排序有重复的数据项时，可以按多个字段进行排序。
多字段排序的原则是：
前一个字段值相同时，再按后一个字段排序，所以排序的结果看起来往往后一个字段顺序很“乱”。
4、简单排序的操作步骤：
①打开需要排序的表。
②指定排序字段：
单击排序关键字任何位置。
③进行排序：
A．按钮：
升序、
降序。
（“开始”选项卡→“排序和筛选”功能区）
B．单击：
单击字段右边的下拉按钮→升序、降序。
C．右击：
选中字段（选连续多字段按Shift）→右击→升序、降序。
④取消排序：
“开始”选项卡→“排序和筛选”功能区→
按钮。
5、高级排序的操作步骤：
①打开需要排序的表。
②“开始”选项卡→“排序和筛选”功能区→“高级”下拉按钮→高级筛选/排序
③在出现的筛选设计器中，在“字段”栏选择要排序的字段，在“排序”栏选择“升序、降序”。
④“开始”选项卡→“排序和筛选”功能区→“高级”下拉按钮→应用筛选/排序
⑤取消排序：
“开始”选项卡→“排序和筛选”功能区→
按钮。
二、数据筛选
1、筛选的基本概念
筛选：
在原表中把符合条件的记录显示出来，不符合条件的记录暂时隐藏起来。
2、筛选分类：
（1）使用公用筛选器：
①文本筛选器：
等于、不等于、包含、不包含、开头是、开头不是、结尾是、结尾不是。
②数字筛选器：
等于、不等于、大于、小于、期间。
③日期筛选器：
等于、不等于、之前、之后、期间（最旧、最新）、期间的所有日期（季度、月份）。
④注意事项：
不能对筛选结果再次进行筛选，下次筛选将先清除上次筛选。
（2）按窗体筛选：
一次可以指定多个条件。
①打开窗口：
“开始”选项卡→“排序和筛选”功能区→“高级”下拉按钮→按窗体筛选。
②在“按窗体筛选”窗口中，分别从各字段下面的下拉列表框中选出筛选条件。
③应用筛选：
设置好筛选条件后，一定要进行“应用筛选”这一操作，筛选才会起作用，应用筛选可以用按钮
（状态栏中显示“
”），也可以使用“筛选和排序”功能区中“高级”下拉按钮下的“应用筛选/排序”。
④取消筛选：
可以用按钮
（状态栏中显示“
”），也可以使用“筛选和排序”功能区中“高级”下拉按钮下的“清除所有筛选器”。
（3）按选定内容筛选：
把与选定内容相关的记录显示出来。
可以选定一个字段中的全部内容或部分内容。
比如，可以筛选出姓“张”的同学记录，地址中包括“什邡”的记录等。
操作方法：
①打开要进行筛选的表
②可用三种方法“选定内容”：
a.光标停在某个字段值（单元格）中任意地方
b.选择某字段值全部内容
c.选择某字段值部分内容（开头、中间、结尾）
③执行筛选：
“开始”选项卡→“筛选和排序”功能区→“选择”按钮
。
④按选定内容筛选可以选择与选定内容相等、不等、大于、小于、包含、不包含、开头是、开头不是、结尾是、结尾不是等等，依选定的内容是文本型、数字型，是选定的开头部分还是结尾部分而定。
（4）高级筛选/排序：
在高级筛选中，可以指定多个复杂的条件，可以使用表达式，还可以把筛选结果进行排序后显示出来。
操作方法：
①“开始”选项卡→“筛选和排序”功能区→“高级”下拉按钮→高级筛选/排序。
②在“高级筛选/排序”设计器中，首先把需要进行筛选的字段从上面字段列表中拖到下面的“字段”栏中，再把筛选条件输入到“条件、或”栏目中（同一行是逻辑“与”关系，不同行是逻辑“或”关系）。
③运行筛选：
两种方式前面已讲到。
（5）取消筛选：
①切换筛选：
A、“开始”选项卡→“筛选和排序”功能区→“切换筛选”按钮。
B、状态栏上单击………………进行切换。
②清除筛选器：
A、单击字段名右边筛选标记下拉菜单中“从……字段清除筛选器”。
B、“开始”选项卡→“筛选和排序”功能区→“高级”下拉按钮→清除所有筛选器。
（6）筛选中可以使用条件表达式
①算术表达式
数学上与Access中比较运算符的写法：
符号名称
数学上的写法
Access中的写法
大于
〉
>
小于
〈
<
等于
＝
=
不等于
≠
<>
大于等于
≥
>=
小于等于
≤
<=
②日期表达式
Access中的日期要用“#”号来界定。
比如二〇一五年一月二十六日，表示为#2015-1-26#。
日期比较大小的原则是：
按年月日对日期中的数字进行比较，或者简记为：
越往前的日期越小越往后的日期越大。
比如#2014-10-1#>#1997-11-31#。
任务5创建表间关系
一、索引的相关知识
1、索引的概念：
索引是对表中记录的一种逻辑排序，排序的依据可以针对一列或多列。
2、索引的分类
①主索引：
即主键（主关键字），主键值在表中能够唯一确定每条记录，主键可由一个字段或多个字段构成。
一个表中只能建立一个主索引。
②唯一索引：
字段值不能重复，但一个表中可以建立多个唯一索引。
③普通索引：
字段值可以重复。
3、在“设计视图”中建立索引
①打开表的设计视图。
②选择要定义索引的字段名。
③在字段属性区中，在“索引”属性后的下拉列表框中选择合适的索引：
索引属性有三个选择
无
有（有重复）
有（无重复）
4、在索引窗口中建立索引。
①打开索引窗口的方法（必须在表的设计视图中）：
单击工具栏上的“索引”按钮
。
②在索引窗口中，如下图，可以设置索引的排序次序为升序或降序，可以把索引设置成为主索引或唯一索引，而在设计视图中只能设置成普通索引。
5、建立和取消主键的方法
①在设计视图中打开表。
②选中作为主键的一个字段或多个字段后，单击工具栏上的“主键”按钮，或右击后从快捷菜单中选择“主键”。
6、索引的意义
建立索引是为了提高查询（检索）速度，但会降低更新（修改）速度。
7、不能建立索引的数据类型是：
OLE对象
二、表间关系的基本概念
1、在Access中，虽然一个表中可以多达255个字段，但字段过多会造成数据冗余，降低操作速度，不便于数据管理，所以往往在一个数据库中建立多个分门别类的“小表”，然后把这些小的表通过建立关系把它们联系起来。
2、建立表间关系的方法是，通过在每两个表中的一个关联字段，把各表联系起来。
关联字段不必有相同的字段名，但必须有相同的数据类型。
3、建立表间的关系只能是一对一、一对多。
多对多的关系原则上可以拆分为多个一对多的关系。
三、建立表间关系
1、建立一对一关系：
两个表的关联字段必须具有唯一性。
①把两个表的关联字段设置为“主键”（也可设置为无重复索引）。
②使用工具栏上的“关系”按钮
（“数据库工具”选项卡→“关系”功能区）。
③在弹出的“关系”窗口中，右击→显示表（或“设计”→“关系”→
按钮）。
④在弹出的“显示表”对话框中，选择要建立关系的表→添加。
⑤添加完后关闭显示表对话框，返回到“关系”窗口中。
把一个表（主表）中的“关联字段”拖到另一个表（子表）中的“关联字段”上。
⑥在弹出的“编辑关系”对话框中，有选择性地选中“实施参照完整性”、“级联更新相关字段”、“级联删除相关记录”。
单击“确定”按钮后，关系建成。
2、建立一对多关系：
子表的关联字段不必具有唯一性。
建立方法与建立一对一的关系相同，但子表可以不建立索引或建立有重复索引。
四、特别说明：
1、建立表间关系时，必须关闭与建立关系相关的表。
2、主表的关联字段值可以多于子表，但子表的关联字段值不能多于主表。
3、可实施参照完整性的表间关系必须具备三个条件：
①在主表和子表中，关联字段有相同的数据类型。
②在主表中已经将关联字段索引属性设置为主键。
③在子表中，每条记录在关联字段上的值为空值，或等于主表中某条记录的关联字段值。
4、不选中“级联更新相关字段”复选框时，表示关联的字段不允许更新；选中该复选框时，表示在主表中修改关联字段值时，自动更新子表中对应关联字段的值。
5、不选中“级联删除相关字段”复选框时，表示关联的字段不允许删除；选中该复选框时，表示在主表中删除记录时，自动删除子表中的对应记录。
6、联接类型有：
内部联接、左联接、右联接。
五、表间关系的修改和删除：
1、修改表间关系：
①打开“关系”窗口。
②双击“关系线”，或右击“关系线”→“编辑关系”。
③在打开的“编辑关系”对话框中，进行修改后，单击“确定”按钮即可。
2、删除关系
①打开“关系”窗口。
②选中“关系线”。
③按键盘上“Delete”键，或右击“关系线”→“删除”。
六、查阅字段与关系
使用“查阅向导”创建查阅字段过程中，Access自动创建向导中涉及到的两个表之间的关系。
七、使用子数据表：
单击每一行左侧“+”图标，可查看子数据表中的相关数据。
补充：
值列表和查阅字段
一、值列表的设置
1、把字段设置成值列表后，就可以在数据表中输入数据时，从下拉列表框中选取数据，达到快速输入数据的目的。
2、设置方法：
①在设计视图中，把要设置为值列表的字段数据类型选择为“文本”或“数字”型（不能是其他数据类型）。
②在下面的属性栏中选择“查阅”选项卡。
③在“显示控件”属性后面下
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