某集团物资采购管理办法.docx

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某集团物资采购管理办法

某集团物资采购管理办法

第一章总则

第一条为更好的开展集团（以下简称制造集团）物资采购管理工作，明确物资采购实施中的基本原则，规范制造集团主业公司采购业务的开展、实现采购信息的共享、降低采购成本，根据国家有关法律法规和集团总公司有关规定，特制定本管理办法。

第二条本办法适用于制造集团主业公司的物资采购管理。

制造集团所属配套产业公司可根据各自实际情况自行制定相关规定。

第三条本办法所称物资是指制造集团主业公司生产经营管理所需采购的主要原材料、辅材、劳保、办公、五金备件类材料及设备等。

本办法所称主要原材料是指《采购物资分类明细表（试行）》（附件1）里的A类、B1类物资。

第四条本办法所称物资采购管理包括供应商开发与管理、物资采购计划编制、物资采购计划实施、资金需求计划编制与付款申请等业务的管理、监督和服务。

第二章职责分工

第五条制造集团供应总公司统筹管理制造集团主业公司的物资采购管理工作，发挥平台管理职能，履行以下主要职责：

1、负责组织制定、完善制造集团物资采购管理规章制度；

2、负责组织编制《制造集团主要原材料采购计划》（附件2）；

3、负责组织编制《制造集团主要原材料资金需求计划》（附件3）；

4、负责A公司、B公司除服务公司用日常用品、电力、水、蒸汽以外所有物资的采购，包括主要原材料、辅材、劳保、办公、五金备件类材料及设备的供应商开发与管理、计划编制、采购实施和付款申请等业务；

5、负责编制制造集团主业公司主要原材料的采购价格、采购周期、供应商账期等业务标准；

6、负责搜集物资的市场信息，建立采购信息平台；

7、负责新材料、新厂家的试用、开发与跟踪等工作；

8、负责收集、整理、分析与物资采购业务相关的政策、动态、趋势等，为采购业务提供信息支持；

9、负责监督、指导、服务制造集团主业公司物资采购工作开展情况。

第六条制造集团所属海南、天津、衡水、蠡县英利公司的物资供应部门负责本公司物资采购及管理工作，负责供应总公司委托的其它有关工作。

第七条制造集团设备能源部、办公室、安全环保部、信息管理部作为归口部门分别负责设备、备件、办公用品、劳保、电子产品等物资需求计划的收集、整理、审批。

第三章供应商开发与管理

第一节供应商开发

第八条制造集团采购业务人员负责收集整理供应商信息，可以通过产品展会、同行或供应商介绍、供应商主动联络、技术部门或使用单位等部门推荐、客户推荐等多种渠道进行。

第九条制造集团供应商必须具备以下基本条件：

1、具有法人资格；

2、具备国家和集团公司要求必须取得的质量、安全、环保以及其它生产经营资格；

3、具有良好的商业信誉和业绩，近三年经营活动中无违法记录；

4、具有完善的质量保证体系，近三年在国家、行业以及集团总公司、地方政府质量监督检查中无不合格情况；

5、制造集团要求具备的其它条件。

第十条采购业务人员按业务需要与供应商进行沟通，并索要相关资质证明、证书等信息。

第十一条主要原材料供应商开发步骤：

1、采购业务人员要从新供应商的行业地位、供应能力、物资技术参数、规格型号等方面是否符合公司需求对供应商进行初步筛选；

2、新供应商的引进必须满足相关技术标准或物资需求部门要求，并经过样品试用、小批量采购试用；

3、新材料试用合格后，结合材料性质、厂家情况，由业务人员提出现场审核申请，报物资供应部门负责人；

4、供应商管理员编制《验厂计划》（附件4）。

根据验厂目的，确定验厂小组人员（原则上由质量部门、技术部门、生产单位、采购业务员组成，以质量部门相关技术人员作为验厂小组组长）、验厂活动、验厂时间安排和验厂路线；

5、验厂小组进行验厂，收集验证信息并形成《验厂报告》（附件5）；

6、《验厂报告》交由物资供应部门负责人，主管副总依次进行审批；审批不通过的可以要求供应商进行整改，形成《纠正预防措施验证报告》（附件6），整改后仍不能通过的进行再次整改或者取消开发此供应商；审批通过的由业务人员与供应商签订《质量保证协议》（附件7）；

7、供应商管理员根据批准的《验厂报告》将供应商录入《拟增加合格供方名录》（附件8）。

第十二条其他物资的供应商开发可以通过询价比价、招标采购、原厂采购、定点采购等方式直接确定供应商，与供应商签订小批量采购试用协议，并根据物资需求部门及其主管部门的反馈意见决定是否将此供应商列为采购供应商。

第二节供应商管理

第十三条制造集团各主业公司需对供应物资的供应商进行系统化管理。

1、供应商基础信息的录入：

各主业公司业务人员提交《供应商添加/修改申请表》（附件9），将有业务往来的供应商信息填加到本公司所用ERP系统。

2、供应商基础信息的内容包括：

供应商名称、税号、法人、开户银行、银行账号、联系方式、传真、联系人等。

第十四条制造集团各主业公司负责对主要原材料建立供应商档案。

档案内容包含：

供应商资质文件、《供方能力调查表》（附件10）、《验厂报告》、《纠正预防措施验证报告》、《质量保证协议》、《社会责任承诺书》（附件11）、体系认证、技术文件等相关文件资料。

第十五条制造集团供应总公司对主要原材料供应商制定年度《验厂计划》。

组织验厂小组（原则上由质量部门、技术部门、生产单位、采购业务人员组成，以质量部门相关技术人员作为验厂小组组长）每月按照《验厂计划》对《合格供方名录》（附件12）中的合格供应商进行验厂。

1、验厂小组验厂后，收集验证信息并形成《验厂报告》，供应总公司负责人、制造集团主管副总依次进行审批；

2、与审核通过的供应商继续保持合作关系，审核没有通过的要求供应商进行整改，形成《纠正预防措施验证报告》，整改后仍不能通过的进行再次整改或者取消合格供应商资格。

第十六条制造集团供应总公司每年4月份组织召开年度供应商评审会。

参会人员包括生产单位、质量部门、技术部门的负责人、制造集团主管副总。

会议对《合格供方名录》及《拟增加合格供方名录》中的供应商进行评价、审核，评价内容包括交货期、产品质量及价格、服务质量等方面；将评价结果记录在《合格供方年度评价表》（附件13）上。

第十七条制造集团供应总公司根据《合格供方年度评价表》将合格供应商录入《合格供方名录》，继续保持合作关系；将不合格的供应商信息汇总为《不合格供方汇总列表》（附件14），一年之内不再保持合作关系，重新合作需通过新供应商开发步骤。

第十八条制造集团各主业公司共享《合格供方名录》中的供应商资源。

第十九条制造集团各主业公司均有新材料、新供应商的开发权。

主要原材料进行小批量试用前要填写《主要原材料试用备案表》（附件15）向供应总公司进行备案；大批量购买后，由开发此供应商的主业公司向供应总公司提供《拟增加合格供方名录》及供应商年度评审所需资料，做为拟增加供应商参加供应商年度评审。

评审合格后，由供应总公司录入《合格供方名录》中。

第四章计划的编制

第二十条A公司和B公司主要原材料采购计划、资金需求计划由供应总公司负责编制；海南、天津、衡水、蠡县英利主要原材料采购计划、资金需求计划由各地所属的物资供应部门负责编制，并由供应总公司进行收集、审核。

第二十一条制造集团总部主要原材料采购计划的编制包括以下内容：

1、物流管理部于每月15日前（含15日），将经过审批后的次月主要原材料需求计划下发给供应总公司；主要原材料需求计划中明确进口材料中保税进口与一般贸易的需求数量；

2、采购计划内容需明确材料名称、规格、型号、供应商、单位、币种、采购单价（含税）、运费、采购比例、采购量、采购额、现行账期等相关内容；从国外采购的材料，根据需求计划划分保税进口与一般贸易的采购数量；

3、供应总公司于每月20日前（含20日）将审批后的采购计划下发给相关部门；于每月21日前（含21日）将编制的《主要原材料到货计划》（附件16）反馈相关部门。

第二十二条供应总公司接收由物流管理部整理审批后的辅材需求计划，并直接下发给业务部门进行采购。

供应总公司业务人员将相应的《辅材到货计划》（附件17）反馈给相关部门。

第二十三条供应总公司接收由设备能源部整理审批后的备品备件需求计划，下发给业务部门制定相应的《备品备件采购计划》（附件18）进行采购。

供应总公司业务人员将相应的《备品备件到货计划》（附件19）反馈给相关部门。

供应总公司接收由设备能源部整理审批后的《设备购置申请表》（附件20），业务人员根据申请单内容实施采购，将相应的到货信息反馈给相关单位。

第二十四条供应总公司接收分别由各归口部门整理审批后的电子耗材、劳保、办公用品等需求计划，并直接下发给业务部门制定相应的《电子耗材/劳保/办公用品采购计划》（附件21）进行采购。

供应总公司业务人员将相应的《电子耗材/劳保/办公用品到货计划》（附件22）反馈给相关部门。

第二十五条制造集团总部各单位计划外物资采购，需提交审批后的《物资临时采购申请单》（附件23）。

供应总公司业务人员根据申请单内容实施采购，将相应的到货信息反馈给相关单位。

第二十六条主要原材料之外的其他物资的采购计划、资金需求计划，可由海南、天津、衡水、蠡县英利的物资供应部门根据各自情况自行编制。

第二十七条供应总公司根据主要原材料采购计划，其他物资采购或需求计划，编制资金需求计划，于每月22日前（含22日）反馈给集团总公司结算中心。

集团总公司结算中心于每月25日前（含25日）将次月可用资金额度反馈给供应总公司。

供应总公司根据资金需求计划与可用资金额度，在考虑供应商账期及供货能力等因素基础上编制资金额度分配计划，于每月27日前（含27日）反馈给集团总公司结算中心。

第五章物资采购的实施

第二十八条制造集团各主业公司应当依据批准后的各项计划实施采购。

第二十九条物资采购严格执行有关技术标准，任何单位、部门或个人不得以设计指定、技术指定、使用指定等方式指定采购。

第三十条物资采购可以选用招标采购、定点采购、询比价采购、原厂采购、确定合格供应商采购比例采购等多种采购方式。

1、招标采购：

是指在一定范围内公开交易条件和要求，由若干投标人参加投标，按照规定程序从中选择交易对象的采购；

2、定点采购：

是指一些五金、劳保、办公类的易耗材料，经过招标后，确定一定时间段内由某家或某几家按采购计划送货；

3、询比价采购：

多用于辅材及五金备件类物资，至少比较三家供应商的报价进行的采购；

4、原厂采购：

多用于设备特殊备件，从别处无法买到，需从设备厂家定制；

5、确定合格供应商采购比例采购：

多用于主要原材料的采购，从合格供方名录里选择供应商，根据采购计划的总量，确定所选供应商的月采购比例。

第三十一条制造集团主业公司对辅材、劳保、办公、五金备件类材料的采购，均需通过招标、定点或询比价方式中的某种方式确定供应商并实施采购。

第三十二条招标采购原则

1、一般用于一次性采购、需求量较大或者价值较大的物资，如工程类材料、设备等；

2、投标单位一般不得低于三家；

3、招投标小组原则上应包含：

物资供应部门负责人、业务经理、业务员、监督人员、技术部门技术员、质量部门技术员、使用部门技术员等相关人员；

4、可以采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判三种方式的任何一种方式进行；

5、与公司有过良好合作经历的，或者是社会声誉卓著并且经考察证实具备实力的供应商可优先考虑。

第三十三条定点采购的原则

1、定点采购一般用于频繁采购，低值易耗类，如辅材、劳保、办公用品、电子耗材等物资；

2、采用招标或竞争性竞价等方式确定一家或几家供应商作为一定时期供货方，在定点期内不再单独进行询比价，可以直接进行采购；

3、供货及时、质量稳定、价格合理供应商可优先选择；

4、经过招标确定供应商后，业务员可以与中标供应商签订框架合同，合同期限可根据物资性质签订为三个月至一年，合同期限内可不再进行询比价。

第三十四条询比价采购原则

1、对于已确定采购比例的主要原材料、技术部门指定的实验材料、虚拟工厂回购组件可不进行询比价；

2、经过招标/定点确定的厂家，在约定期内可暂时不询比价，约定期限过后，如无重新招标/定点确定，采购时需进行询比价；

3、在《询价比价单》（附件24）中应完整如实填写：

材料名称、规格、价格、上次订货情况、建议理由等内容。

参与比价厂家不得少于三家，且参与比价厂家必须是同类厂家，有参与比价意义。

第三十五条原厂采购原则

1、设备上的特殊备件从别处无法买到，必须使用原厂备件的，原则上以原生产厂家作为定点供应商，此类备件的定点供应商可不通过招标、定点或询比价方式来确定；

2、业务人员应积极寻找开发特殊备件的替代产品，拓展采购渠道。

第三十六条制造集团主业公司的设备采购，由物资供应部门组织设备管理部门、技术部门、使用部门和设备供应商进行技术交流，确定2-3家备选供应商；并由设备管理部门、技术部门、使用部门共同确定设备配置和技术条款，物资供应部门业务员与设备供应商进行商务谈判并实施采购。

第三十七条制造集团主业公司对主要原材料的采购，均需从《合格供方名录》中选择供应商实施采购。

第三十八条采购业务人员依据合作协议、市场供求变化、采购比例等条件与供应商谈判材料价格。

第三十九条采购计划员根据业务员确定的主要原材料新价格，三日之内发布变价通知，将信息传递至各主业公司物资供应部门。

第四十条各主业公司需建立主要原材料采购价格信息统计，供应总公司按月收集各主业公司主要原材料实际采购价格与标准价格之间的差异，监督主要原材料价格情况。

第四十一条各主业公司物资采购参照《中华人民共和国合同法》和集团总公司《合同管理制度》订立书面合同，并按规定程序进行审查审批。

第四十二条除特殊原因外，合同文本使用集团总公司统一制定的标准文本。

第四十三条采购业务人员在ERP系统中创建和维护物料的供应商、价格、税率、关税、运费等信息，联系物资到货事宜。

第四十四条各主业公司物资管理部门进行物资的收货处理。

第四十五条采购业务完成后，采购业务人员向供应商索要发票，进行报账。

第四十六条采购业务人员填写付款单，向供应商进行付款。

第六章附则

第四十七条本办法的附件有：

1、《采购物资分类明细表（试行）》；

2、《制造集团主要原材料采购计划》；

3、《制造集团主要原材料资金需求计划》；

4、《验厂计划》；

5、《验厂报告》；

6、《纠正预防措施验证报告》；

7、《质量保证协议》；

8、《拟增加合格供方名录》；

9、《供应商添加/修改申请表》；

10、《供方能力调查表》；

11、《社会责任承诺书》；

12、《合格供方名录》；

13、《合格供方年度评价表》；

14、《不合格供方汇总列表》；

15、《主要原材料试用备案表》；

16、《主要原材料到货计划》；

17、《辅材到货计划》；

18、《备品备件采购计划》；

19、《备品备件到货计划》；

20、《设备购置申请表》；

21、《电子耗材/劳保/办公用品采购计划》；

22、《电子耗材/劳保/办公用品到货计划》；

23、《物资临时采购申请单》；

24、《询价比价单》。

第四十八条本办法施行后，制造集团之前发布的有关规定与本办法不一致的，按照本办法执行。

第四十九条本办法由制造集团供应总公司负责解释。

第五十条本办法自公布之日起施行。