四级秘书知识点.docx

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四级秘书知识点

四级秘书

会议管理

会前筹备

一、拟定会议议程、日程

会议议程：

是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。

会议日程：

根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

1、会议议程的内容：

开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。

2、会议日程的内容：

根据议程逐日做出具体安排。

3、会议议程和日程的作用：

与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。

议程是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。

4、会议议程的制定程序

（1）明确目标和参加者（06年11月）

（2）安排各议程事项的时间

（3）确定每一项议程

（4）决定会议讨论形式：

①典型的会议形式：

自由讨论式

②头脑风暴式

③团队列名方法

④小型团队

（5）决定会议决策的方式

5、会议日程的编制方法；

（1）制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

（2）制定议程表之前还须明确会议活动人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。

多采用表格形式。

（3）宣布议程。

（4）尽量将同类性质的问题集中排列在一起。

（5）保密性较强的议题，一般放在后面。

6、会议议程和日程的区别：

议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。

会前发给与会者。

日程是指会议在一定时间内的具体安排。

一般采用简短文字或表格形式。

7、正确处理会议临时动议

二、提供会议地点的备选方案

1、会议地点选择的要求：

（1）交通便利。

（2）会场的大小应与会议规模相符。

（3）场地要有良好的设备配制。

（4）场地应不受外界干扰。

（5）应考虑有无停车场所。

（6）场地租借的成本必须合理。

2、会议酒店的类型划分：

按类型分：

商务型、度假型。

按地点分：

位于市中心、位于市郊。

3、工作程序

（1）会议目的与形态

（2）实质上的需求、与会者的期望

（3）列出选择会议场地需求的工作清单：

所在地区情况

会场的环境

会议地点的设施

（4）确定会议场地

随意抽查的内容：

一个单人房间、一个双人房间、一个套房的设备。

（5）对会议地点进行确认

★随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。

（06年11月）

（6）签订书面合同

合同应包括的细节：

①确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。

②确定保证的客房间数。

③确定有旅馆提供的免费商品和服务。

④说明特殊设备安装活改装,是否需要增加特别人员,服务或设施,并明确开支怎样负担。

⑤确定预定和开票手续,包括组织方为宾客承担财务责任的限度。

⑥列明应向参加者个人直接收取的费用。

⑦指定可以取消预定而不向参会单位收费的一段时间或作后期限。

4、广泛收集会议地点的信息

（1）会见能作决策的人,有利于以后解决可能出现的问题。

（2）只要可能,一定要在酒店建议的日期去参观。

（3）不要出于个人原因再次参观酒店。

（4）不要带家属同行参观。

（5）要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至。

（6）要考虑另外一两家酒店作为备选。

5、实地考察会议地点的注意事项

三、布置会场和安排座次

1、会场整体布局的要求：

（1）庄重、美观、舒适，体现出会议主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。

（06年11月）

（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。

（3）中大型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆形，大小方形的形式，以突出主持人和发言人。

（4）小型会场要注意集中和方便。

2、主席台的座次和场内座次

3、工做程序：

（1）会场整体布局安排

确定会场形式；

合理拜访桌椅；

布置附属性设备。

★声像布置的内容。

（06年11月）

（2）主席台的座次和场内座次安排：

主席台：

（06年11月）

①依职务高低和选举的结果安排座次。

②为工作便利，会议主持人有时需要在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。

③主席台的座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室，休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证证件上标明。

④在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。

其他人员座次：

（06年11月）

①小型会场：

一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。

会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。

②中大型会场：

横排法、竖排法、左后排列法

四、发布会议信息

1、会议信息的类型

2、工作程序

（1）传递会议通知信息

（2）分发传递会议文件：

环节：

准备、登记、附清退目录、封装、发出。

（06年11月）

★签到时发出的主要文件。

（06年11月）

（3）沟通传递会议有关情况

3、发布会议信息前要进行报审

4、要对媒体进行选择

5、发布会议信息的程序：

收集、筛选、加工、报送审核、发布

6、媒体的类型：

地方媒体、全国性媒体、会议组织者自有媒体、发言人或参会者家乡的地方媒体。

五、安排会议食宿

1、会议餐饮的常识

食宿安排的原则是让代表吃好、住好而又不浪费。

大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者，照顾南北不同口味。

秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，应事先将座位卡及菜单摆上。

席位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图。

2、会议住宿的常识：

（1）要提前编制分配方案；

（2）长者、尊者、领导要适当照顾。

（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。

（4）有时还要考虑地区集中，便于讨论。

（5）不同标准的房间要作出合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。

（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

3、安排会议餐饮：

（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。

（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡自助餐制和分餐制。

（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮的时间和地点。

（4）事先设计和确定就餐的凭证。

（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种多。

（6）事先准备好干净的饮食用具。

（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。

（8）做好饮水、饮料的供应。

4、安排会议住宿

安排会议住宿方式的最简单方法是由与会者自己安排住宿。

5、会议餐饮的类型和标准：

正式宴会、便宴、酒会、茶会、工作餐等。

6、会议房间的分配

六、邀请会议嘉宾

1、会议嘉宾的类型：

组织方的上级领导和政府官员

企业的重要客户和各种利益方

社会名流和影视明星

对实现会议目标有潜在贡献的人

2、嘉宾邀请的要求

（1）首先确定嘉宾的名单，并事先确认能否出席；

（2）要发出正式邀请函。

（3）要做到有礼貌。

（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。

（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。

（6）嘉宾人数不宜过多。

3、工作程序：

（1）研究邀请嘉宾名单。

（2）拟发请柬。

（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。

（4）在会议正式开始之前，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。

4、会议嘉宾的安全和保卫

职责：

应熟悉地方和国家法律、法规，能够冷静协助公安人员制服滋事者；防范火灾；熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序；向领导汇报事故情况；监督装卸会议用品，防止与会议有关的财产或展品被盗；会议值班制度要健全，安全保卫人员要坚守岗位。

（06年11月）

检查：

确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠；确保会场内消防设施齐全有效；确保会场的防窃听装置灵敏高效；确保会场的防盗设施处于运行状态；检查进出会场的人员的身份，禁止与会议无关的人员进出会场。

5、会议嘉宾的接待：

接站工作、迎接工作、具体接待工作。

七、准备会议资料、会议用品

1、会议资料的类型：

来宾资料、会务资料、沟通资料

2、会议用品的类型：

必备用品、特殊用品

3、工作程序

（1）准备会议资料

来宾资料袋内容：

会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证

会务资料内容：

接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

沟通资料内容：

会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议和协议合同以及相关资料。

（2）准备会议用品

4、处理会议临时产生的文件：

由临时动议产生的提案记录、决议等。

5、选择会议用品及会议经费使用应该注意的问题

（1）树立全局观念，搞好综合平衡。

（2）经济适用，合理先进。

（3）严格根据会议经费的预算，量入为出。

（4）注意轻重缓急，精打细算。

八、安排会议礼仪服务

1、会议的通用礼仪

（1）会议文书礼仪。

会议的请柬、邀请函、通知等文书在格式、称谓、语言上都应遵守相关礼仪要求。

（2）迎送礼仪。

无论是参会的领导、嘉宾还是一般的参会人员都应该热情接待和周到服务。

一般应在会前组成一个会务组，专门处理有关问题。

（3）参会礼仪。

要遵守会议纪律和时间，不交头接耳，不迟到早退，发言不超过规定时间。

（4）服务礼仪。

在会议的签到、引领、食宿接待服务中要遵守礼仪的一般要求，注意服务忌语，使用礼貌用语。

2、主持人的礼仪

3、会议发言者礼仪

4、会议参加者礼仪

5、工作程序：

（1）选择会议礼仪服务人员

（2）分解工作程序

（3）培训会议礼仪服务人员

（4）准备服装用具

（5）礼仪执行

九、检查会议常用视听设备是否正常

1、工作程序

（1）确定工作人员的职责

（2）预演和检查会场视听设备

2、远程会议视听设备的检查

3、会议视听设备的保管（注意）

（1）电源及连线

（2）散热

（3）清洁

会中服务

一、安排会议值班

1、会议值班工作的内容：

（1）值班电话记录

（2）值班接待记录

（3）值班日记

（4）作好信息传递。

2、工作程序

（1）制定值班工作制度

（2）明确值班工作任务

（3）编制会议值班表

3、编制值班表应有的项目

（1）会议值班时间期限和具体值班时间。

（2）会议值班人员姓名。

（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。

（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。

（5）有时须用简明的文字表明值班的工作内容。

（6）标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。

二、接待采访会议的新闻媒体

1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则：

（1）会议要求实事求是。

（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。

（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定，以免造成差错或失误。

（4）要准备得全面周到、主动积极。

（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。

（6）要随时收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道，为领导准确掌握会议的效果提供参考。

（7）会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。

2、接待新闻媒体的工作内容：

（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导者审阅后，向媒体发送。

（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发布消息。

（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

3、工作程序

（1）媒体人员登记。

（2）为媒体人员提供简单的会议材料。

（3）安排拍照和新闻发布会等传统活动。

（4）安排媒体沟通会。

4、注意事项

（1）妥善处理新闻媒体的负面报道。

（2）汇总新闻媒体的各种报道。

三、做好会议记录工作和简报工作

1、为会议记录做好准备工作。

2、会议记录的内容：

会议描述、与会者姓名、缺席者请假条、宣读上次会议记录、有会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务、下次会议日期、主席签名。

3、会议记录：

标题＋正文＋尾部

4、会议简报

（1）内容：

反映会议情况，交流会议经验，沟通会议的信息。

（2）结构：

报头、报核、报尾

5、会议记录的要求：

（1）快速。

（2）真实性：

准确、清楚、突出重点。

（3）资料性要求。

6、会议简报的要求

（1）真实准确；

（2）短小精悍；

（3）快是简报的质量体现；

（4）生动活泼。

四、收集会议信息

1、会议信息的分类

2、收集会议信息的要求：

齐全、及时、准确、有效。

3、提供会议信息服务

4、收集会议信息的程序

（1）确定会议信息的搜集范围。

（2）选择会议信息的搜集渠道。

（3）确定搜集会议信息的方法。

5、会议信息的作用：

（1）利用信息保证会议的顺利进行。

（2）利用信息进行会议沟通。

（3）利用信息进行催办。

（4）利用信息为决策服务。

（5）利用信息为商务活动服务。

（6）利用会议信息进行宣传。

五、反馈会议信息

1、反馈会议信息的内容

（1）会前信息

（2）会中信息

（3）会后传达落实的情况

2、反馈会议信息的要求

（1）要注意点面结合，正负反馈结合。

（2）会议信息反馈的目的要明确，要看服务对象。

（3）充分重视会议的反馈信息沟通，正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。

3、工作程序

（1）布置会议信息收集工作。

（2）会议信息的搜集渠道的选择和建设。

（3）建立定期的会议信息反馈制度。

（4）做好会议信息的反馈汇报工作。

（5）抓好会议反馈信息的落实工作。

4、会议信息的反馈时机

（1）在会议工作进展顺利时反馈。

（2）在会议工作出现问题时反馈。

（3）在会议工作处于停滞时反馈。

5、选择会议信息的反馈形式：

正面指导反馈、建设性反馈。

6、会议信息的反馈方式：

口头、书面、会议

会后落实

一、会议文件资料收集整理的要求

1、收集会议文件资料的要求和内容（06年11月专业能力卷）

（1）要求：

①确定会议文件资料的收集范围。

②收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。

③选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。

④收集会议文件也要履行严格的登记手续。

⑤要注意保密。

2、会议文件的立卷归档：

★归档范围（06年11月）

3、工作程序

将收集的文件资料进行登记—向上级总结、汇报情况—甄别整理、分类归卷—卷内文件的排列—卷内文件的编号、编目—填写卷内文件的备考表—案卷标题的拟制—填案卷封面—移交给档案室—清理、销毁不再利用的纸张

4、整理会议文字记录

（1）熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。

（2）善于对讲话中的不足之处进行补正。

（3）加强写作训练，提高协作水平。

5、整理会议录音：

删除、增加、修改、送审。

6、清理文件

7、案卷移交须办移交手续

8、正确区分会议文件保管期限

二、会议纪要的内容和要求

1、整理、编写会议纪要，并经领导签字后及时打印成交。

2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存。

3、会议纪要按印发范围和查看等级分发。

4、会议纪要工作程序：

完善会议记录—起草、编写会议记录—确定印发范围—接收者确认—领导签字—打印成文—印制、分发或归档保存

三、会议经费结算的方法

1、会议的收费与付费方法

2、会议付费的要求：

（1）会议经费的名称要规范。

（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。

3、结算会议开支费用的程序：

通知与会人员结算时间地点—清点费用支出发票—核实发票—填写报销单、将发票贴于报销单背面—请领导签字—到财务部门报销—与相关部门及人员结清费用

4、会议成本

直接会议费用=会场租用及布置费+会议设备租用费+会议邮电通讯费+会议培训费+会议交通参观费+会议食宿费+会议资料费+会议宣传交际费+纪念品购置费+水电费+其他符合规定的杂支费等

5、会议财务管理应遵循的原则：

（1）遵守制度，严格手续。

（2）量入为出，收支平衡。

（3）精打细算，例行节约。

四、跟踪反馈落实会议精神

1、会议决定事项的传达

要求：

准确、及时、到位（06年11月）

2、会议决定事项的催办与登记制度

（1）明确催办人员。

（2）健全登记制度。

（3）建立汇报制度。

3、会议决定事项的反馈：

反馈的原则：

迅速及时、真实准确、要对堵塞言路、阻止反馈的言行认真对待和处理。

4、催办的方式：

发文催办、电话催办、派员催办、约请承办部门来人汇报

5、会议决定事项的催办程序：

会议决定事项的传达—会议决定事项的催办与登记制度—会议决定事项的反馈

6、注意事项，需注意以下两类问题：

（1）综合性的，需由多部门共同办理的工作事项。

（2）部门职责分工边缘的、交错的工作事项。

7、会议决策传达落实的作用

8、传达落实的要求

（1）迅速果断，保证质量。

（2）忠实决策，不打折扣。

（3）解放思想，创造性地落实。

9、传达落实会议决策的具体实施：

传达动员、分解任务、互相沟通、操作控制、效益考核。

事物管理

接待

一、制定接待工作计划

1、接待规格：

（1）高规格接待；

（2）对等接待（最常用的）（06年11月）

（3）低规格接待　　

2、接待规格的确定（06年11月）

（1）对方与我方的关系。

（2）一些突然变化的影响。

（3）对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。

3、接待计划的主要内容：

（1）确定接待规格。

（2）日程安排。

（3）经费预算。

（06年11月）

（4）工作人员。

4、工作程序：

（1）了解掌握背景资料。

（06年11月）

（2）草拟接待计划。

（3）与本单位相关部门沟通情况。

（06年11月）

（4）与来访者沟通情况。

（5）报请上司审批。

二、安排迎送来访团体

1、用车的礼节常识（座次见97页图）。

（06年11月）

2、团体见面礼节常识。

3、工作程序

（1）迎接来访团体的方法：

主陪人在宾馆等候，派副职或办公室主任带人到机场、车站迎接。

主陪人亲自到机场或车站迎接，这对来访者是表示了非常重视。

（2）送别来访团体的方法

三、安排来访者食宿、交通、行程

1、中餐礼节常识

（1）餐具使用礼节：

筷子：

①夹菜时，不可用筷子在盘子里挑挑捡捡，只应该在靠近自己子的一边夹。

②夹菜时，筷子上不可有饭粒，更不得用嘴吮吸筷子。

③不要把菜从盘子里直接夹入口中，应先放入自己的盘或碗里，然后在送入口中。

④不要把筷子架在公用的菜盘上，可架在筷架或自己的盘子上。

⑤不要用自己的筷子为客人夹菜。

⑥谈话时，不要拿着筷子比比划划。

2、工作程序：

（1）了解情况。

（2）确定餐饮、住宿、用车标准。

（3）预定餐厅、住宿房间。

（06年11月）

（4）根据对方要求调整方案。

四、安排来访者的参观、娱乐活动

1、明确参观目的

2、明了参观内容

3、不同娱乐活动的特点与适应对象：

游览活动：

人文景观和自然景观

了解客人的身体、年龄、兴趣等相关情况；

要熟悉将要游览的地方。

娱乐活动：

观看项目和参与项目（06年11月）

4、参观、娱乐的相关礼节

（1）观看各类文艺节目时，不要迟到；（06年11月）

（2）无论在参观、游览还是观看节目中，都不要大声喧哗、议论；

（3）着装应该根据场合调整。

5、工作程序

（1）初步确定内容

（2）征求对方意见

（3）修改、确定方案

（4）实施方案

办公环境管理

一、合理布置办公室

1、布置办公室的基本要求：

（1）采用一大间办公室。

（2）使用同样大小桌子。

（3）使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。

（4）将通常有许多外宾来访的部门置于入口处。

（5）将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。

（6）应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。

（7）主管坐位应位于员工作为之后方。

（8）自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。

（9）装设充足的电源插座，供办公室设备之用。

（10）常用的设备与档案应置于使用者附近。

2、布置办公室的三大原则：

（06年11月）

有利于沟通

便于监督

协调、舒适

3、办公室布置的具体要求

（1）办公室的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其路线以最接近直线为佳。

（2）各座位间通道要适宜，应以事就人。

（3）领导者应位于后方，以便监督。

（4）光线应来自左方，以保护视力。

（5）常用设备应放在使用者近处。

（6）电话最好是５平方米空间范围一部。

4、工作程序

（1）对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及员工间的关系，以次为依据确定每位员工的工作位置。

（2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。

（3）根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。

（4）绘制办公室座位布置图，然后依图布置。

（5）对设备的安放提出合理建议。

二、营造健康、安全的办公环境

1、工作程序：

（1）确定安全检查周期、定期检查。

（2）发现隐患，立即报告、排除，在职责范围内排除危险或减少危险。

（3）发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。

2、注意事项

上岗前应了解的办公场所的安全规定

安全隐患表与设备故障表的区别

办公室日常事务管理

一、管理印章和介绍信

1、印章的种类

（1）正式印章

（2）套印章

（3）钢印

（4）领导人签名章

（5）专用章

2、印章的样式

（1）印章的质料

（2）形状

（3）印文

（4）图案

（5）尺寸规格

3、印章的管理与使用要求

（1）专人负责（06年11月）

（2）确保安全

（3）防止污损

4、介绍信的使用要求：

要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝线，并有存根备查。

5、印章的刻制程序：

上级正式机关的批准—制发单位开具公函—附章样到公安部门办理登记—公安部门指定刻制单位—刻制印章—选定启用时间—发出附印样的通知—双人同行取回印章—拆封检验—专人保管

6、印章的使用程序：

申请用印

正确用印

用印登记

7、注意事项

（1）印章的停用与缴销

销毁旧公章要登记造册，要经上司批准，要有两人监督。

（06年11月）

（2）介绍信的管理

①要有专人负责管理。

②介绍信的保管应同印章保管一样，牢固加锁，随用随开。

③管理介绍信的人员在使用介绍信时，要在存根上加以记载，涉及重要事项的要请批准人在介绍信存根上签字。

④对于开出后未用的介绍信，管理人员应及时催回，粘贴在存根上。

⑤介绍信持有者若将介绍信丢失，应及时报告单位或部门负责人，并告知介绍信管理人员。

（3）介绍信的使用

8、用印要谨慎

二、安排值班工作

1、值班工作的任务与要求：

（1）办理上司交办的事项。

（2）上传下达，沟通内外。

（3）认真处理来函来电。

（4）负责接待工作。

（5）掌握上司的外出活动情况。

（6）协调处理安全保卫工作。

2、值班工作规范

（1）坚守值班岗位。

（2）认真处理事务